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FAXは、今でも多くの企業で利用されている通信手段です。しかし、ペーパーレスや、場所にとらわれない働き方が求められる昨今では、不便に感じる場面も出てきています。

従来のFAXが抱える課題を解決する方法の一つが「FAXの電子化」です。

FAXの電子化は、受信したFAXをPDFなどのファイルとして保存できるため、パソコンやスマートフォンから確認できるようになります。

送信もオンライン上で行えるので、利便性が高まるだけでなく、紙のように紛失や破損といったリスクも抑えられます。

ただし、FAXの電子化は便利な一方で、従来のFAXと同じ運用のまま導入すると業務に支障が出る場合もあります。

安全な運用を実現するためにも、FAXの電子化における仕組みや導入のポイントを確認しておきましょう。

FAXを電子化する仕組み

従来のFAXは、送信から受信までを以下の流れで行います。

<従来のFAXの送受信の流れ>

• 1.送信側のFAX機で書類をスキャンして画像データに変換する
• 2.画像データを電話回線で送信できる信号（音声信号）に変換する
• 3.電話回線を通じて相手のFAX番号にデータを送信する
• 4.受信側のFAX機が信号を受け取り、画像データに戻す
• 5.受信した画像データを紙に印刷する

一方、FAXの電子化では、FAX機ではなくクラウド上のサーバーを利用して送受信を行います。そのため、以下のような流れで相手に届きます。

<FAX電子化の送信の流れ>

• 1.送信する書類をPDFなどのデータとしてクラウドサービスにアップロードする
• 2.クラウド上のFAXサーバーがデータをFAX通信の形式に変換する
• 3.サービス側のFAX回線を通じて相手のFAX番号へ送信する
• 4.相手側のFAX機がデータを受信する
• 5.受信したデータが相手のFAX機で紙に印刷される

このように、FAXの電子化では、クラウド上でFAX通信の形式に変換してから送信をします。そのため、受信側が従来のFAX機を使用していても、通常のFAXと同じように送受信が可能です。

電話回線ではなくインターネット回線を利用する

従来のFAXは、基本的にFAX機が設置されたオフィスでしか利用できません。

これは、FAXが電話回線を利用して通信を行うためです。電話回線は通常、契約した住所の回線設備に接続して利用するため、FAXの送受信もその場所に設置されたFAX機で行う必要があります。

一方、FAXを電子化する場合、電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、サービスにアクセスできる環境であれば回線の種類や利用場所に制限はありません。

リモートワーク中の従業員が自宅で使用するWi-Fiや、営業担当者に支給するスマートフォンのモバイル回線であっても利用可能です。

関連記事：インターネットFAXで業務効率化！従来のムダを一掃する仕組みとは？

受信したFAXはPDFや画像ファイルとして保存される

FAXの電子化では、受信したFAXは紙として印刷されるのではなく、PDFや画像ファイル（TIFF・JPEGなど）のデータとして保存されるのが一般的です。

従来のFAXのように、用紙として出力しなくても内容を確認できるため、ペーパーレス化の実現が可能です。

また、紙のようにファイルで保管する必要がなく、必要なFAXをデータ上で管理できるようになるため、書類管理の効率化にもつながります。

オフィスに居なくてもFAXの送受信できる

FAXの電子化では、オフィスにいなくてもFAXの確認や送信が可能になります。

従来のFAXは、FAX機が設置された場所でしか受信内容を確認できず、担当者が不在の場合は対応が遅れることもありました。

一方、FAXの電子化では、外出先や在宅勤務中でもパソコンやスマートフォンから内容を確認することができます。

また、送信についても、パソコンから文書データをアップロードしてFAXを送信できるサービスが多く、FAX機の前に行かなくても業務を進められるようになります。

このように、場所にとらわれずFAXを利用できる点は、テレワークや複数拠点で業務を行う企業にとって大きなメリットといえます。

FAXの電子化に向けたサービスの選び方

FAXを電子化するサービスは、多くのベンダーが「インターネットFAX」や「クラウドFAX」といった名称で提供しています。

サービスによって、機能や料金だけでなく、運用方法や管理機能にも違いがあるため、単に「PDFで受信できる」という機能だけで選ぶと、社内共有や管理の面で業務効率が下がるケースもあります。

