クラウドPBXのアプリでスマホが固定電話に早変わり！導入効果と選び方

クラウドPBXは、従来オフィスに設置されていた電話交換機（PBX）の機能をクラウド上で提供するサービスです。音声通話はインターネット回線を介すことで、初期投資や保守コストを大幅に削減できます。

また、事業内容に合わせて機能を柔軟に拡張できるため、多くの企業で導入が急速に進んでいます。

クラウドPBXは、スマートフォンに導入することでより便利に利用できますが、そのために必要となるのがスマホアプリです。

スマホアプリを使うことで、スマートフォンが会社の固定電話のように機能し、オフィスの内外を問わず、電話環境を構築できます。

しかし、クラウドPBXのスマホアプリの導入効果を最大化するには、自社のビジネスニーズに合った選択と適切な活用法が欠かせません。

ここでは、クラウドPBXのスマホアプリについて、具体的なメリットと選定時のポイントを詳しく解説します。

クラウドPBXとスマホアプリが新しい電話環境を実現

スマートフォンでクラウドPBXを利用する場合、スマホアプリをインストールするのが一般的です。スマホアプリは、インターネット回線を介してスマートフォンとクラウドPBXを接続する役割があるためです。

クラウドPBXのスマホアプリを使った音声通話は、以下の流れで行われます。

• クラウドPBXのアプリを立ち上げる
• アカウント情報を入力してシステムにログインする
• インターネット回線を通じてクラウドPBXに接続する
• 音声通話の準備が整う
• 電話番号を入力して発信ボタンを押す
• 発信先には会社の代表電話番号からの着信として表示される

従来のビジネスフォンでは、電話機を増設するたびに専門業者による配線工事や設定が必要でした。また、電話機とPBXは有線でつながっているため、オフィス外では基本的に利用できません。

しかし、クラウドPBXのスマホアプリなら、スマートフォンにインストールするだけで会社の電話システムの一部として機能するようになります。利用場所の制約もないため、ビジネスフォンでは難しかった新しい電話環境を実現できます。

スマホで固定電話の環境が整う

クラウドPBXのアプリをインストールしたスマートフォンは、単に代表電話番号での発着信ができるだけではなく、以下のような機能を利用できます。

• 代表電話番号での発着信
• 内線通話機能
• 通話の転送
• 通話の保留
• Web電話帳の利用
• 通話の自動録音
• 発着信履歴の一元管理

クラウドPBXでは、PBXがクラウド上に存在し、スマートフォンが電話機の役割を果たすことで利用範囲の制約がなくなっていますが、ビジネスフォンのPBXと電話機の関係と基本的には変わりません。

そのため、クラウドPBXでは、スマートフォンで従来の固定電話と同じ環境が整うだけでなく場所を選ばない分、より柔軟な使い方ができます。

低コストで手間なくスマホに導入できる

従来のビジネスフォンでは、電話機の追加や入れ替えにPBXの設定や配線をする必要があり、多額の費用がかかりました。

クラウドPBXのスマホアプリは、無料で提供されているケースが多いです。

そのため、IDやパスワードといったアカウント情報があれば、スマートフォンにアプリをインストールするだけで、追加費用をかけずクラウドPBXが利用可能です。

特定の端末に依存しないため、スマートフォンを変更する場合でも、新しい端末にアプリをインストールしてアカウント情報でログインするだけで、すぐに同じ環境が整います。スマートフォンの故障による機種変更や新規追加の際も、導入や再設定の手間がほとんどありません。

従来のビジネスフォンでは、電話機の追加や入れ替えにPBXの設定や配線をする必要があり、多額の費用がかかりました。

クラウドPBXではスマートフォンにアプリをインストールするだけなので、中小企業でも高度な電話システムを気軽に導入できるようになり、大企業並みの電話対応を実現できます。

