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固定電話の番号がスマホで使えるサービスとは？特徴と機能を解説！
固定電話の番号がスマホで使えるサービスとは？特徴と機能を解説！
働き方の多様化が進んでいる日本では、リモートワークをする人が増えています。出社しなくても仕事ができる環境は、従業員全員が同じオフィスで働くというスタイルを古いものにしつつあります。
しかし一方で、問題となるのが固定電話の対応です。人が減ったオフィスでは、出社する人に電話業務が集中することで、大きな負担がかかります。
そのような問題を改善するために多くの企業で導入が広がっているのが、固定電話番号をスマートフォンで利用できるクラウドPBXというサービスです。クラウドPBXを利用すれば、リモートワークの人がオフィスにかかってきた電話に対応できます。
本記事では、固定電話番号をスマートフォンで利用できるクラウドPBXについて、仕組みやメリット、注意点について解説します。
固定電話番号をスマートフォンで利用できる仕組み
従来、固定電話番号は、電話回線につながった電話機で利用するのが一般的でした。そのため、固定電話番号を利用するには下記の準備が必要でした。
- NTTの加入電話を契約して固定電話番号を取得する
- 開通工事を行い電話回線を引き込む
- 電話回線に電話機を接続する
さらに、オフィスで使う場合、代表番号にかかってきた電話を複数の電話機で受信することや電話機同士を内線につなぐために、PBXを設置する必要があります。
PBX（Private Branch eXchange）とは、オフィス内で使用する電話機の回線をまとめ、内線接続やどの電話機でも同じ番号で外線が使えるようにコントロールする機械です。構内交換機とも呼ばれます。
オフィスで固定電話番号を利用するには、このような設備を整えなければならず、設置には高額な費用がかかっていました。
昨今では、インターネット回線の通信速度やモバイル機器の性能向上により、物理的な電話回線がなくても固定電話番号を使える「クラウドPBX」というサービスが登場しました。クラウドPBXを利用すれば、電話回線をつなげないスマートフォンでも、固定電話番号を使った通話が可能になります。
固定電話の環境をクラウド上に構築
クラウドPBXは、ビジネスフォンで使われるPBXをクラウドに構築するサービスです。クラウドとはクラウド・コンピューティングの略称で、インターネットで接続した先のコンピューターやサーバーが提供するサービスを利用する仕組みです。
一般的なビジネスフォンでは、物理的な回線をオフィス内に設置したPBXにつないでいました。しかし、クラウドPBXを導入することで、物理的な電話回線がつながらないスマートフォンでも、インターネットを使って固定電話番号が利用できるようになります。
インターネット回線で通話する
クラウドPBXはインターネット回線を使って通話をします。光回線やWi-Fi、スマートフォンのモバイル回線でも利用可能です。
電話を発信するときは、インターネットでクラウドPBXを経由して電話をかけた相手に着信します。電話を受ける際は、ビジネスフォンと同様にクラウドPBXに設定された全ての端末に同時に着信します。クラウドPBXとインターネットにつながるスマートフォンがあれば、日本中どこからでも固定電話番号が利用可能です。
固定電話番号をスマートフォンで利用するメリット
クラウドPBXを利用してスマートフォンで固定電話番号を利用できると、下記のようなメリットがあります。
- 場所を問わず固定電話番号を受発信できる
- BCP対策
- コスト削減
- 電話業務の効率化
- 拠点の分散化
従来のビジネスフォンでは、コストの増加や機会ロスなど多くの課題がありました。しかし、スマートフォンで固定電話番号が使えると、解決できる可能性があります。
それぞれのメリットについて確認していきましょう。
場所問わず固定電話番号で受発信できる
クラウドPBXを導入すれば、インターネットに接続できるスマートフォンだけで固定電話番号が利用できます。自宅や県外にいても会社の電話番号にかかってくる電話に対応できます。外回りやリモートワークの人が多く、内勤者が少ないオフィスでは、着信が集中すると電話の取り逃しが発生するケースが少なくありません。
しかし、スマートフォンで固定電話番号が利用できれば、オフィスにいない人も電話対応ができます。電話の取り逃しが減れば、機会ロスを防げる可能性が高くなるでしょう。
