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スマホを固定電話の子機にするための導入手順から選び方まで徹底解説
スマホを固定電話の子機にするための導入手順から選び方まで徹底解説
ビジネスの場では、働き方の多様化に伴いオフィス外での電話対応が求められています。
しかし、従来のビジネスフォンでは、子機があったとしてもオフィス外やテレワーク時に電話対応するのは難しいのが現状です。このような課題を解決する方法として、クラウドPBXが注目されています。
クラウドPBXを導入すれば、スマートフォンを使ってオフィスの外からでも固定電話番号での発着信や内線が可能です。また、従来の子機と異なり、通話履歴の確認や電話帳の共有など、より多くの機能を活用できるため、電話業務の効率化につながります。
ここでは、スマートフォンを固定電話の子機として活用する方法と、クラウドPBXの導入方法、電話業務の効率化を実現する方法を解説します。
スマートフォンを固定電話の子機にする3つの方法
一般的な固定電話は、親機と子機がセットで販売されています。
子機は親機に搭載されたアンテナが発する電波を利用して通信を行いますが、それにはあらかじめ親機に子機を登録しておく必要があるためです。
登録方法は機種によって異なるので、親機と子機のメーカーが異なる場合や同じメーカーであっても、発売時期が異なると使用できないケースがほとんどです。
スマートフォンも同様の理由から、通常は固定電話の子機として登録できません。スマートフォンを子機として利用するには、以下の製品やサービスを利用する必要があります。
- スマホ連動機能付き電話機を使う
- 転送サービスの契約
- クラウドPBXの導入
それぞれの方法には特徴があり、ビジネスの規模や用途によって最適な選択肢が変わってくるため確認しておきましょう。
スマホ連動機能付き電話機を使う
スマートフォンを固定電話の子機として活用する1つ目の方法が、「スマホ連動機能付き電話機」の導入です。スマホ連動機能付き電話機は、Wi-FiやBluetoothを利用してスマートフォンを接続することで子機のように使用できる電話機です。
スマートフォンを子機として設定すれば、固定電話番号を使った通話が利用できます。設定後は、固定電話の通話料で通話ができるため、スマートフォンの通話料を抑えられます。
ただし、Wi-FiやBluetoothでの接続では、親機とスマートフォンが離れすぎると接続が切れるので外出先からは利用できません。
また、スマホ連動機能付き電話機は、主に一般家庭向けに開発された製品が多く、接続できるスマートフォンの台数は4台程度です。そのため、複数の従業員が利用するビジネス用途では機能が不十分になる可能性があります。
転送サービスの契約
2つ目の方法は、電話会社が提供する転送サービスを利用する方法です。
転送サービスとは、固定電話にかかってきた着信を指定した電話番号に転送するサービスです。転送先をスマートフォンの電話番号に設定すれば、親機との距離に関係なく固定電話番号にかかってきた着信を受けられます。
また、転送サービスによっては転送までの時間や転送先の電話番号の追加ができるため、用途に応じて柔軟に調整できます。
例えば、代表的な転送サービスであるNTTの「ボイスワープ」では、着信から転送までの時間が5~60秒の間であれば1秒単位での設定が可能です。転送できる電話番号は、基本的に1つですが、「転送先増設」サービスを使えば複数の転送先を設定できます。
ただし、転送サービスで対応できるのは着信のみです。スマートフォンから固定電話番号を使った発信はできません。さらに、転送で受けた着信には通話料が発生するため、転送される電話の件数が多いとコストが増加してしまいます。
頻繁に電話を使用するビジネス用途では、通信コストの面で課題が生じる可能性があります。
クラウドPBXの導入
3つ目の方法は、クラウドPBXを導入する方法です。クラウドPBXは、PBX(構内交換機)の機能をクラウド上で提供するサービスです。通話にはインターネットを利用したIP電話を使用するため、物理的な電話回線が不要です。
スマートフォンはもちろん、タブレットやPCからでも固定電話番号での発着信が可能になります。インターネットにつながればどこからでも固定電話を利用できるため、利便性の高さから多くの企業で導入が進んでいます。