固定電話の維持費や導入費用に頭を悩ませていた企業にとって、クラウドPBXのスマホアプリは理想的な解決策と言えます。

関連記事：クラウドPBXのスマホ導入と使える機能を紹介。4つの注意点も解説

クラウドPBXのアプリで「解決できる」電話業務の課題

クラウドPBXのスマホアプリを導入することで、多くの企業が日々直面している電話業務の課題を効率的に解決できます。

ビジネスにおける電話業務の主な課題と、クラウドPBXのスマホアプリがどのように解決するのか、具体的なポイントを見ていきましょう。

高額なスマホの通話料を大幅削減

スマートフォンの音声通話は、契約している通信キャリア（docomoやauなど）の携帯電話回線を使用すると、固定電話よりも高額な通話料が発生します。

特にビジネスでは長時間の通話や頻繁な通話が必要となるため、月々の通話料が高額になりがちです。

一方、クラウドPBXのスマホアプリはインターネット回線を使ったIP電話で通話をします。IP電話にかかる通話料は、携帯電話や従来の固定電話の通話料よりも安い傾向があり、外線にかかる通話料を大幅に削減できます。

通話先	固定電話（加入電話）	IP電話（IP-Line）	携帯電話
固定電話あて	9.35円/3分	8.69円/3分	22円/30秒
携帯電話あて	17.6円/1分	16.5円/1分

※税込み

例えば、固定電話あてに6分間の通話をした場合、IP電話は17.38円ですが、携帯電話の場合は264円と通話料の差は約15倍です。

さらに、通話料の多くは時間単位の課金となるため、30秒未満でも30秒分の通話料がかかります。10秒の短い通話でも22円の料金が発生するため、短時間の通話をする場合も、クラウドPBXのほうが経済的といえます。

また、クラウドPBXでは設定した端末同士での内線通話が可能です。アプリをインストールしたスマートフォンであれば内線通話を利用できます。内線通話料は、従来のビジネスフォンと同様にかかりません。

このように電話の利用頻度が高いビジネスでは、クラウドPBXのスマホアプリを導入することで、通話料の単価を下げられるだけでなく、内線通話の活用で通話料の大幅な削減が可能となるのです。

関連記事：クラウドPBXの導入で通話料はどう変わる？国内・国際通話の料金体系を解説

着信の取りこぼしを防いで機会損失を減らす

多くのクラウドPBXシステムには「同時着信」機能も備わっており、1つの電話番号への着信を複数のスマートフォンで同時に受けられます。これにより、オフィスに人が少ない状況でも、着信を受けられる体制の構築が可能です。

例えば、不動産仲介会社のケースを考えてみましょう。物件問い合わせの電話が代表番号にかかってきた場合、従来のビジネスフォンではオフィスにいる担当者のみが対応可能でした。

そのため、従業員の多くが外回りに出ていて、オフィスにいる従業員の人数が少ない状態だと、同時に受けられる着信が減ってしまいます。従業員の人数以上に着信が来た場合、話し中になってしまう「あふれ呼」や、電話がつながる前に待ちきれずに回線を切ってしまう「放棄呼」が発生する可能性が高くなります。

