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固定電話を無線化してオフィス環境を改善する方法を紹介
固定電話を無線化してオフィス環境を改善する方法を紹介
有線の固定電話は「配線が多くてごちゃついた見た目になる」「電話対応の固定席が決まってしまう」といったデメリットがあります。
無線化することによりデメリットは解消され、使いやすい固定電話へと進化することが可能です。
この記事では、固定電話の無線化で得られるメリットや、無線化の方法を紹介します。
オフィスの電話環境の改善に取り組みたいと思っている方や、フリーアドレスなどワークスタイルの多様化を目指している方はぜひご覧ください。
固定電話の無線化でできること
固定電話の配線が無ければ、オフィスやデスク周りの見た目がすっきりします。
無線化でどのようなことが可能になるのかを具体例を交えて解説します。
移動しながら固定電話が使える
固定電話はデスクでとるのが従来のビジネスフォンでしたが、無線化することでデスクに縛られなくなります。
例えば、電話しながら他のデスクや資料を探すといった行動もできます。
また、配線や電波が届かないなどの問題で設置できなかった場所でも通話が可能になるので、いちいち電話機の所に移動して電話するといった手間が省けます。
オフィスのレイアウトが自由自在になる
オフィスのレイアウトは、動かせない配線(コンセントなど)があるので簡単には変えられません。
配線が多いと線同士が絡まるリスクがあり、線がある機器の移動は困難を極めます。
固定電話を無線化することで、ごちゃつく配線が減りオフィスの模様替えや引っ越し時の作業がラクになります。
また、フリーアドレスのようなデスクを固定しない働き方も可能になります。
快適なオフィスは、従業員のモチベーションアップや作業効率アップにも影響すると考えられるので、オフィスのレイアウトは大切です。
配線のないデスクで快適に働ける
デスクにはパソコンや書類など置くものが多いので、乱雑になりやすい環境です。
さらに、パソコンの電源コードやスマホの充電器など、電気を供給するためのコードも多数あります。
デスク周りにコードがたくさんあると絡まりやすく、作業効率が悪くなります。
固定電話のように、コードを無くせるものは無くして、デスクをすっきりさせることで快適に働けるようになり、従業員のストレス緩和にも役立ちます。
デスクがキレイに保てると「仕事に集中できる」「書類の紛失防止になる」といったメリットもあります。
オフィス内の固定電話を無線化する方法
オフィス内の固定電話を無線化する方法は2つあります。
「コードレス電話機」を使用するか「IP電話とクラウドPBX」の導入です。
どちらも固定電話の無線化ができますが、無線化以外の使える機能が異なるので紹介します。
さらに、2024年4月からNTTが「ワイヤレス固定電話」というサービスを始めたので、固定電話の無線化との違いも解説します。
コードレス電話機を利用する
コードレス電話機を利用すれば、手軽に電話機の無線化ができます。
親機と子機に分かれているコードレス電話機は、親機は有線の場合もありますが、子機は無線で使えます。
コードレス電話機には通信信号の種類や電波の範囲に特徴があるので、下記のコードレス電話機の表をご覧ください。
コードレス電話機の種類
| 電話機の名称 | 特徴 |
|---|---|
| カールコードレス電話機 | ・BluetoothかDECT準拠方式で通信を行う。 ・親機から10m以内の距離で使用できるものが多い。 ・外線・内線など全てのボタンが親機と子機の両方に付いており、子機からも発着信や転送機能が利用できる。 |
| アナログコードレス電話機 | ・アナログ信号によって通信を行う。 ・アナログ電波は壁や棚などの障害物を避ける性質があるので、アンテナから300m以内なら使用できる機器が多い。 ・アンテナ1本に対して1台の「1:1」接続となるため、受電する電話機を増やすことはできない。 ・電気製品(電子レンジなど)の影響を受けやすく配慮が必要。 |