BCP対策
企業のリスクマネジメントにBCP（Business Continuity Plan）がありますが、スマートフォンで固定電話番号が利用できることはリスクマネジメントのひとつになります。
BCPは、事業継続計画とも言われ、自然災害やテロ攻撃などの緊急事態が発生した際、企業が受ける損害を最小限に抑えるために事業の継続や早期復旧をするための計画です。
一般的なビジネスフォンは、停電になるとオフィス内に設置されているPBXが停止するため、電話機能が使えません。電話機能が長時間ストップすれば、大きな損失につながりかねません。
しかし、クラウドPBXであれば、社内にPBXがないため停電の影響を受けません。また、スマートフォンがある限り、固定電話番号による通話も可能なため、予期せぬ事態が発生しても電話機能の継続が可能です。
コスト削減
ビジネスフォンを導入するには、PBXや電話機の購入、電話回線を引き込むための工事が必要です。さらに、電話業務を維持するには、機器のメンテナンスや定期的な買い替えが欠かせません。
一方で、クラウドPBXは、通話はインターネット回線を利用し、スマートフォンで通話ができるため、回線工事や電話機も必要ありません。ビジネスフォンに必要な機器を減らせるため、コストを大幅に削減できます。
電話業務の効率化
一般的なビジネスフォンは、オフィスにかかってきた電話を外出中の担当者に直接つなげません。一旦電話を切り、担当者に連絡をして、担当者から先方に連絡をしてもらうという流れになります。そのため、1本の電話に対して手間も時間もかかります。
しかし、スマートフォンで固定電話番号が利用できれば、外出中であってもオフィスにかかってきた電話に対応可能です。さらに、クラウドPBXを利用すれば、設定された端末内で内線通話ができます。自分あての電話でなかった場合は、そのまま保留、内線にして担当者に取り次げるのです。
また、一般的なビジネスフォンでは、電話の受発信のたびに、電話機のある場所まで移動する必要があります。電話機との距離が離れていると移動時間が増えてしまいます。スマートフォンを利用すればその場で対応ができるため、時間ロスを減らすことが可能です。
拠点の分散化
固定電話番号は、1つの電話番号を登録した住所以外で使うことはできません。リモートワークやオフィスの分散などで拠点が増えた場合、それぞれの場所で固定電話を利用しようと思ったら、固定電話番号の取得が必要です。
しかし、クラウドPBXでは、一つの固定電話番号を世界中どこからでも共有できるため、新たに電話番号を取得する必要がありません。新しいオフィスが増えた場合、従業員のスマートフォンを設定すれば、すぐに固定電話番号を使えます。
また、リモートワークを導入する際も同様に、スマートフォンを設定すれば、自宅にいながら固定電話番号を使うことが可能です。拠点の分散化する際、ビジネスフォンのコストが課題としてありますが、クラウドPBXを導入すれば負担を軽減できます。
固定電話番号をスマートフォンで使う際の注意点
クラウドPBXを導入して、スマートフォンで固定電話番号が使えるようになると、さまざまなメリットがあります。しかしその一方で下記の点に注意が必要です。
- 市外局番が使えないケースがある
- 音声品質が悪くなることがある
- セキュリティ面でのリスク
クラウドPBXは、さまざまな企業がサービスを提供しており、内容がそれぞれ異なります。自社の業務と相性のよくないサービスを選ぶと、業務効率の低下につながるおそれがあるため、導入前に仕様を確認することが大切です。
市外局番が使えないケースがある
クラウドPBXを選ぶときは、既存の固定電話番号の市外局番に対応していることを確認しましょう。クラウドPBXのサービスのなかには、特定の市外局番に対応していない場合があるためです。
市外局番に対応していない場合、VoIP（ヴォイプ）ゲートウェイという機器をオフィスに設置する必要があります。VoIPゲートウェイは、固定電話で使用される音声信号をデジタル信号に変換してインターネット回線で通信するための装置です。ただし、VoIPゲートウェイは製品によって接続できる回線数が限られており、回線数が多いほど金額が高くなります。
また、VoIPゲートウェイを設置しない場合は、使用している固定電話番号を引き継げないため、050から始まるIP電話番号などに変更しなければいけません。代表の電話番号が変わると、既存の取引先や一般のお客様への周知などが必要となり、大きな負担となります。