しかし、クラウドPBXであれば、アプリを導入したスマートフォンにも同時に着信するため、営業部全員のスマートフォンで受けられます。

営業担当者や在宅勤務中の従業員も含めて電話応対ができるため、顧客や取引先からの連絡を見逃すリスクが大幅に減少します。

折り返し電話の削減で顧客満足度を向上

従来のビジネスフォンでは、オフィス外への内線通話はできません。

そのため、顧客や取引先からオフィスに電話がかかってきた際、「担当者は外出中ですので、折り返しご連絡させます」と伝えてから一旦電話を切る必要がありました。

その後、オフィスから担当者のスマートフォンに連絡して着信があったことを伝え、担当者が先方に連絡するといった手順が発生します。

また、企業によっては、外出の多い営業担当者がオフィスに戻ると大量の伝言メモが待っているという非効率な状況も生じていました。

「折り返し電話」による対応の遅れは、顧客満足度に大きな影響を与えます。

特に緊急の問い合わせや重要な取引に関する連絡でも、担当者への伝達に時間がかかることで返答が遅れ、顧客や取引先に「対応が遅い会社」という悪印象を与えかねません。

ビジネスにスピードが求められる現代では、この「待たされる時間」が機会損失や顧客の不満につながるリスクが高まります。

競合他社がより迅速な対応を提供している場合、顧客離れを招く可能性もあるのです。

一方、クラウドPBXでは、設定した端末同士で内線通話ができるため、オフィスにかかってきた電話をスマートフォンに直接取り次ぐことが可能です。電話を切らずに転送できるため、「折り返し電話」を減らせます。迅速な対応につながることで、顧客満足度の向上につながります。

関連記事：クラウドPBXの内線は何ができる？業務効率を上げる使い方を紹介

電話帳の一括管理で電話番号を探す時間を節約

クラウドPBXでは、クラウド上で電話帳の一元管理が可能です。

従来のビジネスフォンでも電話帳を一元管理できる機能がありますが、利用範囲はオフィス内の固定電話機に限定されていました。

そのため、営業などでオフィス外にいる従業員が、スマートフォンに登録していない取引先や顧客の電話番号を確認する場合、基本的には、オフィスに電話をかけて調べてもらうか、オフィスに戻ってから確認する方法しかありません。

反対に、従業員のスマートフォンにしか登録されていない電話番号の確認では、不在や休暇中の場合、連絡先を確認する手段がないという状況が生じていました。スマートフォンだけで管理されている電話番号は、人事異動や退職時にも情報が失われるリスクがあり、企業としての顧客対応の継続性を損なう原因となります。

しかし、クラウドPBXでは、連絡先データがクラウド上で一括管理されており、アプリをインストールしたスマートフォンで確認が可能です。

電話帳の更新は管理者が行うため、情報の正確性も向上します。

また、新しいスマートフォンにアプリをインストールして認証を行うだけで、すぐに会社の電話帳にアクセスできるようになり、数百件、数千件もの連絡先を一から登録する必要がなくなります。

そのため、新入社員のオンボーディングや機種変更時の手間を大幅に削減可能です。

一部の従業員に電話業務の負担がかからない

従来のビジネスフォンで大きな課題となるのが、オフィスにいる従業員の負担増加です。

代表番号への着信がオフィス内にいる従業員しか行えないため、オフィスワーカーや受付担当者に電話業務が集中してしまうためです。

電話業務の負担が大きすぎると、本来の業務を中断せざるを得ない状況が発生し、疲労による業務効率の低下や、　お客様応対品質の低下などの問題が生じることがありました。

一方で、クラウドPBXであれば、スマートフォンにアプリをインストールするだけで、場所を問わず代表番号にかかってきた着信の応対ができるようになります。

オフィスにいる従業員だけでなく、在宅勤務者や外出中の従業員も含めて電話業務を分散させることが可能です。特定の従業員への業務集中を防ぎ、組織全体で効率的に電話対応を行うことができるのです。

クラウドPBXのアプリ導入前に確認すべき4つのポイント

多くのクラウドPBXでは、アプリを提供していますが、機能や性能、料金体系はサービスによって大きく異なります。そのため、クラウドPBXを導入する際は、アプリの性能についても確認が必要です。

通話品質の高さと安定性

クラウドPBXのスマホアプリを導入する際に、確認しておきたいのが通話品質です。クラウドPBXのスマホアプリは、VoIPによって音声通話を行う仕組みは変わりませんが、インストールするスマートフォンの性能や相性によっては、通話品質が低下することがあります。

そのため、導入前には必ず無料トライアルや体験版を利用して、実際の業務環境での通話品質をテストしましょう。特に重要な点は以下の通りです。

• 音声の明瞭さ（相手の声がクリアに聞こえるか）
• 遅延の少なさ（会話がスムーズに進行するか）
• 接続の安定性（通話中に切断されることはないか）
• 様々なネットワーク環境での動作確認（Wi-Fi、モバイルデータ通信など）

