ビジネスフォンからクラウドPBXへ移行する流れと導入前の確認事項

ビジネスフォンからクラウドPBXに移行する際、大切なのが電話業務に支障を出さないことです。

移行時にトラブルが発生すると、顧客対応や営業活動に影響し、大きな損失につながりかねません。また、移行後の使い勝手が悪ければ、かえって電話業務の効率が低下する可能性もあります。

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンよりも利用場所や端末の自由度が高く、電話環境を柔軟に運用できます。しかし、こうした利便性を十分に活かすには、事前に必要な事項を確認し、正しい手順で移行を進めることが大切です。

ここでは、ビジネスフォンからクラウドPBXへの移行で変わることや、移行前の確認事項、具体的な手順、失敗を防ぐポイントについて解説します。

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えで何が変わる？

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えることで変わる主なポイントは、以下のとおりです。

• PBXの購入やシステム維持にかかるコストの削減
• スマートフォンやPCによる代表番号の受発信
• 従業員や拠点の増減に合わせた柔軟な運用
• 通話録音やIVRなどによる電話業務の効率化

ビジネスフォンもクラウドPBXも、外線や内線、保留、転送などの電話機能を利用するという点では、根本的な仕組みは大きく変わりません。一方で、PBXの設置場所や利用端末、システムの管理方法など、電話環境の構成や運用方法が変わる部分もあります。

移行後のトラブルや利便性の低下を防ぐためにも、現在の電話番号や周辺機器、必要な機能、通信環境などを事前に確認しておきましょう。

PBXの購入やシステム維持にかかるコストの削減

従来のビジネスフォンでは、オフィス内にPBXを設置する必要があり、導入時には機器の購入費や設置工事費がかかります。

また、故障時の修理や定期的な保守、老朽化に伴う機器の入れ替えなど、運用を続けるための費用も必要です。

クラウドPBXでは、自社でPBXを保有・管理するのではなく、システムの運用や保守をベンダーに委ねる形になるため、機器の保守や更新にかかる負担を軽減できます。一方で、月額利用料やユーザー数に応じた料金などが継続的に発生します。乗り換えの際は、現在の保守・更新費用も含め、中長期的なコストを比較することが大切です。

スマートフォンやPCによる代表番号の受発信

クラウドPBXでは、専用アプリやソフトウェアを利用することで、スマートフォンやPCから会社の代表番号で発着信できます。通話にはインターネット回線を利用するため、オフィスに限らず、外出先や自宅などでも利用可能です。

場所にとらわれないため、営業担当者の外出が多い企業やテレワークを導入している企業にも適しています。

また、担当者が自分の端末で直接電話を受けられるため、社内での取り次ぎや折り返しの手間を減らすことも可能です。

従来のビジネスフォンでは、基本的にオフィス内の固定電話機で電話対応する必要がありました。クラウドPBXであれば、場所や端末に縛られず電話対応できるため、より柔軟な電話環境を構築できます。

ただし、利用できる端末やOS、会社番号での発着信に対応する範囲はサービスによって異なるため、導入前に確認しておきましょう。

関連記事：クラウドPBXのスマホ導入と使える機能を紹介。4つの注意点も解説

従業員や拠点の増減に合わせた柔軟な運用

クラウドPBXは、従業員の入退社や組織変更、拠点の新設などに合わせて、電話環境を変更しやすい点も特徴です。

従来のビジネスフォンでは、電話機の増設や席替え、拠点追加のたびに、PBXの設定変更や配線工事が必要になる場合がありました。

一方、クラウドPBXは管理画面から内線番号や着信先などを設定できるサービスが多く、利用する端末やユーザーの追加・削除にも比較的柔軟に対応できます。

そのため、従業員数の変動が多い企業や、複数拠点を展開している企業でも、状況に合わせて電話環境を整えやすくなります。

ただし、追加できるユーザー数や拠点数、設定変更の方法はサービスによって異なるため、将来的な事業拡大も見据えて確認しておくことが大切です。

関連記事：小規模事業者・個人事業主がクラウドPBXを選ぶ際のポイントと費用

通話録音やIVRなどによる電話業務の効率化

クラウドPBXには、通話録音やIVR（自動音声応答）、着信の自動振り分けなど、電話業務を効率化する機能を備えたサービスがあります。

たとえば、IVRを利用して「お問い合わせは1番、採用に関するご連絡は2番」のように案内すれば、用件に応じて適切な部署や担当者へ着信を振り分けられます。さらに、クラウドPBXであれば、同じオフィス内だけでなく、別の拠点にいる担当者へ振り分けることも可能です。電話を受けてから担当者へ取り次ぐ手間を減らせるため、受付業務の負担軽減につながります。

