電話を自動転送する方法は？3つの仕組みとメリット・デメリット

オフィスの固定電話は、顧客からの問い合わせや新規商談、取引先からの重要な連絡を受ける窓口です。電話に出られない状況が続くと、ビジネスチャンスを逃すだけでなく、折り返し対応の増加によって業務負担が大きくなることもあります。

こうした電話の取りこぼしを防ぐ方法のひとつが、自動転送です。

電話を自動転送すれば、担当者がオフィスにいない場合でも顧客や取引先からの電話に対応しやすくなり、着信の取りこぼしを防ぐことにつながります。

電話を自動転送する主な方法は、以下の3つです。

• 自動転送サービス
• ビジネスフォンの外線自動転送機能
• 電話代行サービス

それぞれ転送の仕組みや対応できる範囲が異なるため、自社の受電体制や電話業務に合った方法を選ぶことが大切です。

ここでは、電話を自動転送する3つの方法について、それぞれの仕組みやメリット・デメリットをわかりやすく解説します。

自動転送サービス

自動転送サービスは、オフィスの固定電話などにかかってきた着信を、あらかじめ設定したスマートフォンや別の固定電話へ自動で転送するサービスです。

主なメリット・デメリットは、以下のとおりです。

メリット	デメリット
外出先でも会社宛ての電話に対応できる	転送先までの通話料が発生する場合がある
現在の電話番号をそのまま利用できる	営業電話や迷惑電話も転送される
大がかりな設備を導入せず利用しやすい	複数の担当者で着信を分担しにくい
無条件転送や無応答転送などを選べる	転送元の電話番号で折り返しができない

代表的な自動転送サービスには、NTT東日本／西日本の「ボイスワープ」、KDDIの「着信転送サービス」、ソフトバンクの「多機能転送サービス」などがあります。いずれも指定した電話番号へ着信を転送できますが、利用できる転送方法や料金、設定方法などはサービスによって異なります。

関連記事：固定電話から携帯(スマホ)へ転送する種類と料金がかからない方法は？

自動転送サービスのメリット

自動転送サービスは、電話会社が提供するオプションとして利用できるものが多く、大がかりな設備の導入や電話システムの入れ替えをせずに導入できます。

既存の電話番号をそのまま使えるケースがほとんどなので、顧客や取引先に電話番号変更の案内をする必要もありません。

また、サービスによっては、すべての着信をすぐに転送する「無条件転送」や、一定時間応答がなかった場合のみ転送する「無応答転送」などを選べます。自社の勤務体制や電話対応の状況に合わせて運用しやすいのも特徴です。

自動転送サービスのデメリット

自動転送サービスでは、転送先までの通話料が発生する場合があります。

通常、オフィスの固定電話で着信を受ける場合、通話料を負担するのは発信者側です。

しかし、自動転送サービスでは、発信者からオフィスの固定電話までの通話に加えて、転送元となるオフィスの電話番号から転送先まで、新たな通話区間が形成されます。

そのため、「発信者からオフィスの固定電話まで」の通話料は発信者側、「オフィスの固定電話から転送先まで」の通話料は自動転送サービスの契約者側にそれぞれ発生するのです。

着信件数や通話時間が多い企業では、転送時の通話料がかさみ、電話対応にかかるコストが増える可能性があります。営業電話や迷惑電話まで転送されると、不要な電話にも通話料が発生するほか、担当者の業務を中断させる原因にもなりかねません。

また、自動転送サービスでは、転送先から折り返す際の電話番号にも注意が必要です。

例えば担当者が転送先のスマートフォンから電話を折り返すと、オフィスの代表番号ではなく、スマートフォンの電話番号が相手に表示される場合があります。

ビジネスフォンの外線自動転送機能

ビジネスフォンの外線自動転送機能は、オフィスにかかってきた電話を、PBXを経由して携帯電話や別拠点の電話番号へ転送する機能です。

そのため、担当者がオフィスにいない場合でも、スマートフォンなどで対応が可能です。

対応するビジネスフォンを利用していれば、電話会社の自動転送サービスを使わずに転送できます。

外線自動転送機能の主なメリット・デメリットは、以下のとおりです。

メリット	デメリット
外出先でも会社宛ての電話に対応できる	設定や機器構成によっては専門業者への依頼が必要
既存のビジネスフォンを活用できる	外線から外線への転送で回線や通話料が必要になる場合がある
転送条件を柔軟に設定できる場合がある	機種や回線によって利用できる機能が異なる
社内の電話運用に合わせて設定しやすい	-

ビジネスフォンによっては、着信と同時に転送する方法だけでなく、一定時間応答がなかった場合に転送する設定や、指定した時間帯だけ転送する設定などに対応しています。

ただし、利用できる転送方法や必要な回線数、設定手順は、ビジネスフォンの機種や契約によって異なります。導入前に、現在使用している機器が外線自動転送に対応しているか確認しましょう。

