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クラウドFAX6種類を比較!最適なシステムを選ぶポイントとは?

クラウドFAX6種類を比較!最適なシステムを選ぶポイントとは?

FAXは紙で受信する時代から、PDFなどのデータで受信できる時代に変化してきています。

クラウドFAXは、インターネット環境とパソコン・スマホなどがあれば、どこからでもFAXが送受信できるシステムです。紙・インク・FAX複合機がいらなくなるので、コストカットや業務の効率化が実現します。

この記事では、従来型のFAXとクラウドFAXの違いやメリットを説明します。

導入する場合の注意点や、各社サービスの比較ポイントも解説するのでご覧ください。

クラウドFAXの仕組み

クラウドFAXとは、今までFAX複合機で行ってきた送受信を、インターネットに繋いだパソコンやスマホ・タブレット等からクラウドを利用してFAXの送受信ができるサービスです。

インターネット回線とパソコン・スマホ・タブレット等、メールを送受信できる環境があれば、場所を問わずにFAXの送受信ができます。

今までのFAX複合機は必要ありません。

クラウドFAXと従来型FAXの送受信方法の違い

従来型FAXとの仕組みの違いを、表にまとめたのでご覧ください。

≪FAX送信の違い≫

従来型FAXクラウドFAX
送信側FAX機に紙原稿をセットして送信。原稿を「PDF」「Word」「TIFF」などの形式で用意。
パソコン・スマホなどからメールに添付し送信。
データの移動電話回線で受信側の機器に伝送。インターネットを利用し、FAXサービス会社のサーバーで添付ファイルをFAX送信のためのデータに変換。
受信側セットした紙に印刷。従来型FAXは、セットした紙に印刷。
クラウドFAXは、データで受信。

従来型FAXは、電話回線を利用して伝送しますが、クラウドFAXはインターネット回線を利用してデータを送ります。

従来型FAXは紙原稿でしたが、クラウドFAXはPDFのファイルをそのまま添付して送信できるので、いちいち紙原稿に印刷する必要がなく、紙・インク代の削減ができ時短にもなります。

クラウドFAXで受信する方法は、下記の表をご覧ください。

≪クラウドFAXで受信≫

クラウドFAX
送信側普段と変わらずにFAX送信していただいて構いません。
(従来型のFAX・クラウドFAXどちらでも可)
データの移動インターネットを利用し、FAXサービス会社のサーバーで添付ファイルをFAX送信のためのデータに変換。
受信側事前に登録したメールアドレス宛に、添付ファイルとして受信。

