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【法人向け】固定電話を導入する際の4つの手順とメリットデメリットを徹底解説
【法人向け】固定電話を導入する際の4つの手順とメリットデメリットを徹底解説
法人が固定電話を導入する流れは、個人の場合とほとんど変わりません。通信事業者と契約を結び、回線の引き込み工事を行った後、回線と電話機を接続するだけです。
しかし、企業で固定電話を活用する場合、業務に必要な機能を備えた電話システムの構築が必要です。契約する通信事業者によって利用できる機能が異なるため、導入する際は自社の業務内容を十分に考慮し、最適な固定電話を選択することが重要です。
ここでは、法人が固定電話を導入するまでの手順と、固定電話番号を取得する方法、そして固定電話を利用することのメリットとデメリットについて詳しく解説します。
電話業務の効率化に役立つクラウドPBXについても紹介しているので、固定電話と一緒に導入することも検討してみてください。
法人が固定電話を導入するまでの4つの手順
固定電話の契約から導入までは、以下のように進みます。
- 1.必要な機能の洗い出し
- 2.予算の設定
- 3.通信事業者やサービスの比較
- 4.通信事業者との契約
固定電話の申し込みから利用開始までの期間は、数週間から1カ月が目安です。ただし、年末や年度末は、通信事業者の繁忙期となるため、利用開始までに時間がかかることも珍しくありません。必要なタイミングで固定電話が導入できないと、業務に大きな支障がでるおそれがあります。
固定電話を導入する際は、早めに行動を起こし、余裕を持って手続きを進めましょう。
1.必要な機能の洗い出し
固定電話を導入するには、最初に電話業務に必要な機能の洗い出しが必要です。
固定電話にはいくつか種類があり、それぞれに異なる機能や特徴があるためです。業務内容に合った固定電話を選べれば、業務の効率化につながります。
たとえば、顧客対応の多い部署では、通話内容を自動で録音できる固定電話を導入することで、伝言ミスや抜け漏れの防止やトラブルの早期解決が可能です。コールセンターで利用する場合は、着信時に顧客情報を自動的に表示できる機能を持った固定電話を導入することで、応対品質の向上が期待できます。
固定電話には、さまざまな機能があるため、導入前には自社の業務内容を分析し必要な機能を決めておくことが重要です。
2.予算の設定
固定電話の種類と必要な機能が決まったら、次は予算の設定です。
固定電話の導入には、初期費用と月額基本料金が発生します。さらにオプションサービスが含まれている場合、別途費用が必要です。
法人で固定電話を導入する際、複数の回線を契約するケースが多く、必要な機能をすべて盛り込むと費用が予想以上に高額になることがあります。そのため、固定電話の導入前に予算を組んでおくことが大切です。
3.通信事業者やサービスの比較
固定電話は、多くの通信事業者がサービスを提供しています。しかし、同じ種類の固定電話でも仕様や機能は異なります。そのため、固定電話を導入する際は、複数の通信事業者のサービスを比較検討しましょう。
比較する際は、単に価格だけで選ぶのではなく、自社に必要な機能が提供されているか、料金体系が予算に合っているか、サポート体制が充実しているかなどをチェックすることが大切です。また、通話品質や安定性、導入実績なども重要な判断材料です。
固定電話は長期的に使用するものなので、導入したあとに必要な機能が不足していたり、費用が予算を超えていたりすることがないように慎重に選びましょう。
4.通信事業者との契約
通信事業者と契約を結ぶ際は、手続きをスムーズに進められるように、必要な書類や情報を事前に準備しておきましょう。
また、契約前にはプランや費用などに間違いがないかもう一度確認することも大切です。法人契約の場合は、請求書の発行時期や支払い方法、サイクルを把握しておくことでトラブルを避けられます。
固定電話の導入にあたっては、回線工事や機器の設置が必要な場合があります。その際は、工事業者との日程調整と立ち会いの必要性を確認しておきましょう。
工事日程は業務の都合で変更になる可能性もあるため、問い合わせ先やカスタマーサポートの対応時間を把握しておくと安心です。
なお、法人が固定電話を契約する場合、以下の書類が必要になる場合があります。
- 登記簿謄本
- 現在事項全部証明書
- 印鑑登録証明書
提出を求められた場合は速やかに用意し、契約手続きに遅れが生じないようにしましょう。
法人が固定電話番号を取得する3つの方法
法人が固定電話番号を取得する方法は、以下の3つがあります。
- 加入電話
- ISDN回線（INS回線）
- IP電話
