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クラウドPBXとIP電話の違いとは？特徴と最適な電話環境の選び方
クラウドPBXとIP電話の違いとは？特徴と最適な電話環境の選び方
ビジネスの現場では、オフィス内で完結していた従来の電話システムを、クラウドに移行する動きが進んでいます。
電話システムをクラウド上に構築することで、電話業務の効率化とコスト削減が可能になるためです。クラウドの移行に欠かせないのが「クラウドPBX」と「IP電話」です。
クラウドPBXとIP電話は、それぞれが異なる役割を担っており、どちらか一方が欠けると電話システムが維持できません。
では、この2つのサービスがそれぞれどのような機能を持ち、電話システムの構築にどのように関わっているのでしょうか。
この記事では、クラウドPBXとIP電話の違いを明確にし、それぞれの特徴を詳しく解説します。
クラウドPBXとIP電話は何が違うのか？
クラウドPBXとIP電話は、機能や仕組みが全く異なるサービスです。
しかし、電話システムの導入を検討する際、2つのサービスを同列に捉えてしまい、どちらを導入すべきかという判断に迷うケースが少なくありません。
このような混同を避けるためには、クラウドPBXとIP電話の特徴を正しく理解することが重要です。電話システムを構築する際のそれぞれの役割についても確認しておきましょう。
クラウドPBXの役割は電話回線の集約と制御
クラウドPBXは、「PBX（構内交換機）」をクラウド上で提供するサービスです。
PBXは、複数の電話回線を集約し接続を制御する役割があります。通常、電話回線は1対1の接続しかできません。そのため、複数の電話機が設置されているオフィスに着信があっても、実際に応答できるのはそのうちの1台だけです。電話機同士の接続はできないので内線は利用できません。
しかし、PBXを使用することで電話機の使用状況を自動で判別し、着信を適切な電話機に振り分けられます。また、電話機同士の接続ができるので、内線通話も可能です。
企業が固定電話を使用する場合、一つの電話番号を複数の電話機で共有したり、電話機同士で内線を利用したりするのが一般的です。この仕組みはPBXがあることで可能になっています。
従来のビジネスフォンでは、オフィス内に物理的なPBXを設置し、電話機とPBXを物理的な電話回線で接続していました。一方、クラウドPBXでは、クラウド上のPBXと電話機をインターネットで接続するという違いがあります。
PBXがクラウド上に移行しても、基本的な機能は変わりません。クラウドPBXは、従来のPBXと同様に、電話回線の集約と制御という役割を果たしています。
IP電話はインターネットを使った音声通話サービス
IP電話は、インターネット回線を利用して音声通話を行うサービスです。
音声をVoIP（Voice over Internet Protocol）という技術でデジタル信号に変換し、インターネット回線に乗せて通話を行います。通話に利用する電話機は、スマートフォンやPCなどインターネットが利用できる幅広い機器を利用できます。
一方、従来の固定電話では、音声を電気信号に変換してから、アナログ回線に乗せて通話を行います。通話に利用する電話機は、モジュラージャックが搭載されている必要があるため、スマートフォンでは利用できません。
アナログ回線を使う従来の固定電話とインターネット回線を使うクラウドPBXとの間には互換性がありません。つまり、クラウドPBXを導入するにはIP電話が欠かせない存在となっています。
クラウドPBXの導入にはIP電話が必要になる
クラウドPBXとIP電話は、一見すると似たようなサービスに見えるかもしれません。しかし、実際はそれぞれ異なる役割を持っており、どちらも電話システムを構築するために欠かせないサービスです。
たとえばクラウドPBXは、たくさんの電話回線をまとめて管理し、電話をかけたい相手につなげる司令塔のような働きをしますが、単体で音声通話はできません。一方、IP電話は、インターネットを使った音声通話はできますが、一つの電話番号を複数の電話機で共有したり、内線電話をかけたりはできません。
クラウドPBXとIP電話は、両方のサービスがお互いに協力することで初めて電話システムが完成するのです。
クラウドPBXとIP電話の「組み合わせ」でできること
クラウドPBXとIP電話を組み合わせて構築した電話システムには、以下の特徴があります。
- 初期費用を抑えられる
- 企業の業務や規模に応じて機能を拡張できる
- インターネットがあればどこでも固定電話が使える
クラウドPBXとIP電話を組み合わせれば、従来のビジネスフォンの抱えていた利用場所やコスト面での課題を解決できます。結果、電話システムを導入しやすくなるだけでなく、ビジネスの成長や変化に合わせて、最適な電話環境を構築することが可能となっています。
関連記事：クラウドPBXとは？仕組みからメリット・デメリットまで徹底解説
初期費用を抑えられる
クラウドPBXとIP電話で構築した電話システムは、従来のビジネスフォンと比べて初期費用を抑えられます。
