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【2026年版】オフィスの固定電話が進化！最新の電話環境とは？
【2026年版】オフィスの固定電話が進化！最新の電話環境とは？
オフィスで利用する固定電話は、「電話機で通話するもの」から「業務を効率化するシステム」へと進化しています。
その背景にあるのが、インターネットやクラウド技術の普及です。従来のビジネスフォンは、電話回線やオフィス内の設備に依存していましたが、現在ではインターネット経由で通話できるサービスが普及し、電話設備をクラウド上で管理できるようになりました。
こうした変化に伴い、オフィスの固定電話は、仕組みや活用方法も大きく変わっています。ここでは、現在主流となっているオフィスの固定電話について、最新動向を紹介します。
オフィスの固定電話はインターネットの活用が主流
最新の電話環境は、次の3つが特徴です。
- IP電話への移行が進んでいる
- クラウドPBXの導入が増えている
- AIによる電話業務の自動化が進んでいる
現在の企業では、多くの業務がオンライン会議やチャットツール、クラウドストレージなどを活用して行われています。しかし、電話だけが従来の固定電話のままだと連携が難しく、業務効率化の妨げになることがあります。
そのため、近年は電話もインターネットを活用したサービスへ移行し、ほかの業務システムと連携しながら運用する企業が増えています。
オフィスの固定電話を導入・見直す前に確認しておきましょう。
IP電話への移行が進んでいる
現在、多くの企業で従来の固定電話からIP電話への移行が進んでいます。
総務省の調査を見ると、従来の固定電話であるNTT加入電話（ISDNを含む）の契約数が大きく減少する一方、0ABJ型IP電話は増加しています。
| 項目 | 2015年 | 2024年12月末 | 増減 |
|---|---|---|---|
| NTT加入電話 （ISDN含む） | 2,250万契約 | 1,169万契約 | 約48%減 |
| 0ABJ型IP電話 | 3,077万契約 | 3,592万契約 | 約17%増 |
固定電話からIP電話へ移行が進んでいる大きな理由は、「コスト」と「利便性」です。
コスト面では、電話回線工事が不要なサービスも多く、導入時の負担を抑えやすいことが挙げられます。通話料金が固定電話より安価な場合も多く、電話環境全体の運用コストを見直しやすいことも特徴です。
また、利便性の面では、スマートフォンやPCで会社の電話番号を利用できるため、柔軟な運用が可能になります。
今後も、働き方や通信環境の変化に合わせて、オフィスの電話は従来の固定電話からIP電話への移行がさらに進んでいくと考えられます。
関連記事：IP電話と固定電話の違いを徹底解説！仕組み、コスト、選び方のポイント
クラウドPBXが新たな選択肢となっている
IP電話の普及にあわせて、クラウドPBXもオフィス電話の新たな選択肢として普及しています。
クラウドPBXとは、従来、オフィス内に設置していたPBX（電話交換機）の機能をクラウド上で提供するサービスです。通話にはIP電話を利用するため、固定電話回線ではなくインターネット回線を通じて発着信を行います。
また、従来の固定電話機だけでなく、スマートフォンやPCを会社の電話機として利用できるため、オフィスの外からでも会社の電話番号で発着信や内線通話が行えます。
場所や端末を選ばず利用できるため、テレワークを導入している企業や拠点の多い企業を中心に、クラウドPBXの導入が広がっています。
AIを活用した電話対応が広がり始めた
近年は、電話業務にAIを活用する企業も増えています。
従来は担当者が対応していた電話業務の一部をAIがサポートすることで、業務負担の軽減や対応品質の向上が期待されています。
AIは、問い合わせ対応だけでなく、通話内容の記録や架電業務など、さまざまな電話業務を自動化できるようになっています。代表的な活用例は以下のとおりです。
| 業務 | AIでできること |
|---|---|
| 一次応対 | 営業時間外の問い合わせ対応や要件の聞き取り |
| 問い合わせ対応 | よくある質問への自動回答 |
| 通話記録 | 通話内容の録音・文字起こし・要約 |
| 予約受付 | 予約受付や日程調整 |
| 架電 | リマインド、予約確認、アンケート、督促などの自動発信 |
AIを活用することで、予約確認やリマインドなどの定型業務を自動化できるため、担当者は商談や個別対応など、人による判断が必要な業務に集中しやすくなります。
今後もAI技術の進化に伴い、電話は業務全体を効率化するツールとして、さらに活用の幅が広がっていくでしょう。
最新の電話環境に必要な設備
電話システムの構成は利用するサービスによって異なりますが、近年はクラウドPBX、インターネット回線、IP電話、スマートフォン・パソコンなどの端末を組み合わせて構築するケースが増えています。
