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【電話転送サービス】メリット・デメリットと後悔しない選び方
【電話転送サービス】メリット・デメリットと後悔しない選び方
電話転送サービスは、固定電話やスマートフォン(携帯電話)の利便性を高めるサービスとして長年利用されています。
ビジネスの場でも利用されるケースが多く、電話業務には欠かせない機能です。
しかし、転送先での通話料負担や、不要な着信も転送されてしまうなど、いくつかの課題も存在します。
ここでは、電話転送サービスの基本的な仕組みから、メリット・デメリット、さらには効果的な活用方法まで詳しく解説します。
電話転送サービスの基本的な仕組み
電話転送サービスとは、着信を指定した電話番号に自動的に転送するサービスです。転送先には、固定電話番号や携帯番号が設定できます。また、転送元の電話を一定時間呼び出した後に転送を開始するといった、細かな条件設定も可能です。
電話転送サービスには、目的や使用状況に応じて3種類の転送方式があります。
- 無条件転送
- 無応答転送
- 応答後転送
それぞれについて解説します。
無条件転送
無条件転送とは、着信元の電話機を鳴らさずに、指定した番号へ直接転送する仕組みです。オフィスに電話応対できる従業員が不在な場合や、固定電話ではなく携帯電話で対応したい場合に利用されます。
無応答転送
無応答転送は、転送元の電話機が着信を受けて一定時間内に応答がない場合に、指定した番号へ自動的に転送する仕組みです。転送されるまでの間であれば転送元の電話機で対応できます。オフィスで電話応対できるか不明確な場合の備えとして利用されます。
応答後転送
応答後転送とは、いったん受けた電話を簡単な操作で別の電話番号へ転送できる仕組みです。この方法は、受付や担当者が一次対応し、その後必要に応じて他の担当者や部署に電話を回したい場合に利用されます。さらに、外出先からでもリモートコントロール機能を使って、転送の開始や停止、転送先の変更を行うことが可能です。
転送時には音声ガイダンスが流れ、転送先には転送元の電話番号が通知されます。転送中であることが案内されるため、発信者は状況を把握しやすくなります。
代表的な転送サービス
代表的な電話転送サービスには、以下の3つがあります。
通信会社 | サービス名 | サービス内容 | 料金 |
---|---|---|---|
NTT | ボイスワープ | ・無条件転送 ・無応答転送 ・応答後転送 | 月額利用料 住宅用:月額550円 事務用:月額880円 |
ソフトバンク | 転送電話 | ・無条件転送 ・無応答転送 ・迷惑電話防止 | 月額利用料:0円 転送時通話料:有料 |
au | 着信転送サービス | ・フル転送 ・無応答転送 ・話中転送 | 月額利用料:0円 転送時通話料:有料 |
※税込み
電話転送サービスの基本的な機能は、通信事業者によって大きな差はありません。しかし、細かな部分で異なるため、確認しておきましょう。
NTT:ボイスワープ
「ボイスワープ」は、NTTが提供する電話転送サービスです。特定の電話番号にかかってきた着信を、設定した電話番号に自動で転送します。
このサービスでは、転送元の電話に着信する前に転送する「無条件転送」と、一定時間応答がない場合にだけ転送する「無応答転送」の設定が可能です。
無応答転送では、着信から転送までの時間が5~60秒の間であれば1秒単位での設定が可能です。また、転送先に指定できる電話番号は基本的に1つですが、「転送先増設」サービスを使えば複数の転送先を設定できます。
ソフトバンク:転送電話
ソフトバンクの「転送電話」は、ソフトバンクの携帯電話にかかってきた電話を、あらかじめ指定した転送先に自動で転送できるサービスです。スマートフォンやiPhone、さらにケータイ(ガラケー)や衛星電話にも対応しており、幅広い利用シーンで活用されています。
端末の電源が入っていない場合や電波が圏外であっても、設定した転送先に着信がそのまま転送されるため、着信があったことが分かるようになっています。また、無条件転送や無応答転送を簡単に切り替えられるので、初めての方でも安心して利用できます。
au:着信転送サービス
auの「着信転送サービス」は、他の電話転送サービスと同様に、特定の電話番号に着信があった際、設定した電話番号へ転送する機能です。他社の携帯電話や固定電話などへの転送にも対応しており、幅広いシーンで活用できます。