クラウドFAXの受信は、事前に登録したメールアドレス宛に添付ファイルとして受信します。

メールアドレスは1つに限らず、いくつか設定できる場合もあるので、同じFAXをいくつかの拠点で同時受信することも可能になります。

従来型FAXとクラウドFAXは相互性がある

クラウドFAXは、相手が従来型のFAX機器でも対応可能です。

≪クラウドFAX相互性の例≫

  • クラウドFAXからメールでデータを送信→従来型FAXは紙で受信
  • 従来型FAXから紙で送信→クラウドFAXの場合はデータで受信

諸事情でFAX業務を廃止できない企業でも、やり取りの方法を変えずに事業をスムーズに継続できます。

クラウドFAXを導入するメリット

クラウドFAXを導入するメリットをご紹介します。

ペーパーレス化ができる

FAX送信の為に印刷する必要が無くなるので、紙とインク代のコストカットができます。

受信したFAXは、紙で必要な内容は引き続き印刷を行い、必要のないものはデータで保存しておくという選択もできます。

離れた場所にいる従業員にもFAXの内容をデータで送ることができるので、紙のFAXよりも利便性が良くなります。

保管や管理がしやすい

従来のFAXは紙に印刷されるので、保存する場所が必要な事と、手作業で紙を仕分けする必要がありました。

データであれば全てパソコンで確認できるので、物理的な場所が必要なく、検索が簡単なので必要なFAXを瞬時に探すことが可能です。

秘匿性の高い内容は、紙で印刷されると紛失や第三者に見られる可能性がありますが、クラウドFAXは確認できる人を絞ることができるので、安心して利用できます。

FAX機能付きの複合機が不要

従来のFAX複合機は、電話回線を利用するので物理的な回線と回線工事が必要でした。

クラウドFAXは導入するために工事は必要なく、インターネット環境とパソコンやスマホがあればOKです。

複合機を無くすことで「設置スペース・複合機の購入費・紙代・インク代」が不要になりオフィスのスマート化やコストカットにつながります。

移動時間を減らし業務を効率化

オフィスにFAX複合機が1台の場合、誰かが複合機を利用しているとFAXが送信できず不便と感じる場面があります。

クラウドFAXであれば、自席から送信ができるので、移動する手間や複合機の空き具合を確認する必要がありません。

また、送受信の確認もパソコンからできるので、オフィス内を移動する必要がなく業務の効率化が期待できます。

オフィス外でもFAXの送受信ができる

インターネット環境とパソコン・スマホがあれば、テレワーク中やオフィス外でもFAXの送受信が可能です。どこでもFAXの送受信ができるので、FAXの内容を会社に戻らずに確認でき、スピード感のある対応ができるようになります。

また、電話回線を利用しないので、自然災害や事故などで電話回線が途切れた場合でもインターネット環境があればOKです。

電話回線が使えないと一気に連絡手段が途絶え「電話できない・FAX送れない・受け取れない」といった重なるデメリットも緩和できるので、BCP対策にもなります。

クラウドFAXのデメリット

クラウドFAXのデメリットもご紹介します。

手書きの原稿はそのまま送信できない

紙原稿はそのままFAX送信ができないので、手書きのFAXをよく利用している方はご注意ください。

手書きの原稿は、スキャナー機器で取り込むか、写真に撮るなどしてデジタルデータに変換する必要があります。

PDFなどのデータで受け取ったFAXは、パソコン・スマホから編集が行えるソフトもあるので、スキャナーが無い場合は利用すると良いでしょう。

FAX番号が引き継げないことがある

クラウドFAXは、今まで利用していたFAX番号を変更しなければならない場合があります。

FAX番号を変更する場合、取引先への連絡や名刺・ホームページの書き換え作業等が必要です。

現在利用しているFAX番号によっては引き継げる可能性もあるので、クラウドFAXの提供企業に問い合わせて確認してみましょう。

クラウドFAXサービスの比較ポイント

クラウドFAXのサービスは様々な企業が提供しているので迷ってしまうかもしれません。

サービスを選ぶ時のポイントをいくつか解説します。

対応する市外局番(FAX番号の引継ぎ可否)

FAX番号は必ず現在の番号を引き継げるとは限りません。

引き継げるかどうかは下記の2つのポイントが重要です。

  • 対応する市外局番
  • サービスを提供している企業

対応する市外局番は「03(東京)」「06(大阪)」の番号であれば比較的対応している企業が多くありますが、その他の市外局番は対応企業が限られてくるので注意が必要です。

クラウドFAXを提供している企業によって、対応している市外局番が違うので問合せてみましょう。

追加の費用が発生してもFAX番号を変更したくない場合は「転送サービス」を利用するという手段もあります。

現在使用している番号にFAXが送信されると、自動的に転送先の番号へFAXを転送するというサービスです。転送先を新しいFAXの番号に設定すれば、問題なくFAXを受信できます。

月額の基本料金や転送料金などが発生するので、コスト面でクラウドFAXのメリットが薄くなる可能性があります。事前にコストを計算してから導入を検討しましょう。

関連記事:固定電話番号を番号ポータビリティで引き継ぐ方法とは?

対応枚数

FAXの対応枚数はサービスによって異なります。

一度に最大50枚程度の送受信ができれば不便なく使えるでしょう。

50枚以上をまとめて送りたい場合は、枚数の上限に注意してください。クラウドFAXには50枚を超えて送受信ができるサービスもあります。また、枚数ではなくファイルサイズに制限を設けている場合もあります。

現在使用しているFAXの送受信枚数と同程度の枚数を送受信できるかを確認してサービスを選びましょう。

使いやすさ・サポート体制

企業のデジタル化に伴い、FAXにも新しい機能やサービスが次々と生まれています。

クラウドFAXは、インターネット環境があればID・パスワードでログインするだけなので、面倒な設定は必要ありません。パソコン・スマホからメールをする感覚で、機械の操作が苦手な方も、直感的な操作で利用できます。新しいサービスを取り入れることで業務が効率化し働きやすくなりますが、困った時のトラブル対応にはサポート体制が重要です。

