小規模事業者・個人事業主がクラウドPBXを選ぶ際のポイントと費用

事業を営む企業や個人にとって、固定電話番号は信頼性を高めるために重要な要素です。

しかし、小規模事業者や個人事業主の場合、オフィスが留守になることも多く、固定電話番号を取得しても十分に活用できないケースがあります。

この課題を解決するのが、クラウドPBXです。

クラウドPBXを導入すれば、スマートフォンやPCでも固定電話番号を使用できるため、外出先でも発着信が可能です。着信の取り逃しによる機会損失を防ぎ、固定電話番号を持つことで信用面での不安も解消できます。

しかし、クラウドPBXと聞くと、大企業が導入しているイメージがあるかもしれません。小規模事業者や個人事業主向けのクラウドPBXはあるのでしょうか。また、選定の際は、どのような点に注目すれば良いのでしょうか。

本記事では、小規模事業者や個人事業主の方がクラウドPBXを選ぶ際のポイントと、実際の活用事例を解説します。また、おすすめのクラウドPBXを5つ紹介するので参考にしてください。

クラウドPBXは企業規模で区別されていない

クラウドPBXには「大企業向け」「中小企業向け」「小規模・個人事業者向け」といった枠組みはありません。企業規模に関係なく、同じサービスを利用できます。

「それなら、大企業と同じサービスを使うことになり、費用も高額になるのでは？」と疑問に思うかもしれません。実はクラウドPBXは、基本となるサービスをベースに、企業規模や業務内容に応じて必要な機能を選んで構築する仕組みになっています。

たとえば、電話回線数を1回線から徐々に増やしたり、社員が増えた時にユーザーアカウントを追加したりといった柔軟な調整が可能です。

企業の成長に合わせて段階的に拡張できるため、小規模事業者や個人事業主であっても高品質な電話システムを、無理のない費用で利用できます。

機能は企業規模に関係なく利用可能

クラウドPBXの大きな特徴は、全ての機能を企業規模に関係なく利用できることです。

「大企業向けの機能」「小規模事業者・個人事業主では使えない機能」といった制限はありません。クラウドPBXの機能には、標準機能とオプションの2種類がありますが、自由な組み合わせができるため、企業ごとに最適な電話システムを構築できます。

代表番号の設定や営業時間外の自動応答、スマートフォンでの外出先対応など、ビジネスに必要な標準機能はすべて利用できます。さらに、規模の拡大に合わせて、アウトバウンドや外部システムとの連携などのオプション追加もできます。

利用規模に合わせて自由にカスタマイズする

クラウドPBXの導入は、現在の業務規模や内容を確認し、必要な機能を選定します。多くの場合、ベンダーによるヒアリングが行われ、以下のような内容を確認するため、事前に整理しておくと効率的です。

• 1日あたりの着信件数
• 電話応対する従業員の人数
• 営業時間や休業日の設定
• 着信時の応答パターン
• 将来的な拡張予定

このように、クラウドPBXは企業の実態に合わせて細かくカスタマイズできます。導入後も利用状況に応じて設定を変更できるため、企業の成長に合わせて柔軟に電話システムを最適化できます。

小規模事業者・個人事業主のクラウドPBX活用法

小規模事業者や個人事業主は、クラウドPBXをどのように活用しているのでしょうか。実際の活用事例から、ビジネスに役立つポイントをご紹介します。

固定電話番号の受発信をオフィス外で対応して業務効率化

小規模事業者や個人事業主がクラウドPBXを導入する理由として最も多いのが、外出先でも会社の固定電話番号で発着信ができることです。

小規模事業者や個人事業主の場合、オフィスが留守になる時間が多く、重要な取引先や顧客からの電話を取り逃すリスクがあります。

また、携帯電話だけでは複数の端末で同じ電話番号を共有できないため、対応できない場合は、折り返す必要があります。何度も繰り返すと、「電話がつながらない」というクレームにつながりやすくなります。

しかし、クラウドPBXなら、スマートフォンやタブレット、PCを電話機として利用できるため、外出先でも会社の固定電話番号で電話対応が可能です。代表番号を複数の端末で共有できるので、顧客や取引先からの電話も取りやすくなり、クレームを防げます。

内線を活用してコスト削減

クラウドPBXは、設定した端末同士であれば内線による通話が可能です。内線であれば、通話料をかけずに通話ができるため、日常的な連絡や情報共有にかかるコストを大幅に削減できます。

