小規模オフィスの電話環境はどう選ぶ？業務効率化につながる方法を解説

小規模オフィスの課題として挙げられるのが、電話対応の負担です。

営業活動や現場対応などで従業員が外出していると、オフィスへの着信に対応できず、問い合わせや商談の機会を逃してしまう可能性があります。また、特定の担当者に電話対応が集中すると、本来の業務が中断され、生産性の低下につながることもあるでしょう。

このような課題を解決するには、自社の規模や働き方に合った電話環境を整えることが重要です。

ここでは、小規模オフィスの電話に求められる機能や適した電話システムの種類、導入時のポイントについて解説します。

小規模オフィスの電話に求められる性能とは？

小規模オフィスでは、限られた人数で電話対応を行わなければなりません。

そのため、電話環境には「少人数でも効率的に運用できること」や「電話の取りこぼしを防げること」が求められます。これらを踏まえ、特に以下の性能が備わっていることが重要です。

求められる機能	効果
代表番号の共有	電話の取りこぼし防止
保留・転送・内線	スムーズな取り次ぎ
外出先対応	営業中でも受電可能
拡張性	増員や事業拡大への対応
一次応対の自動化	電話対応の負担軽減

自社の規模や働き方に合った電話環境を整えるためにも、小規模オフィスの電話環境に求められる主な性能について確認しておきましょう。

代表番号を複数の端末で共有できる

多くの企業では、代表番号を複数の電話機で共有できます。これは小規模オフィスでも欠かせない機能の一つです。

例えば、会社の代表番号に着信があった際、特定の電話機だけが鳴る仕組みでは、担当者が席を外していると電話に出られません。

また、担当者が別の電話に対応している場合は、着信した電話が話し中となり、相手がつながらないこともあります。

一方、代表番号を複数の電話機やスマートフォンで共有できれば、別の担当者が電話に応対できます。その結果、電話の取りこぼしや話し中による機会損失を防ぎやすくなります。

保留・転送・内線などの基本的な機能が使える

小規模オフィスであっても、保留・転送・内線といった基本的な電話機能は欠かせません。

例えば、顧客からの電話を担当者へ取り次ぐ際、保留や転送機能がなければ、一度電話を切って折り返してもらう必要があります。これでは顧客の手間が増えるだけでなく、対応品質の低下にもつながりかねません。

また、複数の担当者がいる場合は、内線機能があることでスムーズな情報共有や取次ぎが可能になります。少人数のオフィスでも、電話対応のたびに担当者を探したり、個人の携帯電話へ直接連絡したりする手間を減らせるでしょう。

保留・転送・内線は特別な機能ではありませんが、電話業務を円滑に進めるための基本機能です。顧客対応の品質や業務効率を維持するためにも、これらの機能が利用できる電話システムを選ぶことが重要です。

外出先やテレワークでも外線に応対できる

小規模オフィスでは、営業活動や現場対応などで従業員が外出していることも多いため、オフィスの外からでも会社の電話に応対できる環境が重要です。

オフィスに誰もいない時間帯でも、スマートフォンやパソコンで代表番号への着信を受けられれば、顧客からの問い合わせや取引先からの連絡に迅速に対応できます。電話の取りこぼしを防ぎやすくなるため、機会損失の防止にもつながります。

また、近年はテレワークを導入する企業も増えています。従来の電話環境では出社しなければ電話対応ができないケースもありましたが、場所を問わず外線に応対できる仕組みがあれば、働き方の自由度も高まります。

少人数で業務を行う小規模オフィスだからこそ、「オフィスにいる人だけが電話に出られる」という環境ではなく、どこにいても顧客対応ができる電話システムを選ぶことが大切です。