また、クラウドPBXでは、外線・内線通話はもちろん、保留機能や留守番電話といったビジネスフォンに必要な基本機能を利用できます。IVR(自動応答)やCRM(顧客管理)、SFA(営業支援)といった外部システムと連携できるサービスも提供されており、コストの削減だけでなく、電話業務の効率化が実現できます。
ビジネス用途なら「クラウドPBX」が便利
ビジネスでスマートフォンを固定電話の子機として活用する場合、最も効果的な選択肢がクラウドPBXです。通常の固定電話の子機では、親機との距離制限や接続可能な台数に制約がありますが、クラウドPBXではこれらの制限を解消できます。
場所を問わず固定電話番号での通話が可能で、接続できる端末数も各サービスの契約内容によって異なりますが、一般的な固定電話の子機と比べてはるかに多くの端末を接続できます。
クラウドPBXには、以下のような特徴があります。
- スマートフォンが親機と同じ役割を持つ
- スマートフォン同士の内線が無料
- 専用機器なしでスグに使える
- 既存の固定電話番号がそのまま使える
それぞれの機能がどのようにビジネスの効率化に役立つのか解説します。
スマートフォンが親機と同じ役割を持つ
一般的な固定電話の子機は、親機からの距離に制限があります。また、子機は親機を介さないと通話ができず、親機に依存した存在となっています。
一方、クラウドPBXに接続したスマートフォンは、インターネットを通じてクラウド上のシステムと直接やり取りが可能です。さらに、オフィス外での受発信や、内線、通話履歴の確認など、従来は親機でしかできなかった操作をスマートフォンから直接行えます。
そのため、子機としてではなく、むしろ親機と同等の機能を持つ独立した端末として機能します。
スマートフォン同士の内線が無料
従来のビジネスフォンでは、物理的な電話回線を使って内線通話を行うため、オフィス外での利用は困難でした。
しかし、スマートフォンがインターネットに接続できる環境であれば、クラウドPBXを介して内線が利用できるため端末同士の距離に影響を受けません。リモートワーク中の従業員と外回り中の営業担当者の会話や、東京オフィスと大阪オフィスといった拠点間での通話も、通話料を発生させることなく内線ができます。
また、クラウドPBXでは内線を使った外線の取り次ぎも可能です。従来のビジネスフォンでは、オフィス外の従業員に外線を取り次げないため、一旦電話を切って担当者に連絡し、担当者から先方に折り返してもらう必要がありました。
これでは余分な通話料が発生してしまいます。しかし、クラウドPBXであれば担当者の場所に関係なく外線を取り次げるため、通話料の削減にもつながります。
関連記事:クラウドPBXの内線は何ができる?業務効率を上げる使い方を紹介
専用機器なしでスグに使える
クラウドPBXは、各ベンダーが提供するサービスを契約するだけで利用を開始できます。スマートフォンへの導入も、専用アプリをインストールするだけで完了するケースがほとんどです。そのため、契約から導入までの期間を大幅に短縮できます。
また、従来のビジネスフォンで子機を利用する場合、オフィス内に物理的なPBX(構内交換機)や親機となる電話機を設置する必要がありました。
しかし、クラウドPBXではこれらの機器が一切不要です。スマートフォンさえあれば利用できるため、高額な専用機器の購入費用やメンテナンス、買い替えも必要ないことから、初期費用や運用にかかる費用を大幅に削減できます。
既存の固定電話番号がそのまま使える
クラウドPBXを導入しても、既存の固定電話番号はそのまま継続して利用できます。
クラウドPBXの役割は、内線管理や通話の制御になるので、電話番号に影響を与えないためです。ただし、クラウドPBXはIP電話を活用したシステムのため、NTTの加入電話のような電話回線を利用した固定電話のままでは利用できません。
クラウドPBXを利用するには、IP電話への乗り換えや、VoIP(Voice over Internet Protocol)ゲートウェイの導入が必要です。VoIPゲートウェイは、従来の電話回線の音声信号をインターネットで使用できるデジタル信号に変換する装置です。専用機器の購入が必要ですが、加入電話のままでもクラウドPBXを導入できます。
また、加入電話からIP電話に乗り換える際は、LNP(番号ポータビリティ)という制度を利用することで、既存の電話番号をそのまま継続して使用できます。そのため、お客様や取引先との連絡方法を変更する必要はありません。
関連記事:固定電話番号を番号ポータビリティで引き継ぐ方法とは?