また、内線が使えることで、どの端末で外線を受けても、他の端末に取り次ぎができるため、折り返しの頻度を減らせます。たとえば、取引先からの外線をスマートフォンで受けた後、オフィスにいる営業担当者のPCや、外出中の担当者のスマートフォンに取り次げます。取り次ぎができれば、折り返しの手間や通話料が発生しないため、通信費の削減と業務効率の向上を同時に実現できます。

関連記事：クラウドPBXの内線は何ができる？業務効率を上げる使い方を紹介

通話内容・受発信履歴を一元管理してトラブルを防止

クラウドPBXは、設定した端末の通話内容の自動録音、発信履歴や着信履歴をクラウド上で一元管理できます。業務が忙しい時や連続して着信がある場合でも、後から通話内容を確認できるため、聞き逃しや記憶違いによるトラブルを減らせます。

また、ビジネスでは口頭での注文や依頼も多く、「言った言わない」のトラブルにつながることも多いですが、通話内容が録音されていれば、原因を特定しやすいため早期解決が期待できます。

関連記事：固定電話を録音して業務を効率化する便利なサービスとは？

クラウドPBX導入前に確認すべき5つのポイント

クラウドPBXには、小規模事業者や個人事業主向けに特化したサービスはありませんが、だからといってどのサービスを選んでも良いというわけではありません。

クラウドPBXの導入を成功させるためには、以下の5つのポイントをしっかりと確認しましょう。

• 事業拡大に対応できる拡張性
• 専用アプリの提供
• 利用できる端末の種類
• 通話品質
• サポート体制

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

事業拡大に対応できる拡張性

クラウドPBXを導入する際は、将来的な事業拡大を見据えて、拡張性の高いサービスを選びましょう。クラウドPBXは社内の電話システム全体に関わるため、入れ替えにはシステムの再構築や従業員の再教育など、多くの時間とコストがかかってしまいます。

たとえば、コールセンター機能の追加や、顧客管理システムとの連携など、業務の高度化にも対応できるサービスを選んでおくと安心です。

導入時は必要ないと考えていた機能でも、ビジネスの成長に伴って新たに必要になることがあります。拡張性の高いクラウドPBXを選んでおけば、事業内容の変化に合わせて柔軟に対応できます。

専用アプリの提供

クラウドPBXを選ぶ際は、専用アプリを提供しているサービスを選ぶことをおすすめします。専用アプリがあれば、スマートフォンやタブレットにインストールするだけで導入ができるため、必要な時にすぐに新しい端末を追加できます。

特に小規模事業者や個人事業主の場合、プライベートのスマートフォンを業務用として使用することも多いでしょう。専用アプリであれば、個人の電話番号とは別に、会社の電話番号での発着信が可能になるため使い分けができます。

また、専用アプリであれば削除も簡単なため、従業員の入れ替わりにも迅速に対応できます。

利用できる端末の種類

クラウドPBXを選ぶ際は、対応する端末の種類が多いサービスを選びましょう。スマートフォン、タブレット、PC、SIP電話など、多様な端末に対応しているサービスを選ぶことで、将来的な選択の幅が広がります。

例えば、オフィスではSIP電話、営業担当者はスマートフォン、リモートワークの従業員はPCといったように、働く環境に合わせて最適な端末を選択できます。柔軟に使い分けができれば電話業務の効率化につながります。

また、推奨動作環境にも注意が必要です。特にスマートフォンについては、OSの種類やバージョンによっては対応していないクラウドPBXがあります。導入を検討しているスマートフォンに対応していない場合、買い替えが必要になるためコストがかかります。クラウドPBXを選ぶ際は、スマートフォンやタブレットであればAndroidとiOSに対応していること、そしてPCではWindowsとmacOSに対応しているサービスを選びましょう。

関連記事：パソコンから電話をかける最適な方法は？業務効率を改善するクラウドPBX

通話品質

クラウドPBXの通話品質は、選択するサービスによって大きく異なります。

通話品質が悪いと、取引先や顧客との間でトラブルやクレームにつながることもあり、ビジネスの信用性に関わるため慎重な判断が求められます。

しかし、通話品質の良し悪しは、スペック表や説明だけでは判断が難しいものです。

実際の使用環境で、声の聞き取りやすさやタイムラグ、通話の安定性などを確認する必要があります。そのため、クラウドPBXを選ぶ際は、導入前のトライアル（お試し利用）を提供しているサービスをおすすめします。

