スマホを内線化する方法をわかりやすく解説！おすすめのサービスは？

テレワーク・リモートワーク・フリーアドレスなど「働く場所を問わない」働き方が近年増えてきました。

• スマホを内線化させたい
• 固定電話をクラウド化させたい

という要望の問い合わせが年々増えているのが現状です。

スマホの内線化は、利便性はもちろん機能の設定・管理・メンテナンスも容易になるので、時間とお金を削減できる可能性を秘めたサービスです。

ビジネスフォンは、業務ツールほどクラウド化が進んでいないので、クラウド化することで業務の改善や効率化が実感できます。

この記事では、スマホ内線化の方法やメリット・デメリットについて詳しく解説します。

スマホの内線化とは

スマホの内線化とは、ビジネスフォンの機能をスマホでも利用可能にした技術です。

固定電話の内線・外線・転送機能などがスマホで利用できるようになります。

従来の内線であれば、電話回線を使用して複数の外線・内線を共有していたので、電話回線が必須でした。スマホの内線化では、インターネット回線で共有するので、インターネット環境が必須です。

インターネット環境があれば、固定電話の番号を使って内線・外線・転送の機能が利用できます。

スマホ内線の仕組み

従来型の内線は、会社内にPBX(電話交換機)を設置し、通話(外線・内線)の受信・発信を制御しています。

PBXと各電話機を電話回線で繋ぎ、内線番号を振り分けることで内線通話が実現しています。現在では「クラウドPBX」というクラウド上で通話(外線・内線)の受信・発信を制御するシステムができました。

クラウドPBXは、インターネット回線を使いクラウド上でPBXの役割をしてくれるので、内線通話に物理的な機器や線を繋ぐ必要はありません。

必要なのはインターネット回線です。

クラウドPBXはインターネット回線を使って電話機同士を繋ぐので、スマホとも内線の構造で繋ぐことが可能になりました。

スマホを内線化するメリット

スマホを内線化することで生まれるメリットはたくさんあります。

どのようなメリットがあるのか確認しましょう。

通話料金が削減できる

内線同士の通話料は無料です。

社外にいる社員とも内線で通話ができるので、通話料の削減に繋がります。

今までのビジネスフォン	クラウドPBX
内線同士の通話料は無料	内線同士の通話料は無料
社外にいる社員には外線で連絡(有料通話)	社外にいる社員にも内線で連絡(通話料無料)

電話の取り次ぎがラクになる

電話の取り次ぎ業務がラクになるということは、無駄な作業が減り時短にも繋がるということです。

取り次ぎたい相手が社外にいる場合、スマホ内線化のメリットを強く実感します。

《取り次ぐ相手が社外にいる場合》

今までのビジネスフォン	クラウドPBX
一度電話を切って、取り次ぎたい相手に折り返し連絡するように伝える	保留でそのまま取り次げる

一度電話を切ることで、折り返した時に電話に出ない可能性もあり、機会損失に繋がる可能性があります。さらに、折り返して電話する通話料はこちらの負担となります。

スマホを内線化することで、手間・時間・通話料の3つがまとめて削減できます。

また、他社の人から同じ人相手に頻繁に電話が来る場合は、取り次ぎなしで連絡を取る方法もあります。個別内線に直接電話をかけることが出来る「DID」という機能です。取り次ぎをする必要や、個別に連絡が欲しい時にもプライベートなスマホ番号を教える必要が無くなり便利です。

オフィスの固定電話を廃止できる

オフィスの各ディスクから固定電話機が無くなれば、デスクが広く利用できます。また、固定電話の配線が減ることにより、社内のレイアウト変更が容易になります。フリーアドレスのオフィスを作ることも可能です。