クラウドPBXをスマホに導入する手順
スマートフォンでクラウドPBXを利用するための導入手順は以下のとおりです。
- IP電話の契約
- クラウドPBXの導入
- 専用アプリのインストール
- 端末の設定
クラウドPBXをスマートフォンに導入する手順は、複雑そうに思えるかもしれません。しかし、実際は画面の指示に従って進めるだけなので、難しい設定をしなくても導入できます。ここではクラウドPBXの契約からスマートフォンへの導入までの手順について解説します。
IP電話の契約
クラウドPBXを導入するための最初のステップは、IP電話の契約です。クラウドPBXを導入する際は、固定電話番号が必要になるためです。
ただし、IP電話は、料金やサービス内容、通話品質、対応する市外局番などが通信事業者によって異なります。契約前には必ず比較をして最適なサービスを選びましょう。
クラウドPBXの導入
IP電話の準備が整ったら、次はクラウドPBXサービスの契約です。クラウドPBXもIP電話と同様に様々な種類があり、料金やサービス内容が異なります。
基本的には、クラウドPBXのベンダーとヒアリングをして仕様が決まるため、従業員数や業務フローなどを把握しておくと導入がスムーズです。
専用アプリのインストール
クラウドPBXの設定が完了したら、利用するスマートフォンに専用アプリをインストールします。アプリは、AppStoreやGoogle Playからダウンロードできるため、インストールの手順は他のアプリと大きく変わりません。
ただし、専用アプリによってはOSの種類やバージョンに制限があります。そのため、導入前に使用予定のスマートフォンが対応機種であることを確認しておきましょう。
スマートフォンの設定
最後に、スマートフォンで必要な設定を行います。通知の許可や音声・マイクへのアクセス権限の設定など、基本的な項目を確認します。
また、アプリでの着信音や通知方法なども、必要に応じてカスタマイズできます。これらの設定が完了すれば、すぐにクラウドPBXの利用を開始できます。
関連記事:クラウドPBXのスマホ導入と使える機能を紹介。4つの注意点も解説
INNOVERAなら最短5営業日でクラウドPBXが使える
固定電話をスマートフォンで利用するなら、クラウドPBXの導入がベストな選択です。しかし、クラウドPBXは多くの企業から様々なサービスが提供されており、どれを選べばよいか迷われる企業様も多いと思います。
そこで一度ご検討いただきたいのが当社(株式会社プロディライト)が提供する「INNOVERA」です。
INNOVERAには以下の特徴があります。
- 必要なサービスが全て1社で完結
- 専用アプリ「INNOVERA Call」でスマホへの導入が簡単
- OSはAndroid・iOSの両方に対応
- IP-Lineなら90秒課金で通話料の無駄を削減
INNOVERAは、申し込みから最短5営業日という短期間での導入ができるため、電話システムの早急な環境整備にも迅速に対応できます。また、ご検討中の企業様には無料デモ環境をご用意しておりますので、金銭的な負担なしでINNOVERAをお試しいただけます。
必要なサービスが全て1社で完結
クラウドPBXを利用するには、IP電話や光回線、オフィスで固定電話を使用する場合はSIP電話機(IP電話専用機)など、複数のサービスや機器が必要です。
通常は、サービスや機器をそれぞれ異なるベンダーから調達する必要があり、各社のサービス内容の比較や相互の互換性の確認、導入手順の調整などに多くの時間と手間がかかります。
しかし、当社では全てを一括して提供しています。ワンストップでクラウドPBXを利用できるため、サービスごとの互換性を気にする必要がなく、スムーズな導入が可能です。
また、複数の業者と個別に契約する必要がないため、導入時の手続きが簡素化されます。運用開始後にトラブルが発生しても、サポートに関する問い合わせも窓口が一本化されているため、スピーディーな対応が可能です。
ワンストップでクラウドPBXが利用できる「INNOVERA」
専用アプリ「INNOVERA Call」でスマホへの導入が簡単
INNOVERAは、専用アプリ「INNOVERA Call」をスマートフォンにインストールすることで簡単に導入できます。
アプリは直感的な操作性を重視して設計されており、電話機能だけでなく、クラウドPBXの機能も簡単に行えます。
例えば、パーク管理では、画面上のボタンを1回タップするだけで取得できます。リアルタイムで通話の使用状況を確認できるため、効率的な通話管理が可能です。
また、共有電話帳機能では、クラウドPBXで共有されている電話帳にアクセスできます。内線番号と外線番号の両方を簡単に確認でき、INNOVERA Callアプリから直接発着信が可能です。社内の連絡先管理が一元化されることでスマートフォンの端末内に登録していない電話番号にも対応できるため、業務効率が向上します。
ユーザーごとに権限設定も可能なため、部門や役職に応じた機能制限も簡単に行えます。従業員の増減にも柔軟に対応できるので、新入社員の入社時や人事異動の際も、管理画面での設定とアプリのインストールだけで、すぐに新しい端末を追加できます。
