固定電話から携帯(スマホ)へ転送する種類と料金がかからない方法は？

外回りの従業員が多く、内勤者が少ないオフィスで問題となるのが、固定電話への対応です。オフィスの人数が少ないと、会社にかかってくる電話に内勤者だけでは対応しきれず、機会損失につながることがあります。

そこで必要となるのが、固定電話から携帯電話への転送です。固定電話を携帯電話に転送できれば、会社にかかってきた電話を外出中の従業員が対応できるため、取り逃しを減らせます。

ただし、携帯電話に転送する件数が多すぎる場合、通信費用の増加や手間が増えるといった問題が発生するおそれがあります。では、どのようにすればこの課題に対処できるのでしょうか。

この記事では、固定電話から携帯電話への通話転送とコストを削減する方法について詳しく解説します。

固定電話を携帯（スマホ）に転送する仕組み

固定電話にかかってきた電話を携帯電話（スマホ）に転送するときは、転送電話を使います。

転送電話は、着信のあった電話番号で応答できない場合に、別の電話番号へ通話を転送する機能です。電話会社が提供するサービスへの登録や、ビジネスフォンのPBX（Private Branch eXchange）※で設定することで利用できます。

転送電話を設定しておけば、オフィスで対応できない電話を転送先で受けられるため取り逃しを防げます。転送先の電話番号は、固定電話番号だけでなく携帯電話番号でも設定できるため、会社にかかってきた電話を場所に関係なく受けることが可能です。

そのため、転送電話はビジネスの重要なツールとして長らく使用されてきました。

※PBX（Private Branch eXchange）

オフィス内で使用するビジネスフォンの回線をまとめ、内線接続やどのビジネスフォンでも同じ番号で外線が使えるようにコントロールする機械。構内交換機とも呼ばれる

外線転送と内線転送

転送電話には「外線転送」と「内線転送」があります。電話を転送できる範囲や、転送する方法が異なるため、それぞれの仕組みを確認しておきましょう。

外線転送

外線転送とは、特定の電話番号にかかってきた電話をあらかじめ設定した別の電話番号に転送する方法です。外線転送の手順は下記のとおりです。

• 1 特定の電話番号に着信する
• 2 設定された電話番号に自動で転送される
• 3 転送先の電話番号に着信する

外線転送を設定しておけば、オフィスに誰もおらず、電話に対応できない状態でも転送先で対応できるため受電漏れを防げます。外線転送の代表的なサービスに、NTT東日本・西日本が提供する「ボイスワープ」があります。ボイスワープは、かかってきた電話に対応できない場合、あらかじめ設定しておいた別の電話番号に転送するサービスです。転送時には、音声ガイダンスが流れて、発信者に転送元の電話番号を通知できます。

転送先は、固定電話番号や携帯電話番号などを含めた複数の電話番号を設定できます。ただし、発信者や内容によって転送先を選ぶことはできません。転送電話の件数が増えると、特定の従業員に電話業務の負担がかかるおそれがあるため注意が必要です。

内線転送

内線転送は、受けた電話をビジネスフォンの内線機能を使って転送する方法です。ビジネスフォンでは標準的についている機能のため、ほとんどの場合、オプション契約をしなくても利用できます。ビジネスフォンを使った内線転送の手順は次のとおりです。

• 1 かかってきた電話を受ける
• 2 発信者と用件を確認して内線転送ボタンを押す
• 3 担当者に内線をつなぐ
• 4 発信者と用件を伝えて内線を切る
• 5 担当者が電話を取り次ぐ

内線転送の場合は、電話を受けた人が手動で担当者に転送するため、必ずオフィスに人が居る必要があります。

また、内線はPBXにつながっている端末でしか利用できないため、リモートワークや外出中の従業員への転送はできません。一度電話を切り、担当者から先方へかけ直してもらう必要があります。

転送電話の種類

かかってきた電話を実際に転送するには、「応答後転送」と「自動転送」のどちらかの方法を利用します。

転送方法が2種類ある理由は、オフィスの状況によって使い分けが必要になるためです。状況に応じて使い分けることで、電話の取り逃しを減らし、機会損失を防げます。また、取引先や顧客からの問い合わせや要望に対しても、迅速な対応ができるため、顧客満足度の向上につなげられます。

応答後転送

応答後転送とは、かかってきた電話を一旦受けて、発信者の用件を確認してから別の電話番号に転送する方法です。用件に合わせて転送先を選択するため、別の部署や担当者の電話を受けることが減り、業務を効率化できます。