自社の業務や予算に合わせて最適な方法を選びましょう。
加入電話
加入電話は、建物内に引き込んだ電話回線と電話機を接続することで利用できる固定電話サービスです。通話専用の回線を利用しているため、音声の途切れが少なく安定しているのが特徴です。また、電話回線には通話に必要な電流が供給されているため、停電時でも利用できます。
加入電話の申し込みは、NTTのWebサイトまたは「116」に電話をかけることで行えます。契約プランは、電話加入権が必要な加入電話と、電話加入権が不要のライトプランの2種類です。どちらのプランでも、「0+市外局番+市内局番+加入者番号」で構成された電話番号が取得できます。
従来、法人が固定電話番号を取得する際に加入電話が一般的な選択肢でした。しかし、近年では携帯電話やスマートフォンの普及に伴い、加入電話の契約数は年々減少傾向にあります。ビジネスにおいても、柔軟性や機能性の高いサービスが求められていることから、加入電話からIP電話への移行が進んでいます。
ISDN回線（INS回線）
ISDN（Integrated Services Digital Network）は、加入電話と同じ電話回線を利用する電話サービスです。音声をデジタル信号に変換して送受信することで通話を行います。音声を電気信号で送受信する加入回線と比較すると、音声品質が高く会話が聞き取りやすいのが特徴です。
ISDN回線の利点は、1つの電話番号で2回線利用できることです。電話をしながらFAXやインターネットを利用することが可能となります。
ISDN回線のプランには、施設設置負担金を支払う「INSネット64」と支払が不要な「INSネット64・ライト」の2種類があります。どちらも「0+市外局番+市内局番+加入者番号」で構成された電話番号が取得可能です。
ISDN回線は加入電話と同じくNTTのWebサイトまたは「116」から申し込めますが、新規契約には注意が必要です。ISDN回線の新規申込は2024年8月31日で終了し、サービス自体も2028年12月で終了予定になっているためです。
サービス終了後は他のサービスへの移行が必要となり、移行先のサービス選定や移行作業などで手間や費用がかかる可能性があります。
ISDN回線のサービス終了の背景には、通信速度が速い光回線への移行とスマートフォンの普及があります。このような状況を考慮すると、電話番号を新規で取得する際は、これから紹介するIP電話を選択するのが最適でしょう。
IP電話
IP電話は、インターネット回線を利用して通話を行う電話サービスです。
主に光回線を利用したサービスが主流となっています。従来の固定電話ではモジュラージャックを搭載した電話機に電話回線をつないでいましたが、IP電話ではLANケーブルを使用します。また、インターネット回線であれば無線でも利用できるため、スマートフォンやPCなどでも通話が可能です。
IP電話で取得できる固定電話番号には、050から始まる050番号と市外局番から始まる0ABJ番号があります。以前は050番号が主流でしたが、通話品質が加入電話やISDN回線と比べると高くありませんでした。
しかし、通信技術の進歩により、現在では0ABJ番号が取得できるようになりました。0ABJ番号は加入電話やISDNと同等の通話品質を提供するため、ビジネスでの利用に適しています。
法人がIP電話で電話番号を取得するには、まずIP電話サービスを提供している通信事業者を選定します。サービス内容や料金プランは通信事業者によって異なるため、企業の規模や業務に適したプランを選ぶことが重要です。
契約が完了すると、事業者から電話番号が割り当てられ、IP電話による通話が可能になります。IP電話の大きな利点は、インターネット回線さえあれば通話ができるため、電話回線の引き込みが不要なことです。
そのため、すでにインターネット回線が導入されているオフィスであれば、引き込み工事を行う必要がありません。
関連記事：法人向け【新規】電話回線の選び方！コスト削減と業務効率化を実現
法人が固定電話を利用するメリット
法人が固定電話を利用するメリットは以下があります。
- 通話品質が安定している
- 企業の信頼性を高められる
- 内線を利用できる
- 電話番号を複数の電話機で共有できる
法人が固定電話を導入することで、安定した通信環境の構築と企業イメージの向上につながります。それぞれのメリットについて確認していきましょう。
通話品質が安定している
固定電話は、通信事業者が提供する物理的な回線を利用するため、通話品質が安定しているのが特徴です。携帯電話やスマートフォンで使用している無線通信と比較すると、音声の途切れやノイズが発生しにくくなっています。