| デジタルコードレス電話機 | ・デジタル信号を利用して通信を行う。 ・PHSとも呼ばれる電話機で、通信を行うためにはアンテナを設置する必要がある。 ・使用可能範囲はアナログ式より狭いが、音質はデジタル式の方が優れている。 ・アンテナ1本に対して多くの子機を接続できる。 |
参照：NTT東日本 電話機をコードレス化できるビジネスフォン3選
どの種類のコードレス電話機も、親機やアンテナから通話中に離れられる距離が決まっているため、通信距離を気にする必要があります。
オフィスの環境によって適切な種類があるので、コードレス電話機を選ぶ際には置く場所を想定して選びましょう。
IP電話とクラウドPBXを導入する
IP電話とクラウドPBXを利用することで、固定電話を無線化できます。
IP電話はインターネット回線を利用した通話なので、インターネット環境があれば導入できます。
クラウドPBXは、外線・内線の通話を制御する役割のシステムです。
クラウド上に構築するシステムなので、インターネット環境が必要になります。
IP電話と相性が良く、オフィスで使うビジネスフォンにIP電話を選んだ場合、同時導入する企業が多いです。
クラウドPBXはコードレス電話機とは違い、インターネット環境があれば距離を気にすることなく無線で通話ができます。
オフィスの電話を無線化したい場合は、IP電話とクラウドPBXの導入がおすすめです。
ワイヤレス固定電話とは？
NTT東日本・NTT西日本が、2024年4月1日からワイヤレス固定電話というサービスを開始しました。
このサービスは、NTTが通話に使っているメタルケーブルの維持が困難な場所や、設置が経済的でない場所の回線を、携帯電話網に切り替えて利用するといったサービスです。
提供している場所は、山村/半島/離島の対象地域や災害等で電話の提供が困難となっているエリアに限定しています。
固定電話機が無線になるのでは無く、ターミナルアダプターと携帯電話網の部分が無線になります。
家やオフィスの固定電話が無線になる訳ではありません。
ワイヤレス固定電話サービスでは、法人が利用していた一部サービスが利用できなくなる可能性があるので、切り替えを検討している方は注意しましょう。
オフィス外でも固定電話番号を利用できる無線化の方法
ビジネスで利用する電話番号は会社の電話番号がほとんどなので、会社で電話に出る以外にも外出先で直接やり取りできたら便利ですよね。
固定電話番号をオフィス以外で利用する方法は「転送サービス」と「IP電話とクラウドPBX」の2つです。
両方のメリット・デメリットを詳しく紹介します。
転送サービスを利用する
会社の固定電話番号にかかってきた電話は、転送サービスを使えばスマホで受電することが可能です。
転送サービスのメリット
転送サービスのメリットは以下の2つです。
- 固定電話番号にかかってきた電話をオフィス外で受電できる
- 大事な電話をとり逃さない
オフィス外にいる場合でも、転送の設定をすれば掛かってきた電話に対し取り次ぎ不要で直接電話に出ることができます。
転送サービスの種類によっては、個別の電話番号のみ転送することも可能なので、自分で直接対応したい顧客がいる場合は便利です。
転送サービスのデメリット
転送サービスのデメリットは下記の4つです。
- 折り返しの電話は会社の電話番号が使えない
- 転送先が1つしか指定できない
- 取り次ぎができない
- 転送には料金がかかる
通話中に電話が途切れてしまった場合や、電話がとれなかった場合に折り返す時は、会社の固定電話番号は使えません。スマホに転送していたのであれば、スマホの電話番号で折り返すことになります。
また、転送先は基本的に1つしか指定できないので、1人に電話が集中してしまう恐れがあります。
転送先で出た電話の取り次ぎは行えないので、一旦電話を切って取り次ぎたい相手に連絡する必要があります。
さらに、転送には通話料とは別に転送料がかかるので、転送が多いと通話料金が増えてしまいます。
IP電話とクラウドPPXを組み合わせる
IP電話とクラウドPBXを組み合わせることで、オフィス外にいる時でもスマホやパソコンで受電できるようになります。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXのメリットは以下の4つです。