今までのビジネスフォン	クラウドPBX
電話同士を有線で繋いでいる	スマホは無線でOK

オフィスの固定電話を廃止することで、定期メンテナンスの費用が削減できます。

クラウドPBXはクラウド上でメンテナンスをするので、別途費用は必要ありません。

社外から会社の電話番号を利用して通話できる

社外から取引先に電話をする時に、個人スマホを使って電話したことはありませんか。

個人スマホで電話してしまうと、デメリットが多くあります。

• プライベートな電話番号が知られてしまう
• 電話に出てくれない(知らない電話番号は警戒される)
• 通話料が個人負担になる

スマホから会社の電話番号で発信できたら、上記の問題は解決します。会社の電話番号は、業務を円滑に行うために大切です。

どこからでも会社の電話番号で電話ができれば、テレワークのような場所を選ばない働き方にも柔軟に対応できます。

回線工事は不要

今までの固定電話は専⽤の電話回線を敷設する必要がありました。

また、専門員による工事が必要なので費用もかかりました。クラウドPBXは、導入時に大掛かりな工事は必要ありません。

他にも以下のようなメリットがあります。

	今までのビジネスフォン	クラウドPBX
配線	必要（配線工事も必要）	不要（インターネット環境があればOK）
設定変更・メンテナンス	設定変更には専門員の訪問が必要、装置メンテナンスの費用が必要。	設定変更はWebからいつでも可能主装置がクラウドなので、装置のメンテナンスは不要
アップデート	長期スパン	常に最新の状態
電話番号追加	別途キャリア対応となり手間がかかる	別途キャリアへの依頼は必要なし

アップデートが少ないと、他システムとの連携が難しくなる場合があります。

クラウドPBXは、常に最新の状態にアップデートしているので、他システムとの連携も容易です。クラウドPBXで常に最新の状態を保つことは、他システムとの連携や業務の変化にも対応できるので、長期的に見てもメリットがあります。

スマホを内線化するデメリット

スマホを内線化することで生まれるデメリットもあります。デメリットの内容を確認して対策を講じましょう。

スマホのデータ通信量が増える

電話の通話料が減る代わりに、インターネットの通信料が増えます。個人のスマホを使用している場合は、個人のデータ通信料が増えてしまうので注意が必要です。

セキュリティのリスク

インターネット回線を通じて使うので、ウイルス感染などのリスクはあります。スマホを持ち歩けるのは便利ですが、どこかに落としたり盗難の危険も発生します。

安易なウイルスに感染しないために、インターネットの知識を深める研修や、落とした時のために不安であればGPSタグを付けるなどの対策を講じましょう。

仕事とプライベートが曖昧になる

スマホは日常には欠かせないツールなので、常に持ち歩く人が大多数でしょう。

「会社の電話はいつ何時でも出なければいけない」と思ってプレッシャーを感じてしまう人には多大なストレスとなります。

また、相手はこちらが休日と知らずに電話をかけてくる場合もあります。これらは会社内の固定電話ではなかった事柄で、スマホの内線化によって生まれた問題です。

仕事とプライベートを分ける為には、社内で内線の使い方をルール化したり、自動応答やガイダンス設定をして社員の休息を確保しましょう。

スマホを内線化する方法

企業がスマホを内線化したいと考えているなら、方法は次の2つです。

• FMC
• クラウドPBX

内線化できるという内容では両者は似ていますが、導入することで得られるメリット・デメリットが異なります。

FMCとクラウドPBXについて詳しく紹介します。

FMCとは？

FMCは通信キャリア(NTT・KDDI・SoftBank)の通信網を利用して、固定電話とスマホを連携させる方法です。主に大手通信キャリアのFMCが有名です。

クラウドPBXより前に出来たシステムがFMCです。

FMCは単独で使うというよりも、他のツールと連携させて利用する必要があります。どうしても使い続けたいハードウェア・機器がある場合に有効です。

FMCを導入するメリット

安定した通話

キャリアによって基地局の場所に多少差がありますが、携帯電話事業の回線を使うため、比較的安定した通話が望めます。

FMCを導入するデメリット

スマホからの外線発信は、スマホの個人番号が表示される

スマホから外線発信をすると、相手には個人の電話番号が表示されます。相手にとっては知らない番号なので電話には出ず、機会損失になる場合があります。個人番号を知られてしまうと、意図していない人が勝手にスマホ番号を登録してしまうリスクも考えられます。