「FAXの送受信がうまくできない」といった不具合にすぐに対応してくれるか、「操作が分からない」という使い方のサポート体制も充実しているか等を確認しましょう。

6種類のクラウドFAXサービスを比較

クラウドFAXを提供している企業6社の便利な機能をピックアップしたのでご覧ください。

CLOUD-FAX-WEB

CLOUD-FAX-WEBは、ブラウザ(Google Chrome等)からFAX電話番号とファイルを指定し、FAXの送信が行えます。

インターネット環境があればどこからでもFAXの送受信が可能になります。

CLOUD-FAX-WEB
クラウドFAX
便利な機能
・配信状況確認
送信依頼した配信のステータスをリアルタイムで確認できる機能。送信履歴の件数制限はありません。保存期間は6ヶ月。期間が過ぎた情報は自動削除されます。

・電話帳
よく送信する相手先のFAX番号を登録できます。

・一斉配信グループ CSVアップロード機能
送信グループをCSV一括登録する事で、一度の作業で複数の宛先に送信する事が可能です。(※今後実装予定)

・予約配信
FAX送信時に指定した日時で送信を開始できる機能です。

予約可能期間に制限はなく、1分単位での予約ができます。キャンセルも可能です。(※今後実装予定)

予約配信しない場合は即時配信します。

・FAX一斉配信
1度に最大100件を送信できる機能です。(※今後実装予定)

・クラウド直収型電話番号『IP-Line』が利用できるので全国34都市の市外局番が利用可能。
提供企業株式会社プロディライト

FNX e-受信FAXサービス

パソコンからの簡単操作で、受信したFAXの仕分け・閲覧・検索・編集・返信が可能になるサービスです。

現在のFAX番号を変更することなくパソコンからFAXを送受信でき、受信したFAXの仕分け作業もパソコン上で完結します。FAX業務による自席からの移動をなくし、用紙の紛失や保管場所の確保の問題を解消します。

