ビジネスフォンの主装置とは？最適なシステムの構築に必要な基礎知識

ビジネスフォンの主装置は、複数の電話機や電話回線をまとめて管理するための機器です。

内線通話や保留転送、代表番号への着信振り分けなど、オフィスの電話業務を支える中心的な役割を担っています。

そのため、不具合や故障が発生すると、顧客からの電話を受けられないなど、事業の運営に支障をきたす場合があります。電話業務を安定して運用するには、主装置の役割を理解し、適切に管理・運用することが重要です。

主装置には複数の種類があります。利用できる機能や運用方法、導入コストはそれぞれ異なるため、自社の運用に適したシステムかどうかを確認しておきましょう。

ここでは、ビジネスフォンの主装置の役割や種類、選び方について解説します。

ビジネスフォンの主装置とは？

そもそもビジネスフォンとは、複数の電話機を接続し、内線通話や保留転送、代表番号での発着信などを利用できる法人向けの電話システムです。

一般家庭の電話とは異なり、複数の従業員が効率的に電話対応を行えるよう設計されています。ビジネスフォンを構成する要素は、主に、電話機・通話に利用する回線・主装置の3つです。

この中で主装置は、以下の役割を担っています。

• 複数の電話機や回線の制御・管理
• 内線通話や保留転送などの実現
• 業務内容に応じた電話システムの拡張

主装置がどのような仕組みでビジネスフォンを支えているのか、それぞれの役割を詳しく確認していきましょう。

複数の電話機や回線の制御・管理

主装置は、電話機から送られる発信要求や外部からの着信を受け取り、利用する回線の選択や接続制御を行っています。

例えば、営業部専用の電話番号にかかってきた着信は、営業担当者の電話機のみを鳴らし、サポート窓口の電話番号にかかってきた着信は、サポート担当者へ接続するといった運用も可能です。

このように、主装置があることで、複数の電話機や回線を効率的に管理しながら、スムーズな電話対応を実現できます。

内線通話や保留転送などの電話機能の実現

ビジネスフォンで当たり前のように利用している内線通話や保留転送などの電話機能は、主装置によって実現されています。

主装置は、オフィス内の電話機に割り当てられた内線を管理する、交換機のような役割も担っているためです。

内線通話では、主装置が発信元と接続先の内線番号を認識し、両者の通信経路を確立することで通話を実現しています。また、保留転送では、一度保留した通話を別の内線へ接続し直すことで、担当者への引き継ぎを可能にしています。

このような交換処理を主装置が行うことで、内線通話や保留転送、着信振り分けなどの電話機能を利用できるようになります。

業務内容に応じた電話機能の拡張

主装置は、企業の規模や業務内容に応じて、機能を拡張できる点も特徴です。

例えば、電話対応の件数が多い企業では、着信グループの設定や代表電話への着信振り分けなどの機能が求められることもあります。また、電話業務の効率を高めるなら、通話録音や音声ガイダンス（IVR）、CTI連携なども必要です。

主装置は、こうした機能の追加にも対応しており、自社の業務内容に合わせた電話環境を構築できます。

ただし、すべての主装置が同じ機能に対応しているわけではありません。機種によって拡張できる機能や対応範囲が異なるため、自社に必要な機能を事前に確認しておくことが大切です。

主装置とPBXは何が違う？

主装置とPBX（Private Branch Exchange）は、どちらも複数の電話機や回線の制御・管理を目的とした設備です。厳密には意味に違いがありますが、ビジネスフォンの分野では同じ意味で使われることがほとんどです。

そのため、製品資料やサービス説明によって、主装置のことをPBXと表記している場合もあります。

ビジネスフォンで使われる主装置は主に3種類

主装置の種類は、主に以下の3種類です。

比較項目	アナログ回線対応の 主装置 （レガシーPBX）	IP電話対応の主装置 （IP-PBX）	クラウドPBX
主装置の設置	必要	必要	不要
利用する回線	アナログ回線・ISDN回線	インターネット回線	インターネット回線
初期費用	高い	高い	比較的安い
拡張性	△	〇	◎
運用・保守	自社管理	自社管理	事業者管理
テレワーク対応	△	〇	◎
電話機の増設	工事が必要な場合が多い	比較的容易	管理画面から設定可能な場合が多い