既存オフィスの市外局番に対応していたとしても注意が必要です。将来、新しい拠点を立ち上げたときに、固定電話番号を新たに取得する場合があります。しかし、導入しているクラウドPBXがその地域の市外局番に対応していなければ、対策が必要になります。
また、クラウドPBXのサービスによっては、0120や0800といったフリーダイヤルに対応していない場合があります。対応できても、オプションサービスとして追加で費用が発生することがあるため、導入前に仕様を確認しておきましょう。
音声品質が悪くなることがある
スマートフォンで固定電話番号を利用するときは、インターネット回線を使って通話を行います。音声品質は、通信状態に依存するため、電波の受信しにくい場所では音声が聞こえにくくなったり途切れたりすることがあります。
下記のような場所はスマートフォンの電波が届きにくいため注意が必要です。
- 建物の地下
- トンネル内
- エレベーター
- 山間部
一般的なビジネスフォンでは、物理的な電話回線を使用するため、音声品質が比較的安定していました。しかし、スマートフォンで通話するときは、場所によって不安定になりやすいため、電波が受信しやすい場所に移動してから利用するなどの対策が必要です。
セキュリティ面でのリスク
従来のビジネスフォンは、従業員や顧客の情報はオフィスに設置されたPBXに保存されており、物理的な回線でつながった電話機で利用されていました。そのため、情報漏洩のリスクは高くありませんでした。
しかし、クラウドPBXでは設定されたすべての端末で接続ができてしまいます。スマートフォンの盗難や紛失、さらには従業員がデータを無断で端末内にダウンロードするといった行為があれば、情報が漏洩する危険性があります。
クラウドPBXのセキュリティはサービスごとに内容が異なります。情報漏洩による損失は計り知れないため、セキュリティ対策の充実しているサービスを選びましょう。
クラウドPBXで利用できる一般的な固定電話の機能
クラウドPBXは、一般的な固定電話の機能であれば、ほとんど網羅しています。それだけでなく、利用頻度の高い下記のような機能は、固定電話よりも便利に使えるでしょう。
- オフィスにいなくても内線機能が使える
- 固定電話番号で受発信ができる
- 自動録音機能がついている
スマートフォンで固定電話番号を利用する際も同様に、固定電話の機能を使えます。なお、ここで紹介する機能は一例です。クラウドPBXでは、オフィス環境に合わせてさまざまな機能をカスタマイズすることが可能になります。
オフィスにいなくても内線機能が使える
クラウドPBXの内線機能は、設定された端末すべてが対象です。オフィスにいない人のスマホ同士でも内線通話が可能になります。
内線通話ができるメリットは、通話料金がかからないことです。一般的な固定電話では、オフィスからスマートフォンに電話をかける方法は外線しかなく、当然通話料が発生します。しかし、クラウドPBXでは、設定している端末間は内線で連絡ができるため、通話料がかかりません。会社全体で内線の割合が増えれば、通信費の大幅な削減が期待できます。
また、内線機能が使えることで、先方からかかってきた電話を切らずに担当者に取り次げます。かけなおす手間がないため、電話業務の効率化が可能です。
固定電話番号で受発信ができる
クラウドPBXは、オフィスにいなくてもスマートフォンを使って固定電話番号で発信できます。先方にスマートフォンの個人番号が通知されることはありません。着信では、先方が代表の電話番号にかけた際、クラウドPBXに設定された端末すべてで受信します。
働き方の多様化により、リモートワークやサテライト・オフィスを導入する企業も増えてきました。しかし一方で、オフィスにいる人の電話対応の負担が増えている一面もあります。
クラウドPBXを導入すれば、電話業務の負担が分散されるため、柔軟な働き方が進むでしょう。
自動録音機能がついている
クラウドPBXは、自動録音機能にも対応しています。オフィス外で電話を受けた際、周囲の騒音で先方の声が聞き取りづらいこともあるでしょう。スマートフォンには録音機能がついている場合もありますが、押し忘れなどで確実に録音できるとは限りません。
クラウドPBXでは、相手との通話を自動で録音するため、情報の抜け漏れがおきにくくなります。また、通話が録音されていれば、言った言わないのトラブルを防げます。