通話に問題が発生するサービスは、どれだけ機能が充実していても業務に支障をきたす可能性があるため注意が必要です。

関連記事：クラウドPBXの音質低下6つの原因と通話品質を高める方法

アプリの操作性と消費電力

クラウドPBXのスマホアプリは、直感的な操作性やバックグラウンド動作時のバッテリー消費効率、プッシュ通知の最適化なども重要な選定基準です。

ビジネスでは着信応対の迅速性が求められるため、複雑な操作手順や分かりにくいアイコン配置のアプリは業務効率の低下につながるリスクがあります。

使用頻度の高い機能へのアクセスのしやすさ、カスタマイズ可能なショートカットの有無なども確認しておきましょう。

また、バッテリー消費については、営業部門などでは特に重要視されます。電力効率が悪いアプリを導入した場合、午後には電池切れで着信に応答できないといった事態も起こり得ます。

このため、導入前には必ず実際のビジネス環境でアプリを試用し、操作の流れや直感性、1日の使用でどの程度バッテリーを消費するかをテストすることが重要です。

事業拡大に対応できる拡張性

クラウドPBXのスマホアプリは、将来の事業拡大にも対応できる拡張性の確認が必須です。ビジネスの成長段階に合わせて、以下のような拡張性を検証しましょう。

• アカウント数
• 同時接続数の上限
• サポート体制

導入後の急な利用者増加に対応できないと、結果的に再導入コストの増大につながりかねません。

そのため、特に事業が成長段階にある企業では、目先のコスト削減だけに注目せず、中長期的な事業計画に沿った拡張性を重視したアプリ選びが重要です。

導入・運用コストの全体像と費用対効果

クラウドPBXのスマホアプリは、インストール自体が無料であっても実際に利用するには費用がかかります。表面的な月額料金だけでなく、総所有コスト（TCO）と実際の費用対効果を総合的に評価することが重要です。

以下は、クラウドPBXのスマホアプリを利用するために必要な費用項目です。

• 基本利用料（ユーザーあたりの月額料金とその課金体系）
• 通話料金（国内・国際通話の料金、固定電話・携帯電話宛ての差異）
• 初期費用（アカウント設定費、番号ポータビリティ手数料など）
• オプション機能の追加料金（通話録音、高度なレポート機能など）
• サポート料金（24時間サポートは追加料金が必要なケースが多い）
• トレーニングや導入支援にかかるコスト

また、単純な料金比較だけでなく、導入によってどれだけの業務効率化やコスト削減が期待できるかを試算することも大切です。

例えば、固定電話からの切り替えによる通信費削減額、オフィススペース効率化による賃料削減、営業効率向上による売上増加などを数値化して評価しましょう。

コスト面では最安値のサービスに飛びつくのではなく、自社のビジネスニーズに合った機能と将来の拡張性を考慮した適切な投資判断が、長期的なコストパフォーマンスを高める鍵となります。

電話業務の課題は「INNOVERA Call」が解決します

INNOVERA Callは、当社（株式会社プロディライト）が提供するクラウドPBX「INNOVERA」の専用アプリです。

INNOVERA導入後にINNOVERA Callをスマートフォンにインストールし、発行したアカウント情報でログインすることで、利用可能となります。

INNOVERA Callは、Android版とiOS版の両方を提供しているため、企業で使用されている幅広いスマートフォンに対応します。端末の種類を問わず全社統一の電話環境を構築することで、スムーズな導入と運用が可能です。

スマホで使える「INNOVERA Call」はこちら

INNOVERAの機能をスマホに集約

INNOVERA Callを導入することで、従来は固定電話でしか利用できなかった高度なビジネスフォン機能をスマートフォンで活用できるようになります。主な機能として、以下のようなものが挙げられます。