外線自動転送機能のメリット

外線自動転送機能は、現在使用しているビジネスフォンの環境を活かしながら、会社宛ての着信をスマートフォンや別拠点へ転送できます。新たな電話システムへ入れ替えずに運用できるため、既存設備を有効活用できます。

また、機種によっては、すべての着信を転送するだけでなく、一定時間応答がなかった場合や営業時間外のみ転送するなど、条件の細かい設定が可能です。社内にいるときは固定電話で受け、不在時だけ担当者へ転送するといった使い分けもしやすい点が特徴です。

自社の勤務体制や受電ルールに合わせて転送方法を調整できるため、電話の取りこぼしを防ぎながら、柔軟な電話対応を実現しやすくなります。

外線自動転送機能のデメリット

使用しているビジネスフォンが機種や主装置が外線転送に対応していない場合、外線自動転送機能は基本的に利用できません。対応していても、転送条件の設定や機器構成の変更などをする際、専門業者への依頼が必要になる場合があります。

また、外線からの着信を別の外線へ転送する仕組みのため、回線を追加で使用するほか、転送先までの通話料が発生することがあります。着信件数や通話時間が多い企業では、運用コストが増える可能性にも注意が必要です。

利用できる転送先の数や同時通話数、設定できる転送条件は機種によって異なるため、導入前に確認しておきましょう。

関連記事：【スマホ】でビジネスフォンを使う3つの方法と導入効果

電話代行サービス

電話代行サービスは、自社にかかってきた電話を専門のオペレーターが代わりに受け、用件を確認して担当者へ報告するサービスです。一般的には、オフィスへの着信を電話代行会社に転送します。サービスによっては、必要な電話だけを担当者のスマートフォンや別の電話番号へ取り次ぐこともできます。

電話代行サービスの主なメリット・デメリットは、以下のとおりです。

メリット	デメリット
電話の一次応対がなくなる	月額料金や従量料金が発生する
必要な電話だけ担当者へ取り次げる	対応できる内容や時間帯に制限がある場合がある
営業電話などへの対応負担を減らせる	-
不在時でも顧客からの電話を受けやすい	-

電話代行サービスのメリット

電話代行サービスは、専門のオペレーターが一次対応するため、営業電話や定型的な問い合わせのたびに作業を中断する必要がありません。そのため、従業員が電話対応に手を取られる時間を減らし、本来の業務に集中しやすくなります。

また、サービスによっては、電話の用件を確認したうえで、必要な電話だけを担当者へ取り次ぐこともできます。重要な取引先や新規顧客からの問い合わせには対応しつつ、不要な電話への対応負担を抑えられる点もメリットです。

さらに、従業員が不在の時間帯でも電話を受けられるため、問い合わせの取りこぼしを防ぎやすくなります。少人数の企業や、外出・接客などで電話に出にくい業種にも適しています。

電話代行サービスのデメリット

電話代行サービスは、月額料金や従量料金などの利用コストが発生します。着信件数や対応時間によっては、費用の負担が大きくなる場合があります。

また、オペレーターが対応できる範囲には限りがあります。商品や契約内容に関する専門的な問い合わせなど、その場で回答できない内容は担当者への確認や折り返し対応が必要です。

さらに、担当者への取次転送を利用する場合は、別途転送料金がかかることもあります。導入前に、基本料金だけでなく、対応件数や時間帯、取次転送にかかる費用まで確認しておきましょう。

関連記事：【電話代行サービス】転送の役割と選び方のポイントを解説

クラウドPBXなら場所を問わず電話を受けられる

クラウドPBXは、従来オフィスに設置していたPBXの機能をクラウド上で利用するサービスです。インターネットを通じて通話を利用するため、オフィスだけでなく、自宅や外出先からでもオフィスの電話番号で発着信できます。

クラウドPBXの主なメリット・デメリットは、以下のとおりです。

メリット	デメリット
場所を問わず会社宛ての電話に対応できる	通話品質がインターネット環境に左右される
スマートフォンやパソコンを電話端末として使える	月額利用料が発生する
複数の担当者で電話対応を分担しやすい	サービスによって利用できる機能が異なる
-	既存の電話環境との互換性を確認する必要がある

厳密には、クラウドPBXは「転送」する仕組みではありません。しかし、転送と同じように場所を問わずオフィス宛ての電話に対応できるうえ、複数人での受電や代表番号での発信など、より柔軟に電話を運用できます。

