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【スマホ】でビジネスフォンを使う3つの方法と導入効果

【スマホ】でビジネスフォンを使う3つの方法と導入効果

ビジネスフォンは、複数の電話機での同時通話や電話機同士の内線ができる電話システムです。電話業務の効率化に欠かせないシステムとして、従来から企業で利用されています。

しかし、働き方が多様化する中で、オフィス内でしか使えない従来のビジネスフォンだけでは、ビジネスニーズに十分な対応ができなくなってきています。

そこで注目されているのが、携帯(スマホ)でビジネスフォンを使う方法です。スマートフォンをビジネスフォンとして使うことで、会社の代表番号での通話が可能となり、従業員同士であれば内線を使って無料で通話ができます。

そのため、従来のビジネスフォンよりも電話業務の効率化とコスト削減が実現可能です。

では、スマートフォンでビジネスフォンを使うには、どのような方法があるのでしょうか。

本記事では、スマートフォンをビジネスフォンとして使う3つの方法とその導入効果について解説します。

ビジネスフォンが抱える5つの課題

従来のビジネスフォンには、次のような課題があります。

  • 電話の取り次ぎ業務による生産性低下
  • 固定電話と携帯電話で着信履歴が分散
  • リモートワークで固定電話番号を利用できない
  • 特定の従業員に電話業務が偏る
  • 固定電話+携帯電話の通話料でコスト増

それぞれについて解説します。

電話の取り次ぎ業務による生産性低下

ビジネスフォンは、オフィス内に設置したPBX(構内交換機)と電話機を電話回線でつなぐことでシステムを構築します。電話回線がつながっている範囲でしか利用できないため、オフィスの外では使えません。

そのため、担当者が外出中のときに顧客や取引先からオフィスに電話が入ったときは、いったん電話を切り、外出している従業員のスマートフォンに取り次がなければなりません。

取り次ぎを受けた外出中の従業員は、オフィスからの電話を受けた後に、先方に折り返しの電話をかける必要があります。

このように、外出中の従業員への取り次ぎは、双方の従業員に負担がかかり、業務効率を低下させます。

取り次ぎから折り返しまでに時間がかかると、顧客満足度を低下させて営業機会の損失につながることもあります。

固定電話とスマホで着信履歴が分散

ビジネスフォン(固定電話)とスマートフォンの両方を使用していると、着信履歴が分散するため管理が難しくなります。

例えば、着信履歴をデータベースに保存してCRM(顧客管理システム)やSFA(営業管理システム)で活用したい場合であっても、固定電話とスマートフォンに着信履歴が分散していると、スマートフォンの履歴が直接は反映されません。

スマートフォンの履歴は個別の端末でしか確認できないため、どの得意先からどのような要件で電話があったのか、全体像を把握しづらくなります。そのため、電話対応の傾向分析や業務改善に十分な情報が得られず、効率的な活用ができません。

結果として、顧客対応の質を高めることも、業務の生産性を上げることもできない状況が続いてしまいます。

リモートワークで固定電話番号を利用できない

リモートワークを導入している従業員は、ビジネスフォンを利用できないため、顧客や得意先へ電話をかける際は、スマートフォンが主な手段となります。

昨今では知らない携帯電話番号からの着信には応対しないという考えの人も多く、初めて電話をかける場合では、電話に出てもらえないことがあります。

電話に出てもらえないと、緊急の案件や見積もり依頼などへの即時対応ができず、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。また、何度もかけ直す必要があり、その分の時間も無駄になってしまいます。

特定の従業員に電話業務が偏る

ビジネスフォンの大きな課題となっているのが、オフィスにいる特定の従業員に電話対応の負担が集中してしまうことです。

オフィスにいる従業員は、本来の業務を抱えているにもかかわらず、電話応対や取り次ぎ対応に時間を取られ、自身の業務に集中できない状況が発生します。

特にテレワークを導入している企業や営業担当者の多いオフィスでは、出社している従業員が少ないため、オフィスにいる従業員への負担は更に大きくなっています。

この状況が続くと、従業員の不公平感やストレスが蓄積し、チーム全体のモチベーションにも影響を及ぼしかねません。

また、電話対応に追われる従業員が電話に出られない状況も発生することで、顧客満足度の低下にもつながります。

固定電話+スマホの通話料でコスト増

ビジネスにおける携帯電話の利用増加に伴い、固定電話と携帯電話の両方の通話料が企業の大きな負担となっています。

スマートフォンの通話料は、固定電話の2倍以上になることも珍しくありません。そのため、外回りが多い営業部門では、顧客や取引先との通話のほとんどがスマートフォンとなるため、毎月の通話料が大きく膨らんでしまいます。

