レンタルオフィスに固定電話を導入する3つのパターンと失敗しない選び方

レンタルオフィスは、起業や事業拡大の際に初期投資を抑えながらも、設備の整ったオフィス環境を手軽に利用できるサービスです。

しかし、レンタルオフィス利用時に頭を悩ませるのが固定電話の導入です。「どんな方法があるのか」「費用はどれくらいかかるのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

レンタルオフィスでの固定電話導入には大きく分けて3つのパターンがあり、それぞれにメリット・デメリットが存在します。

ここでは、各パターンの特徴から料金比較、失敗しないための選び方まで、レンタルオフィスで固定電話を導入する際に知っておくべきポイントを詳しく解説します。

レンタルオフィスで固定電話を導入する3つのパターン

レンタルオフィスで固定電話を利用する場合、選択肢は以下の3パターンがあります。

• レンタルオフィス備え付けの共用回線
• 専用の固定電話を設置
• IP電話の導入

最適な方法は、オフィスの利用形態や予算、今後の事業計画によって異なります。それぞれの特徴とメリット・デメリットを詳しく見ていきましょう。

レンタルオフィス備え付けの共用回線

多くのレンタルオフィスでは、オプションサービスとして固定電話設備を提供しています。電話機と回線は、レンタルオフィスの運営会社が用意したものを利用します。申し込み時に必要な電話回線数や電話番号の数をオフィス運営会社に伝えるだけで、面倒な工事や手続きは一切不要です。そのため、入居後すぐに使い始められるのが特徴です。

ただし、使用できる電話機の種類や機能はオフィス側が指定したものに限られます。また、レンタルオフィスを退去する際には、電話番号も返却しなければならないため、事業の継続性という観点では注意が必要です。

通話料金についても、一般的な固定電話より割高に設定されているケースが多く、3分あたり20円前後が相場となっています。

専用の固定電話を設置

自社でNTTなどの通信キャリアと直接契約し、レンタルオフィス内に固定電話を設置する方法です。一般的なオフィスと同じように、電話加入権を取得して回線工事を行います。

この方法の最大のメリットは、電話番号が自社の資産となることです。将来的にオフィスを移転しても、同じ市外局番エリア内であれば電話番号を継続して使用できます。

電話機も自由に選択できるため、業務内容に合わせて最適な機種を導入することが可能です。また、通話料金も標準的な料金体系が適用されるため、長期的に見ればコストパフォーマンスに優れています。

デメリットとしては、初期費用が高額になることが挙げられます。電話加入権の取得費用に加え、回線工事費も必要です。また、レンタルオフィスによっては個別の回線工事を認めていない場合もあるため、利用できないこともあります。

関連記事：市外局番に対応した固定電話の選び方。業務効率を高める最新サービスとは？

IP電話の導入

IP電話はインターネット回線を利用して通話を行うサービスです。

物理的な電話回線が不要なため、レンタルオフィスでも手軽に導入できます。

IP電話には、050から始まる番号と、03や06などの0ABJ番号の2種類があります。

050番号は安価で取得しやすい一方、0ABJ番号は一般的な固定電話番号と同じ形式のため、ビジネスシーンでより信頼感を得やすいという特徴があります。

レンタルオフィスには通常インターネット環境が整備されているため、初期費用も抑えられ、月額基本料金や通話料金も従来の固定電話より安価に設定されています。通話はスマートフォンやPCでも利用できるので専用の電話機を必要としないのも特徴です。

ただし、通話に利用するインターネット回線はIP電話とは別契約になります。レンタスオフィス付属のインターネット回線を利用する場合は、別テナントと共有になるため負荷状況によっては通話が不安定になる可能性もあります。その場合はインターネット契約の個別契約が別途必要するなどの対策が必要になります。

関連記事：050のIP電話とは？固定電話番号との違いと利用時の注意点を解説

レンタルオフィスの固定電話にかかる料金の比較

固定電話の導入方法が決まったら、次に気になるのは料金です。初期費用と月々のランニングコスト、それぞれの観点から3つのパターンを比較してみましょう。

予算や利用期間、今後の事業計画を考慮しながら、最適な選択をすることが重要です。

初期費用を抑えたいなら共用回線が最適

スタートアップや個人事業主など、初期投資を最小限に抑えたい場合は、レンタルオフィスの共用回線がおすすめです。

工事費用や電話加入権の取得費用が一切かからず、多くの場合、初期設定料として数千円から1万円程度です。電話機のレンタル料金が含まれているケースも多く、すぐにビジネスで利用できます。

