クラウドPBXで固定電話はどう変わる？移行手順とメリットを徹底解説

現代のビジネス環境において、従来の固定電話は多くの課題を抱えています。

特に、在宅勤務が定着した現在、オフィス外での代表番号の発着信ができない従来の固定電話は、顧客対応における機会損失や業務効率の低下を招く一因となっています。

また、緊急時の事業継続計画（BCP）の観点からも、物理的な設備に依存する電話システムは大きなリスクとなっています。

このような課題の解決策として注目されているのが、クラウドPBXです。クラウドPBXの導入によって、従来の固定電話では不可能だった柔軟な電話運用が可能になり、業務効率の大幅な向上を実現できます。

ただし、固定電話からクラウドPBXの切り替えにあたっては注意すべき点もあるため、スムーズな導入を実現するために事前準備や選定ポイントを確認しておきましょう。

固定電話が抱える課題と運用のリスク

ビジネスで固定電話を使う場合、多くはビジネスフォンを利用します。

ビジネスフォンはオフィス内に設置したPBX（構内交換機）と呼ばれる機器と電話機を、電話回線でつないで構築する電話システムです。長い間、オフィスの固定電話として企業の通信インフラを支えてきました。

しかし、スマートフォンやインターネットが普及した現代では、働く場所の選択肢の拡大やワークライフバランスの実現が求められています。そのため、物理的なPBXに依存する従来型のビジネスフォンだと、対応が難しい部分が出てきています。

また、従来のビジネスフォンは機器の保守費用や定期的な更新コスト、さらに故障時の修理費用など、継続的なランニングコストが高額になる傾向があり、企業にとって大きな負担です。

これらの要因から、従来型のビジネスフォンは現代の多様化するワークスタイルや事業継続の観点で課題を抱えることになっています。

老朽化したPBXの保守費用と更新コストの高騰

オフィスで利用しているPBXや電話機は、耐用年数に応じた計画的な更新が求められます。

PBXは法定耐用年数が6年と定められていますが、使用環境や保守状況によって実際の利用可能期間は大きく変動します。10～15年程度の長期利用が可能な場合もあれば、適切なメンテナンスをしていても早期に故障するケースも少なくありません。

PBXが故障した場合、電話業務の完全停止により企業活動に深刻な影響を与えるため、早急な修理が必要です。しかし、PBXメーカーの多くは製造終了から7年程度で交換部品の保有を停止するため、古い機種では修理自体が不可能な場合があります。

また、PBXの買い替えは、状況によっては予期せぬ費用が発生する場合があります。例えば、PBXと電話機には互換性が求められるため、PBXのみの交換を検討しても、既存の電話機との互換性がなければ同時に買い替えが必要です。

こうした要因により、従来型のビジネスフォンの維持・運用には継続的な高額コストが大きな負担となっています。

関連記事：固定電話の設置にはいくらかかる？費用の内訳とコスト削減のポイント

オフィス移転やレイアウトの変更で発生する配線工事の負担

昨今のビジネス環境では、新しい部署の創設や組織変更、プロジェクト体制に応じた人員配置の見直しが頻繁に行われています。

しかし、従来のビジネスフォンでは、オフィスのレイアウト変更や移転のたびに、PBXと各電話機を繋ぐ電話回線を引き直す必要があります。

配線工事は床下配線や壁内配線などの複雑な作業を伴うため、電話機10台程度でも半日程度の時間を要します。特に問題となるのは、工事期間中の電話システム停止です。配線工事から各電話機の接続設定、動作確認まで一連の作業が完了するまでの間、企業の電話業務は完全に機能しなくなります。

通常はこうした問題を避けるため、業務時間外での工事や段階的な配線引き込みを行うことになりますが、それでも企業にとっては大きな負担です。

オフィス外で代表番号の発着信ができない

スマートフォンが広く普及した現代では、担当者がどこにいても電話がすぐにつながることが当たり前となっています。逆に言えば、電話がすぐにつながらない状況は、顧客満足度の低下や商談機会の逸失につながりかねません。