- 固定電話番号にかかってきた電話をオフィス外で受電できる
- オフィス外からオフィスへの取り次ぎも可能
- 追加の転送料金が必要ない
- 固定電話番号を受電する機器や台数に縛りが無い
クラウドPBXを導入すると、個人のスマホやパソコンを内線として利用できるようになります。
個人スマホが持ち歩ける内線となるので、オフィス外での固定電話番号の利用や、電話を切らずに内線での取り次ぎが可能となります。
また、内線通話なので、通話料がかからないことも嬉しいメリットです。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXのデメリットは以下の2つです。
- インターネット環境が必要
- 月額料金が必要
IP電話とクラウドPBXの利用には、インターネット環境が必要です。
クラウドPBXは、初期費用が安く導入できますが、月額料金がかかります。
転送サービスは使った分の料金が必要ですが、クラウドPBXは固定の月額料金になるので、オフィス外で使う頻度が低い場合は損になる可能性もあります。
オフィス外にいる従業員への通話頻度や、固定電話番号をオフィス外でも利用したいかを考えて、導入を検討しましょう。
関連記事：クラウドPBXとは？仕組みからメリット・デメリットまで徹底解説
固定電話を無線化するならクラウドPBXが最適
固定電話を無線化するなら、クラウドPBXがおすすめです。
- 無線化した固定電話の通話情報を一元管理できる
- 端末の増減に柔軟に対応できる
- 端末間の内線通話で通話料を削減できる
上記の3つはコードレス電話機のみの導入ではできない内容なので、クラウドPBXで無線化した場合の特徴とも言えます。
クラウドPBXが最適な理由を項目ごとに詳しく解説します。
無線化した固定電話の通話情報を一元管理できる
通話情報を一元管理することで、不要な事務作業が減り業務効率が上がります。
- 必要な情報に最短でアクセスできる
- 人材育成に役立つ
- 電話の属人化を防止
- 情報の共有が容易になる
電話対応のトラブルで多いのが「言った・言わない」問題です。
一元管理していれば、誰がいつ電話の対応を行ったのかすぐに分かりますし、会話が録音されていれば聞き返すことでトラブルを早期解決に導きます。
また、一元管理した情報を元に社員の人材育成に役立てることや、社内で情報を瞬時に共有することが可能になるので、企業全体の業務向上も望めます。
通話情報の一元管理を行うことで、電話環境の管理だけでなく企業全体が使いやすい電話環境になるので、業務の円滑化にも繋がります。
関連記事：固定電話を録音して業務を効率化する便利なサービスとは？
使用したい端末の増減に柔軟に対応できる
クラウドPBXを導入した場合、使用したい端末の増減を行いたい時は、インターネットから申込みを行い、アプリのダウンロードや簡単な設定で使えるようになります。
端末のメーカーを揃える必要はなく、個人のスマホで企業の固定電話番号を使える仕様にもできるので、端末代のコストを掛けずに内線を増やすことが可能です。
使用する端末の増減が想定される場合は、設定も簡単なクラウドPBXがおすすめです。
端末間の内線通話で通話料を削減できる
ビジネスフォンの内線通話は無料ですので、社内の通話をできる限り内線にすることで通話料を削減できます。
従来のビジネスフォンではスマホへの通話は内線では無かったので、毎回通話料が発生していました。
しかし、スマホやパソコンを内線化することで、下記のような通話も無料で行うことができます。
| 従来のビジネスフォン | クラウドPBXのビジネスフォン | |
|---|---|---|
| 社内→個人スマホ (スマホ→社内) | 外線(有料) | 内線(無料) |
| 従業員スマホ同士の 通話 | 外線(有料) | 内線(無料) |
| 社内→パソコン通話 (パソコン→社内) | 不可 | 内線(無料) |
| 社外にいる従業員への外線取り次ぎ | 一度電話を切って社外にいる従業員に連絡する(有料) | 内線を使って そのまま取り次げる(無料) |
| 会社に受電した外線 | 社内で受電 | 社内・スマホ・パソコンなど、設定した機器で受電 |