将来的な増員や事業拡大にも対応しやすい

小規模オフィス向けの電話システムを選ぶ際は、現在の利用人数だけでなく、将来的な増員や事業拡大も見据えることが大切です。

例えば、従業員が増えた際に電話機や利用アカウントを追加できないシステムでは、新たな設備の導入や電話環境の見直しが必要になる場合があります。事業の成長に合わせて柔軟に拡張できる仕組みであれば、そのような手間やコストを抑えやすくなるでしょう。

また、新たな拠点の開設やテレワークの導入など、働き方が変化するケースもあります。こうした変化に対応できる電話システムを選んでおけば、事業の成長に合わせて継続的に利用できます。

電話システムは一度導入すると長期間利用することが一般的です。そのため、現在の規模だけで判断するのではなく、将来の運用も考慮しながら選ぶことが重要です。

一次応対の自動化

小規模オフィスでは、営業活動や接客、現場対応などを少人数で行うため、すべての電話に対応することが難しい場合があります。そのため、一次応対を自動化できる仕組みがあると、電話の取りこぼし防止や業務効率化につながります。

例えば、営業時間や定休日の案内を自動音声で行ったり、問い合わせ内容に応じて担当者へ振り分けたりすることで、従業員がすべての電話に対応する必要がなくなります。

また、よくある問い合わせを自動化できれば、本来の業務に集中しやすくなるでしょう。

関連記事：音声ガイダンスで電話業務を効率化！導入方法とシーン別の例文を紹介

小規模オフィスに適した電話システムは主に2種類

小規模オフィスの電話環境を構築する際に、主な選択肢となるのが「IP電話アプリ」と「クラウドPBX」の2種類です。

項目	IP電話アプリ	クラウドPBX
導入コスト	◎ 安い	〇 比較的安い
月額料金	◎ 安い	〇 やや高い
導入の手軽さ	◎ 非常に手軽	〇 手軽
代表番号の共有	△ サービスによる	◎ 対応
保留・転送・内線	△ 制限がある場合もある	◎ 利用可能
スマホ利用	◎	◎
テレワーク対応	〇	◎
拡張性	△	◎
おすすめの企業	電話利用が少ない企業	顧客対応を重視する企業

どちらも専用設備や大規模な工事が不要なケースが多く、比較的低コストで導入できます。

ここでは、それぞれの特徴や違いについて解説します。

低コストで導入しやすい「IP電話アプリ」

IP電話アプリは、インターネット回線を利用して通話できる電話サービスです。

事業者から電話番号を取得し、スマートフォンやパソコンに専用アプリをインストールすることで利用できます。専用の電話機や電話交換機（PBX）を設置する必要がないため、比較的低コストで導入できることが特徴です。

特に、従業員数が数名程度の小規模オフィスでは、まずは会社用の電話番号を用意したいというケースもあるでしょう。

IP電話アプリであれば、個人の携帯電話とは別に会社用の番号を取得し、その番号で発着信できます。

また、インターネット環境があれば利用できるため、オフィスだけでなく外出先からでも電話対応が可能です。営業担当者が多い企業や、固定電話を設置する予定がない企業にも適しています。

ただし、サービスによっては保留・転送・内線などの機能が利用できない場合や、利用できても機能が限定される場合があります。

そのため、電話の利用頻度が高い企業や複数人で電話対応を行う企業は、必要な機能を利用できるか事前に確認しておくことが重要です。

スマホ連携やテレワークと相性が良い「クラウドPBX」

クラウドPBXは、電話交換機（PBX）の機能をインターネット経由で利用できる電話システムです。サービスを契約し、スマートフォンやパソコンに専用アプリをインストールすることで、会社の電話環境を構築できます。

従来のビジネスフォンでは、オフィス内に電話交換機を設置する必要がありました。一方、クラウドPBXは電話交換機をクラウド上で提供するため、専用設備を設置する必要がありません。

また、代表番号への着信を複数の担当者へ同時に鳴らしたり、外出先から代表番号で発着信することも可能です。保留・転送・内線といったビジネスフォンの基本機能も利用できるため、少人数でも効率的な電話対応を実現しやすくなります。