従来のビジネスフォンでは、オフィスに設置するためのPBXを購入する必要がありました。さらに、PBXと電話機は互換性が求められるため、セットでの導入が一般的です。機能についても、一からシステムを開発する必要があったため、導入までに長い期間と高額な初期費用がかかっていました。
一方、クラウドPBXでは、初期費用がかからないサービスも多く、かかっても数千～数万円程度です。自動録音や電話帳といった利用頻度の高い機能は、標準で付いていることがほとんどなので、導入後すぐに利用できます。
通話に使用する端末として、既存のスマートフォンやPCが利用できるため、初期費用が抑えられます。
また、IP電話では、従来の固定電話と比べて以下のメリットがあります。
- 通話料が固定電話よりも安い
- 物理的な電話回線が不要
このように、クラウドPBXとIP電話を組み合わせた電話システムでは、初期費用を抑えるだけでなく、導入までの期間も短いため、コストと時間の両面でメリットがあります。
企業の業務や規模に応じて機能を拡張できる
クラウドPBXとIP電話を組み合わせた電話システムは、業務に必要な機能を簡単に拡張できます。
たとえば、クラウドPBXに端末を追加する場合は、管理画面から登録をするだけです。クラウドPBXには豊富な機能が搭載されていますが、各機能の設定も管理画面で変更ができてしまいます。
従来のビジネスフォンでは、新しい機能の追加に手間やコストがかかっていました。PBXの設定は有資格者が行う必要があるので、電話機を1台増やすのにもコストがかかります。
しかし、クラウドPBXとIP電話を使った電話システムであれば、従業員だけで設定の変更が可能です。企業の成長と変化に合わせて機能を拡張できるため、柔軟に対応できます。
インターネットがあればどこでも固定電話が使える
クラウドPBXとIP電話を組み合わせることで、場所に関係なく固定電話が利用できます。
固定電話番号はクラウド上で管理されるため、インターネット環境があればどこからでもクラウドPBXを介したIP電話での通話が可能です。
オフィス外でも固定電話が使えるので、在宅勤務やリモートワークで働く従業員も固定電話番号を使った通話ができます。
また、クラウドPBXでは、スマートフォンやパソコンに専用のアプリをインストールするだけで導入ができるため、専用の電話機を用意する必要がありません。
クラウドPBXとIP電話の選び方
クラウドPBXとIP電話は多くの企業がサービスを提供しています。サービスごとに搭載される機能や特徴が異なるため、自社の業務に適したサービスを選ぶことが大切です。
サービスを選ぶ基準となるのが以下です。
- 通話品質
- 搭載される機能
- 拡張性
- サポート体制
現在の業務に必要な機能だけでなく、将来的な拡張性も考慮することが重要です。それぞれの基準について確認しておきましょう。
通話品質
クラウドPBXとIP電話を選ぶ上で、まず確認したいのが通話品質です。インターネットを利用した音声通話は、回線の通信環境や安定性が通話品質に影響を与えます。
通話品質が低いと、会話が途切れたり、相手の声が聞き取りにくくなったりします。取引先や顧客との電話応対が満足にできなければ、ビジネスチャンスを逃すだけでなく、企業イメージにも悪影響を及ぼしかねません。
また、従業員が常に通話品質に不安を抱えながら電話業務を行う環境は、仕事の効率を下げる原因にもなります。クラウドPBXとIP電話のなかには、無料トライアルを実施しているサービスがあるため、導入する際は、事前に通話品質をチェックすることが大切です。
搭載される機能
クラウドPBXとIP電話は、サービスごとに搭載される機能が異なります。搭載されている機能が多いという理由で選択してしまうと、必要な機能がないことや、追加料金が発生する場合があるので、導入前によく確認しましょう。
内線、保留、自動録音、留守番電話など基本的な機能は、ほとんどのサービスで搭載されています。しかし、遠隔で他の従業員の通話を聞けるモニタリング機能や、他の端末への着信を手元の端末で受けられるピックアップ機能などは、サービスによって搭載の有無が分かれます。
また、機能の使いやすさも大切です。操作が難しいと、従業員が慣れるまでに時間がかかり、業務効率の低下につながりかねません。そのため、直感的で分かりやすいサービスを選びましょう。
拡張性
クラウドPBXとIP電話を選ぶ際に忘れてはいけないのが拡張性です。企業は常に成長し続ける必要があり、それに伴って電話システムも柔軟に対応する必要があるためです。拡張性が低いと、将来的に機能が不足して、システムの入れ替えを検討する必要がでてきます。
たとえば、登録できるアカウントの上限が少なければ、従業員数の増加に対応できなくなります。また、新規事業の立ち上げに伴い外部システムとの連携が必要になっても、対応していなければ別のサービスに移行する必要があります。
拡張性の高いクラウドPBXとIP電話を選べば、従業員数の増加や新しい機能の追加、外部システムとの連携などの要望に素早く対応できます。
サポート体制
新しいシステムを導入すると、どんなに注意をしていてもトラブルが起きることがあります。また、導入した後も、操作で分からないところが出てきたり、予期せぬエラーがでたりします。電話システムも例外ではありません。細心の注意を払っていても、トラブルが起こることがあるため、しっかりとしたサポート体制が不可欠です。