また、固定電話の利用も継続して行われているため、携帯電話料金に加えて固定電話の通話料も発生することで、通信コストの増加が深刻な問題となっています。

スマホ(携帯電話)を内線化する3つの選択肢

ビジネスフォンの課題を解決する方法として多くの企業で進められているのが、スマートフォンの内線化です。スマートフォンの内線化とは、スマートフォンを電話システムの電話機として使えるようにすることです。

スマートフォンを内線化できれば、外出先でも会社の固定電話番号が使えるため得意先や顧客にとって信頼感のある形で連絡が取れるようになります。

また、1台のスマートフォンでビジネスとプライベートの電話番号を使い分けられるようになるため、ワークライフバランスの向上にもつながります。

スマートフォンを内線化する方法には、以下の3つがあります。

  • PBXに専用アダプターを設置する
  • IP-PBXを導入する
  • クラウドPBXを導入する

それぞれの方法について詳しく解説していきます。

PBXに専用アダプターを設置する

専用アダプターとは、従来のPBX(社内電話交換機)で使用している電話回線をインターネット回線に中継する役割を持つ装置です。従来の電話回線をインターネット回線に変換することで、ビジネスフォンにスマートフォンを接続することが可能です。

ビジネスフォンをスマートフォンに接続すると、固定電話番号が利用できます。また、設定したスマートフォンには内線番号が割り当てられるため、内線通話も可能です。

スマートフォンでビジネスフォンを利用する場合は、インストールした専用アプリを利用します。

専用アダプターは、既存のビジネスフォンをそのまま活用できるため、電話システムを変更したくない企業に適しています。また、スマートフォンの内線化に必要な初期投資を抑えられるというメリットもあります。

一方で、内線アダプターは既存のPBXとの互換性が必要なため、製品の選定に時間がかかる場合があります。PBX本体の管理やメンテナンスにかかる費用や、通話料は従来と同様に発生するため、ランニングコストの削減にはつながりません。

さらに、専用アダプターが追加されることで、管理すべき範囲が増えるため、社内ITスタッフの負担も考慮が必要です。

IP-PBXを導入する

IP-PBXとは、インターネット回線を接続できるPBXです。音声通話にはIP電話を利用するため、従来のビジネスフォンで必須だった電話回線が不要になります。インターネットと音声通話が集約できるため、コスト削減につながります。

IP-PBXでは、複数の拠点をインターネット経由で接続できるため、拠点間の通話を内線化できます。顧客管理システムなどの外部システムとの連携もできるので、電話業務の効率化が可能です。

また、電話システムをインターネット回線で構築することで、スマートフォンやタブレット、PCなど電話回線とつなぐことができない端末も電話機として設定できます。

ただし、IP-PBXの運用は、機器をオフィス内に設置して行うため、システム自体の保守管理費用やソフトウェアの更新費用などの運用コストを考慮する必要があります。

クラウドPBXの導入

クラウドPBXとは、従来のPBX(構内交換機)機能をクラウド上で提供するサービスです。

PBXやサーバーを社内に設置する必要がないため、ハードウェアの購入・設置コストを抑えられます。クラウドPBXとスマートフォンは、インターネット回線でつなぐため、電話回線は必要ありません。

スマートフォンへの導入はIP-PBXと同様に専用アプリをインストールするだけなので非常にシンプルです。

また、システムの保守管理やセキュリティ対策はベンダーが行うため、社内のIT担当者の負担も軽減されます。さらに、システムの更新や新機能の追加も自動的に行われるため、常に最新の機能を利用できます。

このように、クラウドPBXは低コストで簡単に導入でき、運用負担も少ないため、スマートフォンの内線化を手軽に実現できる方法といえます。

関連記事:スマホを内線化する方法をわかりやすく解説!おすすめのサービスは?