このサービスでは、すべての電話を転送する「フル転送」や、電話に出られないとき、通話中にかかってきた電話を転送する「無応答転送」「話中転送」など、転送条件を選択可能です。
フル転送では、かかってきた電話が直接転送先に送られ、転送元の電話は呼び出されません。一方、無応答・話中転送では、着信音が鳴っている間に応答することが可能です。
また、無応答転送を設定している場合、電話に着信してから転送が行われるまでの時間を5秒~55秒の間で設定できます。
月額利用料は無料で、申し込みの必要もありません。ただし、遠隔操作による設定や転送時の通話料は発生します。
たとえば、特番による設定(14XX)は無料ですが、遠隔操作の場合は有料です。転送先への通話料はお客様負担となるため、利用時には注意が必要です。
「お留守番サービスEX」と組み合わせれば、電源OFF時や電話に出られないときに相手の伝言を預かることも可能です。
IP電話でも転送サービスが使える
IP電話は、インターネット回線を利用した音声通話サービスです。従来の固定電話のような通話専用の電話回線を使用しないため、通話料金を抑えられるメリットがあります。
電話転送サービスはIP電話でも利用可能です。ただし、契約中の通信事業者がIP電話に対応した転送サービスを提供しているかを事前に確認する必要があります。
電話転送サービスを導入するメリット
電話転送サービスを導入することで得られる主なメリットを3つ解説します。
- スマートフォンでも電話を受けられる
- 折り返し電話を減らせる
- 24時間体制で電話を受けられる
電話対応の効率化や利便性の向上などに役立つポイントを見ていきましょう。
スマートフォンでも電話を受けられる
電話転送サービスを活用すると、オフィスの固定電話にかかってきた電話をスマートフォンでそのまま受け取れるようになります。
外出先や移動中でオフィスから離れていても、顧客からの急ぎの依頼や重要な問い合わせにも即座に応答できるため、ビジネスチャンスを逃す心配がなくなります。
また、リモートワークで働く従業員が、所有しているスマートフォンで着信を受けることも可能です。フリーランス・自営業でオフィスと自宅が別になっている場合は、オフィスの電話をスマートフォンに転送する設定をしておくことで、着信の取り逃しを防げます。
折り返し電話を減らせる
電話転送サービスを使えば、外出中や固定電話から離れているときにかかってきた電話も、その場で受けることができるので、折り返し電話の手間を減らせます。
折り返し電話は、タイミングが悪いと何度もかけ直しが必要になるため、業務効率が低下します。また、折り返しまでに時間がかかると相手を待たせてしまい、顧客満足度の低下にもつながるリスクがあります。
電話転送サービスを利用すれば、営業先や移動中でもオフィスにかかってきた着信を受けられるので、折り返しの労力がかからないだけでなく、相手の安心感や信頼感にもつながります。
24時間体制で電話を受けられる
電話転送サービスを使えば、夜間や休日でも電話に対応できる環境を簡単に整えられます。たとえば、休業日や仕事終わりの時間帯にかかってきた重要な連絡も、転送設定をしておけば安心です。「大事な電話を逃したらどうしよう…」という心配をする必要がありません。
特に、カスタマーサポートや緊急連絡が必要な業種では、転送先を外部のコールセンターに設定することで、対応が途切れることなく進められます。これにより、顧客からの信頼も高まり、満足度の向上につながります。
個人で利用する場合も、自宅にかかってきた着信を携帯電話やスマートフォンなどで電話を受けられるため、突然の連絡に備えるために転送設定をしておくと便利です。
関連記事:【電話代行サービス】転送の役割と選び方のポイントを解説
関連記事:電話代行サービス7社の料金を比較!低コストで電話業務を改善する方法とは
電話転送サービスのデメリット
電話転送サービスには多くの利点がありますが、導入する前に注意しておきたいポイントもいくつかあります。
- 電話を受けても通話料が発生する
- 発信者がストレスを感じやすい
- 転送先から転送元の固定電話番号を使えない
- 設定の解除を忘れることがある
- 営業電話・迷惑電話も転送される
それぞれのデメリットについて解説します。
電話を受けても通話料が発生する