しかし、従来のビジネスフォンでは、代表番号の発着信、電話の取り次ぎ、内線通話といった各種機能の利用がオフィス内に制限されます。そのため、顧客が会社の代表番号に電話をかけた場合、担当者がオフィス内にいる場合しか応対ができません。

その上、オフィスに着信が集中すれば、オフィス内にいる従業員の負担が大きくなり、本来の業務に支障をきたす可能性があります。

また、担当者不在時の対応遅延によって顧客に不満を与えるリスクも高まります。緊急の商談機会を逃したり、重要なクレーム対応が遅れたりすることで、企業の競争力低下や信頼失墜につながることも考えられます。

コスト面でも大きな課題があります。担当者が外出先にいる場合、折り返し電話が必要となり、その都度通話料が発生します。特に、担当者の個人スマートフォンに連絡を取る場合、固定電話宛てよりも通話料が高額になるため、継続的な通信コストの増大を招く要因となっています。

関連記事：スマホで固定電話番号が使えるサービスとは？特徴と機能を解説！

災害・停電時に電話が使えなくなるリスク

従来のビジネスフォンは、停電などでPBXへの電源供給が切れると通話ができません。

バッテリーが内蔵されているPBXであれば、停電してから使えなくなるまでに数分間の猶予があります。しかし、大規模災害時に長期間の停電が発生した場合、バッテリーの電力が切れると同時に電話業務は完全に停止してしまいます。

代表番号での発着信が一切できなくなれば、顧客からの問い合わせや注文を受けられず、競合他社への顧客流出や売上機会の逸失など、深刻な機会損失が生じます。

近年、災害リスクの高まりを受けて企業が重要視しているのがBCP対策です。BCP対策とは、災害や緊急時に事業を継続または迅速に復旧させるための計画や取り組みのことです。

その中でも特に重要なのが、「通信手段の確保」です。しかし、物理的なPBXに依存する従来の電話システムでは、緊急時に従業員との連絡手段が確保できない状況となり、企業の法的責任の観点からも大きなリスクとなります。

クラウドPBXの導入で固定電話の課題が解決する5つの理由

従来のビジネスフォンの課題を解決するために、多くの企業が導入を進めているのがクラウドPBXです。

クラウドPBXは、オフィス内に設置していたPBXの機能をクラウド上で提供するシステムです。インターネット回線を通じて、場所を問わず会社の電話機能を利用できるため、従来の固定電話の制約から解放され、より柔軟で効率的な電話運用が可能です。

以下では、クラウドPBXがどのように従来の固定電話の課題を解決し、企業の電話業務を変えるのか、5つの理由を解説します。

場所を選ばず代表番号による発信・受信を実現

クラウドPBXでは、代表番号の発着信や内線通話、保留転送などの機能をオフィス外でも自由に利用できます。インターネット環境があれば、どこからでも会社の電話機能を利用できるようになります。

具体的には、スマートフォンやPCに専用のアプリやソフトフォンをインストールし、インターネットにアクセスすることで、その端末を内線端末として利用できます。インターネット接続は有線LANに限定されず、Wi-Fi接続やモバイル回線（4G/5G）でも利用可能です。

そのため、場所を問わず会社の電話システムにアクセスできるのです。

また、クラウドPBXでは、通話にIP電話を利用するため、従来の固定電話からIP電話への乗り換えが必要になります。IP電話で取得できる電話番号は、「050」から始まる番号と「0ABJ番号」（03や06などの市外局番）の2種類があります。

0ABJ番号であれば、既存電話番号の引き継ぎができるため、従来の代表番号をそのまま維持しながら、オフィス外でも同じ電話番号で発着信できるようになります。顧客側には発信元として会社の代表電話番号が表示されるため、オフィスから電話をかけているのと同じ印象を与えられます。