このように、主装置の種類によって導入費用や拡張性、運用方法は大きく異なります。

特に近年は、テレワークへの対応や運用負担の軽減を目的として、クラウドPBXを導入する企業も増えています。一方で、既存設備との互換性や運用環境によっては、アナログ回線対応やIP電話対応の主装置が適しているケースもあります。

ここからは、それぞれの特徴について詳しく見ていきましょう。

アナログ回線対応の主装置

アナログ回線対応の主装置は、アナログ回線やISDN回線を利用する従来型の機器です。「レガシーPBX」と呼ばれることもあります。

オフィス内に設置した主装置に回線を収容し、内線通話や保留転送、代表電話への着信振り分けなどを実現します。長年にわたって利用されてきた仕組みのため、現在も多くの企業で運用されています。

特徴は、企業ごとの運用に合わせて個別にシステムを構築できる点です。また、必要な機能に応じて専用ユニットを追加することで、柔軟なカスタマイズが可能です。

ただし、機能拡張や電話機の増設には工事や追加機器が必要になるケースが多く、導入費用や保守費用は高額になりやすい傾向があります。

また、主装置と電話機の互換性が求められるため、どちらかが故障した場合に機器全体の入れ替えが必要になることもあります。

既存設備を継続利用する企業には適していますが、近年はIP電話やクラウドPBXの普及が進んでいるため、新たに電話環境を構築する場合は比較検討することが重要です。

IP電話対応の主装置

IP電話対応の主装置は、IP回線を利用して通話を行う機器です。「IP-PBX」と呼ばれることもあります。

従来のアナログ回線対応の主装置と同様に、内線通話や保留転送、代表電話への着信振り分けなどの機能を利用できます。一方で、音声をデータ化してインターネットプロトコル（IP）で通信するため、従来型の電話システムよりも柔軟な運用が可能です。

例えば、電話回線ではなくLANケーブルを利用して通話できるほか、IP電話機だけでなくスマートフォンやパソコンを内線端末として利用できる機種もあります。

IP電話対応の主装置も、オフィス内への設置が必要です。そのため、主装置本体の購入費用や保守費用が発生するほか、障害発生時には自社での管理や対応が求められます。

そのため、電話システムの機能性や拡張性を重視する企業に適していますが、運用負担やコストを抑えたい場合はクラウドPBXも含めて比較検討するとよいでしょう。

クラウドPBX

クラウドPBXは、主装置の機能をクラウド上で提供するサービスです。オフィス内に主装置を設置する必要がなく、インターネット経由で電話機能を利用できます。

主装置を購入・設置する必要がないため、初期費用を抑えやすく、導入までの期間も短縮できます。スマートフォンやパソコンを内線端末として利用できるサービスも多く、テレワークや複数拠点での運用にも対応しやすい点が特徴です。

また、電話機の増設や利用者の追加も管理画面から設定できるケースが多く、事業規模の変化に合わせて柔軟に運用できます。保守や機能アップデートは基本的にベンダーが行うため、管理やコスト面での負担軽減につながります。

このことから、クラウドPBXは、主装置の管理負担を減らしながら柔軟な電話環境を構築したい企業に適した選択肢といえるでしょう。

ただし、通話品質はインターネット回線の通信環境に影響を受けるため、安定したネットワーク環境を整える必要があります。また、サービスによって利用できる機能や外部システムとの連携範囲が異なるため、導入前に確認しておくことが重要です。

関連記事：クラウドPBXとは？仕組み・メリット・デメリット・選び方を徹底解説

主装置を選ぶ5つのポイント

電話業務の内容は、企業の規模や業種、働き方によって異なります。

そのため、すべての企業に最適な主装置があるわけではありません。利用できる機能や拡張性、運用方法は主装置によって異なるため、自社の利用環境に合ったものを選ぶことが重要です。

ここでは、主装置を選ぶ際に確認しておきたい5つのポイントを解説します。

電話機の接続台数

主装置ごとに接続できる電話機の最大台数は異なるため、現在の利用人数だけでなく、今後の増員計画も考慮して選ぶ必要があります。

例えば、小規模オフィス向けの主装置を導入した場合、従業員の増加によって接続可能な電話機の上限に達してしまうことがあります。また、電話機の増設に対応できたとしても、追加のユニットや工事が必要になるケースもあります。

クラウドPBXの場合も、プランによって利用できるアカウント数や内線数、同時通話数が異なります。そのため、現在の利用人数だけでなく、将来的な組織拡大も見据えながら選定することが重要です。