また、通話録音を活用すれば、聞き漏らしや認識の違いを防ぎやすくなるほか、問い合わせ内容の確認や応対品質の改善にも役立ちます。

利用できる機能はクラウドPBXによって異なるため、自社の電話業務で必要な機能を整理したうえでサービスを選ぶことが大切です。

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える前の確認事項

クラウドPBXは数多くのサービスが提供されており、利用できる電話番号や機能、料金、対応端末など、それぞれ特徴が異なります。

そのため、ビジネスフォンから乗り換える際は、単に料金や機能を比較するだけでなく、自社の電話業務に適したサービスを選ぶことが重要です。

特に、以下の項目は、移行後の電話業務や運用方法に影響する可能性が高くなっています。

• 代表番号の引き継ぎ
• FAX・ドアホン・受付電話などの継続利用
• 回線数・同時通話数・必要な機能の整理
• インターネット回線の通信速度や品質
• ビジネスフォンのリース期間や解約費用

移行時のトラブルを防ぐためにも、優先して確認しておきましょう。

代表番号の引き継ぎ

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際は、現在使用している代表番号の引き継ぎを確認しましょう。

2025年1月から固定電話サービス事業者間の双方向番号ポータビリティが開始され、従来よりも電話番号を維持したままサービスを変更しやすくなりました。

ただし、すべての電話番号を必ず引き継げるわけではありません。利用中の電話番号や契約している回線、移行先のクラウドPBXなどによっては、番号ポータビリティを利用できない場合があります。

代表番号が変われば、取引先への案内や名刺、Webサイトなどの情報も変更が必要になるため、契約前にクラウドPBX事業者へ引き継ぎの可否を確認しておくことが大切です。

関連記事：【クラウドPBX】電話番号をそのまま引き継ぐ方法と移行の手順を解説

FAX・ドアホン・受付電話などの継続利用

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際は、現在利用しているFAXやドアホン、受付電話などを継続して使えるか確認しておきましょう。

クラウドPBXはスマートフォンやPCを中心とした運用に適していますが、FAXやドアホンなどの周辺機器は、サービスや接続方法によって対応状況が異なります。

そのため、これまでビジネスフォンと連携していた機器が、移行後に利用できない場合もあります。

クラウドPBXへの移行前に現在使用している電話機器や周辺設備を事前に洗い出し、移行後も必要な機能を維持できるか確認することが大切です。

継続利用が難しい場合は、インターネットFAXへの切り替えや別サービスの併用なども含めて、代替手段を検討しましょう。

関連記事：インターネットFAXで業務効率化！従来のムダを一掃する仕組みとは？

回線数・同時通話数・必要な機能の整理

クラウドPBXへ乗り換える前に、現在利用している回線数や同時通話数、必要な機能を整理しておきましょう。

特に重要なのが、同時通話の対応状況です。例えば、従業員数だけを基準に回線数を決めると、問い合わせが集中する時間帯に回線数が不足して、電話を受けられない可能性があります。

そのため、現在の着信数や発信数、繁忙時間帯の利用状況を確認し、必要な同時通話数を把握しておくことが大切です。

あわせて、内線・転送・通話録音・IVR・留守番電話・CRM連携など、自社の電話業務に必要な機能も洗い出します。

事前に要件を整理しておけば、必要以上に高機能なプランを契約したり、導入後に機能不足へ気づいたりするリスクを減らせます。

インターネット回線の通信速度や品質

クラウドPBXは、通話にインターネット回線を利用するため、回線の通信速度や品質が通話の安定性に影響します。

インターネット環境が不安定な場合は、音声が途切れる、相手の声が遅れて聞こえる、通話が切断されるといった問題が発生する可能性があるため、移行前には、現在のインターネット回線や社内ネットワークの利用状況を確認しておきましょう。