スマホを自由に選べない(会社がスマホを配布する必要あり)

契約している通信キャリアとスマホ端末のキャリアをそろえなくてはいけません。(例：キャリアがNTTドコモなら、全てdocomoのスマホに揃える)スマホを会社が契約して社員に配布する必要があるので、端末代のコストがかかります。

クラウドPBXとは？

これまではハード機器で提供されていた電話交換機の機能を、クラウド上で構築したのがクラウドPBXです。

FMCを導入したスマホの内線化で出来ることは、クラウドPBXでも出来ます。

FMCとクラウドPBXを組み合わせて使っている企業もありますが、クラウドで一本化することでメンテナンスの負担や、今後の追加機能を導入する際の連携幅が広がります。

クラウドPBXは、クラウドサービスとも連携がし易い仕組みなので、今後の連携も考慮して将来性を見据えたプラットフォームを作りたい方に最適です。

クラウドPBXのメリット

電話交換機が不要、メンテナンスフリー

電話交換機という物理的な機器が必要ないので、設置・運用・メンテナンスの手間がいりません。メンテナンスはクラウド上で行います。

ブラウザでのシステム運用・管理が可能

電話交換機では設定変更のために専門技術や知識を持つSEが必要でしたが、クラウドPBXはクラウド上で簡単に設定変更が行えるので、専門知識がない人も操作できます。

API連携ができる

クラウドPBXは常に最新の状態にアップデートしており、他サービスとのAPI連携が得意です。

今後も新しい機能をどんどん取り入れて行きたいと考えているなら、API連携はとても重要です。

BCP対策

電話回線がダウンしても、インターネット環境があれば通話が可能です。

災害や事故など予期せぬ事態があっても事業が継続できるように、クラウドPBXはBCP対策としても有効です。

クラウドのPBXデメリット

通話音声がインターネット回線の環境に左右される

クラウドPBXの通話音声の質は、インターネット回線の環境で左右します。インターネット回線の繋がりにくい、地下やエレベーター内は注意しましょう。

通話音声の質が気になる場合は、音声通信の数値を調べてみると良いかもしれません。

例えば株式会社プロディライトのIP電話は、音声通信としては低圧縮の「64kbps」高音質ビットレートなので、固定電話に匹敵するクリアな音声を提供しています。

（※通信環境により多少異なります。）

プロディライト オリジナルの電話回線 IP-Lineはこちら

今までの電話番号(市外局番)が引き続き使えない？

今までの電話回線の番号が使えなくなるIP電話は存在します。

しかし、今までの電話番号をそのまま引き継ぎ可能なIP電話も存在します。株式会社プロディライトのINNOVERAなら今まで使っていた電話回線の番号を引き継いでIP電話にすることができます。

さらに、他社では市外局番の制限(03・06しか使えない等)がある場合が多いですが、INNOVERAは40以上の市外局番を利用できます。

INNOVERAで取得可能な市外局番はこちら

スマホの内線化は「INNOVERA（イノベラ）」がおすすめ

スマホの内線化は、他にはない機能や特徴がある「INNOVERA（イノベラ）」がおすすめです。

• 場所・端末に縛られずにビジネスフォンが使えます。
• クラウドの1システムでスマホも固定端末も使えます。※おすすめ
• 常に最新で最高の電話環境を提供出来ます。
• 高価な電話交換機(ハードウェアPBX)は不要。インターネット環境があれば導入できます。
• 電話線を必要としないので、BCP対策にも有効。
• 主要都市の市外局番を利用できます。※おすすめ