音声品質が不安定だと、相手の言葉が聞き取りづらく、通話の内容が正確に伝わらないことがあります。受注や商談の日程調整といった重要な内容だった場合、認識にズレが生じることで大きなトラブルに発展しかねません。
ビジネスにおいて通話品質の安定は、トラブルを未然に防ぎ、顧客満足を高く保つために欠かせません。法人が固定電話を活用することで、安定した通話品質を確保できるため、ビジネスに最適な通信環境を整えられるのです。
企業の信頼性を高められる
固定電話の契約には住所が必要になるため、実際の拠点がなければ利用できません。
つまり、固定電話番号があると、拠点を持ち継続的に事業を営む企業であることを顧客や取引先に対して証明できるのです。とくに0ABJ番号は特定の地域でしか取得できないため、対象の地域に確実に拠点があることを示せます。
ビジネスにおいて、実態のよくわからない企業と取引をすることは大きなリスクを伴います。そのため、取引先の選定において、電話番号の有無を判断材料の一つとする企業も少なくありません。固定電話番号を持っていない企業は信頼性に欠けるため、良いサービスや商品を提供していても取引ができないケースもあります。
固定電話番号を持つことは、企業の存在と信頼性を示すための重要な要素です。固定電話の導入により企業の信頼性が高まれば、ビジネスチャンスにつながるでしょう。
内線を利用できる
法人が固定電話を導入することで、内線の利用が可能です。
内線は電話システム内で通話が完結するため通話料金が発生しません。そのため、毎月の通信費を大幅に抑えられます。また、代表の固定電話番号にかかってきた着信を適切な部署や担当者に転送するという使い方もできるので、顧客や取引先からの問い合わせに迅速に対応できます。
内線を利用するには電話機同士をつなぐ必要があるため、PBXが必須です。PBX（Private Branch Exchange）とは、電話交換機のことを指します。PBXを導入することで、内線番号を利用した社内通話や、外部からの着信を適切な内線に転送することが可能です。
PBXの導入にはコストがかかりますが、内線で得られるメリットは非常に大きいため、長期的な視点で見れば導入する価値は十分にあるといえます。
電話番号を複数の電話機で共有できる
固定電話とPBXを導入することで、一つの固定電話番号を複数の電話機で共有可能です。着信が同時にかかってきた場合でも、複数の電話機で対応ができるため、顧客や取引先が電話をかけたときに話し中でつながらないという状況を避けられます。
固定電話番号が共有できれば、問い合わせ対応の質が向上し、顧客満足度の向上につながります。また、従業員の電話応対の件数も分散されるため、業務の効率化も実現できるでしょう。
法人が固定電話を利用するデメリット
法人が固定電話を利用する場合、以下のデメリットがあるため注意しましょう。
- 配線や電話機の設置に物理的な制約がある
- オフィス外では利用できいない
- 災害時に不通になるリスクがある
それぞれのデメリットについて解説します。
配線や電話機の設置に物理的な制約がある
企業で固定電話を利用する場合、複数の電話機で固定電話番号を共有したり、内線を利用するためにPBXを導入するケースが多いです。
PBXは、電話機と電話回線やLANケーブルで接続するため、オフィス内に設置をします。専用の設置スペースを必要とするため、そこからの配線によって各電話機の配置が決まります。
その結果、必要な場所に電話機を設置できないというケースが出てくるのです。
また、オフィスのレイアウト変更や移転の際には、PBXの移設や再配線に多くの時間と費用を要します。電話機の設置場所が制限されることで、業務の効率性や生産性が低下するリスクがあります。
オフィス外では利用できない
固定電話は、建物内に引き込まれた電話回線やインターネット回線に接続して利用するため、基本的にはオフィス外での利用ができません。
外出先や出張先で働く営業担当者やリモートワークで勤務する従業員は、別の通信手段を利用する必要があります。この制限により、オフィスにいる従業員に電話業務が集中してしまい、負担になる場合があります。
また、対応できない着信が発生することで、機会損失につながるリスクもあるのです。電話がつながりにくい状況が続くと、顧客からのクレームにつながりかねません。昨今のビジネス環境では、オフィスに縛られない柔軟な働き方が求められています。
固定電話の利用制限は、多様な働き方に対応しきれていないと言えるでしょう。
関連記事：固定電話の番号がスマホで使えるサービスとは？特徴と機能を解説！
災害時に不通になるリスクがある
固定電話は、災害時に不通になるリスクがあります。
たとえば、IP電話を利用している場合は、通信機器の電源が落ちると通信ができなくなります。そのため、災害によって停電が発生すると固定電話を利用できません。