可能であれば、実際にクラウドPBXを利用するオフィスや端末でトライアルを実施し、混雑する時間帯も含めて通話品質に問題がないか確認することをおすすめします。

ビジネスフォンのリース期間や解約費用

現在使用しているビジネスフォンがリース契約の場合、クラウドPBXへ乗り換える前に契約期間や解約条件を確認しておきましょう。

ビジネスフォンのリース契約は一般的に中途解約が難しく、契約期間の途中で利用をやめても、残りのリース料に相当する費用の支払いが発生する可能性があるためです。

移行のタイミングによっては、既存のリース料とクラウドPBXの利用料が重複するかもしれません。

そのため、まずは契約書を確認し、リース期間の終了時期や残債、解約時の条件を把握しておくことが大切です。

更新時期が近い場合は、リース満了のタイミングに合わせてクラウドPBXへ移行すると、費用を抑えながらスムーズに切り替えやすくなります。

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える手順

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際は、現在の電話環境を整理したうえで計画的に進めることが大切です。

準備が不十分なまま移行すると、現在の電話番号を引き継げない、必要な機能が不足する、通話品質が安定しないといった問題が発生する可能性があります。

電話業務に支障を出さないためにも、必要な要件を整理し、段階的に移行を進めましょう。

現在の電話環境と利用状況の洗い出し

クラウドPBXへの乗り換えを進める前に、まずは現在の電話環境と利用状況を洗い出しましょう。

例えば、代表番号や部署ごとの電話番号、回線数、同時通話数、使用している電話機の台数に加え、FAXやドアホンなどの周辺機器も整理します。

あわせて、以下のような実際の利用状況も確認しておきましょう。

• 着信が集中する時間帯
• 電話の取り次ぎ方法
• 外出中の電話対応
• テレワーク中の電話対応
• 部署や担当者ごとの発着信状況
• 繁忙時に必要となる同時通話数

現状を把握しておけば、クラウドPBXへ移行した際に残すべき機能や改善したい課題が明確になります。

一方で、必要な要件を整理せずにサービスを選ぶと、機能不足や余分なコストの発生につながる可能性があります。また、契約直前になって必要な機能や電話番号の引き継ぎに対応していないことが判明すると、サービスの選定からやり直す必要がでてくるかもしれません。

そのため、コストや時間の無駄を避けるためにも最初の段階で丁寧に確認しておきましょう。

業務に適したクラウドPBXの選定

現在の電話環境や課題を整理したら、自社の業務に適したクラウドPBXを選定します。

クラウドPBXはサービスによって、機能が異なります。また、同じような名称の機能であっても、設定できる内容や利用条件、操作方法など、細かな仕様に違いがあるケースも少なくありません。

たとえば、IVRでも設定できる分岐数や転送先、利用できる時間帯などが異なれば、実際の電話業務への適合性も変わります。そのため、機能の有無だけでなく、必要な運用を実現できる仕様になっていることを確認することが重要です。

コストについても、初期費用や月額料金、通話料、オプション料金などに差があります。比較する際は必ず複数社へ同じ条件で見積もりを依頼し、機能やサポート体制も含めて総合的に判断しましょう。

電話番号の移行と端末の設定

利用するクラウドPBXが決まったら、現在の電話番号を移行し、スマートフォンやPCなどの端末を設定します。

代表番号を引き継ぐ場合は、番号ポータビリティの可否を確認したうえで、現在の電話会社とクラウドPBX事業者の案内に沿って手続きを進めます。番号の切り替えには一定の期間がかかることがあるため、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。

あわせて、スマートフォンへの専用アプリのインストールやPCの設定、内線番号・着信グループ・転送先などの登録も行います。

切り替え当日に電話が使えない時間をできるだけ減らせるよう、事前に設定内容や移行日時を確認しておきましょう。

試験運用を行ってから本格的に切り替える

電話番号や端末の設定が完了したら、いきなり全面的に切り替えるのではなく、試験運用を行って問題がないか確認しましょう。

実際の業務を想定し、外線の発着信、内線、保留、転送、IVR、通話録音などが正常に動作するかを確認します。あわせて、スマートフォンやPCでの操作性、音声の遅延や途切れがないかもチェックしておくことが大切です。