| スマホから外線通話 | スマホの個人番号が 相手に表示される | 会社の電話番号が 相手に表示される |
スマホやパソコンを内線化することで、通話料の削減だけでなく、電話取り次ぎの簡略化や個人のスマホ番号を知られるリスクが減らせます。
関連記事：固定電話から携帯(スマホ)へ転送する種類と料金がかからない方法は？
固定電話の無線化ならINNOVERAがおすすめ
固定電話の無線化にはクラウドPBX「INNOVERA」の導入がおすすめです。
INNOVERAには、無線化以外にも使える標準機能が充実しており、電話環境の改善に役立ちます。
INNOVERAの標準機能
| 全通話自動録音 | 電話履歴 | クラウド電話帳 | 発着信許可 |
| 留守電 | ガイダンス設定 | 段階着信 | 着信拒否 |
| 自動応答 | 無条件転送 | 保留音変更 | 着信鳴り分け |
| ホットデスク | DID | 架電禁⽌ | サブ管理者 |
| 短縮ダイヤル | ピックアップ | マルチキャスト | プレゼンス |
INNOVERAの機能は他にも有料で使えるオプションがありますが、ここでは基本のおすすめ機能と、IP電話「IP-Line」の特徴を紹介します。
全国34局番対応で電話番号を変更せずに導入できる
株式会社プロディライトのIP電話「IP-Line」は、全国34局番に対応しています。
他社では「03(東京)」「06(大阪)」のみ対応の場合もあるので、幅広い市外局番が利用できることが強みです。
全国34局番とは、北海道から福岡までの地域です。
IP-Lineは番号ポータビリティにも対応しているので、NTT加入電話などで取得した電話番号を引き継いでIP電話に移行しても使用することが可能です。
「0120」「0800」といった着信課金番号の番号ポータビリティも行えます。
※一部対応外の場所もあるので、詳しくはお問い合わせでご確認ください。
自動録音した通話データは一元管理で6カ月保存される
INNOVERAの自動録音はデータ量による制限はなく、外線・内線全ての通話録音データを6ヶ月間保存します。
他社では追加料金が必要な場合も多いですが、INNOVERAの録音データ保存は標準装備なので、追加料金は必要ありません。
録音機能はトラブル対策から業務の効率化にも役立つので人気の機能です。
下記のような電話業務のサポートを行ってくれます。
- 顧客とのトラブル・クレーマー対策になる
- オペレーターの聞き漏らしのリスクを軽減できる
- オペレーターの業務効率が上がる
- 社内で通話内容の情報共有ができる
- 人材育成の促進・人事評価に役立つ
通話の録音機能については下記の関連記事でも紹介しているので、詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
関連記事：固定電話を録音して業務を効率化する便利なサービスとは？
充実のカスタマーサポートで無線化・トラブル対応も安心
INNOVERAを提供する株式会社プロディライトは、東京証券取引所グロース市場（証券コード：5580）に上場しています。
多数の導入実績があり、PBX機能(システム)・端末・回線を同時に導入する「ワンストップ導入」も行っているので、全て込みの見積もりを提示でき、企業に合った理想の電話環境を提案することも可能です。
万が一不具合が発生した際にも、経験ある社員がサポートをして迅速に対応します。
まとめ
固定電話を無線化するには、「コードレス電話機」「クラウドPBX」どちらかの導入が必要です。
オフィスの電話環境を良くしたいのであれば、おすすめは「クラウドPBX」の導入です。
クラウドPBXを導入することで、固定電話の無線化はもちろん、スマホやパソコンを内線として利用できるので、フリーアドレスやリモートワークなど様々な働き方に対応できます。
さまざまな場所で固定電話番号の受電・架電ができることは現代の働き方にあっていると言えるでしょう。
固定電話を無線化するなら、株式会社プロディライトのクラウドPBX「INNOVERA」やIP電話「IP-Line」の導入がおすすめです。
株式会社プロディライトで電話環境を良くして、働きやすい環境を整えてみてはいかがでしょうか。