このように、クラウドPBXはインターネット環境さえあれば、どこからでも会社の電話システムを活用できるため、テレワークの推進、顧客対応の向上、通話コストの削減など、企業の競争力強化に効果的な改善策となっています。

設備購入・保守の負担を月額利用料で軽減

クラウドPBXはベンダーが提供するサービスを利用するため、導入時にPBX本体の購入は不要です。メンテナンスや保守費用などは月額利用料金に含まれており、別途修理費などが発生する心配がありません。

また、クラウドPBXはスマートフォンやPCなどとの互換性が高く、既存の端末を電話機として活用できる可能性が高くなります。

専用の電話機を別途購入する必要がないため、高額な初期投資や定期的な設備更新費用、保守契約費用などの負担を、予算管理しやすい月額利用料に変えられます。これにより、電話システムにかかる費用の負担を大幅に軽減できます。

関連記事：クラウドPBXの導入で通話料はどう変わる？国内・国際通話の料金体系を解説

拠点の追加や組織変更に柔軟対応

従来のビジネスフォンでは、拠点が増えるたびに新しいPBXを設置し、配線工事を行う必要があります。

各拠点のシステムは独立しているため、拠点間での通話履歴や顧客情報、電話設定などのデータが分散し、一元管理が難しいといった課題がありました。通話料に関しても、拠点間の通話には通話料が発生するため、コスト面の負担も大きくなります。

一方、クラウドPBXは、拠点ごとにPBXを設置する必要がありません。新しい拠点を開設する際は、インターネット環境と端末さえあれば、すぐに電話システムを利用開始できます。

また、クラウドPBXは内線番号の変更、着信時に鳴動する電話機の変更などがWebサイトから行えます。組織変更や人員異動に伴う設定変更も、管理者がWeb画面から簡単に実施できるため、迅速な対応が可能です。

そのため、企業は事業拡大や組織変更に素早く対応でき、変化の激しいビジネス環境において競争優位性を維持できるようになります。

BCP対策の強化

従来のビジネスフォンでは、停電時にPBXへの電源供給が切れると通話ができません。オフィスが被災して主装置が破損すると、電話帳や顧客データなどが失われる可能性が高くなります。システムやデータの復旧に時間がかかれば、大きな損失を受けるリスクがあります。

一方、クラウドPBXはインターネット回線が使える場所であれば固定電話が利用できます。オフィスが被災して出社できない状況でも、自宅や避難場所からスマートフォンやPCを使って、代表電話番号での発着信が可能です。

電話番号や顧客情報などの大切なデータデータはクラウド上に保管されるため、大規模な地震や火事などがあっても物理的な破損がなくデータを守れます。

また、災害時には、顧客や取引先から企業のサービスについて問い合わせが急増する可能性があります。クラウドPBXの場合、社員のスマートフォンを使って対応人数をスムーズに増やせるため、急増する問い合わせに対処できます。

このように、クラウドPBXは物理的な制約がないため、災害時でも電話業務を継続でき、企業の事業継続計画（BCP）において重要な役割を果たします。

関連記事：クラウドPBXが災害時のBCP対策に最適な5つの理由と導入手順

固定電話からクラウドPBXへ移行する4つのステップ

固定電話からクラウドPBXへの移行は、計画的に進めることでスムーズな導入が可能です。以下の4つのステップに沿って進めることで、移行時のトラブルを防げます。

既存の電話環境と運用コストを把握

クラウドPBXを導入する前に、現在の電話設備の状況を詳しく把握することが重要です。

ビジネスにおける電話システムは、企業全体に影響します。現状を把握していないと、クラウドPBXを導入する際に、コストの増加や通話品質の低下につながるリスクがあるためです。