電話に応答する場合、必ずしも人である必要はありません。音声自動応答システム（IVR）を導入することで、電話を自動的に振り分けられるため、電話業務の効率化につなげられます。

自動転送

自動転送は、かかってきた電話をあらかじめ設定された電話番号に自動で転送する方法です。オフィスに誰もいない場合や、人がいても電話を受けられないことが確定していれば、自動転送を設定しておくことで取り逃しを防げます。

なお、自動転送には「無条件転送」と「無応答時転送」の2種類があり、適した利用環境が異なるため、それぞれの特徴を確認しておきましょう。

無条件転送

無条件転送は、かかってきた電話を登録した電話番号に直接転送する方法です。オフィスの電話に受電してから転送に切り替わるまでの待ち時間がないため、入電中に切られるというリスクを減らせます。

ただし、無条件転送を設定している間は、ビジネスフォンなどの端末は一度も鳴らずにすべて転送されてしまうため、解除を忘れずに行う必要があります。

無応答時転送

無応答時転送は、入電してから一定時間が経過しても受電しない場合に登録した電話番号に転送される方法です。電話対応や来客対応が多く、オフィスに人がいても電話を受けられないときは、無応答時転送を設定しておくことで取り逃しを防げます。

入電してから転送までの時間は変更可能ですが、転送までの時間が長いと、受電までに切られるおそれがあります。反対に時間が短すぎると、オフィスに人が居ても受電できない場合があるため、慎重な設定が必要です。

転送電話の課題を解決するクラウドPBX

転送電話は、ビジネスフォンに欠かせない機能ですが、課題もあります。

たとえば、外線転送はオフィスに人がいる状況では基本的に利用しないため、状況に合わせて設定や解除を行います。切り替えに手間がかかるだけでなく、オフィスに人がいないのに設定を忘れた場合、電話対応ができません。

また、内線転送が利用できるのは、PBXにつながっている電話機同士だけです。そのため、担当者が外出中であれば取り次ぐことができません。

このような転送電話の課題を解決できる仕組みがクラウドPBXです。クラウドPBXを利用することで、転送電話のコストや制限の課題を解消できるだけでなく、より便利で使いやすい環境を構築できます。

クラウド上のPBXに固定電話と携帯を接続する

クラウドPBXは、PBXをクラウド※に設置して、ビジネスフォンのシステムを構築するサービスです。PBXと端末はインターネットを使って接続します。端末は、PCや携帯電話（スマホ）、タブレットなどが設定できるため、電話機でなくとも問題ありません。

ビジネスフォンは一つの電話番号を複数の電話機で共有する必要があり、従来のシステムでは会社内にPBXを設置して、PBXと電話機を電話回線でつないでいました。そのため、会社にかかってきた電話は電話機でしか受電できず、携帯電話で対応するには、転送という工程が必要でした。

しかし、クラウドPBXでは電話機と携帯電話が横並びで接続できるため、会社にかかってきた電話を携帯電話で直接受けられます。

※クラウド

インターネットを使い企業のコンピューターやサーバーに接続してサービスを利用する仕組み

インターネットを使って相互接続する

携帯電話をクラウドPBXに設定すると、お互いがインターネット回線で常に相互接続している状態になります。そのため、固定電話から携帯電話に転送された電話を、必要に応じて再び固定電話に転送することも可能です。

電話業務を行っていると、固定電話から携帯電話に転送された電話が別の部署や担当者あてだった、ということもあります。その場合、転送電話では、一旦電話を切って、担当部署に連絡をして、先方にかけ直すという作業が発生します。しかし、クラウドPBXでは相互接続しているため、電話が間違えて転送された場合、そのまま担当部署に転送できます。

このようにクラウドPBXは、社内の電話業務のムダをなくし効率化できる可能性を秘めているのです。

テレワークに最適なクラウドPBX「INNOVERA」はこちら

クラウドPBXで固定電話を携帯へ転送するメリット

クラウドPBXを導入して転送電話を利用する場合、下記のメリットがあります。

• 固定電話と携帯の同時受電が可能
• オフィスにいなくても取り次ぎができる
• 携帯に転送しても料金がかからない

クラウドPBXを導入すると、従来の転送電話にかかっていたコストや手間を大幅に削減できる可能性があります。それぞれのメリットについて確認しておきましょう。

固定電話と携帯の同時受電が可能

クラウドPBXを導入すると、設定されているすべての端末が同時に着信します。携帯電話にも直接着信するため、転送なしでそのまま対応できます。つまり、オフィスにいる従業員だけでなく、外出中、リモートワーク中の従業員でも会社にかかってきた電話に対応できるため、外線転送が不要になるのです。