専用回線を引く場合、電話加入権が約4万円、工事費用が2～3万円程度必要となります。さらに電話機の購入費用も加わるため、初期投資は10万円近くになることも珍しくありません。

IP電話の場合は、初期費用は比較的安価で、多くのサービスが数百～数千円以下で導入可能です。ただし、品質の高いIP電話機を購入する場合は別途費用が必要となります。

短期間の利用や、とりあえず電話番号が必要という場合は、共用回線の利用から始めてみましょう。

毎月のコストで選ぶならIP電話が断然お得

長期的な視点で考えると、月々のランニングコストは重要な判断材料となります。この観点から見ると、IP電話が最もコストパフォーマンスに優れています。

共用回線の場合、月額基本料金は5,000円から10,000円程度が相場です。これに加えて、通話料金が3分20円前後かかるため、業務で頻繁に電話を使用する場合は、月額費用が2万円を超えることもあります。

IP電話の場合、月額基本料金は500円から2,000円程度と安価です。通話料金も全国一律で3分8円程度と、固定電話並みの料金設定となっています。

関連記事：【ビジネス向け】格安電話回線！おすすめ7社のサービス内容を徹底比較

レンタルオフィスの固定電話で失敗しないための4つのポイント

固定電話の導入は、単に「電話が使えればいい」というだけの話ではありません。ビジネスの成長や信頼性、働き方の変化など、様々な要素を考慮する必要があります。

ここでは、レンタルオフィスで固定電話を導入する際に押さえておくべき4つの重要なポイントを解説します。

顧客の信頼を得る電話番号

ビジネスにおいて、電話番号は企業の「顔」ともいえる重要な要素です。

特に新規顧客の獲得や取引先との関係構築において、電話番号が与える印象は無視できません。03や06といった市外局番から始まる電話番号は、その地域に根ざした企業というイメージを与え、信頼性の向上につながります。

一方、050番号は全国どこでも取得できるため、「実際の事業拠点がどこにあるのか分からない」という印象を与えかねません。特に新規の取引先や顧客からは、信頼を得にくい可能性があります。

そのため、IP電話を導入する場合でも、ビジネスの信頼性を重視するなら050番号よりも0ABJ番号（03や06など）を選択することをおすすめします。

コストは多少高くなりますが、顧客からの信頼度や企業イメージの向上効果を考慮すれば、投資する価値は十分にあるでしょう。

また、業種によっては、携帯電話番号での営業活動が敬遠されるケースもあります。特に法人向けのビジネスや、高額商品・サービスを扱う場合は、固定電話番号の有無が商談の成否を左右することもあります。

自社のブランドイメージと照らし合わせて、最適な選択をすることが重要です。

事業拡大に対応する柔軟性

起業当初は1人や少人数でも、事業が軌道に乗れば従業員が増え、電話の需要も拡大していきます。その際、柔軟に対応できるシステムを選んでおくことが大切です。

共用回線の場合、電話機の追加や回線の増設には、運営会社との調整が必要です。物理的なスペースの制約もあり、大幅な拡張は難しいケースが多いでしょう。

専用回線なら、必要に応じて回線数を増やしたり、ビジネスフォンシステムを導入したりすることが可能です。ただし、その都度工事が必要となり、コストと時間がかかります。

将来的な成長を見据えるなら、クラウド型のサービスがおすすめです。Web上の管理画面から簡単に回線の追加や設定変更ができ、従業員の増減にも柔軟に対応できます。

安定した通話品質

ビジネスの現場では、通話品質の安定性は極めて重要です。大切な商談中に音声が途切れたり、相手の声が聞き取りにくかったりすると、ビジネスチャンスを逃すだけでなく、企業の信頼性も損なわれます。

固定電話は専用の電話回線を使用するため、最も安定した通話品質を提供します。災害時でもインターネット回線より復旧が早いという利点もあります。

IP電話の品質は、インターネット回線の速度と安定性に大きく依存します。光ファイバーなど高速回線が整備されたレンタルオフィスなら問題ありませんが、共用回線で多くの入居者が同時に使用する環境では、時間帯によって品質が低下する可能性があります。