関連記事：固定電話を録音して業務を効率化する便利なサービスとは？
クラウドPBX「INNOVERA（イノベラ）」の特徴
INNOVERA（イノベラ）は、株式会社プロディライトが提供する、現場目線での「わかりやすさ」を追求して開発されたクラウドPBXです。
INNOVERAの特徴は下記のとおりです。
- 全国41主要都市の市外局番に対応
- 設定や操作がわかりやすい
- 全通話の自動録音が可能
- 通話内容をテキスト化できる（オプション機能）
- API連携ができる
クラウドPBXは、さまざまな機能がありますが、使いこなせなければ成果につなげることは難しいでしょう。しかし、INNOVERAであれば、専門的な知識がなくても特徴を活かせるため、クラウドPBXに期待する効果を実感していただけます。
全国41主要都市の市外局番に対応
INNOVERAは全国41都市の市外局番に対応しています。そのため、既存オフィスだけでなく、新しい拠点を立ち上げる際も、固定電話番号の取得に困ることはありません。
また、0120／0800番号にも対応しているため、既存の電話番号をそのまま利用できます。
クラウドPBXの導入になかなか踏み切れない理由のひとつに、固定電話番号の切り替えがあります。代表の電話番号を切り替えるには、取引先や顧客への周知や関係各所への届け出などが必要になるため大きな負担です。
しかし、INNOVERAでは、固定電話番号の切り替えがないため、業務に支障をきたすことなく導入が可能です。
設定や操作がわかりやすい
INNOVERAの管理画面は、マニュアルを読んでいなくても設定や操作ができるように設計しています。端末の追加や仕様の変更が簡単にできるため、クラウドPBXに関する業務が属人化することを防げます。
クラウドPBXは、操作や設定が難しく使いこなせないというケースが少なくありません。また、設定ミスがあれば大きな損失につながる危険性もあります。
しかし、INNOVERAでは、誰でも思うままの設定ができるため、導入後も安心してご利用できます。
全通話の自動録音が可能
INNOVERAは、標準ですべての通話の自動録音が可能となっています。データ量の制限がないため、設定する端末の数が増えても対応可能です。
通話の録音は、伝え漏れやクレームの発生を未然に防ぐために欠かせない機能です。データの容量に制限があれば、クレームが発生した際、該当する音声が録音できていなかったというおそれがありますが、INNOVERAではそのリスクはありません。
また、INNOVERAは録音データを6カ月間保存しているため、トラブルが発生した際の原因究明や通話内容をもとにした業務内容の改善が余裕をもって行えます。
通話内容をテキスト化できる（オプション機能）
INNOVERAは、オプション機能で通話内容のテキスト化が可能です。通話内容がテキスト化できれば、特定のワードを検索で絞り込むことや、斜め読みができるため、業務内容の改善や、品質向上に必要な分析が効率よく行えます。
また、報告書などを作成する際も、テキスト化されたものがあれば、音声をもとに文章を起こす手間がありません。
API連携ができる
INNOVERAは、API連携が可能です。外部システムをAPIと連携することで、機能を拡張できます。
たとえば、INNOVERAとCRM（顧客管理システム）を連携することで、電話の着信時に登録されている顧客情報を表示できるようになります。反対に顧客情報から電話をかけることも可能です。CRMで見込み客の振り分けをしたあとに、そのまま電話をかけることができるため、業務効率化につながります。
下記は、INNOVERAが提携実績のあるCRM・SFAの一部です。
- kintone
- カイクラ
- ネクストSFA
- 楽テル
- セールスフォース
- ファイルメーカー
INNOVERAは今後も提携するサービスを拡大していき、より使いやすいシステムを目指します。
INNOVERA（イノベラ）の強み
多くの企業がクラウドPBXを提供していますが、INNOVERAはそのなかでも、下記のような強みがあります。
・クラウドだけでスマホと固定電話が利用できる
・拡張性が高い
・オールインワンで利用できる
クラウドだけでスマホと固定電話が利用できる
クラウドPBXと一口にいっても、システムの仕組みがサービスによって違います。INNOVERAは、スマートフォンと固定電話の両方を利用するのに、クラウドのシステムだけで完結します。システムを利用するためのハードウェアなどは必要ありません。