複数拠点やテレワークで利用する場合は、それぞれの環境で通話品質を確認しておきましょう。

試験運用で見つかった課題を修正し、従業員への操作方法の周知も済ませたうえで本格運用へ切り替えることで、移行時のトラブルを防ぎやすくなります。

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えで失敗しないポイント

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際は、コストや機能だけでサービスを決めると、導入後に想定外の問題が発生することがあります。

選定ミスを防ぐためには、複数のサービスを比較し、トライアルで使用感や通話品質を確認したうえで、万が一のトラブルにも備えておくことが大切です。

ここでは、クラウドPBXへ安心して乗り換えるために、押さえておきたいポイントを解説します。

複数社の見積もりを比較する

クラウドPBXを導入する際は、1社だけで決めず、複数のサービスから見積もりを取り、料金や契約条件を比較しましょう。

クラウドPBXの料金体系はサービスによって異なり、初期費用や月額利用料金のほか、ユーザー数、同時通話数、通話料、オプション機能などによって総額が変わるためです。

月額料金が安く見えても、必要な機能を追加すると想定以上の費用になる場合があります。

見積もりを依頼する際は、希望する機能や条件を各社に同じ条件で伝えることが大切です。

また、機能やサポート内容、契約期間なども含めて比較し、自社の電話業務に適したサービスを選びましょう。

トライアルで機能や通話品質を確認する

クラウドPBXを選ぶ際は、可能であれば契約前にトライアルを利用し、実際の業務環境で機能や通話品質を確認しましょう。

資料やデモだけでは、音声の聞き取りやすさや遅延の有無、スマートフォンやPCでの操作性までは十分に判断できません。特に、Wi-Fi環境やモバイル回線を利用する場合は、場所や時間帯によって通話品質が変化することがあります。

また、内線や転送、保留、IVR、通話録音など、自社で日常的に使用する機能が問題なく使えるかも確認しておくことが大切です。

実際に電話対応を行う従業員にも試してもらい、操作しにくい点や業務上の不都合がないか確認したうえで判断しましょう。

障害や停電が発生した場合の対応を決めておく

クラウドPBXは、オフィス内にPBXを設置しないため、PBX本体の故障やオフィス設備のトラブルによる影響を受けにくい点が特徴です。スマートフォンのモバイル回線などを利用できれば、オフィスが停電した場合でも電話対応を継続できるケースがあります。

一方で、クラウドPBXのシステムはサービス事業者が管理しているため、事業者側でシステム障害が発生した場合、自社だけでは復旧できません。また、インターネット回線の障害によって通話できなくなる可能性もあります。

そのため、導入前に障害発生時の対応方法を確認しておくことが重要です。携帯電話などの代替連絡手段を用意するほか、障害時のサポート体制や復旧時の連絡方法も確認しておきましょう。

ビジネスフォンからの乗り換えにはクラウドPBX「INNOVERA（イノベラ）」

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えを検討しているなら、当社（株式会社プロディライト）が提供するクラウドPBX「INNOVERA（イノベラ）」をご検討ください。

INNOVERAは、スマートフォンやPCから市外局番の電話番号で発着信できるクラウドPBXです。オフィスに高価なPBXを設置する必要がなく、電話設備の導入・メンテナンスにかかる負担を抑えながら、場所に縛られない電話環境を構築できます。

さらに、全通話録音やIVR、通話のテキスト化、CRMなどとのAPI連携にも対応しており、電話業務の効率化にも役立ちます。対象の電話番号であれば、双方向番号ポータビリティを利用して現在の固定電話番号を引き継ぐことも可能です。

ビジネスフォンの更新時期を迎えている場合や、スマートフォンを活用した柔軟な電話環境へ切り替えたい場合は、ぜひINNOVERAをご検討ください。

まとめ

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えることで、PBXの購入や保守にかかる負担を抑えながら、スマートフォンやPCを活用した柔軟な電話環境を構築しやすくなります。

一方で、代表番号の引き継ぎやFAX・ドアホンなどの継続利用、必要な同時通話数、インターネット回線の品質、現在のリース契約などは、乗り換え前に確認しておくことが大切です。

また、サービスによって料金や機能、通話品質、サポート体制は異なります。複数社を比較し、可能であればトライアルも活用しながら、自社の電話業務に適したクラウドPBXを選びましょう。