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市外局番に対応した固定電話の選び方。業務効率を高める最新サービスとは？
市外局番に対応した固定電話の選び方。業務効率を高める最新サービスとは？
オフィスで利用される固定電話は、長年にわたりビジネスに欠かせない連絡手段として重要な役割を果たしてきました。近年はメールやチャット、スマートフォンでの通話など、多様なコミュニケーション手段が登場したことで、利用機会は減少傾向にあります。
しかし、固定電話には多くのメリットがあります。特に市外局番を持つ電話番号を企業が取得することで、信頼性の向上や安定した通話品質といった効果を得られる可能性が高いです。
また、固定電話においては、通信技術の向上によって便利に使えるサービスが登場しています。このようなサービスを活用することで、業務効率の大幅な向上が期待できます。
本記事では、市外局番の取得方法、市外局番に対応した固定電話を利用することのメリット・デメリットについて解説します。市外局番の利便性を高める最新サービスについても紹介しているので、これから市外局番の新規取得を検討している企業は参考にしてください。
多様化が進む市外局番対応の固定電話サービス
固定電話は、建物内に引き込んだ電話回線に電話機を接続して利用します。
利用場所がオフィス内に限定されるという制限があるため、場所に関係なく音声通話ができる携帯電話やスマートフォンと比べると不便です。
また、リモートワークを導入する企業では、オフィスに電話がかかってきても担当者が不在な場合が多く、折り返しの対応が増えてしまいます。そのような背景から、従来、主な連絡手段であった固定電話は利用される機会が少なくなっています。
しかし、固定電話サービスは進化を遂げており、より便利に使えるサービスが登場しているのです。適切なサービスを選ぶことで、市外局番から始まる電話番号を業務に活かすことができます。
業務効率を高める機能が大きく進化している
固定電話をビジネスで利用する際に利用頻度の高い機能が、複数の電話機で同じ電話番号を使える機能と、内線通話です。電話番号の共有ができれば、従業員の一人が電話応対をしていても他の従業員が別の電話機で応対できます。
また、内線では、オフィス内の電話機同士で音声通話が可能です。外線を取り次ぐときも担当者に内線で用件を先に伝えられるため、スムーズに行えます。
電話番号の共有や内線は、携帯電話・スマートフォンでは通常できないため固定電話での特徴といえます。
このような機能を実現しているのが、PBX（構内交換機）です。PBXと電話機を接続することで、外線・内線の発着信を制御するため効率的な電話業務が可能となっています。
従来、PBXはオフィス内に設置して、物理的な電話回線で電話機とつないでいたため、オフィス外で利用することができませんでした。
しかし、クラウドPBXというサービスの登場により、固定電話の使い方に大きな変化が起きているのです。
クラウドPBXは、PBX（構内交換機）をクラウド上で提供するサービスです。電話機との接続はインターネット回線を利用します。オフィス外からでもインターネットからPBXに接続できるため、リモートワークで働く従業員や、外出中の営業担当者でも固定電話番号を利用した音声通話が可能です。
ベンダーが提供するサービスを利用するので初期費用が抑えられる
PBXと電話機をつないで構築する電話システムをビジネスフォンと呼びます。ビジネスフォンを利用する場合、PBXを購入してオフィス内に設置する必要があり、本体の価格は機種によって異なりますが、5～20万円ほどかかります。
また、PBXに接続する電話機はPBXと互換性が必要です。電話機を購入する場合、1台につき15,000～30,000円ほどかかるため、台数が多ければ高額な初期費用がかかります。
しかし、クラウドPBXであれば、ベンダーが提供するサービスを利用するため、PBXの購入は不要です。インターネットにつながるスマートフォンやPCなどの端末を電話機として利用できるため、電話機を購入する必要がありません。
そのため、固定電話を導入する費用を大幅に削減できます。
クラウドPBXに接続した端末同士で内線もできる
クラウドPBXに設定した端末同士は内線ができるため、離れた場所にいる従業員同士でも、従来の固定電話と同じ感覚で利用できます。
従来のビジネスフォンでは、オフィスと拠点、またはリモートワークで働く従業員同士での通話は、外線以外の選択肢がありませんでした。しかし、クラウドPBXであれば内線で通話ができるため、通話料がかかりません。