導入後のトラブルを避けるために、現在の電話環境について以下の項目を事前にチェックしておきましょう。

調査分類	項目	確認内容
設備状況	PBX（主装置）	型番、メーカー、設置年数、保守期限
	電話回線	アナログ、デジタル、光回線、IP電話回線の種類
	電話機	台数、機種、設置場所、コードレス電話の有無
	FAX・複合機	接続状況、利用頻度、必要性
	電話番号	代表番号、直通番号、フリーダイヤル、取得元
運用コスト	月額基本料金	回線使用料、内線料金、オプション料金
	通話料金	外線通話、拠点間通話、国際通話
	保守契約費用	定期メンテナンス、故障時対応、部品交換
	設備費用	リース料金、ローン返済額、減価償却費
	追加費用	電話機購入、機能追加、工事費用
利用状況	通話実績	月間通話時間、通話件数、ピーク時間帯
	内線利用	内線通話の頻度と時間、利用部署
	拠点間通話	拠点間の通話頻度、通話時間、コスト
	現在の機能	転送、保留、会議通話、留守番電話
	今後の要望	必要になる可能性のある機能、拡張予定
流用可能性	インターネット回線	帯域・速度の確認（流用可能性：高）
	Wi-Fi環境	通話品質に影響するため要確認（流用可能性：高）
	IP電話機	SIP対応機種であれば利用可能（流用可能性：中）
	スマートフォン	専用アプリインストールで利用可能（流用可能性：高）
	FAX機器	VoIPゲートウェイ経由で利用可能（流用可能性：中）

上記のチェックにより、現在の運用コストと比較することで、導入後のコスト削減効果を正確に把握できます。

サービスを比較して最適なクラウドPBXを選定

クラウドPBXの選定では、料金体系、導入実績、機能性、通話品質、サポート体制の5つのポイントを重点的に比較検討することが重要です。

料金体系については、月額利用料に含まれる機能や範囲を詳しく確認しましょう。必要な機能が基本料金に含まれていない場合、オプション料金として別途費用が発生します。

複数の料金プランを用意しているものや、年払いにすると料金がお得になるサービスもあるため、料金は詳細までチェックして比較検討することが大切です。

また、クラウドPBXは、サービスによって適した会社規模が異なります。小規模向けなら数人～数十人、中規模向けは数百人までを想定したサービスが主流です。自社の規模に適さないサービスを選ぶと、使いづらさを感じたり、料金が他社よりも高くなったりする場合があります。

サポート体制についても、24時間365日の電話対応窓口があるかなどを確認しましょう。電話番号の引き継ぎに関するトラブルを避けるためには、クラウドPBXのベンダーや契約中の通信事業者に問い合わせをしながら、慎重に手続きを進めることが大切です。

電話番号ポータビリティなどの回線手続きを行う

クラウドPBXの多くはIP電話を利用するので、固定電話を利用している場合は、乗り換えが必要になります。クラウドPBXの導入後も既存の電話番号を継続利用する場合は、以下の流れで、番号ポータビリティ（LNP）の手続きを行います。

• 1.移行先の通信事業者にLNPを申し込む
• 2.申し込みから数日後に、LNPの可否通知が届く
• 3.LNPが可能であれば、実施日時を相談する
• 4.乗り換え先の光回線の開通に合わせて回線が切り替わる

電話番号の引き継ぎには時間がかかるケースもあるため、早めの対応をおすすめします。

なお、IP電話によっては、電話番号や乗り換え先の通信事業者の条件次第などで引き継ぎができない場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

関連記事：【2025年1月】双方向番号ポータビリティで固定電話番号の扱いはどう変わる？

端末設定と社内テストで運用状況を確認

クラウドPBXの導入後は、各端末の設定を行い、社内テストで運用状況を確認します。

初期設定は、ベンダーがサポートしてくれるケースが多いため、間違った設定をするという心配はありません。

社内テストでは、具体的なテスト項目として、異なる時間帯で通話テストを行い、データ量が増える時間帯を把握すると良いでしょう。また、通話テストは社内だけでなく社外でも必要です。