加入電話やISDN回線は、電話回線から電気が供給されているため、停電時でも利用が可能です。ただし、停電時にはPBX（構内交換機）の電源が落ちると利用できなくなります。
固定電話が不通になった場合、業務に大きな支障をきたす可能性があります。特に、顧客対応や取引先との連絡に固定電話を使用している企業にとって、通信手段の確保は大きな課題です。
そのため、災害が発生したときでも通話ができるようにバックアップ電源の確保や、携帯電話や衛星電話などのBCP対策を行うことが大切です。
法人で固定電話を導入するならクラウドPBXも要チェック！
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンで利用していたPBX（構内交換機）の機能をクラウド上で提供するサービスです。PBXをクラウド化すれば、固定電話を以下のような方法で利用できます。
- 1.スマートフォンやPCを電話機として利用できる
- 2.固定電話番号がオフィス外でも使用可能
- 3.他システムとの連携により業務を効率化できる
クラウドPBXを導入することで、業務の生産性向上とコスト削減の両方が実現できます。そのため、固定電話とクラウドPBXの組み合わせは、ビジネスに欠かせない選択肢となるでしょう。
関連記事：クラウドPBXとは？仕組みからメリット・デメリットまで徹底解説
スマートフォンやPCを電話機として利用できる
クラウドPBXは、スマートフォンやPCなどの端末を使って固定電話番号を利用した通話が可能です。従来のビジネスフォンは、電話機とPBXを電話回線で接続する必要があり、モジュラージャックが搭載されていないと利用できませんでした。しかし、クラウドPBXは、インターネットに接続できる端末であれば電話機として利用できるため、オフィス環境に合わせて柔軟に対応できます。
また、クラウドPBXで電話機として使える端末は、スマートフォンやPC以外にもタブレットやSIP電話があります。SIP電話は、IP電話で使える固定電話機です。LANケーブルを接続することで従来の固定電話機と同じように使えます。
端末にクラウドPBXを導入する方法は専用のアプリを端末にインストールした後、アカウント情報やライセンスの認証を行うだけです。そのため、オフィスや従業員の規模に合わせて電話機の増減を簡単に行えます。
関連記事：パソコンから電話をかける最適な方法は？業務効率を改善するクラウドPBX
固定電話番号がオフィス外でも使用可能
クラウドPBXを導入することで、オフィス外でも固定電話番号を使った通話が可能です。クラウドPBXに設定された端末は、インターネットに接続されていれば場所を問わず固定電話番号を利用できるためです。
外回り中の営業担当者やリモートワークで働く従業員も、オフィスの固定電話番号で通話ができるようになります。オフィスにいない従業員が固定電話番号に対応できれば、オフィスにいる従業員に電話応対が集中することがありません。
取引先や顧客にとっても電話がつながりやすくなるため、顧客満足度の向上が期待できます。
また、クラウドPBXでは、設定された端末同士で内線が可能です。オフィス外との従業員とも内線ができれば、通話料を大幅に削減できます。
外部システムとの連携で業務を効率化
クラウドPBXの大きな特徴の一つに、外部システムとの連携機能があります。従来のビジネスフォンでは、自社の電話業務に合わせてシステムを一から構築しなければならず、高額な費用と長い導入期間が必要でした。
一方、クラウドPBXでは、外部システムとの連携で必要な機能を拡張できます。たとえば、顧客管理システム（CRM）との連携により、着信時に顧客情報を自動的に表示させることが可能です。
クラウドPBXと外部システムの連携は、必要に応じて柔軟に行うことができます。必要な機能があれば連携し、不要になった場合や他のシステムの方が使い勝手がよければ、容易に入れ替えることが可能です。
さらに、連携するシステムのメンテナンスやアップデートは、それぞれのベンダーが担当するため企業側の負担が軽減されます。
このように、クラウドPBXと外部システムの連携により、業務の効率化と最適化を実現できます。顧客対応の品質向上や営業活動の効率化など、様々な場面で連携の効果を発揮するでしょう。
クラウドPBX「INNOVERA」なら固定電話をより便利に使える
株式会社プロディライトが提供する「INNOVERA」は、豊富な機能と手厚いサポートが特徴のクラウドPBXです。
法人では日々やるべき業務が多く、電話のことだけに集中できないことがあります。仕様をよく確認しないままクラウドPBXを導入したことで、使用したい端末に対応していなかったり、必要な機能が搭載されていないなどのトラブルが発生するケースが少なくありません。