さらに、インターネット環境があれば利用できるため、テレワークとの相性も良好です。オフィスに出社していなくても会社番号で電話対応ができるため、場所に縛られない働き方を実現できます。

従業員数の増減に応じて利用者を追加・削除しやすい点も特徴です。そのため、電話対応の品質を維持したい企業や、将来的な事業拡大を見据えている企業に適しています。

IP電話アプリとクラウドPBXはどちらを選ぶべき？

IP電話アプリとクラウドPBXは、どちらも小規模オフィスで導入しやすい電話システムです。しかし、適した利用シーンは異なります。

以下に、それぞれの電話システムが向いているケースをまとめました。

利用シーン	IP電話アプリ	クラウドPBX
従業員1〜3人程度	◎	〇
電話利用が少ない	◎	〇
営業担当の外出が多い	〇	◎
代表番号を複数人で共有したい	△	◎
電話対応が重要な業種	△	◎
将来的な増員を予定している	△	◎

このように、自社の電話対応の方法や将来的な運用も踏まえて選ぶことが大切です。

小規模オフィスの電話環境は「必要十分」で選ぶ

小規模オフィスの電話環境を選ぶ際に大切なのは、自社の業務に必要な機能を見極め、「必要十分」な電話システムを選ぶことです。

小規模オフィスは、電話設備にかけられる予算も限られる傾向があります。利用しない機能まで備えた高額なシステムを導入すると、費用対効果が低くなる可能性があるためです。

ただし、コストだけを重視して電話システムを選ぶのもおすすめできません。電話の取りこぼしが増えたり、業務効率が低下したりすると、本来得られるはずだった売上や商談機会を逃してしまう可能性があるためです。

重要なのは、高機能なシステムを導入することではなく、自社の業務に必要な機能を過不足なく利用できることです。

ここでは、小規模オフィスに適した電話環境を構築するためのポイントについて解説します。

電話の利用規模に合ったシステムを選ぶ

小規模オフィスでは、限られた人数で電話対応を行うことが一般的です。そのため、大企業のような大規模な電話設備が必要になるケースは多くありません。

例えば、数十人規模で利用することを想定した電話システムは、多くの電話機の管理や複雑な着信ルールの設定などに対応できます。しかし、従業員数が数名程度の場合は、その機能を十分に活用できない可能性があります。

これは、数人しか乗らないにもかかわらず大型バスを購入するようなもので、使わない機能のために導入費用や運用コストだけが増えてしまう可能性があります。

機能の多さではなく実用性で選ぶ

電話システムにはさまざまな機能がありますが、多機能であれば良いとは限りません。

自社で利用しない機能が多い場合、導入費用や月額費用だけが増え、コスト負担につながる可能性があるためです。

例えば、営業部・総務部・サポート部門ごとに着信先を細かく振り分けたり、数十台の電話機を一括管理したりする機能は、大企業では役立ちます。しかし、従業員数が数名程度の小規模オフィスでは、そこまで複雑な運用が必要になるケースは多くありません。

また、機能が増えるほど設定や運用が複雑になる場合もあります。限られた人数で業務を行う小規模オフィスでは、必要な機能をシンプルに利用できることも重要なポイントです。

電話システムを選ぶ際は、「どれだけ多機能か」ではなく、「自社の業務に必要な機能がそろっているか」という視点で検討するとよいでしょう。

運用や管理がしやすい

小規模オフィスでは、電話システムの管理に多くの時間や人員を割くことが難しい場合があります。そのため、導入費用だけでなく、運用や管理のしやすさも考慮して電話システムを選ぶことが重要です。