クラウドPBXはネットワーク環境に左右されるため、利用場所の通信環境が悪ければ音質が低下します。外出先やテレワーク時の自宅など、よく利用する通話環境をチェックしておきましょう。

テスト期間中は、内線通話、外線発着信、転送機能、保留機能などの基本的な電話機能が正常に動作することを確認する必要があります。導入後のトラブルを未然に防ぐためにも、実際の業務環境での動作確認を行っておきましょう。

INNOVERAで固定電話を最短5営業日でクラウド化

INNOVERAは、当社（株式会社プロディライト）が開発・運営する2000社以上の導入と10年の稼働実績を持つクラウドPBXです。

その信頼性を評価され、電話事業者認証機構（ETOC）に「優良電話事業者」として認証登録されました。

また、導入内容により変動しますが、最短5営業日で導入が可能です。スピーディーな導入により、従来の固定電話システムの制約から素早く解放され、新しい働き方への移行をスムーズに実現できます。

INNOVERAの導入事例

INNOVERAを導入した株式会社I-ne様の事例を紹介します。同社は美容関連商品の企画開発、製造及び販売を手掛け、「BOTANIST」「SALONIA」などのブランドを展開する急成長企業です。

導入目的

• 内線の設定や調整が社内でできないことに不便さを感じていた。
• 組織変更のたびに電話業者に依頼するため、工数もコストも負担が大きかった。
• 電話の主装置のためだけにサーバーラック1台分のスペースが必要だった。

株式会社I-neがクラウドPBX「INNOVERA」を導入した背景には、急激な事業成長に伴う組織変更への対応負担がありました。新規部門の立ち上げなどの組織変更が非常に多く、特にバックオフィス部門では、スピーディーに対応していくことが求められていました。

しかし、既存のビジネスフォンでは、内線の設定や調整が社内でできず、不便さを感じていました。組織変更のたびに電話業者に依頼するため、工数もコストも負担が大きく、時間外や土日の立ち会いが必要なのも課題でした。

また、PBXの老朽化が進んでおり、東京支店で電話が繋がらないなどの不具合が発生していたため、大阪本社移転のタイミングでクラウド化することを決めました。

導入後の効果

• 物理装置の老朽化や移転時の電話番号の変更という課題から解放された。
• 組織変更に対し社内でクイックに対応できるようになった。
• 設備の省スペース化が叶い、LANケーブルなども不要になってコストも削減できた。

INNOVERAの導入後は、設定の変更や電話機の移動が社内で完結でき、スムーズに対応できるようになりました。会社の意思決定に対し迅速に体制を整えることができ、社内工数の削減にも繋がっています。

また、物理装置の老朽化や移転時の電話番号の変更という課題から解放され、設備の省スペース化が実現しました。

過去の移転の際は、エリアが変わる度に電話番号の変更が大変でしたが、電話番号を変えることなく移行できたので、取引先様の手間をかけることなく工数の削減ができています。

同社では今後、在宅勤務でも直通電話が取れる体制を構築し、働き方の多様性や会社のコストメリットを考慮した、在宅勤務でもコミュニケーションがとりやすい環境を作っていく予定です。

INNOVERAの導入事例はこちら

まとめ

従来の固定電話は、老朽化による保守費用の高騰、配線工事の負担、場所の制約、災害時のリスクなど、現代のビジネス環境において多くの課題を抱えています。これらの課題を解決するのがクラウドPBXです。

クラウドPBXは、PBXの機能をクラウド上に移行することで、場所を選ばずに代表番号での発着信を実現し、設備投資や保守費用を月額利用料で軽減できます。

また、組織変更や拠点追加への柔軟な対応、BCP対策の強化など、従来の固定電話では不可能だった価値を提供します。

クラウドPBX「INNOVERA」なら、2000社以上の導入実績と10年の稼働実績があるため、安心してご利用いただけます。固定電話の課題にお悩みの企業様は、ぜひINNOVERAへのクラウド化をご検討ください。