固定電話と同じ機能がスマートフォン利用できる「INNOVERA Call」
OSはAndroid・iOSの両方に対応
「INNOVERA Call」は、AndroidとiOSの両方のスマートフォンに対応しています。従業員が使用している端末のOSに関係なく導入できるため、BYOD(私物端末の業務利用)を採用している企業でも、スムーズな導入が可能です。
IP-Lineなら90秒課金で通話料の無駄を削減
IP-Lineは当社が提供するIP電話サービスです。最大の特徴が、90秒単位の通話料課金システムです。
電話回線の多くは3分単位で通話料が課金されるため、実際の通話時間が1分や4分といった中途半端な時間でも、次の課金単位まで料金が発生します。実は、日本の通話の74%は90秒以内に終了しており、3分単位の課金では大半の通話で無駄な料金を支払っていることになります。
1本あたりの通話料の差は小さいかもしれませんが、毎日発生する通話の件数を考えると、無視できないコストです。
しかし、IP-Lineでは90秒単位の課金を採用しているため、通話料金を効率的に抑えられます。これにより、通話料金を最大で42.5%削減できます。
また、IP-Lineでは、標準で1回線2チャネルが提供されます。業務の規模や必要に応じてチャネル数を増やすことができ、より多くの同時通話に対応できます。
IP-Lineの利用料金は以下の通りです。
初期費用
※税込み
番号発行手数料(050番号) 1番号につき2,750円
番号発行手数料(0AB〜J番号) 2,750円
番号ポータビリティ手数料 1番号につき1,100円
月額基本料金
番号利用料 | 1番号につき1,100円 |
チャネルアップ利用料 | 165円 |
※税込み
通話料
固定電話あての通話料 | 5.06円/ 90秒 8.69円/180秒 |
携帯電話あての通話料 | 8.8円/30秒 16.5円/60秒 |
※税込み
また、IP-Lineでは、全国34局の市外局番に対応しているため、LNPの際も既存の固定電話番号の引き継ぎが可能です。
このように、IP-Lineは効率的な課金システムと柔軟な回線管理により、コスト削減と通話環境の最適化を同時に実現します。
INNOVERAの導入事例
クラウドPBXの導入を検討される際、実際の導入効果が気になるところではないでしょうか。ここでは、INNOVERAを導入されたマグチグループのユナイトサービス株式会社様の事例をご紹介します。
導入前の課題
- 交換機の劣化で交換に1,000万円の費用がかかる
- 指定の電話番号で架電する必要があり、専用の電話機まで移動が必要
- 席のレイアウト変更時に電話会社などへ都度連絡を行っていた
ユナイトサービス株式会社では、長年使用してきた交換機の劣化により交換が必要な状況に直面していました。しかし、更新には1,000万円もの費用がかかることから、別の方法を探すことになります。
また、コールセンター業務では、お客様との取り決めにより、特定の電話番号からの発信が必須となっており、スタッフは架電の度に各フロアに設置された専用電話機まで移動せざるを得ない状況でした。これにより、本来の業務に支障をきたし、作業効率の大幅な低下を招いていたのです。
さらに、オフィスのレイアウト変更を行う際には、電話会社への連絡や工事が欠かせず、環境整備が困難な状況が続いていました。こうした複数の課題を解決すべく、同社は「INNOVERA」の導入に踏み切りました。
導入後の効果
- 初期費用が大幅に削減できた
- 架電の度に移動する必要がなくなった
- 業務に合わせたレイアウト変更が可能になった
INNOVERAの導入により、高額な交換費用の大幅な削減が実現します。また、1台の端末で複数の電話番号からの発信が可能となったことで、電話機の場所まで移動する必要がなくなったため、業務効率が大きく向上しました。
レイアウト変更についても、INNOVERA導入後は社内で自由に行えるようになったことで、より柔軟な業務環境を整えられたのです。
さらに、留守電設定の自動化や、スマートフォンを子機として使用できる機能により、従来の手動操作による設定忘れも解消されました。また、クラウド上での通話内容の保存機能により、業務効率の向上に大きく貢献しています。
まとめ
クラウドPBXを導入することで、スマートフォンを親機のように活用でき、場所を問わず固定電話番号での発着信が可能です。初期費用の負担も少ないため、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現できます。
ただし、クラウドPBXはベンダーによって、費用体系や機能が大きく異なります。電話システムは企業全体に関係するため、一度導入すると簡単には変更できません。そのため、導入前に十分な検討が必要です。
クラウドPBXの導入をご検討の企業様には、ぜひINNOVERAをお勧めします。
INNOVERAは導入から運用までワンストップで対応可能です。専任スタッフが丁寧にサポートいたしますので安心してご利用いただけます。
まずは無料トライアルで、INNOVERAの使いやすさと効果を実感してください。