ここでは、企業がFAXを電子化するサービスを選ぶ際に確認しておきたいポイントを紹介します。

現在の業務量に対応できる性能がある

FAXを電子化する場合、サービスによって以下のような制限があります。

• 月間送受信枚数の上限（プラン制限）
• 同時送信数の制限
• 1回の送信ページ数制限
• 添付ファイルサイズ制限
• データ保存容量

例えば、受発注書や申込書の送信が多い企業では、同時送信数や送信ページ数の上限が業務効率に影響することがあります。

そのため、送受信枚数や運用方法を整理したうえで、業務に支障なく運用できる性能を備えたサービスを選びましょう。

関連記事：クラウドFAX6種類を比較！最適なシステムを選ぶポイントとは？

既存のFAX番号を引き継げる

FAXを電子化する場合、基本的に従来の電話回線では利用できません。

そのため、導入する際は、FAX機で使用していた電話番号を、電話回線からインターネット回線へ運用を移行するのが一般的です。

しかし、移行の際にFAX番号が変更されると、発注書や申込書などの送信先情報を修正してもらう必要があり、業務に影響が出る可能性があります。

FAXを電子化するサービスの中には、既存のFAX番号を引き継げるものや、現在のFAX番号からインターネットFAXへ転送することで電子化に対応できるものがあります。

既存のFAX番号をそのまま利用できれば、取引先に新しい番号を案内する必要がなく、これまでと同じ宛先でFAXの送受信を続けられます。

セキュリティ対策が業務要件を満たしている

FAXには取引情報や個人情報など、機密性の高い内容が含まれることも多いため、セキュリティ対策の内容も重要な選定基準です。

特にFAXの電子化では、インターネットを経由して送受信されるため、通信の暗号化やアクセス制御などの仕組みが整っていることを確認しておく必要があります。

<インターネットFAXにおけるセキュリティ対策の例>

• 通信内容を第三者から保護する暗号化通信（SSL/TLSなど）
• ユーザーごとに閲覧や操作を制限できるアクセス権限管理
• 誰がいつFAXデータを閲覧したかを記録するログ管理機能

また、導入前には、情報セキュリティポリシーや監査要件が、自社の運用基準に適合していることをチェックしておくとよいでしょう。

費用体系が自社の運用に合っている

インターネットFAXは、月額固定料金型、送受信枚数に応じた従量課金型など、さまざまな料金体系があります。

そのため、単純に料金の安さだけで判断するのではなく、自社のFAX利用状況に合ったサービスを選ぶことでコストを抑えられます。

例えば、FAXの利用頻度が高い企業では、一定枚数まで定額で利用できるプラン、利用量が少ない企業では、従量課金型のプランといった使い分けが有効です。

また、以下のように総合的なコストも確認しておく必要があります。

• 初期費用
• 電話番号利用料
• 送信料金
• 保存容量の追加

導入前に現在のFAX利用枚数を把握し、複数の料金プランを比較することで、自社に合ったサービスを選びやすくなります。

FAXの電子化を進める流れ

FAXの電子化は、同じFAXという名称でも従来のFAXとは仕組みが大きく異なります。

従来のFAXと同じ感覚で導入すると、運用方法の違いによって業務上のトラブルが発生する可能性があるため、適切な手順で進めることが大切です。

ここでは、企業がFAXの電子化を進める際の一般的な導入の流れについて解説します。

導入前に既存のFAX業務と利用範囲を整理

FAXを電子化する際は、既存のFAX業務に支障が出ないようにしなければいけません。

FAXは、企業の重要なやり取りに使われているケースも多く、不具合が発生すると大きな損失につながる可能性があるためです。

例えば、発注書や注文書をFAXで受け付けている企業では、受信トラブルによって注文内容を確認できないと、出荷や納品の遅れにつながる可能性があります。

また、申込書や契約書のFAXが正常に届かない場合、手続きの遅延や顧客対応のトラブルが発生することも考えられます。

そのため、電子化を検討する際は、次のような点を確認しておく必要があります。

• どの部署がFAXを利用しているか（営業、購買、総務など）
• 1日あたりの送受信件数や月間のFAX枚数
• FAXでやり取りしている書類の種類（発注書、注文書、申込書など）
• FAX業務のフロー
• FAX業務の担当者