関連記事:クラウドPBXの内線は何ができる?業務効率を上げる使い方を紹介

 

ビジネスフォンの課題解決ならクラウドPBXで決まり

クラウドPBXなら、これまで説明してきたビジネスフォンの5つの課題をすべて解決できます。

その主なメリットは以下の5つです。

  • スマ-トフォン1台で固定電話番号がどこでも利用できる
  • 全ての端末の着信履歴を一元管理できる
  • オフィスが停電しても電話業務が止まらない
  • 毎月の通話料を大幅に削減できる
  • 導入の初期費用や運用コストが安い

それぞれのメリットについて解説します。

スマ-トフォン1台で固定電話番号がどこでも利用できる

クラウドPBXの最大の特徴は、インターネットに接続したスマートフォンがあれば、場所を問わず会社の固定電話番号を利用できることです。

外回り中やリモートワーク中であっても、固定電話番号の発着信ができます。設定したスマートフォン同士で内線もできるため、ビジネスフォンの課題であった外出中の従業員への電話の取り次ぎが可能です。

リモートワーク中の従業員も固定電話番号が利用できるため、オフィスにいる従業員に電話応対が集中するのを防げます。特定の従業員の負担を減らせるだけでなく生産性の向上にもつながります。

関連記事:クラウドPBXのスマホ導入と使える機能を紹介。4つの注意点も解説

全ての端末の着信履歴を一元管理

クラウドPBXは、全ての着信履歴をクラウド上で管理します。管理画面で全ての端末の発信履歴や着信履歴が把握できるため管理しやすくなります。

また、クラウドPBXによっては通話の自動録音ができるため、重要な要件の聞き漏らしがあっても、後から確認できます。

オフィスが停電しても電話業務が止まらない

クラウドPBXなら、オフィスが停電して社内のビジネスフォンが使えなくなっても、スマートフォンがあれば電話業務を継続できます。

従業員の通話はもちろん、顧客や取引先との通話も可能なので、停電の際も電話業務が完全に停止することはありません。

そのため、自然災害が発生したときのBCP対策(事業継続対策)としても有効です。BCR(Business Continuity Plan)対策は、自然災害やパンデミックなど企業が予期せぬ事態に直面した際に事業を継続するための対策で、東日本大震災やコロナ禍を経験した日本企業においてもその重要性が認識されるようになりました。

クラウドPBXを導入すれば、万が一の事態になっても、従業員の安全確認や顧客、取引先とのコミュニケーションを迅速に行えます。

毎月の通話料を大幅削減

インターネット回線を利用するクラウドPBXは、電話回線を利用するシステムより通話料を大幅に削減できます。

設定したスマートフォン同士で内線ができるので、遠距離拠点間での通話であっても通話料が発生しません。また、オフィスにいる従業員から、外回りの営業担当者・リモートワーク中の社員・別拠点の従業員のスマートフォンであっても通話料はかかりません。

毎月高額な通話料がかかっていた企業は、クラウドPBXの導入によって大幅な経費削減が可能です。

ビジネスフォンからINNOVERAで電話業務が劇的に変わる

スマートフォンで固定電話番号の利用や内線を利用するために、クラウドPBXへの移行を検討する企業様は「INNOVERA(イノベラ)」をご検討ください。

INNOVERAは、現場で実際に使用する人の目線に立って作られたクラウドPBXです。忙しい業務の中でも正確な操作ができるように、シンプルで直感的なデザインを採用し、管理画面もわかりやすく設計されています。

操作に不慣れな段階であってもマニュアルを読まずに操作や設定が可能です。

また、INNOVERAでは専用アプリ「INNOVERA Call」を提供しているため、スマートフォンへの導入も簡単です。保留や留守番電話、通話の自動録音など必要な機能が標準でそろっているため、導入コストが抑えられます。

INNOVERAでは無料トライアルを利用できるので、実際の業務での使用感を導入前に確認できます。そのため、導入後のミスマッチやトラブルを未然に防ぐことが可能です。

スマホ(携帯電話)の導入は3ステップ

スマートフォンにINNOVERAを導入する手順は、以下の3ステップで完結します。

  • STEP1:クラウドPBX「INNOVERA」を導入する
  • STEP2:スマートフォンに、INNOVERAが提供する専用アプリ「INNOVERA Call」をインストールする
  • STEP3:INNOVERAの管理画面にスマホのアカウント情報を入力して端末設定する