電話転送サービスを利用する際のデメリットの一つに、通話料の負担が挙げられます。
通常の音声通話では、発信者のみが通話料を負担します。しかし、電話転送サービスでは受信した側に通話料がかかるため注意が必要です。転送が頻繁に発生する場合や通話時間が長くなると、通話料が高額になることがあります。
転送された電話の通話料はサービスやプランによって異なり、月額基本料金が低いサービスでも通話料が割高に設定されているケースもあります。
そのため、電話転送サービスを導入する際は、利便性やコストパフォーマンスをしっかりと比較してから決めることが重要です。
発信者がストレスを感じやすい
電話転送サービスでは、発信者への配慮が重要な課題です。特に、転送時の待ち時間が長いことと、音声ガイダンスが分かりにくい、または冗長であることが、発信者のストレス要因となりやすいことが分かっています。
腕時計メーカーのシチズン時計(東京都西東京市)は2023年5月30日、日常のさまざまなシーンでの「待ち時間」に関する調査結果を発表しました。この調査によると、電話での保留時間について「30秒まで」と回答した人が38.2%、「1分まで」では78.5%に達し、多くの人が1分以内の待ち時間を限度と感じています。
特に、保留が30秒を超えるとイライラする人が増えるため、転送中の時間を短縮することが重要だと考えられます。
また、「ただいまおつなぎします」といった音声ガイダンスが繰り返し流れることも、発信者にとってストレスの原因となります。
このような問題を解決するには、転送時間を短縮し、音声ガイダンスを簡潔で分かりやすいものにすることが重要です。さらに、スムーズな転送設定を行うことで、発信者のストレスを最小限に抑えられます。
転送先から転送元の固定電話番号を使えない
電話転送サービスでは、転送された着信に応答することはできますが、転送先の端末から転送元(固定電話)の電話番号を使って発信することはできません。
例えば、オフィスの固定電話をスマートフォンに転送する設定をしている場合、電話に応対できず、折り返しの対応になった場合は、携帯番号を使った発信しかできないのです。
転送先の携帯電話から電話を折り返す場合、相手に電話番号が知られてしまいます。また、相手にとっては、普段やり取りしている会社の固定電話とは異なる電話番号からの着信となるため、混乱を招くおそれがあります。
迷惑電話対策として知らない番号からの着信に応答しない人も増えているため、スムーズに連絡が取れない可能性もあります。
携帯番号を知られたくない場合は、折り返しの電話をする際にオフィスに戻って固定電話を使用する必要があります。また、携帯番号で折り返す場合は、あらかじめ取引先に担当者の携帯電話番号を伝えておくなどの対応が求められます。
また、発信時の番号を固定電話番号に変換できるサービスも登場していますので、そうしたサービスの活用も検討しましょう。
設定の解除を忘れることがある
電話転送サービスでは、設定解除の忘れが思わぬトラブルを引き起こすことがあるため注意が必要です。
例えば、オフィスに従業員が居るのに転送設定をしたままにすると、転送されるたびに通話料が発生するため、予期せぬコストの増加にもつながります。
また、転送によって応対するまでに時間がかかると相手がストレスを感じ、顧客満足度が低下することがあります。また、電話がつながらないと判断されて呼び出し中に切られることも考えられます。
このような問題を防ぐためには、スケジュールに連動して転送の開始と終了を自動的に切り替えられる機能を持つサービスを選ぶことが有効です。
転送の切り替えを自動化するサービスなどを利用することで、人為的なミスを減らせるだけでなく、管理の手間も大幅に軽減できます。
それでも手動での設定変更が必要な場合は、業務終了時や定期的なタイミングで転送設定を確認する習慣を身につけることで、トラブルを未然に防げます。
営業電話・迷惑電話も転送される
電話転送サービスの大きな課題は、着信を判別できないことです。営業電話や迷惑電話も含めて、すべての電話が転送されてしまいます。特に無条件転送を設定している場合、不要な着信でも通話料が発生するため、予想以上のコストがかかる可能性があります。
また、応答後転送機能を使用する場合、転送された電話の発信元番号が表示されるため、会社からの直接の着信なのか転送された電話なのかの判断が難しくなります。これは素早い対応が必要な場面で特に問題となります。