外線の取り次ぎも可能になるため、電話業務の効率を飛躍的に高められます。
関連記事：クラウドPBXの内線は何ができる？業務効率を上げる使い方
クラウドPBXは業務内容や企業規模に合わせた選定が重要
クラウドPBXは、多くの企業がサービスを提供しており、利用できる機能も異なります。そのため、サービスを選ぶ際は、自社の業務内容や規模に合ったサービスを選ぶことが重要です。
たとえば、小規模な企業であれば、外線・内線、保留、自動録音、電話帳などの基本的な機能があれば十分かもしれません。一方、大企業や、顧客対応が多い業種の場合は、アウトバウンド業務に特化した機能や、IVRといった高度な機能が必要です。
サービス提供企業の実績や信頼性、サポート体制なども考慮したうえで、自社に最適なクラウドPBXサービスを選ぶことが、業務効率化とコスト削減につながるでしょう。
関連記事：【2024年最新版】クラウドPBX15選を徹底比較！
市外局番の取得方法
企業が固定電話を導入する際、最も一般的なのが0ABJ番号です。0ABJ番号は「市外局番 + 市内局番 + 加入者番号」で構成される10桁の電話番号です。市外局番は、東京は03、大阪であれば06などで、エリアごとに割り当てられています。
0ABJ番号を取得する方法は、主に以下の3つです。
- NTTの加入電話
- 直収電話
- IP電話
いずれも0ABJ番号であることに変わりはありません。ただし、市外局番の取得方法によってはクラウドPBXが利用できない場合があるため、導入を検討している場合は注意が必要です。それぞれの取得方法について確認しておきましょう。
NTTの加入電話
NTTの加入電話は、NTT東日本・NTT西日本が提供している音声通話サービスです。建物内に引き込んだアナログ回線を電話機に接続して通話を行います。アナログ回線は、通話専用の回線のため通話品質が高いのが特徴です。
NTTの加入電話は、以下の手順で市外局番を取得します。
- 1.NTT東日本・NTT西日本のWebサイト、または「116」に電話をかけて申し込む
- 2.NTTが調査を行い電話回線の引き込みができることを確認する
- 3.0ABJ番号が発行される
- 4.引き込み工事を行う
- 5.引き込まれた回線と電話機を接続して利用開始
引き込み工事が完了すれば固定電話を利用できますが、申し込みから工事完了までは2週間～1カ月ほどかかる場合があります。
また、加入電話は1回線で1番号1チャネルしか使えません。チャネルとは同時通話ができる数のことです。部署ごとに電話番号を変更する場合や、複数の従業員で電話を共有するときは、必要な分だけ回線の契約が必要です。
また、加入電話で利用するアナログ回線は、クラウドPBXと互換性がないため利用できません。
直収電話
直収電話は、NTT以外の通信事業者が提供する固定電話サービスです。NTTが保有している電話回線のうち、使用していないアナログ回線を借りて提供しています。
NTTの加入電話と同等の通話品質でありながら、利用料金が低く設定されているのが特徴です。直収電話の代表的なサービスには、ソフトバンク「おとくライン」、J:COM「J:COM PHONE」があります。
直収電話は、サービスのWebサイトから申し込むことで契約できます。利用開始までの流れはNTTの加入電話と同じです。
直収電話はNTTの加入電話と設備が同じなので、1回線につき1番号1チャネルです。クラウドPBXは、NTTの加入電話同様に互換性がないため利用できません。
IP電話
IP電話はインターネット回線を経由して音声通話を行うサービスです。インターネット回線の設備を利用するため、専用の回線が必要ありません。
既設のインターネット回線があるオフィスでは、契約している通信事業者がサービスを提供していれば申し込み後すぐに導入できます。インターネット回線と設備を共有することで維持にかかるコストが抑えられるため、NTTの加入電話や直収電話よりも料金設定が低いのも特徴です。
従来、IP電話で取得できる電話番号は、050から始まる「050番号」が一般的でした。050番号の通話品質は0ABJ番号よりも低い傾向があり、ビジネスでの利用にはリスクがあります。
しかし、通信技術の進歩により、IP電話でも0ABJ番号が取得できるサービスが登場しています。さらに、IP電話はクラウドPBXと互換性があるため、業務を効率化する様々な機能を利用可能です。
関連記事：IP電話で市外局番を使う方法とメリット・デメリットを解説