CLOUD-FAX-WEB
クラウドFAX
便利な機能
・フォルダ管理
受信したFAXをフォルダ管理。フォルダの名称・階層はお客様ごとに自由に設定可能。

・自動仕分け機能
FAX番号、受信日時等の条件により、フォルダへ自動仕分けを行う。

・ステータス管理
ステータスの種類を自由にカスタマイズ。

「納期回答済み」「見積もり依頼中」「生産中」など、現在の運用に合わせて利用可能。

・画像・デート印の差込み
あらかじめ登録した会社ロゴ画像や、当日の日付を反映したデート印をドラッグ&ドロップでカンタンに差込み可能。

・テンプレート機能
帳票の種類や取引先ごとに、コメント内容や押印箇所が決まっている場合、テンプレートとして登録しておくことが可能。
提供企業株式会社ネクスウェイ

MOVFAX

MOVFAXは、既存FAXの問題やデメリットを解決して、ビジネスの現場で大きなプラスを生み出します。

Made in JAPANサービスならではの、日本のビジネスシーンを意識した使いやすさにこだわったユーザーインターフェースです。

スタンプ等の「イメージ編集機能」や「FAX自動振分け機能」など画期的な機能を備えています。

MOVFAX
クラウドFAX
便利な機能
・イメージ編集(スタンプ)機能
パソコン上で文字や図形を加えて返信。

・マイフォルダ作成機能
用途に応じてフォルダ作成。受信FAXを分類して管理。

・ユーザー作成(サブID)機能
利用ユーザーの追加や利用可能なフォルダも指定できる。

・FAX自動振分け機能
FAX受信時に指定のフォルダに自動で振り分ける。
提供企業日本テレネット株式会社

isana

isanaは、受注業務をペーパーレス化し、注文対応や管理・情報共有を簡単操作で効率化するクラウドFAXです。

FAXを中心に、メールなどの文書を一元管理することも可能です。

受注センターの業務を改善し、効率的で正確な受注体制の構築を実現します。

isana
クラウドFAX
便利な機能
・文書の検索
登録済み(受信)文書やisanaから送信した文書を検索できます。

・FAXの一斉送信
宛先リストをもとに、同じFAXを複数の宛先へ送ることができます。

・自動返信
文書が登録(受信)された際に自動で返信を行います。

・文書への加筆
文書にマーカーで加筆したり、テキストやスタンプを押印できます。

・閲覧権限の管理
フォルダーごとに閲覧できるユーザーの設定ができます。
提供企業株式会社エディックワークス

TransFax

TransFaxは、クラウドFAXサービスならではの柔軟性と拡張性で、既存の業務システムや業務形態にあわせて柔軟に適応します。 

米国大手のFAXネットワークを使用しているため、セキュリティと信頼性が高く、海外へのFAX送信も可能です。

急なFAX送受信の増⼤にも対応できるスケーラビリティー(処理能⼒)を備えています。

TransFax
クラウドFAX
便利な機能
・さまざまなファイル形式に対応
PDF以外にも様々なファイル形式でのFAX⽂書送信に対応。

・海外へのFAX送信
クラウドFAX送信サービスでは、グローバルFAXネットワークを使⽤しているため、低価格での国際FAX送信が可能。

・ID認証(Sender ID)
クラウドFAX送信時のユーザー認証として、Sender ID(利⽤者ID)を使⽤。Sender IDの登録は無料で、上限数はありません。

・ネットワークリトライ機能
クラウドFAX送信ではFAX送信時に送達が確認できなかった場合、⾃動でリトライを実行。
提供企業株式会社トランザクト

eFax

eFaxは、FAX回線を使用せずインターネットを通じてFAXの送受信を可能にするオンラインサービスです。

受信したFAXはPDFで届き、送信はPDF/Word/Excel/PPT/JPG/GIF/PNGなどのファイルを添付するだけなので、簡単な操作で利用できます。

eFax
クラウドFAX
便利な機能
・最大5か所で同じFAXを受信
全てのFAXを最大5つのメールアドレスで受信が可能。

・無料のテクニカルサポート
サイト上のFAQをはじめ、メールやお電話でお客様をサポートします。

・アプリが使えて便利
iOS、Android用アプリで簡単に「確認・送信・返信」が可能。

・選べるFAX番号
全国62の主要都市の市外番号をカバーしています。
提供企業j2 Global Japan 有限会社

クラウドPBX「INNOVERA(イノベラ)」の強み

クラウドFAXの導入を検討しているならクラウド電話システムの「INNOVERA」がおすすめです。

IP電話に移行する場合、他社が利用できる市外局番は基本的に03と06のみが多いですが、INNOVERAではそれを含めた全国34都市の市外局番が利用可能です。

  • 全国34都市の市外局番を利用できます。
  • 高価な電話交換機(ハードウェアPBX)は不要。インターネット環境があれば導入できます。
  • 場所・端末に縛られずにビジネスフォンが使えます。
  • 電話線を必要としないので、BCP対策にも有効です。
  • APIでCRMをはじめとする外部アプリケーションとの連携が可能です。

INNOVERAは操作が分かりやすく、電話を快適にお使いいただけるサービスです。

クラウドFAXの他にも便利な機能があるので、特徴を3つご紹介します。

APIで外部システムとの連携が容易

INNOVERAは、外部システムとAPIで連携することで、機能を拡張できます。

下記は、INNOVERAとAPI連携の実績があるサービスです。

INNOVERA(イノベラ)
連携実績のあるCRM(顧客管理)・SFA(営業支援)サービス
・kintone (業務統合ツール)
・カイクラ (顧客管理システム)
・楽テル (顧客管理システム)
・セールスフォース (顧客管理システム)
・ネクストSFA (営業管理システム)
・ファイルメーカー (データベース管理システム)

上記のような連携をすることで、パソコン画面でクリックによる架電や着信時のポップアップ表示、各システムのデータベースでの通話履歴管理、通話ログ取得など、便利な機能が使えるようになります。