外線転送が不要になれば、設定や解除を切り替える手間や、設定ミスによる電話の取り逃しが防げます。そのため、クラウドPBXを導入すれば、電話業務の大幅な効率化が期待できるでしょう。

オフィスにいなくても取り次ぎができる

クラウドPBXは、設定された端末同士で内線転送が可能です。

オフィスにいなくても、インターネットがつながっていれば、お互いの距離や場所に関係なく電話を取り次げます。オフィスで受電した電話を、外回り中の従業員の携帯電話に内線転送で取り次ぐといったことも可能です。

従来のビジネスフォンでは、PBXと物理的な回線でつながった電話機同士でしか内線転送ができないため、利用できる範囲が限られていました。しかし、クラウドPBXは、インターネットで接続するため、内線転送の範囲に制限がありません。従業員がどこにいても受電した電話を切ることなく取り次げるため、担当者へ着信があったことを伝える連絡や、先方へかけ直す手間を省けます。

携帯に転送しても料金がかからない

一般的な電話は、発信者側のみに通話料がかかるため、電話を受けた側はどれだけ通話をしても費用がかかりません。

ところが、ビジネスフォンの外線転送では、電話を受けた側であっても通話料が発生します。さらに、通話をしていなくても、転送されただけで通話料が発生するため、電話を取れなかった場合や営業電話などを受けただけでもコストがかかってしまうのです。

一方クラウドPBXには外線転送はなく、内線転送では通話料が発生しないため、転送に関して費用はかかりません。そのため、転送電話を頻繁に利用している場合は、クラウドPBXを導入することで電話業務にかかるコストを抑えられます。

クラウドPBXで固定電話を携帯に転送するデメリット

クラウドPBXを使って固定電話番号にかかってきた電話を携帯に転送するときは下記の点に注意が必要です。

• 通話品質が不安定になる
• インターネット環境がないと使えない
• セキュリティ面のリスクがある。

それぞれの点は適切な対策をすることで改善ができます。快適に利用するためにも確認しておきましょう。

通話品質が不安定になりやすい

クラウドPBXの通話品質は、インターネットの通信環境に左右されます。そのため、通信量の多すぎる回線を使ったり、通信環境が安定しない場所で利用したりすると、通話が不安定になることがあります。

通信環境は、有線接続であれば比較的安定しやすいのですが、携帯電話でクラウドPBXに接続するには、基本的にWi-Fiかモバイル回線などの無線接続しか選択肢がありません。安定した通話を行うには、途切れにくいキャリア回線を選ぶ必要があります。

また、建物のなかや地下などではモバイル回線が不安定になりやすいため、建物の窓際や屋外などに移動して電波のつかみやすい場所で利用するようにしましょう。

インターネット環境がないと使えない

クラウドPBXでは、インターネット回線がPBXと端末をつなぐ電話回線の役割を果たします。そのため、インターネットに接続できない状況では利用できません。携帯電話の場合、国内のほとんどのエリアでモバイル回線が通じるため、山間部などでなければ、接続できない可能性は低いでしょう。

ただし、データ通信量の使いすぎなどで通信制限がかかると、通信速度の低下によりクラウドPBXに接続できない場合があります。そのようなリスクを避けるには、プランの契約内容を見直す必要があります。

セキュリティ面のリスクがある

クラウドPBXは、インターネット回線を使用してビジネスフォンのシステムを構築します。アナログ回線を使用する従来型のビジネスフォンと比較して、どこでも固定電話を利用できるという特徴がある反面、セキュリティ面でのリスクにも注意が必要です。

たとえば、設定されている携帯電話の盗難や紛失により、クラウドPBXのログイン情報が第三者に知られた場合、顧客情報などが漏れるおそれがあります。また、携帯電話の音漏れによって内線通話で話した社内の機密情報が周囲の人に聞かれてしまうといったリスクも考えられます。