市外局番を利用するメリット
企業が市外局番を利用することで以下のメリットがあります。
- 信頼感や認知度の向上
- 安定した通話品質が利用できる
- 電話番号の引き継ぎができる
それぞれのメリットについて確認しておきましょう。
信頼感や認知度の向上
市外局番は、番号が割り振られているエリアに拠点がないと取得できません。ビジネスにおいて、企業間で新規に取引を始める場合、所在地の把握は重要な指標になります。
企業の代表番号が090、080、070といった携帯電話の番号や050番号では、全国どこでも取得できるため、企業の所在地に拠点があることを証明できません。また市外局番を取得していないと「市外局番を取得できない理由が何かあるのでは？」と疑われることもあります。
しかし、市外局番を取得していれば、所在地に拠点があり、事業を営んでいることを証明できます。結果、顧客や取引先からの信頼を得られるのです。
また、市外局番は認知度も高く、日本全国で浸透しています。市外局番を聞くだけで、発信元のエリアがわかるので、電話を受ける側に安心感を与えられます。ビジネスにおいては市外局番の信頼感や認知度は今後も維持されていく可能性が高いため、取得しておくことはメリットにつながるでしょう。
安定した通話品質が利用できる
0ABJ番号は、総務省が定める通話品質の基準で最も高いクラスAを取得しています。クラスAは、NTTの加入電話や直収電話で使われているアナログ回線での通話と同等なため、遅延が少なく安定した通話が利用できます。
ビジネスでの通話は、重要な内容が含まれていることも少なくありません。遅延や音声の途切れなどがあると、通話相手の声を聞き取れず大きなミスにつながるおそれがあります。
一方、携帯電話はクラスB、050番号ではクラスCとなっており、遅延や安定性が0ABJ番号より高くありません。そのため、ビジネスで利用する場合は、0ABJ番号を取得した方が良いと言えます。
電話番号の引き継ぎができる
企業によっては、契約している通信事業者の変更や、オフィスの移転をする場合があります。そのたびに電話番号が変わっていたのでは、社内外で混乱が起きるリスクがあります。
しかし、0ABJ番号は、通信事業者間の変更や同じ市外局番のエリア内の移転であれば、電話番号の引き継ぎが可能です。
電話番号の引き継ぎは、固定電話の番号ポータビリティであるLNP（Local Number Portability）を利用します。
手順は以下のとおりです。
- 既存の通信事業者にLNPを申し込む
- 移行先の住所または新たに申し込む通信事業者を伝える
- LNPの可否について通知が届く
- 既存の通信事業者とLNPの実施日を決める
- 既存の通信事業者が実施当日に切り替えを行う
クラウドPBXを利用するために加入電話からIP電話へ移行する場合も、LNPを利用すれば電話番号を変更する必要がありません。
関連記事：固定電話番号を番号ポータビリティで引き継ぐ方法とは？
市外局番を利用するデメリット
市外局番を利用する際には、いくつかのデメリットがあります。
- 固定電話を利用する場所が限られる
- 契約から利用開始までに時間がかかる
- 移転先に電話番号を引き継げない
しかし、上記のデメリットはクラウドPBXの導入で解決できる可能性が高いです。それぞれのデメリットとクラウドPBXでの解決方法について確認しておきましょう。
固定電話を利用する場所が限られる
市外局番の電話番号は、物理的な電話回線やインターネット回線が届く範囲に限定されます。引き込んだ建物内でしか利用できません。複数の拠点を持つ企業であれば、拠点ごとに電話番号を新しく取得する必要があります。
しかし、クラウドPBXを利用すれば、利用場所の制限を解消できます。たとえば、東京に拠点がある企業が03から始まる電話番号を取得した場合、大阪の拠点がインターネットを介してクラウドPBXに接続することで、同じ番号で通話が可能です。
拠点が北海道や沖縄にあってもインターネットにつながる環境であれば、東京の市外局番を利用した通話ができるのです。そのため、拠点ごとに電話番号を取得する必要がなくなります。
オフィスに従業員が居ないと応対できない
固定電話は、基本的にオフィス内でしか利用できないため、応対する従業員が常駐している必要があります。リモートワークを導入している企業であっても、電話応対のために出社する従業員を確保しなければなりません。
しかし、着信数に対して応対する従業員の人数が不足していると、「あふれ呼」や「放棄呼」が発生しやすくなります。電話がつながりにくい状態が続けば、発信者はストレスを感じ、顧客満足度の低下につながるリスクがあります。