導入時には将来的な利用規模を見据え、接続台数やアカウント数、同時通話数に余裕のあるシステムを選ぶことが大切です。

代表電話の利用場所

代表電話をどこで利用するのかも、主装置選びの重要なポイントです。

例えば、オフィス内だけで電話対応を行う場合は、建物内に設置するタイプの主装置でも問題なく運用できます。一方で、テレワークや外出先から代表電話を利用したい場合は、クラウドPBXが適しています。

近年は働く場所が多様化しており、オフィス内だけでなく、自宅や外出先でも会社の電話番号で発着信できる環境が求められるケースも増えています。

そのため、現在の利用環境だけでなく、将来的な働き方も踏まえながら自社に適した電話システムを選ぶことが大切です。

必要な機能

主装置を選ぶ際は、自社の業務に必要な機能を整理しておくことも重要です。

主装置は、内線通話や保留転送などの基本機能だけでなく、通話録音やIVR、着信履歴の管理、CTI連携など多くの機能を利用できます。主な機能は以下のとおりです。

機能	内容
保留転送	通話を別の担当者へ引き継ぐ
着信振り分け	着信先を部署や担当者ごとに設定する
着信グループ	複数の電話機を同時または順番に鳴らす
通話録音	通話内容を録音・保存する
IVR（音声ガイダンス）	音声案内で問い合わせ先を振り分ける
外部システムとの連携	顧客情報と電話システムを連携する
着信履歴管理	着信・発信履歴を管理する
通話モニタリング	通話中の内容をリアルタイムで確認する
通話レポート	通話件数や応答率を分析する
スマートフォン連携	スマホを内線端末として利用する
Web電話帳	電話帳をクラウドで共有する

ただし、すべての主装置が同じ機能に対応しているわけではありません。また、同じ機能名でも利用できる範囲や性能に違いがあります。

例えば、通話録音機能ひとつを取っても、外線通話だけでなく、内線通話まで録音できる製品・サービスもあります。また、録音データを保存できる容量や保存期間も様々です。

そのため、自社の電話業務に必要な機能を整理したうえで、要件を満たせる主装置を選ぶことが重要です。

セキュリティ性能

電話システムは、顧客とのやり取りや社内の連絡手段として利用される重要な業務インフラです。そのため、機能やコストだけでなく、セキュリティ性能も確認しておく必要があります。

特に近年は、IP電話やクラウドPBXの普及により、電話システムがインターネット経由で利用されるケースが増えています。

インターネットに接続された機器は、適切なセキュリティ対策が行われていない場合、不正アクセスの対象となる可能性があります。また、通話履歴や録音データ、顧客情報などが外部へ流出するリスクもあるため、セキュリティ対策は欠かせません。

セキュリティ性能は、主に以下の内容を確認しましょう。

確認項目	確認する内容
通信の暗号化	通話データや管理画面との通信の暗号化
アクセス制御	IPアドレス制限や接続元制限の設定
管理者権限の設定	管理者・一般利用者など権限を分けた設定
二要素認証（2FA）	管理画面にログインする際の二要素認証
通話録音データの保護	録音データへのアクセス制限や暗号化の対応
ログ管理	ログイン履歴や設定変更履歴の確認

コストを抑えることも重要ですが、不正アクセスや情報漏えいが発生した場合、導入時に削減できた費用を上回る損害が発生する可能性もあります。

主装置を選ぶ際は、機能やコストだけでなく、セキュリティ性能も重要な判断基準として比較・検討することが大切です。

初期費用やランニングコスト

主装置を含めた電話システムの費用は、導入する機器や利用する機能、電話機の台数などによって大きく変わります。

さらに、同じ製品やサービスでも、代理店によって提案内容や費用が異なる場合があります。適正な費用で導入するためにも、複数社から見積もりを取得し、比較検討するとよいでしょう。

また、主装置は、長期間利用する設備であるため、導入時の費用だけでなく、運用にかかるコストも含めて比較することが重要です。

レガシーPBXやIP-PBXといった従来型の主装置は、本体の購入費用や設置工事費、電話機の購入費用などが発生します。故障時の保守費用や機器の更新費用が必要になれば、一時的に高額な支出を伴うこともあります。

一方、クラウドPBXは主装置の購入や設置が不要なため、初期費用を抑えやすいのが特徴です。ただし、利用人数や機能に応じた月額料金が発生するため、利用期間が長くなるほど費用が積み上がっていきます。