このような課題の解決には、特定の電話番号の着信拒否や着信番号を振り分ける機能を備えたサービスを選ぶことがおすすめです。
一部の電話転送サービスでは、登録済みの番号だけを転送する機能や、不明な番号からの着信は応答せず自動音声で対応してくれるオプションを提供しています。このような機能を活用することで、不要な電話対応を減らし、業務効率を高められます。
関連記事:オフィスの電話対応を減らすには?5つの具体的な解決策を紹介
迷惑電話・営業電話対策なら「Telful」
電話転送サービスをご利用の方の中には、営業電話や迷惑電話までも転送されてしまい、業務の中断や通話料の増加に悩まれている方も多いのではないでしょうか。
しかし、これらの電話は毎回異なる番号から着信することが多いため、単純な着信拒否設定では効果的な対策が難しいという課題があります。
そんな悩みを解決するのが、電話転送サービス「Telful」です。Telfulは、番号を変更せずに、営業電話や迷惑電話をブロックしつつ必要な着信だけを受け取ることが可能なサービスです。
着信するのは登録した電話番号だけ
「Telful」は、受けたい番号(ホワイトリスト)に登録した電話番号からの着信だけを受けられます。一方で、知らない番号やリスト外の着信については、音声ガイダンスが流れ、着信内容がテキストで通知されます。テキストを見て、必要があれば後から折り返すことも可能です。
そのため、営業電話や迷惑電話を防ぐだけでなく、ホワイトリストに登録されていない新規の顧客からの着信を逃さずに対応できます。
安心の定額制で着信が多くても安心
「Telful」は、初期費用が無料で、定額制のプランが魅力のサービスです。自動音声応答だけを利用する場合は、月額4,378円(税込)でスタートでき、着信件数に制限がないため、追加料金を気にする必要はありません。また、全通話の録音が24時間365日対応で、こちらも追加料金なしで利用できます。
ホワイトリスト運用を行う場合は、以下の転送時通話料がかかります。
転送時通話料(固定宛) | 5.06円 / 90秒 |
転送時通話料(携帯宛) | 8.8円 / 30秒 |
※税込み
例えば、自動音声応答のみで運用した場合、月に100件の受電があってもすべて着信内容をテキストで受け取れるので、必要なものだけ折り返し対応すれば発生するのは月額基本料金のみです。ホワイトリストの運用をしないため通話料も発生しません。
一方、自動音声応答とホワイトリストを組み合わせた場合、月に100件のうち50件をホワイトリストで受け、1件あたり3分の通話を固定電話宛てに行った場合でも、月額4,378円に加えて通話料はわずか506円です。
ホワイトリストに登録された電話だけに直接対応し、その他の着信はテキストで通知されるため、業務の手を止めることなく効率的に対応できます。
電話番号の転送設定だけで導入できる
「Telful」を導入するのには特別な機器を追加したり、新しい電話機を購入したりする必要はありません。
今お使いの電話番号を「Telful」に登録し、株式会社プロディライトが指定する番号に転送設定を行うだけで、すぐに利用を始められます。
設定方法もシンプルで、たとえばNTTの加入電話やひかり電話をご利用の場合は、電話機から「142」をダイヤルします。ガイダンスが流れるので、それに従って操作を進めるだけで転送設定が完了します。
慣れていない方でも安心して設定できるのが、Telfulの大きな魅力です。
取りたい番号からの電話だけを受ける電話システム「Telful」
まとめ
電話転送サービスを利用すると、外出先でもスマートフォンで会社の電話を受け取れるようになり、重要な連絡を逃さずに対応できます。また、リアルタイムで電話に出られるため、折り返し電話の手間を大幅に減らせるのも大きなメリットです。
一方で、営業電話や迷惑電話も転送されてしまうことや、転送中の待ち時間が長くなると発信者がストレスを感じる場合があるといったデメリットもあります。
電話転送サービスの利用が難しい企業におすすめなのが「Telful」です。
Telfulは、登録した電話番号からの着信のみを受け取るホワイトリスト機能があり、営業電話や迷惑電話を効果的にブロックできます。また、リーズナブルな料金設定で、初期費用が無料という手軽さも魅力です。
Telfulを使えば、電話業務の効率化が実現できるため、ぜひご検討ください。