そのため、クラウドPBXを導入する場合は、携帯電話の管理方法や、運用に関するルールを決めておく必要があります。

クラウドPBXで使える便利な機能

クラウドPBXは、固定電話から携帯への転送以外にも、便利な機能があります。

下記はクラウドPBXの代表的な機能です。

• 携帯同士で内線ができる
• 自動録音機能が使える
• 外部システムと連携できる

クラウドPBXは、多くの会社がサービスを提供していますが、機能や特徴がそれぞれ異なります。そのため、導入する場合は自社の業務内容にあったシステムを選ぶことが大切です。

携帯同士で内線ができる

クラウドPBXは、設定されているすべての端末同士で内線が可能です。携帯同士でも、距離や場所に関係なくビジネスフォンと同じように内線ができます。もちろん、通話料もかかりません。

そのため、外出中だけでなく、社内のどこにいるかわからないという場合でも、携帯を持っていれば内線をつないでそのまま電話を取り次ぐことも可能です。

自動録音機能が使える

クラウドPBXは、自動録音機能が使えるため、通話の後に内容を確認できます。オフィスから内線転送を受けたとき、周りが静かだとはかぎりません。交通量の多い道路や工事現場が近くにあると、先方の声が聞き取りにくいというケースも考えられます。

その場合、自動録音機能があることで、聞き漏らしや聞き間違いを確認できるため、クレームやトラブルの防止につながります。

ただし、自動録音機能は、クラウドPBXのサービスによって録音の件数や保管期間が異なるため、導入前に確認しておきましょう。

外部システムと連携できる

クラウドPBXは、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）といった外部システムとの連携が可能です。携帯で電話を受けるときは、一般的に発信者の電話番号や氏名など携帯内に登録しているデータしか表示されません。

しかし、外部システムと連携することで、PBXに登録されている顧客情報を表示できるようになります。また、架電時もPBXの顧客情報から選択できるため、携帯電話に登録しておく必要がありません。

携帯電話の場合、画面を見ながら通話をするのは大変ですが、ヘッドセットなどを利用すれば、円滑な顧客対応が可能です。

クラウドPBX「INNOVERA（イノベラ）」の特徴

INNOVERA（イノベラ）は、株式会社プロディライトが提供するクラウドPBXです。電話環境を構築するためのシステムをワンストップで提供できるため、導入までの手続きや設定がスムーズに行えます。

また、INNOVERAには、クラウドPBXを快適に利用するための多くの特徴があります。

• 専用アプリで携帯（スマホ）の設定が簡単
• 転送機能が充実している
• 主要都市の市外局番に対応している
• 通話内容をテキスト化できる
• 全ての通話を自動で録音
• API連携ができる

INNOVERAは、お客様が使いやすいように常に機能追加・改修を行っています。常に最新の機能が利用できるため、市場の変化に合わせた対応が可能です。

専用アプリで携帯（スマホ）の設定が簡単

携帯でINNOVERAを使うときは、INNOVERA専用モバイルアプリ「INNOVERA Call」を利用します。アプリをインストールすれば固定電話と同じ機能が使えるため、導入が簡単です。また、INNOVERA Callにはパーク保留機能があるため、内部転送が効率的に行えます。

関連記事：固定電話番号が使えるスマホアプリを比較！最適なアプリの選び方とは？

転送機能が充実している

INNOVERAは、内部転送だけでなく、電話自動応答(IVR)にも対応しています。IVRを導入することで、他の部署や担当者宛の電話がかかってこなくなります。結果、電話業務の負担を減らせるため、業務の効率化が期待できます。

また、INNOVERAには留守電メッセージのテキスト通知（Speech Posting）があり、メールやチャットで転送できます。電車のなかや飲食店など音声での確認が難しい場合でも、内容の把握ができます。

なお、電話自動応答(IVR)とテキスト通知（Speech Posting）はINNOVERAのオプション機能となっています。

主要都市の市外局番に対応している

INNOVERAは、全国41主要都市の市外局番に対応しています。クラウドPBXは、サービスによって対応している市外局番が異なるため、移転する場合に電話番号を引き継げないことがあります。

しかし、INNOVERAは主要都市の市外局番に対応しているため、そのリスクを減らせます。さらに、INNOVERAでは、0120や0800といった着信課金番号（トールフリー番号）にも対応しているため、これらの番号も電話番号を変えずに利用できます。