導入前に、実際の利用環境でテスト通話を行い、品質を確認することをおすすめします。

場所を選ばない働き方への対応

働き方改革やコロナ禍を経て、オフィスに縛られない柔軟な働き方が一般的になってきました。レンタルオフィスを利用する企業こそ、この流れに対応できるサービスを選ぶべきです。

従来の固定電話では、オフィスにいなければ電話に出ることができません。転送サービスを利用しても、転送先の番号が相手に表示されるため、プライバシーの問題が生じます。

一方、最新のクラウド型電話サービスなら、スマートフォンやPCで会社の固定電話番号を使って発着信が可能です。在宅勤務中でも、カフェで作業中でも、まるでオフィスにいるかのように電話対応ができます。

特に少人数でレンタルオフィスを利用している場合、全員が外出してしまうこともあります。そんな時でも大切な電話を逃さない仕組みは、ビジネスの機会損失を防ぐ上で非常に重要です。

オフィス外でも固定電話が使える「クラウドPBX」とは？

ここまで見てきた課題の多くを解決できるのが、「クラウドPBX」です。従来のビジネスフォンの機能をクラウド上で提供することで、場所や端末の制約から解放された、まったく新しい電話環境を実現します。

レンタルオフィスとの相性も抜群で、導入する企業が急速に増えています。その仕組みと魅力について、詳しく見ていきましょう。

全国の拠点で同一の電話番号が使える

クラウドPBXは、インターネット回線を使用するため、物理的な場所の制約を受けません。東京で取得した03番号を、クラウドPBXに登録したスマートフォンやPCがあれば、大阪でも福岡でも同一の電話番号でそのまま使用できます。

また、複数の拠点を持つ企業でも、すべての拠点で同じ代表番号を共有できます。顧客はどの拠点に電話しても同じ番号でつながり、社内では自動的に適切な担当者に振り分けることが可能です。

レンタルオフィスを移転しながら事業を拡大していく企業や、地方への展開を考えている企業にとって、この機能は非常に大きなメリットとなるでしょう。

既存のスマホやPCで代表電話が使える

クラウドPBXは、お手持ちのスマートフォンやPCに専用アプリをインストールするだけで、会社の代表電話番号での発着信が可能になります。

従来の固定電話では、オフィスに人がいない場合、かかってきた電話に対応することができませんでした。しかし、クラウドPBXであれば、オフィスにいなくても従業員のスマートフォンに着信が届くため、重要な電話を逃すことがありません。

例えば、03で始まる東京の市外局番を取得すれば、スマートフォンから「03-XXXX-XXXX」という番号で電話をかけることができます。相手には携帯電話番号ではなく、会社の固定電話番号が表示されるため、ビジネスシーンでも安心して利用できます。

受信時も同様で、会社宛ての電話がスマートフォンやPCに直接着信します。複数の端末で同時に着信させることも可能なので、誰かが必ず電話に出られる体制を簡単に構築できます。

PCでの利用も可能で、ヘッドセットを接続すれば、キーボードを打ちながらハンズフリーで通話できます。テレワーク中の電話対応も、オフィスにいる時と変わらない環境で行えるのです。

関連記事：クラウドPBXとは？固定電話のDXでコスト削減と業務効率化を実現

距離に関係なく端末同士で内線ができる

クラウドPBXのもう一つの機能が、距離を超えた内線通話です。東京のオフィスと大阪の営業所、さらには在宅勤務中の社員のスマートフォンまで、すべてを内線でつなぐことができます。

内線通話は無料なので、従業員間の通話料を大幅に削減できます。外出中の営業担当への連絡も、高額な携帯電話料金を気にすることなく行えます。

保留転送といった機能も充実しており、顧客からの電話を適切な担当者にスムーズに引き継ぐことが可能です。「少々お待ちください」と保留にして、内線で「〇〇さん、△△会社から電話です」と伝えてから転送する、といった丁寧な対応が、場所に関係なく実現できます。

 

関連記事：クラウドPBXの内線は何ができる？業務効率を上げる使い方を紹介

INNOVERAでレンタルオフィスの固定電話は驚くほど便利に

数あるクラウドPBXサービスの中でも、当社（株式会社プロディライト）が提供する「INNOVERA（イノベラ）」は、レンタルオフィス利用企業から特に高い評価を得ています。わかりやすい操作画面と、日本のビジネスシーンに最適化された豊富な機能が特徴です。