しかし、他社のクラウドPBXのなかには、クラウドと据え置きのハードウェアの2つを使い分けて対応するものがあります。
社内の決まりでハードウェアが運営に必要な場合がありますが、とくに決まりがなければクラウドで完結するクラウドPBXを導入したほうが管理が容易になります。
拡張性が高い
ビジネス環境は常に変化しており、その速度は年々加速しています。
変化に乗り遅れないためには、業務内容もスピードに合わせて変えていく必要がありますが、それには、既存のシステムを使いやすいように作り変えていくことが効率的です。
INNOVERAは、他社システムなどの連携を含めた拡張性の高さが強みのクラウドPBXです。導入したあとも変化に合わせて業務に必要な機能を追加できるため、スピード感を持って対応できます。
オールインワンで利用できる
クラウドPBXで電話環境を構築するには、インターネット回線やアプリが必要ですが、INNOVERAはオールインワンで提供できます。
システムを一本化することで、安全性の高いサービスを提供できるだけでなく、窓口も一本化できるため、質の高いサービスの提供や円滑なサポートが実現できます。
INNOVERA導入後の効果
INNOVERAを導入することで実際にどのような課題が解決できるのでしょうか。ここでは、実際にINNOVERAを導入したことで課題を解決した2つの実例をご紹介します。
導入事例1：参加者1,000名を超える事業の問い合わせ窓口に活用
一つ目の導入事例は、大阪府公民戦略連携デスク様です。
大阪府公民戦略連携デスク様は、大阪府・43市町村と企業の公民連携を実現するための大阪府庁内の部署です。OSAKA KOUMIN Action platformの事業の一つである「”OSAKA子どもの夢”応援事業」の問い合わせ窓口の開設を目的としてINNOVERAを導入しました。
この事業を進めるにあたり、参加者からの問い合わせに対応する電話対応の窓口を設置する必要がありました。しかし、参加者が1,000人を超えることもあり通常の窓口では回線が足りず対応が難しい状況でした。
そこで、窓口の電話対応を強化するためにINNOVERAを導入した結果、下記の効果が得られたことで課題を解決できました。
- 電話での問い合わせをスマートフォンで対応ができた
- 専任のオペレーター以外の人も架電対応することができたそれ以外にもINNOVERAの導入によって下記の効果が得られました。
- クレームに対して折り返しをする際、内容を一度聞き直すことで冷静に対応できた
- 全通話が自動録音されるので、通話後でも通話内容が確認できるようになった
- 従来の電話環境だと難しかった多くの問合せに対応できるようになった
導入事例2：オペレーターの対応品質向上に活用
二つ目の導入事例は、エンディング事業を中心に事業展開しているライフアンドデザイン・グループ株式会社様です。
ライフアンドデザイン・グループ株式会社様は、各子会社における電話業務の一本化および他の葬祭業者への電話業務のアウトソーシングサービスの提供を目的に、統合的なコールセンターを設立するという背景がありました。
そのためには、拡張性・可変性・冗長性のあるクラウド型IP-PBXを採用する必要があり、精査した結果「録音機能」「保守性」「拡張性」に魅力を感じINNOVERAを導入されました。
INNOVERA導入後は、下記の効果を得られたことで課題を解決できました。
- 録音機能を活用したオペレーターの対応品質向上
- 専門知識がなくてもWebUI上で設定が行えるので、管理効率が向上した。
- スマートフォンや自宅のPCを受電可能にしたことでテレワークに対応できた
まとめ
働き方の多様化が進んでいる現代では、従業員全員が同じオフィスに出社することが減少しています。今後は、従業員同士が別々の場所で働いていても、業務が円滑に進み、コミュニケーションの機会が得られる仕組みづくりが重要になってくるでしょう。
スマートフォンで固定電話番号が使えるクラウドPBXは、まさに働き方の多様化が進む時代に適したサービスといえます。しかし、多くの企業がサービスを提供しているため、どれを選べばいいか迷ってしまうことがあるかもしれません。
選定基準がわからずに、導入に踏み出せないときは、ぜひ一度当社のクラウドPBX「INNOVERA」をご検討ください。
INNOVERAは、操作や設定がわかりやすいだけでなく、アフターサポートも充実しているため、ぜひお気軽にお問合せください。