導入が完了したら、スマホに番号認証や指紋認証のロック機能を設定して、第三者がクラウドPBXにアクセスできないようにしましょう。

専用アプリ「INNOVERA Call」は、AndroidとiOSの両方に対応しているので、現在所有しているスマホをそのまま利用できます。

固定電話と同じ機能がスマホで利用できる「INNOVERA Call」

マルチデバイス対応で電話番号を自由に使いこなす

INNOVERAはマルチデバイスに対応するため、スマートフォン、PC、タブレットを「会社の番号で発信するデバイス」かつ「内線通話のデバイス」として設定できます。

また、INNOVERAは、IP電話の電話機であるSIP電話に対応しているため、オフィスに固定電話を設置することも可能です。

API連携で理想の電話システムを構築

INNOVERAは、外部システムとのAPI連携が可能です。例えば、INNOVERAとCRM(顧客管理システム)を連携することで、電話の着信時に登録されている顧客情報を表示できます。

商品やサービスの利用履歴を確認できれば、スムーズな電話応対が可能になるため、電話業務の効率化や顧客満足度の向上が期待できます。

また、CRMで見込み客の振り分けをした後、そのまま架電することもできるので架電効率を上げられます。

下記は、INNOVERAが提携実績のあるCRM・SFAの一部です。

  • kintone
  • カイクラ
  • ネクストSFA
  • 楽テル
  • セールスフォース
  • ファイルメーカー

INNOVERAの導入実績

「INNOVERA」は1,600社以上の導入実績を持ち、多くのお客様にご利用いただいています。そのなかで今回は、株式会社アクトライズ様の導入事例を紹介します。

コールセンター業務をスマホで受発信でき、全てを録音できるようになった

株式会社アクトライズ様は「お客様にとってのNo.1になろう」をスローガンに、2015年の創業から、営業代行(コールセンターサービス)やIT・WEBサービスのコンサルティングなどを行い、企業・店舗のDX化をサポートしている会社です。

株式会社アクトライズ様は、以下の目的からINNOVERAの導入を検討していました。

【導入の目的】

  • 新規事業を立ち上げるにあたり、お客様との通話を録音でき、履歴管理もできるシステムを搭載したものを探していた。

コールセンター業務の新規事業を立ち上げるにあたって「お客様との通話を録音でき、履歴管理もできるシステム」を探していたときに、以前「電話のことなら何でも相談してほしい」という当社からの申し出があったのを思い出して、提案を受けたそうです。

INNOVERAの採用に至ったポイントは、同社がクラウド型の業務システム構築ツール「働くDB」でお客様管理を行っていたので、働くDBとINNOVERAが連携できることだったといいます。

もちろん、当初の導入目的である、スマートフォンで受発信でき、その全ての録音が残るのも採用のポイントでした。

【導入後の効果】

  • スマートフォンで受発信でき、その全ての録音を残すことができた
  • INNOVERA Outboundに変更し、請求が一本化することができた

 導入後は、スマートフォンでの受発信ができることで業務が効率化し、通話の録音によってサービスの向上を図ることができたといいます。

また、アウトバウンドは他社のコールシステムを利用していたのですが、INNOVERA Outboundに変更し、請求が一本化できたことにもメリットを感じておられます。

今後INNOVERAに期待することは、iPhoneやiPadでINNOVERA Outboundが利用できるようになることだといいます。

株式会社アクトライズ

INNOVERA導入事例の詳細はこちら

まとめ

スマートフォンを内線化するには、「PBXに専用アダプターを設置する」「IP-PBXを導入する」「クラウドPBXの導入」の3つの方法があります。それぞれの方法は特徴が異なるため、業務内容に合わせて選ぶことが大切です。

例えば、既存のビジネスフォンをそのまま使いたい場合は、専用アダプターの設置が適しています。また、セキュリティ性を高めるために電話システムを社内で管理する必要があるなら、IP-PBXが適しています。

特にそのような制限がなく、スマートフォンでビジネスフォンを利用したいという場合にはクラウドPBXの導入がおすすめです。

ただし、クラウドPBXは多くのベンダーがサービスを提供しており、料金体系や機能が様々です。選び方の基準がわからないという企業様はぜひ当社(株式会社プロディライト)が提供するINNOVERAをご検討ください。

「INNOVERA」は、現場目線でシステムを開発しているため、わかりやすい操作性とシンプルな管理画面が特徴のクラウドPBXです。標準で電話業務に必要な機能を搭載しているため、導入後はすぐ利用できます。

また、API連携や豊富なオプションも利用できるため、業務内容に合わせたカスタマイズが可能です。

INNOVERAの導入や運用については専任スタッフがしっかりとサポートしますので、この機会にお問い合わせください。

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