ここでは、INNOVERAがレンタルオフィスの電話環境をどのように変えるのか、具体的な機能とメリットを紹介します。

レンタルオフィスでも大企業並みの電話システムを構築

INNOVERAは、機器の設置が不要なクラウドPBXです。インターネット環境さえあれば、すぐに高度な電話システムを利用開始できます。

特筆すべきは、全通話自動録音機能です。すべての通話を自動で録音し、6カ月間クラウド上に保存します。標準機能として搭載されているため、追加料金は一切かかりません。重要な商談内容の確認や、「言った・言わない」のトラブル防止に役立ちます。

また、IVR（自動音声応答）機能により、音声ガイダンスで着信を自動振り分けすることも可能です。発信者に番号を入力してもらうことで、問い合わせ内容に適した担当者へスムーズにつなげられます。

小規模なレンタルオフィスでも、大企業のような電話対応を実現できるのです。

営業時間外アナウンスは、年間分のスケジュールをまとめて登録できます。平日と土日祝、さらに年末年始やゴールデンウィークなど、細かな設定ができるため、連休前に慌てて設定する必要がありません。

自宅・カフェで代表の電話番号が使える

INNOVERAは専用アプリ「INNOVERA Call」を使えば、外出先でもスマホで03番号などの固定電話番号が使えるようになります。これは、インターネット環境下ならどこでも固定電話機能を使えるクラウドPBXならではの強みです。

アプリからは固定電話番号での発信が可能で、相手には会社の番号が表示されます。着信時も同様に、スマホに直接会社宛ての電話が着信します。つまり、レンタルオフィスを不在にしていても、重要な電話を逃す心配がありません。

内線番号表の自動生成機能も便利です。誰がどの内線番号なのか、常に最新の情報が確認できます。クラウドPBXならではの柔軟性で、内線番号の変更も瞬時に反映されます。

また、パーク保留機能を使えば、通話を一時的に保留して、別の端末から取ることも可能です。例えば、デスクの固定電話で受けた通話を、移動しながらスマホで引き継ぐといった使い方もできます。

レンタルオフィスの固定費削減と合わせて通話料も大幅カット

INNOVERAは機器の購入や設置工事が不要で、申し込みから最短5営業日で利用開始可能です。レンタルオフィスの契約と同時に申し込めば、入居時にはすぐに電話環境が整います。

また、通話料金の削減も大きなメリットです。当社が提供するIP電話サービス「IP-Line」は、大手通信キャリアの3分課金に対して90秒課金を採用しています。

例えば、1分30秒の通話の場合、多くのIP電話サービスでは、3分間分の通話料が発生しますが、IP-Lineでは90秒分の通話料のみとなります。そのため、より実際の通話時間に近い料金で利用できます。

ビジネスシーンでは短時間の通話が多いため、この課金体系の違いが大きなコスト削減につながります。

定期的な顧客への連絡や、社内の打ち合わせなど、頻繁に電話を使う企業にとって、通信コストを気にせず業務に集中できる環境が整います。

固定電話がスマホ、PCで使えるクラウドPBX「INNOVERA」

まとめ

レンタルオフィスでの固定電話導入には、共用回線の利用、専用回線の設置、IP電話の導入という3つの選択肢があることをご紹介しました。それぞれにメリット・デメリットがあり、企業の規模や業態、将来の展望によって最適な選択は異なります。

しかし、働き方の多様化が進む現代において、場所に縛られない柔軟な電話環境は、もはや必須といえるでしょう。

特にレンタルオフィスを利用する企業にとって、移転時の番号継続性や、少人数でも高度な電話対応ができる仕組みは、ビジネスの成長に直結する重要な要素です。

クラウドPBXは、これらの課題を一気に解決できるサービスです。中でもINNOVERAは、日本のビジネスシーンに最適化された機能と、誰でも簡単に使える操作性で、多くの企業から支持を得ています。

レンタルオフィスの柔軟性と、INNOVERAの革新的な電話システムを組み合わせれば、大企業にも負けないビジネス環境を実現できます。初期費用を抑えながら、将来の成長にも対応できる、理想的な電話環境をお探しなら、ぜひ一度当社へご相談ください。専門スタッフが、お客様のビジネスに最適なプランをご提案させていただきます。