ここでは、電話システムを構成する主な設備と、それぞれの役割について紹介します。
クラウドPBX
クラウドPBXは、電話システム全体を管理・制御する中核となるサービスです。利用するクラウドPBXによって利用できる機能や対応範囲が異なるため、自社の業務に合ったものを選ぶことが重要です。
例えば、以下のようなポイントは、サービスによって対応状況が異なります。
- 対応するスマートフォン・PC
- AIによる文字起こし・通話要約・自動応答機能
- CRMやチャットツールとの連携
- 通話録音や留守番電話などの標準機能
- Web管理画面の使いやすさ
- 利用人数や拠点数に応じた拡張性
また、将来的に拠点の追加や従業員の増加を予定している場合は、内線の追加や設定変更の方法、管理画面の使いやすさも確認しておきましょう。
クラウドPBXは長期間利用するサービスだからこそ、料金だけでなく、機能や運用のしやすさも含めて比較・検討しましょう。
関連記事：クラウドPBXとは？仕組み・メリット・デメリット・選び方を徹底解説
IP電話
クラウドPBXでは、基本的にIP電話を利用して音声通話を行います。
「IP電話は固定電話より音質が劣る」というイメージがあるかもしれません。しかし、近年は通信インフラや音声圧縮技術の進歩により、安定したインターネット環境であれば固定電話と遜色ない音声品質で利用できるサービスも増えています。
こうした技術の進歩に伴い、企業の代表番号として利用される0ABJ番号に対応したIP電話サービスも普及しています。
IP電話で利用できる電話番号は、主に03や06などの市外局番から始まる「0ABJ番号」と、050から始まる「050番号」の2種類です。
0ABJ番号は、従来の固定電話と同じ番号を利用できるので、企業の代表番号として採用されるケースが多くなっています。また、現在固定電話で利用している0ABJ番号も、ナンバーポータビリティに対応したサービスであれば、引き継げる場合があります。
そのため、取引先へ電話番号変更の案内を行う手間を抑えながら、IP電話へ移行しやすくなっています。
一方の050番号は、予約専用ダイヤルや問い合わせ窓口、コールセンターなど、新たに電話番号を用意したい場合によく利用されています。
| 項目 | 0ABJ番号 | 050番号 |
|---|---|---|
| 番号例 | 03、06、011など | 050-XXXX-XXXX |
| 主な用途 | 企業の代表番号 | 予約専用ダイヤル、問い合わせ窓口、コールセンターなど |
| 信頼性・印象 | 固定電話と同じ番号のため信頼感が高い | IP電話専用番号 |
| 番号の引き継ぎ | ナンバーポータビリティ対応サービスなら可能 | 新規取得が一般的 |
| 導入シーン | 代表電話をそのまま利用したい企業 | 新たな窓口や専用番号を設けたい企業 |
音質を理由にIP電話を避ける必要性は以前より低くなっており、多くの企業で業務用の電話システムとして活用されています。
関連記事：クラウドPBXで取得できる電話番号は3種類！取得条件と費用を解説
安定したインターネット回線
IP電話やクラウドPBXを利用した電話システムでは、音声通話もインターネット回線を通じて行います。
近年は、電話だけでなく、オンライン会議やチャットツール、クラウドストレージ、業務システムなど、多くの業務がインターネット回線を利用しています。そこへクラウドPBXへのアクセスやIP電話の通信も加わるため、回線品質がこれまで以上に重要になっています。
安定したインターネット回線とは、単純に通信速度が速い回線ではありません。通信速度に加え、通信の遅延（Ping値）や通信のばらつき（ジッター）が少なく、利用者が増えても通信品質を維持できる回線が望ましいといえます。
特に、オンライン会議やクラウドサービスを同時に利用する環境では、提供実績豊富な光回線や、十分な帯域を確保できる回線を選ぶことで、安定した通信を維持しやすくなります。
現在の利用人数や業務内容に加え、将来的な利用シーンも見据えながら、自社に適した回線を選びましょう。
オフィスの電話が変わると業務も変わる
従来の固定電話は、「電話を受ける・かける」ことが主な役割でした。
しかし、現在の電話システムは、AIやCRM、チャットツールなど、さまざまなシステムと連携できるようになっています。そのため、電話対応だけでなく、顧客情報の共有や対応履歴の管理、電話後の事務作業まで、一連の業務を効率化できるようになりました。
ここでは、最新の電話システムで実現できる代表的な運用方法を紹介します。
スマートフォンを会社の電話として利用
クラウドPBXを導入すると、固定電話機だけでなく、スマートフォンも会社の電話機として利用できます。
利用する際は、専用アプリをスマートフォンへインストールし、利用者ごとに内線や電話番号を設定します。端末の追加や削除、設定変更もWeb管理画面から行えるサービスが多く、電話機の管理を効率化できます。