そのため、初期費用が安いという理由だけで決められるものではなく、月額料金が安いという理由だけで判断できるものでもありません。導入規模や利用期間によって、適した電話システムは異なります。

初期費用とランニングコストの両方を比較し、自社に適した電話システムを選びましょう。

ビジネスフォンの主装置に関するよくある質問

ここでは、ビジネスフォンの主装置に関するよくある質問をまとめました。導入前に確認しておきたいポイントについて回答します。

主装置がないとビジネスフォンは使えませんか？

従来型のビジネスフォンでは、複数の電話機や回線を制御するために主装置が必要です。そのため、主装置がない場合は、内線通話や保留転送、代表番号への着信振り分けなどの機能を利用できません。

ただし、クラウドPBXを利用する場合は、オフィス内に主装置を設置する必要はありません。クラウド上のシステムが主装置の役割を担うため、スマートフォンやパソコンでもビジネスフォンの機能を利用できます。

関連記事：【スマホ】でビジネスフォンを使う3つの方法と導入効果

主装置はどこに設置されますか？

主装置は、一般的にオフィス内の通信機器を設置するスペースやサーバールーム、バックヤードなどに設置されます。

電話回線やLAN配線を接続する必要があるため、電話機との配線がしやすく、電源を確保できる場所が選ばれることが一般的です。また、故障や誤操作を防ぐために、従業員や来客が頻繁に出入りしない場所へ設置されることもあります。

なお、クラウドPBXの場合は、オフィス内に設置する必要はありません。

停電時でも利用できますか？

停電時にビジネスフォンを利用できるかどうかは、導入しているシステムによって異なります。

一般的な主装置は電源を必要とするため、停電が発生すると電話機や主装置が利用できなくなる場合があります。ただし、無停電電源装置（UPS）を導入している場合は、一定時間であれば利用を継続できるケースもあります。

また、クラウドPBXを利用している場合でも、インターネット回線や利用端末の電源が確保できなければ通話はできません。災害時の業務継続を重視する場合は、停電時の運用方法についても事前に確認しておくことが大切です。

関連記事：クラウドPBXが災害時のBCP対策に最適な5つの理由と導入手順

小規模オフィスでも必要ですか？

小規模オフィスであっても、代表番号の共有や内線通話、保留転送などの機能が必要な場合は、主装置が役立ちます。

ただし、従業員数が少ない場合や、スマートフォン中心で電話対応を行う場合は、従来型の主装置を設置する必要がないケースもあります。近年は、クラウドPBXを活用することで、小規模オフィスでも低コストでビジネスフォンの機能を利用できるようになっています。

そのため、オフィスの規模だけで判断するのではなく、必要な機能や働き方に合わせて電話システムを選ぶことが重要です。

電話環境の見直しならクラウドPBX「INNOVERA（イノベラ）」

電話環境の見直しを検討しているなら、クラウドPBX「INNOVERA（イノベラ）」がおすすめです。

INNOVERAは、当社（株式会社プロディライト）が提供するクラウドPBXサービスです。

オフィス内への主装置の設置が不要なため、代表番号での発着信や内線通話、保留転送、通話録音など、ビジネスに必要な機能をクラウド上で利用できます。また、スマートフォン専用アプリ「INNOVERA Call」を利用することで、外出先やテレワーク中でも会社の電話番号を利用した電話対応が可能です。

電話機の増設や利用者の追加も柔軟に行えるため、事業規模の変化にも対応しやすくなっています。

まとめ

ビジネスフォンの主装置は、複数の電話機や回線を制御・管理し、内線通話や保留転送などの機能を実現するための重要な設備です。

主装置にはアナログ回線対応、IP電話対応、クラウド型の電話システムなどの種類があり、それぞれ特徴や運用方法が異なります。電話機の接続台数や必要な機能、利用場所、コストなどを踏まえて、自社に適したシステムを選ぶことが重要です。

また、近年は、主装置の設置が不要なクラウドPBXも普及しており、テレワークへの対応や運用負担の軽減を目的に導入する企業も増えています。電話環境の見直しを検討している場合は、従来型の主装置だけでなく、クラウドPBXも含めて比較・検討するとよいでしょう。

その中でもINNOVERAは、代表番号での発着信や内線通話、保留転送、通話録音など、ビジネスに必要な機能をクラウド上で利用できるクラウドPBXです。

主装置の老朽化や運用負担に課題を感じている場合は、この機会に電話環境の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。