INNOVERAは、他社のクラウドサービスとの連携も得意なので、理想のシステムを構築後も進化を続けることが可能です。

関連記事:パソコンから電話をかける最適な方法は?業務効率を改善するクラウドPBX

システムをワンストップで導入できる

INNOVERAは、PBX機能(システム)・端末・回線の提供者が同じワンストップでの導入が可能です。

従来のビジネスフォンでは、PBX機器・端末・電話回線が別会社の場合が多かったので、不具合が発生した場合は各会社(PBX機器・端末・電話回線)に問い合わせる必要がありました。

INNOVERAは、PBX機能(システム)・端末・回線が同じなので、困った時の問い合わせやアフターフォローはINNOVERAを提供している株式会社プロディライトで対応できます。

ワンストップで提供しているので、料金形態が分かりやすく、端末や機能の追加・連携など、あらゆる相談を同時にできるので便利です。

豊富なオプション機能がある

INNOVERAはビジネスフォンに必要な標準機能が豊富です。

標準機能なので、INNOVERAを導入することで全て使えるようになります。

INNOVERA標準機能

全通話自動録音電話履歴クラウド電話帳発着信許可短縮ダイヤル
留守電ガイダンス設定段階着信着信拒否ピックアップ
自動応答無条件転送保留音変更着信鳴り分けマルチキャスト
ホットデスクDID架電禁⽌サブ管理者プレゼンス

INNOVERAには標準機能にプラスできるオプション機能もあります。

モニタリングやIVRはコールセンターでよく使われている便利な機能です。

INNOVERAオプション機能

モニタリングリアルタイムで通話を監視、電話応対のヘルプやアドバイスができます。
「通常モード」「ささやきモード」「3者間通話モード」が選べます。
IVR「〇〇の⽅は1番、△△の⽅は2番…」というように⾳声ガイダンスで番号⼊⼒を促し、⼊⼒番号ごとに様々な着信設定ができます。
担当部署に直接繋ぐことで取り次ぎ業務を省略したり、留守電に接続するなど⾃由に設定が可能です。
キューイング通話可能なオペレーターがいない場合に、「順番にお繋ぎしますのでお待ちください」など、任意の⾳声ガイダンスや⾳楽を流してお待ちいただき、順番に対応ができる機能です。
⼀時的な通話量の増加にも対応できます。
Outbound⼀連のコールワークを、マウスに添えた人差し指⼀本で完結できます。
パソコン操作が苦⼿なオペレーターも簡単に操作できる仕様です。
INNOVERA TEXT(通話録⾳のテキスト化)AI技術により、通話録⾳された内容をテキスト化する機能です。
INNOVERA Emotion(感情分析)声から⼈間の感情を解析することが可能なAI技術を利⽤した機能です。
「喜び」「平常」「怒り」「悲しみ」「元気度」の5段階でレベル表⽰できます。
Speech Posting(留守電メッセージのテキスト通知)AI技術により、留守電などの⾳声メッセージをテキスト化し、メールやチャットに転送するサービスです。
パークグループパーク保留のグループ設定ができる機能です。
パーク保留を拠点や部署等で分けることができ、パーク保留を共有したくない場合に有効です。
CLOUD-FAX-WEB(クラウドFAX)ブラウザ(Google Chrome等)からFAX電話番号とファイルを指定し、FAXの送受信ができる機能です。

標準・オプション機能についてもっと詳しく知りたい方は「INNOVERAの機能」もご覧ください。

INNOVERAは今後もニーズを見据えて新しい機能を開発・追加していく予定です。

便利な機能のアップデートを続けるINNOVERAで、業務を効率化しましょう。

まとめ

クラウドFAXは業務のデジタル化や効率性のアップに貢献する便利なシステムです。

FAX業務を完全に無くすことは難しいですが、紙で受け取っていた内容をデータにすることで、紙の保管場所が不要になり、どこからでも送受信ができるという利点が生まれます。

取引先とのやり取りに支障なく導入できることも嬉しいメリットです。

クラウドFAXを導入したい場合は、クラウド直収型電話番号『IP-Line』が利用できるサービスの導入がおすすめです。

『IP-Line』は、初期の大がかりな配線工事は必要なく、最短5日で導入できます。

導入後はメンテナンスフリーで、操作に専門知識は必要ありません。

クラウドFAXやINNOVERAの導入についてのご相談は「お問い合わせ」からお気軽にご連絡ください。

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