また、電話応対を担当する従業員の負担が増加することで、ストレスや不満から離職につながるおそれもあります。
リモートワークが抱えるこのような課題に対してもクラウドPBXは有効です。クラウドPBXでは、場所に関係なく固定電話が利用できるため、リモートワークで働く従業員のスマートフォンやPCでも電話応対が可能です。オフィスにいなくても電話業務を分散できるので、効率的な電話応対を実現できます。
移転先に電話番号を引き継げない
市外局番の固定電話は、割り当てられた地域でのみ使用できます。オフィスの移転でエリアを外れた場合、同じ番号の引き継ぎはできません。
たとえば、東京の03番号を使用している企業が大阪に移転する場合、06番号を新しく取得する必要があります。同じ都内への移転であっても、23区以外は市外局番が変わることがあります。
長年使用していた電話番号が変更になると、取引先や顧客への周知が必要です。名刺やWebサイト、広告に記載する表記も変わるため手間と費用がかかります。クラウドPBXであってもその仕組みは変わりません。そのため、電話番号を変更する際は、早めの対策が必要です。
関連記事：法人向け【新規】電話回線の選び方！コスト削減と業務効率化を実現
IP-LineとINNOVERAで市外局番をもっと自由に使える
クラウドPBXを導入すれば、固定電話の利便性が高められます。しかし、クラウドPBXやIP電話は種類が多く機能も様々です。
サービスの選定にお悩みの企業様は、ぜひクラウドPBX「INNOVERA」とIP電話「IP-Line」をご検討ください。2つのサービスを組み合わせることで、固定電話をさらに便利に利用できます。
スマートフォンやPCに簡単に導入できる
INNOVERAの導入は、専用アプリ「INNOVERA Call」を端末にインストールしたあとに簡単な設定をするだけです。iOS、Android端末に対応します。
そのため、既存の端末をそのまま電話機として利用できます。従業員が個人で所有しているスマートフォンやPCに導入すればコストの削減が可能です。
全国34局の市外局番に対応
IP-Lineは、全国34局の市外局番に対応しています。IP電話のなかには、特定の市外局番に対応しておらず市外局番の新規取得が難しい場合がありますが、IP-Lineであれば対応できる可能性が高いです。
また、幅広いエリアをカバーしているため、オフィスを移転する場合も移転先の市外局番が取得できないというリスクを抑えられます。
IP-Lineは、ビジネスの拡大や移転にも対応しやすいIP電話です。全国規模での事業展開や、将来的なオフィス移転を見据えている企業にとっても、最適なサービスと言えます。
申し込みから導入までがスムーズ
IP-LineとINNOVERAは、どちらも株式会社プロディライトが提供するサービスです。そのため、1度の申し込みで2つのサービスを同時に契約できます。
クラウドPBXを提供しているベンダーでは、IP電話を別のベンダーで契約する場合が少なくありません。そのため、互換性や連携方法をそれぞれのベンダーに確認する必要があります。
また、クラウドPBXで電話システムを構築する場合、IP電話だけでなく、インターネット回線や必要に応じてIP電話専用の電話機である「SIP電話」の用意が必要です。
株式会社プロディライトでは、電話システムの構築に必要なすべてのサービスを提供しているため、ワンストップで導入ができます。
申し込み内容の確認、サービスの設定、動作テストなども1社で済むため、スムーズな導入が可能です。
電話システムの構築に必要なサービスをワンストップで導入できるクラウドPBX「INNOVERA」
まとめ
市外局番を取得するには、NTTの加入電話、直収電話、IP電話の3種類があります。新規で取得するなら、クラウドPBXとの連携が可能なIP電話をおすすめします。
クラウドPBXとIP電話を連携すれば、従来の固定電話の課題であった利用場所の問題や、リモートワーク導入による特定の従業員への負担などが軽減されます。それ以外にも、初期費用や導入後の通話料も削減できるため、企業にとって大きなメリットにつながります。
クラウドPBXとIP電話の取得にお悩みの企業様は当社にご相談ください。当社は、電話システムの構築に必要なサービスをすべて取り扱っているため、幅広い視点から最適な提案をいたします。自社に適した電話システムを導入して、業務効率の向上と顧客満足度の向上を実現しましょう。