市外局番に対応していない地域であってもVoIP（ヴォイプ）ゲートウェイという機器をオフィスに設置することで利用が可能になります。

通話内容をテキスト化できる（オプション機能）

INNOVERAは、AI技術による通話内容のテキスト化が可能です。オプション機能になりますが、テキスト化しておくことで内容確認や引き継ぎや、資料作りなど多くの場面で役立ちます。INNOVERAのテキスト化は、携帯電話の通話内容にも対応しています。

また、テキストデータがあれば特定ワードの検索や通話内容の全体像が把握しやすいため、データ分析などの業務を効率よく行えます。

全ての通話を自動で録音

INNOVERAは、標準機能で全通話を自動録音します。録音の範囲は外線だけでなく内線も対象です。音声データがあれば、情報の抜け漏れが起きにくくなるだけでなく、クレームやトラブルの発生を防げます。

音声データの保存期間は6カ月で、容量の制限はありません。時間が経過した通話履歴もさかのぼって確認できるため、安心してご利用いただけます。

API連携ができる

INNOVERAは、外部システムとAPIで連携することで、機能を拡張できます。既存のシステムを簡単に接続して使えるため、新たなサービスを展開するときもシステムを一から開発する必要がありません。

下記はINNOVERAが提携実績のあるサービスの一部です。

• kintone
• カイクラ
• ネクストSFA
• 楽テル
• salesforce
• Filemaker

INNOVERAと連携可能な外部システムは、この他にも多数あります。「AI技術を活用したシステムをつくりたい」「新たな音声サービスを取り入れたい」といったお悩みがあれば、ぜひ一度お問い合わせください。

INNOVERAの機能とオプションはこちら

INNOVERA導入の効果

働き方の多様化が進むなか、電話業務の効率化は早急に解決すべき課題です。しかし、クラウドPBXは、社内全体に影響があるため、なかなか導入に踏み切れないというケースも少なくありません。そこでここでは、INNOVERAを実際に導入して電話業務に関する課題を解決した企業の実例を紹介します。

個人携帯での折り返し対応がなくなった

株式会社伊藤久右衛門様は、宇治茶や抹茶を使用した製品を店舗やECサイトでの通販を中心に販売している企業です。電話窓口で利用していたPBXの老朽化で修理が難しいことから、INNOVERAを導入していただきました。

株式会社伊藤久右衛門様がINNOVERAを導入した目的は下記の4つでした。

• 売上に直結する電話窓口の品質を向上させる
• 時間外、土日祝などに流す自動応答アナウンス設定の属人化を解消
• お客様とのやり取りを確認するための録音機能の導入
• 所属長外出時の迅速なエスカレーション対応

とくにエスカレーション対応では、受けた電話を一旦切り、所属長に連絡し、その後個人携帯で折り返しをしていたため、対応に時間がかかっていました。

しかし、INNOVERAの導入後、下記の効果を得られました。

• 自動応答アナウンスの設定が比較にならないほど簡単になった
• 自動録音によって通話内容の聞き起こしや確認がしやすくなった
• 個人の携帯番号からのかけ直しがなくなり直接お客様に電話できるようになった
• 在宅での電話対応ができるようになった

課題となっていたエスカレーション対応も、お客様の電話を直接受けられるようになり、個人の携帯電話でかけ直す必要がなくなったことで、業務の効率化につながりました。

株式会社伊藤久右衛門様の導入事例はこちら

 

携帯（スマホ）連動で電話業務を効率化に成功

株式会社リアルエステート様は、全国の収益不動産を提案する企業です。他社クラウドPBXを導入していましたが、より便利なサービスを使うためにインターネットで検索した結果、INNOVERAを導入していただきました。

まず、他社クラウドPBXからINNOVERAへの切替コストが低かった所に優位性を感じていただきました。加えて、スマホ連動の使い勝手が良いという評価をいただきました。

株式会社リアルエステート様の導入事例はこちら

 

まとめ

クラウドPBXは、初期費用の安さや携帯電話を内線電話として使える便利さなどから、導入する企業が増えています。しかし、操作や設定が難しく、機能が使いこなせないというケースが少なくありません。また、導入したときのシステムのままで、便利な機能を活用できていなかったという場合もあります。

クラウドPBXは、拡張性が高いシステムのため、導入して終わりではなく、市場の変化に合わせて変化していくことが重要です。

INNOVERAは、導入された企業様が、感覚的に設定や操作ができるように、わかりやすく設計されています。アフターフォローについても万全の体制を整えていますので、安心してお使いいただけます。ぜひこの機会にクラウドPBX「INNOVERA」の導入をご検討ください。