しかし、INNOVERAでは導入前のヒアリングを丁寧に行い、導入後のサポートも継続して行うため、安心して導入できます。
また、INNOVERAは、拡張性にも優れているため、業務の変化にも迅速な対応が可能です。以下ではINNOVERAの特徴について詳しく紹介します。
業務に合わせた端末が利用できる
INNOVERAでは、スマートフォン、タブレット、PC、SIP電話の4種類の端末を電話機として利用できます。企業は業務内容や従業員の働き方に合わせた、最適な端末を選択可能です。
INNOVERAの導入は、専用アプリ「INNOVERA Call」を利用することで簡単に行えます。性能要件を満たしている端末であれば、アプリをインストールするだけですぐに利用を開始できます。
また、従業員の個人端末にも導入できるため、社用携帯の調達が間に合わない場合でも、業務に支障をきたすことがありません。
また、株式会社プロディライトでは、INNOVERAと互換性のあるSIP電話「Yealink」を提供しています。そのため、従来のビジネスフォンのような電話環境の構築も可能です。
設定が簡単で属人化を防げる
INNOVERAは、シンプルでわかりやすい操作性が特徴です。新しいシステムの導入時には、特定の従業員に業務が集中してしまう、いわゆる「属人化」が起こりがちです。
しかし、INNOVERAの設定画面は、シンプルで直感的な設計になっています。マニュアルを参照しなくても迷うことなく操作ができ、ITスキルに自信がない従業員でも使いこなせるため、業務の属人化を防げます。
全国34局の市外局番に対応
INNOVERAを提供する株式会社プロディライトでは、IP電話サービス「IP-Line」も提供しています。IP-Lineは、INNOVERAと高い互換性を持っているため、組み合わせることで安定した電話システムの構築が可能です。
クラウドPBXの導入で課題となるのが、電話番号の取得や引き継ぎです。IP電話によっては、サポートしている市外局番には制限があり、特定の地域では電話番号の取得や引き継ぎができないケースがあります。
しかし、IP-Lineは全国34局の市外局番に対応しているため、このような問題を大幅に減らせます。企業は、拠点の所在地に合わせて必要な市外局番の電話番号を取得できるため、固定電話をスムーズに導入できるでしょう。
外部システムとのAPI連携が可能
INNOVERAは、外部システムとのAPI連携に対応しています。API連携により、業務に合わせたシステム拡張を柔軟に行えます。
たとえば、CRMと連携することで、顧客情報と通話履歴を紐付けた管理が可能です。SFAと連携すれば電話対応から商談までの一連の流れを効率化できます。
以下は、INNOVERAとのAPI連携実績があるサービスです。
- kintone (業務統合ツール)
- カイクラ (顧客管理システム)
- ネクストSFA (営業管理システム)
- 楽テル (顧客管理システム)
- セールスフォース (顧客管理システム)
- ファイルメーカー (データベース管理システム)
API連携ができれば、業務に必要なシステムの開発コストを抑えられるだけでなく、業務内容や規模の変化に応じて、最適なシステム構成を容易に構築できます。
必要な機能をすぐに追加できるため、ビジネスの変化に素早く対応することが可能です。
まとめ
固定電話の契約数は、携帯電話やスマートフォンの普及により減少傾向にありますが、法人においては、固定電話は依然として重要な役割を果たしています。
しかし、固定電話には、電話機を設置する場所の制限やオフィス内でしか通話ができないという不便さがあるのも事実です。そのため、固定電話を導入しても、電話業務を劇的に効率化するのは難しいでしょう。
そこでおすすめなのがクラウドPBXです。
クラウドPBXを利用すれば、スマートフォンやPCを電話機として利用できるため、固定電話をより柔軟な方法で活用できます。また、クラウドPBXには電話業務を効率化する多くの機能が搭載されているため、電話対応にかかる時間と労力の大幅な削減が可能です。
クラウドPBXには多くのサービスがあり、搭載されている機能は異なります。中には操作に専門知識が必要で、導入後に十分に活用できないというケースも少なくありません。
INNOVERAは、現場目線での「わかりやすさ」を考えて設計されたクラウドPBXです。電話業務に必要な豊富な機能を搭載しながらも、誰でも直感的な操作ができます。導入後に使いこなせないことや、設定や操作が属人化するのを防げます。
固定電話と一緒にクラウドPBXの導入を検討している企業様は、ぜひ一度INNOVERAをご検討ください。