実際の業務で通話品質を確認できれば、自社の環境に適したサービスかどうかを判断できます。特に小規模事業者や個人事業主の場合、電話対応は企業の印象を左右する重要な要素です。トライアル期間中は実際の業務に近い形で電話対応を行い、サービスの使い勝手を十分に確認しましょう。

サポート体制

小規模事業者や個人事業主の場合、社内にIT担当者がいないことが多く、クラウドPBXの導入や運用時のトラブルに関して迅速な対応が難しいことがあります。そのため、クラウドPBXを選ぶ際は、手厚いサポート体制を整えているサービスを選びましょう。

たとえば、初期設定の段階では、専任のスタッフが電話やオンラインで設定をサポートしてくれたり、端末の追加時には設定手順を丁寧に説明してくれたりするサービスがあります。

また、日々の運用で分からないことがあった時には、チャットや電話で気軽に質問できる窓口があると安心です。

特に重要なのが、トラブル発生時の対応です。「着信ができない」「通話が切れる」といった緊急性の高い問題が発生した際に、営業時間外でも担当者を派遣してもらえるサービスや、リモートで設定を確認して問題を解決してもらえるサポート体制があるかどうかを確認しましょう。

小規模事業者・個人事業主におすすめのクラウドPBX5選

小規模事業者や個人事業主に適したクラウドPBXを5つ紹介します。

• INNOVERA
• BIZTEL
• MOT/TEL
• ナイセンクラウド
• MiiTel

5つのサービスは、初期費用を抑えながら必要な機能を選択できる柔軟な料金体系や、使いやすさ、サポート体制など、小規模ビジネスのニーズに応える特長を備えています。

 

INNOVERA

INNOVERAは、2010年のサービス提供以来、多くの企業に選ばれてきたクラウドPBXサービスです。2024年10月には契約社数1,800社（アカウント数42,000）を突破し、小規模事業者から大手企業まで幅広い支持を得ています。

通話転送や保留といった基本機能はもちろん、全通話録音や通話履歴の保存などの機能を標準で搭載しているので、ビジネスですぐに役立てられます。

スマートフォンやタブレットへの導入は、専用アプリ「INNOVERA Call」で簡単にできるため、すぐに利用を開始できます。また、SIP電話機の提供も行っているため、オフィスに固定電話を置きたい場合でも迅速に対応可能です。

また、INNOVERAの管理画面はマニュアルが無くても操作できるように設計されているため、ITに詳しくない方でも安心です。

固定電話がスマホ、PCで使えるクラウドPBX「INNOVERA」

 

BIZTEL

BIZTELは、ビジネスの電話に関するあらゆる課題を解決するクラウドPBXとして、2,000社以上の導入実績を持つサービスです。

小規模事業者や個人事業主にとって特に魅力的なのは、初期費用を抑えられるクラウド型であることと、必要な機能だけを選んで利用できる柔軟性です。

オフィスの電話環境はもちろん、スマートフォンの内線化やテレワーク対応など、場所や設備に縛られない自由な働き方を実現できます。

また、システムの選定から導入、運用までをトータルでサポートする充実した支援体制により、ITに不安がある人でも安心して利用できます。ビジネスの成長に合わせて機能を追加できるため、長期的な視点でも利用しやすいサービスとなっています。

 

MOT/TEL

MOT/TELは、15年以上の開発実績を持ち、導入実績27,500社以上を誇る国産クラウドPBXです。日本の業務環境に合わせて開発されているため、直感的な操作性と高品質な通話を実現し、ITトレンドのPBXカテゴリでは全体満足度最高評価の星5を獲得しています。

小規模事業者や個人事業主の方にとって特に魅力的なのは、日本企業ならではの分かりやすい操作性と、手厚いサポート体制です。システムに不慣れな方でも、迷うことなく利用できます。

さらに注目すべきは、電話代行サービス『オフィスのでんわばん®』との連携機能です。代表電話の取り次ぎや営業電話・間違い電話の対応を専門のコールセンタースタッフが代行してくれるため、少人数での運営でも電話対応に追われることなく、本来の業務に集中できます。

また、高品質な通話と安定した接続性は、顧客対応の質を高めたい小規模事業者の方々から特に高い評価を得ています。音質の良さは無料デモで実際に体験できるため、導入前に実際の使用感を確認できるのも安心です。

 