テレワークやハイブリッドワークなど働く場所が多様化するなか、オフィスに固定電話を置いて受電する従来の運用に代わる電話環境としても活用されています。

スマートフォンやパソコンで着信に対応できる

クラウドPBXでは、専用のアプリやソフトウェアを利用することで、スマートフォンやパソコンを電話の端末として使用できます。

インターネット環境があれば、外出先やテレワーク中でもオフィス宛ての電話に対応可能です。代表番号で発信するため、個人の携帯電話番号を相手に知られることもありません。

働く場所に左右されにくい電話環境を構築できるため、テレワークや複数拠点での勤務にも対応しやすくなります。

複数の担当者で電話対応を分担できる

自動転送では、あらかじめ設定した携帯電話などへ着信を転送するため、特定の担当者に電話対応が集中しやすい場合があります。

一方、クラウドPBXでは、複数のスマートフォンやパソコンを同じ代表番号の着信先として設定できます。複数人で受電業務を分担できるため、担当者が外出中や別の電話に対応している場合でも、ほかの社員が着信に対応しやすくなります。

また、部署やチームごとに着信先を分けることで、問い合わせ内容に応じた電話対応もしやすくなります。

通信環境による通話品質の変化に注意

クラウドPBXはインターネット回線を利用して通話するため、通信環境によって音声品質が低下することがあります。例えば、モバイル回線やWi-Fiなどの無線通信では、電波が不安定になると音声の遅延や途切れ、聞き取りにくさが生じる可能性があります。

特に、テレワークや外出先で利用する場合は、利用するインターネット回線の品質を確認しておくことが大切です。また、社内で多くの端末が同じネットワークを利用する場合は、十分な通信帯域を確保する必要があります。

導入前には無料トライアルなどを活用し、実際の利用環境で通話品質に問題がないか確認しておくと安心です。

自動音声と自動転送で電話対応を効率化するTelful（テルフル）

「必要な電話には対応したいけれど、不要な電話は受けたくない」という場合に便利なのが、「Telful（テルフル）」です。

Telfulは、知らない番号からの電話には自動音声で対応し、用件をテキスト化してメールやチャットで通知します。一方、ホワイトリストに登録した取引先などからの着信は、指定した電話番号へ自動転送できます。

そのため、すべての着信をそのまま転送するのではなく、電話をかけてきた相手に応じて対応を振り分けられる点が特徴です。

必要な電話だけを自動転送できる

Telfulでは、あらかじめホワイトリストに登録した取引先などから着信すると、自動音声で登録した社名などを読み上げたうえで、指定した電話番号へ転送できます。

一方、ホワイトリストに登録されていない電話番号からの着信は転送せず、自動音声で用件を受け付けます。

一般的な自動転送サービスのようにすべての着信を転送するのではなく、必要な電話だけを担当者につなげられるため、営業電話などによる業務の中断を減らしながら、大切な取引先からの電話には直接対応できます。

知らない番号からの電話は自動音声で受付できる

Telfulが自動音声で受け付けた用件はテキスト化され、メールやチャットで通知されます。社員がその場で電話に出なくても内容を確認でき、必要な場合だけ折り返すことが可能です。

知らない番号をすべて着信拒否してしまうと、新規顧客からの問い合わせまで逃す可能性があります。Telfulなら、新規の電話には自動音声で対応しつつ内容を記録できるため、「営業電話には出たくないものの、新規問い合わせは取りこぼしたくない」という企業にも適しています。

また、IVRを利用すれば、発信者の操作に応じて指定した電話番号へ転送するか、用件をテキスト化して通知するかを振り分けることもできます。

現在の電話環境を活かして導入できる

Telfulは、現在使用している電話環境を活かして導入できます。専用機器の設置や工事は不要です。ただし、利用するには契約中の通信会社で着信転送サービスを利用できることが条件です。

初期費用は0円、月額利用料金は3,980円（税別）で、自動音声による用件受付やテキスト化、チャット・メール通知、通話録音、IVRなどの標準機能を利用できます。ホワイトリスト着信で指定した電話番号へ転送する場合には、別途転送通話料がかかります。

「単純にすべての電話を転送するのではなく、不要な電話への対応を減らしながら、必要な電話にはきちんと対応したい」という場合は、Telfulをご検討ください。

まとめ

電話を自動転送する方法には、電話会社の自動転送サービスやビジネスフォンの外線自動転送機能、電話代行サービスなどがあります。それぞれ仕組みや料金、対応できる範囲が異なるため、自社の電話業務に合った方法を選ぶことが大切です。

また、場所を問わず複数の担当者で電話を受けたい場合は、クラウドPBXも選択肢になります。単純に着信を転送するだけでなく、営業電話などへの対応を減らしながら必要な電話だけ受けたい場合は、自動音声や着信の振り分けに対応したTelfulが便利です。

現在の電話環境や着信件数、対応人数、電話業務で抱えている課題を整理したうえで、自社に適した方法を選び、電話の取りこぼし防止と業務効率化につなげましょう。