機能	説明
代表電話番号での発着信	オフィスの固定電話番号をそのままスマートフォンで利用できるため、プライベート番号を顧客に知られることなく業務対応が可能です
内線通話機能	INNOVERA設定済みの全ての端末間で無料の内線通話ができます
通話転送・保留機能	通話中に別の担当者へ転送したり、パーク保留機能で任意の端末から通話を再開できます
Web電話帳の活用	スマートフォンからクラウド上で一元管理された最新の顧客連絡先にアクセスできます
ショートカットダイヤル設定	頻繁に連絡する取引先や部署へのワンタッチダイヤルが可能で、迅速な発信をサポートします
通話履歴の詳細表示	どのデバイスでの発着信か、通話時間、対応状況などを詳細に確認できます

INNOVERAの機能がスマートフォン上で集約されることで、オフィスの内外を問わず一貫した高品質な電話対応が実現します。特に営業担当者や頻繁に移動が必要な役職者にとって、業務効率の大幅な向上につながります。

標準機能ですべての通話を6カ月分の通話録音を無制限保存

INNOVERA Callでは、INNOVERAの全通話自動録音が適用されるため、外線・内線の通話を自動的に録音し、6カ月間無制限に保存できます。

また、6ヶ月以上の録音が必要な場合はオプションを申し込むことで実現可能になります。

通話の自動録音機能により、接客対応の振り返りや研修資料としての活用、通話内容の確認による誤解防止、さらには契約内容のエビデンス保持なども可能です。

特に電話での重要な取引や約束事項が多い業種では、後から確認ができる安心感があります。

また、録音データはクラウド上で安全に保管され、権限のある担当者がいつでも必要な通話録音を検索・再生できます。

万が一の顧客とのトラブル発生時や詳細な注文内容の確認など、ビジネスにおける様々なシーンで活用でき、業務の精度と信頼性を高められます。

録音データのテキスト化オプションで業務効率化を実現

INNOVERAのオプションサービス「INNOVERA Text」を利用することで、自動録音された通話内容のテキスト化が可能です。

Web上の管理画面から過去6カ月間の録音データを選択し、ボタンをクリックするだけで通話内容がテキストデータに変換されるため文字起こしの手間がかかりません。

また、テキスト化されたデータはキーワード検索に対応。日時、回線、着信先、発信元などの情報からも検索できるため、特定の会話内容を素早く見つけられます。特にコンプライアンスの厳守が求められる業種では、「無料」「必ず儲かる」「絶対」といった不適切な勧誘用語や、個人情報に関わる禁止ワードを事前に登録しておくことで、問題のある通話を自動的に検出できます。

全ての通話を人力で聞き直す必要がなく、フラグが立った会話のみを重点的に確認する効率的なコンプライアンス監視体制を構築できるのです。

INNOVERA Textは従量制の料金体系を採用しており、基本料金に3時間分のテキスト化が含まれています。必要な分だけを無駄なくリーズナブルに利用できる点も大きな魅力です。

まとめ

クラウドPBXのスマホアプリは、スピードが求められるビジネス環境に対応するための有効な手段です。専用アプリを導入したスマートフォンがあれば、場所を選ばない柔軟な電話環境を構築できるだけでなく、通話コストの削減、着信の取りこぼし防止、折り返し電話の削減、電話帳の一元管理など、多くのメリットをもたらします。

しかし、アプリを提供するクラウドPBXは数多くあるため、複数の観点から比較検討することが重要です。業務に適したアプリの選定が難しいという企業様は、一度INNOVERA Callをご検討ください。

当社が提供するINNOVERA Callは、高度なクラウドPBX機能をスマートフォンで利用できるだけでなく、全通話の自動録音機能や通話内容のテキスト化オプションなど、業務効率とコンプライアンス強化に貢献する機能を搭載しています。

無料トライアルで実際の使い勝手をご体験いただくことも可能ですので、電話業務の効率化を検討されている企業様は、ぜひINNOVERA Callをご検討ください。