従来のビジネスフォンでは、電話機の増設や利用者の変更に工事や専門業者による設定が必要になる場合がありました。
一方、クラウドPBXでは、Web管理画面から端末や利用者を管理できるサービスが多いため、組織変更や従業員の増減にもスムーズに対応できます。
場所に関係なく代表番号で発着信
クラウドPBXを利用した電話システムでは、オフィスの外にいても会社の代表番号で発着信できます。
営業先や出張先、自宅など、インターネット環境があれば場所を問わず会社の電話番号を利用できるため、働く場所に縛られない電話環境を構築できます。
また、取引先には常に同じ代表番号が表示されるため、担当者が外出中でも会社として一貫した電話対応が可能です。
着信した電話を別の担当者へ取り次いだり、複数の拠点で代表番号を共有したりすることもできるため、電話の取りこぼし防止にもつながります。
このように、場所に関係なく代表番号を利用できることで、業務の継続性や顧客対応の品質向上が期待できます。
通話内容を自動で録音・文字起こし
最新のオフィス電話では、通話内容を自動で録音し、AIが文字起こしまで行えるサービスが増えています。
通話後に内容を聞き返したり、テキストで確認したりできるため、聞き間違いや伝達漏れの防止につながります。
また、担当者が不在の場合でも、ほかの社員が通話内容を把握しやすくなるため、引き継ぎもスムーズです。電話対応の品質向上や新人教育、顧客との認識違いを防ぐための記録として活用できるほか、コンプライアンス対策として通話履歴を残したい企業にも役立ちます。
これまで担当者がメモを取っていた業務の一部を自動化できるため、電話対応後の事務作業を減らし、より効率的な業務運用を実現できます。
AIが電話対応をサポート
AIは、電話対応そのものをサポートするツールとしても活用されています。例えば、営業時間外の問い合わせに自動で応答したり、問い合わせ内容を聞き取って担当部署へ振り分けたりすることで、担当者の対応負担を軽減できます。
また、よくある質問への回答や予約受付など、定型的な問い合わせをAIが対応することで、担当者はより重要な業務に集中しやすくなります。すべての電話をAIが対応するのではなく、人による対応が必要な内容だけを担当者へ引き継ぐ運用も可能です。
このように、AIを業務に取り入れることで、電話の取りこぼし防止や対応品質の向上、業務効率化など、さまざまな効果が期待できます。
CRMやチャットツールとの連携
最新のオフィス電話は、CRMやチャットツールなどのシステムと連携できるサービスも増えています。
例えば、電話システムとCRMと連携すれば、着信時に顧客情報や過去の対応履歴を表示できるため、担当者は状況を確認したうえで電話対応を行えます。また、通話履歴や対応内容をCRMへ自動で記録できるサービスもあり、入力作業の負担軽減にもつながります。
さらに、チャットツールと連携すれば、着信や不在着信、通話内容などを社内へ自動で通知することも可能です。担当者間で情報を共有しやすくなり、対応漏れの防止や業務の効率化にも役立ちます。
INNOVERA（イノベラ）ならオフィスの電話環境をまとめて構築
INNOVERA（イノベラ）は、会社の電話番号をスマートフォンやPCで利用できるだけでなく、内線通話や転送、営業時間外アナウンス、全通話自動録音など、オフィス電話に必要な機能をまとめて利用できるクラウドPBXです。
AIによる音声のテキスト化やAPI連携にも対応しており、留守番電話をAIでテキスト化してメールやチャットへ転送できる「Speech Posting」や、通話内容を文字起こしして蓄積・共有できる「Call to Text」などを活用することで、電話対応後の業務も効率化できます。
さらに、INNOVERAを提供する当社（株式会社プロディライト）では、INNOVERAに加え、以下のサービスも提供しています。
- 法人向け光回線サービス「INNOVERA 光」
- IP電話サービス「IP-Line」
- IP電話機「Yealink」
そのため、インターネット回線からIP電話、電話機、クラウドPBXまで、最新の電話環境に必要なサービスをワンストップで導入できます。複数の事業者へ個別に問い合わせる手間を抑えながら、自社に適した電話環境をまとめて構築したい企業におすすめです。
まとめ
最新の電話システムは、インターネットやクラウド技術の普及により、大きく進化しています。
IP電話やクラウドPBXを活用することで、スマートフォンで会社の電話番号を利用したり、場所を問わず代表番号で発着信したりと、これまでより柔軟な電話環境を構築できるようになりました。
また、通話の自動録音・文字起こしやAIによる電話対応、CRMとの連携など、電話業務の効率化につながる機能も充実しています。こうした機能を活用することで、電話対応の負担軽減や業務効率の向上が期待できます。
オフィスの電話環境を見直す際は、自社の働き方や業務内容に合ったサービスを選ぶことが重要です。最新の電話環境を導入し、より効率的で柔軟な電話業務の実現を目指しましょう。