サポート体制として確認したいのが担当者の訪問サービスです。電話システムのトラブルは、企業の信頼性にも影響するため早急な復旧が求められます。
サポート体制がしっかりしているサービスを選ぶことで、万が一システムにトラブルが起きても、事業への影響を最小限に抑えられます。また、システムを最適な方法で使ったり、新しい機能を上手に活用したりするためのアドバイスをもらえるのも、大きなメリットです。
関連記事：【2024年最新版】クラウドPBX15選を徹底比較！
INNOVERAとIP-Lineの組み合わせで電話環境をより快適に
クラウドPBXとIP電話の違いは分かっても、それぞれのサービスには多くの種類があります。どのサービスを選ぶかで迷ってしまったら、まずはクラウドPBX「INNOVERA」とIP電話「IP-Line」の組み合わせをご検討ください。
この2つは、どちらも株式会社プロディライトが提供するサービスです。同じ企業が開発をしていることで高い互換性があり、安定した電話システムを利用できます。
また、INNOVERAとIP-Lineは、その他にもビジネスに必要な機能を搭載しているため、業務の効率化が可能です。INNOVERAとIP-Lineには、どのような特徴があるのか解説します。
専用アプリでスマホやPCへの導入が簡単
INNOVERAとIP-Lineを導入する際、「INNOVERA Call」という専用アプリをスマートフォンやパソコンにインストールすれば、すぐに端末として利用できます。難しい知識や複雑な設定は必要ありません。
また、「INNOVERA Call」は、誰でも使いやすいように設計されているので、初めての人でも迷わずに操作ができます。iOSやAndroid、WindowsやMacなど、様々なOSに対応しているので、既存の端末をそのまま活用できるのも大きなメリットです。
登録した端末はINNOVERAの管理画面で一括して確認や設定ができるため、面倒な管理作業が必要ありません。
INNOVERAでは専門的な知識がなくても、「INNOVERA Call」アプリを使うことでスマートフォンやパソコンに電話システムを導入できます。
ワンストップなので互換性が高い
株式会社プロディライトでは、INNOVERAとIP-Lineのほかにもインターネット回線の「INNOVERA 光」やSIP電話の「Yealink」も提供しています。つまり、電話システムの構築に必要なすべてのサービスを1社で完結できるのです。
同じ会社のサービスは互換性も実証されているため、安定性の高い電話システムが構築できます。また、トラブルが起きたときも、窓口1つですべてのサービスに対応できます。トラブルの原因をサービスごとの窓口に確認するという手間がありません。
API連携で業務に合わせた柔軟な拡張ができる
INNOVERAは、API連携に対応しているので、機能の拡張やカスタマイズが可能です。
API連携とは、異なるソフトウェアやサービス同士で、データをやり取りするための仕組みです。外部システムとAPI連携をすることで電話システムに必要な機能を実装できます。
たとえば、顧客管理システム（CRM）をAPI連携で電話システムとつなぐことで、顧客情報を確認しながら通話がすることが可能です。その他にも営業支援システム（SFA）やデータベース管理システム（DBMS）との連携もできます。
なお、INNOVERAでは以下のシステムとAPI連携の実績があります。
- kintone (業務統合ツール)
- カイクラ (顧客管理システム)
- ネクストSFA (営業管理システム)
- 楽テル (顧客管理システム)
- セールスフォース (顧客管理システム)
- ファイルメーカー (データベース管理システム)
API連携ではシステムの解除も簡単にできるため、業務内容の変化やよりよいシステムへの切り替えが柔軟に行えます。
まとめ
クラウドPBXとIP電話は機能や役割が違うサービスです。
そのため、どちらを選んだ方がいいかという比較はできません。むしろ、電話システムをクラウド化するには2つのサービスが欠かせないため、比較するのではなく最適な組み合わせで構築することが重要です。
それぞれのサービスを選択する際は、提供される機能、拡張性、サポート体制などの基準を満たしていることを確認しましょう。適切でないサービスを導入すると、業務効率の低下につながるリスクがあります。
それぞれどのサービスを選べばいいかわからないといったお悩みを抱える企業様におすすめしたいのが「INNOVERA」と「IP-Line」の組み合わせです。
2つのサービスには高い互換性があるため、安定した電話システムを構築できます。ワンストップで導入できるため手間がかかりません。トラブルが起きても問い合わせ先が1社で済むので安心です。
その他にも、専用アプリによる簡単な導入、API連携による柔軟な拡張性など、ビジネスの効率化と成長をサポートする機能を備えています。電話業務における現時点での課題の解決だけでなく、拡張性にもすぐれるため将来的な業務拡大にも柔軟に対応できます。
知識と経験が豊富なスタッフが、導入時のヒアリングや導入後のサポートをしっかり行いますのでぜひこの機会にお問い合わせください。