例えば、設定変更のたびに専門業者への依頼が必要だったり、電話機の増設や移設のたびに工事が発生したりする場合、運用負担が大きくなります。

また、電話システムの運用や管理が属人化していると、急な人事異動や退職時に対応できなくなる可能性もあります。

そのため、小規模オフィスの電話環境は、日常的な運用や管理のしやすさも考慮して選びましょう。

事業の変化に対応できるシステムを選ぶ

小規模オフィスは、大企業と比べて意思決定が早く、事業内容や組織体制が変化しやすい傾向があります。そのため、現在の従業員数だけでなく、将来的な増員や事業拡大も考慮して電話システムを選ぶことが大切です。

例えば、現在は従業員3人で運営している企業でも、新たな事業の開始や取引先の増加によって、数年後には10人規模へ成長する可能性があります。また、テレワークの導入や営業担当者の増員によって、電話対応の方法が変わることもあるでしょう。

ただし、将来的な成長を見据えるからといって、最初から大規模な電話システムを導入する必要はありません。

重要なのは、現在の利用規模に合ったシステムを選びながら、従業員の増加や働き方の変化に応じて利用者や機能を追加できることです。

将来の可能性に備えて過剰な設備へ投資するのではなく、必要に応じて拡張できるシステムを選ぶことで、コストを抑えながら柔軟な運用を実現できます。

小規模オフィスの電話環境を効率化するなら「INNOVERA」

小規模オフィスでは、限られた人数で電話対応を行うため、電話の取りこぼし防止や業務効率化が重要な課題になります。しかし、高額な電話設備を導入したり、電話対応専任の担当者を配置したりすることは現実的ではありません。

そのような課題の解決に役立つのが、クラウドPBX「INNOVERA（イノベラ）」です。

INNOVERAは、スマートフォンやパソコンを電話機として利用できるクラウドPBXです。代表番号の共有や保留・転送・内線など、ビジネスフォンに求められる機能を利用できるため、小規模オフィスでも効率的な電話環境を構築できます。

専用の電話交換機を設置する必要がなく、利用者の追加や設定変更も柔軟に行えます。そのため、現在の事業規模に合わせて導入しながら、将来的な増員や事業拡大にも対応しやすい点が特徴です。

「Telful」で小規模オフィスの受電業務を効率化

Telfulは、電話の一次応対を自動化し、受電業務の負担を軽減できる電話対応効率化サービスです。

知らない電話番号からの着信には自動音声で応対し、その内容をテキスト化してメールやチャットへ通知できます。そのため、すべての電話にリアルタイムで対応する必要がなくなり、必要な電話だけを確認して折り返し対応できるようになります。

小規模オフィスでは、営業活動や接客、現場対応などで電話に出られない場面も少なくありません。また、営業電話への対応によって本来の業務が中断されることもあります。

Telfulを活用すれば、新規問い合わせの取りこぼしを防ぎながら、不要な電話対応を削減できます。取引先や顧客など重要な相手はホワイトリストに登録できるため、大切な電話にはこれまでどおり対応可能です。

また、営業時間外のガイダンスやIVR（自動音声応答）、通話内容のテキスト通知などにも対応しているため、少人数で電話対応を行う小規模オフィスとの相性も良好です。

特に「営業電話が多くて業務に集中できない」「電話の取りこぼしは防ぎたいが、常に電話に出られるわけではない」といった課題を抱えている場合は、Telfulの導入を検討してみるとよいでしょう。

まとめ

小規模オフィスでは、限られた人数で電話対応を行うことが多いため、電話の取りこぼしを防ぎながら業務効率を維持できる環境を整えることが重要です。

近年は、IP電話アプリやクラウドPBXなどを活用することで、大規模な設備や工事を行わなくても効率的な電話環境を構築できるようになりました。

また、電話の一次応対を自動化できるサービスを活用すれば、少人数でも受電業務の負担を軽減しながら顧客対応の品質を維持できます。

特に、小規模オフィスの電話環境を効率化したい場合は、クラウドPBX「INNOVERA」や電話対応効率化サービス「Telful」の活用がおすすめです。

電話対応にかかる負担を見直し、自社に適した電話環境を構築するためにも2つのサービスをご検討ください。