ナイセンクラウド

2012年のサービス開始以来、6,000社25,000内線以上の利用実績を持つナイセンクラウドは、安定性と信頼性に定評があるクラウドPBXです。1人から数千人規模まで対応可能で、上場企業での導入実績も多数あります。

Rakuten、KDDI、NTT全国局番など、様々な通信事業者に対応しているため、既存の電話番号をそのまま使い続けることも可能です。

また、パソコン、スマートフォン、固定電話など、様々な端末で利用できるため、オフィスの内外を問わず効率的な電話対応が実現できます。

東京のショールームでは実際のサービスを体験できるため、導入前に使い勝手を直接確認することが可能です。

 

MiiTel

MiiTelは、電話営業や顧客対応をAIで可視化できる次世代型のクラウドPBXです。2,500社の導入実績と2億2,000万回以上の通話実績が示すように、高い信頼性を誇ります。

小規模事業者や個人事業主にとって特に魅力的なのは、AIによる通話内容の自動分析機能です。

電話での商談や顧客対応をリアルタイムで解析し、全文を自動で文字起こしするため、メモを取る手間を省けます。1人で複数の業務をこなす必要がある小規模事業者でも、効率的な顧客対応が可能になります。

また、通話内容の定量評価やキーワード自動認識機能により、電話営業のスキルアップや商談成約率の向上にも役立ちます。経験の浅いスタッフでも、AIのサポートを受けながら質の高い電話対応を実現できます。

関連記事：【2024年最新版】クラウドPBX15選を徹底比較！

小規模事業者・個人事業主に選ばれるINNOVERA

INNOVERAは「外出が多くてオフィスの電話に出られない」「クラウドPBXを利用したいけれど活用できるか心配」といった、小規模事業者や個人事業主におすすめのクラウドPBXです。

シンプルな操作性と手厚いサポート体制により、ITに詳しくない方でも安心して導入できます。また、事業の成長に合わせて機能を追加できるので、コストを抑えながら高品質な電話システムを利用できます。

少人数での利用に適した料金体系

小規模事業者や個人事業主がクラウドPBXを導入する際、最も気になるのが初期費用と月額料金ではないでしょうか。INNOVERAは、導入前に詳細なヒアリングを行い、従業員数や現在の電話環境など、状況を確認した上で最適なプランを提案します。

なるべく費用を抑えたければ、最小構成でスタートし、事業の成長に合わせて必要な機能を追加できるため、無理のない範囲で導入できます。

シンプル設計の使いやすい専用アプリ

INNOVERAは、専用アプリ「INNOVERA Call」を端末にインストールすることで、簡単に導入できます。INNOVERAを導入した端末は、オフィスの固定電話と同じように全通話自動録音やWeb電話帳といった機能を利用可能です。

インストールしたあとは、管理画面で発行したアカウント情報でログインするだけで固定電話番号の受発信ができます。新しい端末の追加や削除も手軽にできるため、ビジネスの規模に合わせて柔軟に対応可能です。

また、プライベートで使用しているスマートフォンにもインストールできるため、新しい端末を用意する必要がありません。

手厚いサポートで導入後も安心

INNOVERAは、システムに精通したカスタマーサポートスタッフが、導入後も手厚いサポートを提供します。トラブル発生時だけでなく、「機能の使い方」「設定の変更方法」など日々の運用で気になることがあれば、些細な疑問でも気軽に相談が可能です。

INNOVERAは、誰でも直感的に操作できるようシンプルで分かりやすい設計を採用していますが、新しいシステムの導入には不安がつきものです。困ったときにいつでも頼れるサポートスタッフがいることで、初めてのクラウドPBX導入でも安心して使えます。

まとめ

クラウドPBXを導入すれば便利になるとわかっていても、新しいシステムには不安があるかと思います。

「クラウドPBXの費用が心配…」

「設定や操作が難しそう…」

「機能を使いこなせるか不安…」

「安定した音声品質が保てるのか心配…」

クラウドPBXについて上記のような不安を抱えている人は、ぜひ当社（株式会社プロディライト）にお問い合わせください。導入前には当社の専門スタッフが丁寧なヒアリングを行い、最適なプランを提案します。

また、INNOVERAでは無料トライアルを実施しているため、費用の負担なく実際の操作感や通話品質を確認できます。このように、当社では、クラウドPBXの導入前の不安を一つひとつ解消できる体制を整えていますので、お気軽にご相談ください。