このように現在のFAX業務の流れを整理しておくことで、自社の業務に合ったFAX電子化サービスを選びやすくなり、導入後の運用トラブルを防ぐことにもつながります。

受信データの確認・共有・保管方法を決める

FAXの電子化で問題になりやすいのが、受信したFAXデータの管理です。

例えば、受信したFAXデータをすべて同じフォルダに保存している場合、FAXの件数が増えるにつれて、必要な書類を探すのが難しくなることがあります。

また、管理ルールが決まっていないと、不要だと思って削除したデータの中に重要なFAXが含まれていたというトラブルが発生する可能性もあります。

そのため、受信したFAXをどのようなフォルダ構成で保存するのか、誰がデータを管理するのかといったルールを決めておくと安心です。

また、部署ごとに閲覧権限を設定したり、保存期間を決めたりしておくことで、必要なFAXデータを後から確認しやすくなります。

送信手順と誤送信を防ぐ運用ルールを整備する

FAXを電子化する際は、送信手順や誤送信を防ぐための運用ルールをあらかじめ決めておくことも必要です。

FAXの電子化では、パソコンやスマートフォンから簡単にFAXを送信できますが、その分、宛先番号の入力ミスや送信先の選択ミスによる誤送信が起きる可能性があります。

例えば、取引先ではなく別の会社に発注書や見積書を送ってしまい、情報漏えいにつながるケースも考えられます。

電子化したFAXの運用ルールは、送信前に宛先番号を確認するルールを設ける、よく使うFAX番号をアドレス帳に登録して入力ミスを防ぐといった方法があります。

また、送信履歴やログを確認できる機能を利用すれば、誰がいつFAXを送信したのかを把握しやすくなります。

このような運用ルールを整備しておくことで、FAXの誤送信リスクを抑えながら電子化を進めることができます。

CLOUD-FAX-WEBでFAXの電子化と効率化を実現

CLOUD-FAX-WEBは、インターネット環境があればパソコンやスマートフォンからFAXの送受信ができるクラウドFAXです。

FAX機を設置する必要がなく、受信したFAXをPDFデータとして確認できるため、紙の印刷や書類管理の手間を削減できます。

また、クラウドPBX「INNOVERA」と連携して利用することで、電話業務とFAX業務をクラウド上でまとめて管理することが可能です。

CLOUD-FAX-WEBの主な特徴は次のとおりです。

• ブラウザからFAX番号とファイルを指定してFAX送信できる
• 受信したFAXをPDFなどのデータとして確認できる
• 送信状況や履歴をクラウド上で確認できる
• 電話帳機能によりよく使うFAX番号を登録できる

また、インターネット環境があればオフィスだけでなく外出先でもFAXを確認できるため、FAX業務の対応スピード向上にもつながります。

クラウドPBX「INNOVERA（イノベラ）」とは

INNOVERA（イノベラ）は、当社（株式会社プロディライト）が提供するクラウドPBXです。スマートフォンやパソコンを利用して会社の固定電話番号で発着信ができるため、オフィスだけでなく在宅勤務や外出先でも電話業務を行えるようになります。

従来のビジネスフォンのような専用機器を設置する必要がなく、内線管理や通話録音、IVR（自動音声応答）などの機能をクラウド上で利用できる点も特徴です。

導入事例

ここでは、クラウドPBX「INNOVERA」とクラウドFAX「CLOUD-FAX-WEB」を導入した事例として、医療法人徳洲会が運営する人間ドック施設「TIMC OSAKA」の取り組みを紹介します。

導入の目的

• 場所をとる交換機や電話線をなくしたかった
• FAX広告が大量に出力されていた
• スマートフォンで使えてナースコールと相乗り可能な電話サービスが必要だった

TIMC OSAKAでは、従来の電話交換機（PBX）やFAX機を利用した通信環境を見直し、より効率的な運用を実現することを目的にクラウドPBX「INNOVERA」を導入しました。

導入前は、検査依頼書や診断結果などのFAXが紙で大量に出力される環境であり、FAX広告など不要なFAXも含めて紙の管理が負担になっていました。

こうした課題を解決するため、FAXをデータとして扱えるクラウドFAXの導入が検討されました。

導入後の成果

• 物理装置や電話線がなくなり省スペース化できた
• FAXの内容がPDFで確認でき、出力の取捨選択も可能になった
• ナースコールも内線もスマートフォンで受付できるようになった

同社は、INNOVERAとCLOUD-FAX-WEBを導入したことで、電話とFAXの両方をクラウド上で運用できる環境が整いました。

これにより、FAXのペーパーレス化と業務効率化を同時に実現しています。さらに、電話システムもクラウド化されたことで、スマートフォン1台で内線やナースコールへの対応が可能となり、通信環境全体の効率化にもつながりました。

このように、CLOUD-FAX-WEBとINNOVERAを組み合わせて導入することで、FAXの電子化だけでなく、電話を含めた企業のコミュニケーション環境の効率化を進めることができます。

INNOVERAの導入事例はこちら

まとめ

FAXの電子化は、紙ではなくデータとしてFAXを管理できるようになるため、ペーパーレス化や業務効率化につながります。インターネット回線を利用することで、オフィスにいなくてもFAXの確認や送信が可能になります。

ただし、従来のFAXとは仕組みや運用方法が異なるため、既存のFAX業務の流れや受信データの管理方法、送信ルールなどを整理したうえで導入を進めることが重要です。

FAXの電子化を検討する際は、業務量への対応やセキュリティ、費用体系などを確認し、自社に合ったサービスを選びましょう。

クラウドFAX CLOUD-FAX-WEB を活用すれば、FAXをデータとして管理できるだけでなく、クラウドPBX「INNOVERA」と連携して電話とFAXをまとめて運用することも可能です。

FAXの電子化による業務効率化を検討している企業様は、CLOUD-FAX-WEBの導入をぜひご検討ください。