他社が利用できる市外局番は基本的に03と06のみですが、弊社ではそれを含めた約40種類の市外局番で利用が可能です。

• APIでCRMをはじめとする外部アプリケーションとの連携が可能です。※おすすめ

スマホを内線化するなら知ってほしい、3つの便利機能をご紹介します。

INNOVERAならすべての機能が使えます。

内線化できる機器はスマホ・PC・タブレットなど多種多様

スマホの他にも、パソコン・タブレットなどの機器を内線化することが可能です。

INNOVERAは、内線化したい機器の機種や組み合わせが自由に選べます。

キャリアによるデバイスの縛りがないので、新しいスマホやデバイスを揃えて購入する必要はありません。今使っているスマホ・タブレットに、スマホアプリINNOVERA Callをダウンロードしてご利用ください。

パソコンは、PCソフトフォンZoiperでご利用いただけます。

内線番号表の自動生成

内線番号を瞬時に表示できるのもクラウドPBXの良いところです。

INNOVERA PBXは内線番号一覧表の自動生成まで行います。内線番号に変更があった時にも、内線番号の一覧表を自動で作成してくれるので手間が減ります。自動生成した一覧表は、印刷して利用することも可能です。

標準機能が豊富でオプション機能もあり

INNOVERAはビジネスフォンに必要な標準機能が豊富です。

スマホを内線化すると、これらの機能がスマホでも使えるようになります。

INNOVERA標準機能

全通話自動録音	全ての通話を自動で録音。
電話履歴	全ての電話履歴を記録し、録音ファイルと合わせて確認可能。
クラウド電話帳	社内で共通の電話帳を利用可能。
発着信許可	どの端末がどの番号で発着信を行うかを自由に設定・変更も可能。
短縮ダイヤル	よく発信する番号を、3ケタの短縮番号に設定可能。
ガイダンス設定	営業時間外のガイダンスを自由に設定可能。
段階着信	着信デバイスを最大3段階で順番に鳴動。
着信拒否	特定の番号や非通知からの着信を拒否。
ピックアップ	他の端末への着信を、手元の端末で受話することが可能。
自動応答	設定した曜日や時間帯にかかってきた着信に対し自動音声で対応。
無条件転送	設定した曜日や時間帯にかかってきた全ての着信をあらかじめ指定した番号へ転送。
保留音変更	電話番号ごとに保留音を自由に変更可能。
着信鳴り分け	外線毎、内線の着信⾳を変更。
マルチキャスト	構内スピーカーなど、所属内線に対して⼀⻫に発信。
ホットデスク	デバイスの操作で同じ内線番号を別のデバイスで使⽤可能。
DID	発信元がガイダンスの後に内線番号を⼊⼒すると担当者に直接電話可能。
架電禁⽌	特定の電話番号への発信を禁⽌。
サブ管理者	表示・操作できる設定を制限したログイン権限を、新たに発行可能。
プレゼンス	アプリ上で応答可否の確認・設定が可能。
留守電	留守電メッセージを録音。メールやチャットに通知可能。

INNOVERAには標準機能にプラスできるオプション機能があります。モニタリングやIVRはコールセンターでよく使われている便利な機能です。

AI技術の発展により、多彩なオプション機能が登場しています。

イノベラオプション機能

モニタリング	リアルタイムで通話を監視、電話応対のヘルプやアドバイスができます。「通常モード」「ささやきモード」「3者間通話モード」が選べます。
IVR	「〇〇の⽅は1番、△△の⽅は2番…」というように⾳声ガイダンスで番号⼊⼒を促し、⼊⼒番号ごとに様々な着信設定ができます。担当部署に直接繋ぐことで取り次ぎ業務を省略したり、留守電に接続するなど⾃由に設定が可能です。
キューイング	通話可能なオペレーターがいない場合に、「順番にお繋ぎしますのでお待ちください」など、任意の⾳声ガイダンスや⾳楽を流してお待ちいただき、順番に対応ができる機能です。⼀時的な通話量の増加にも対応できます。
Outbound	⼀連のコールワークを、マウスに添えた人差し指⼀本で完結できます。PC操作が苦⼿なオペレーターも簡単に操作できる仕様です。
INNOVERA TEXT（通話録⾳のテキスト化）	AI技術により、通話録⾳された内容をテキスト化する機能です。
INNOVERA Emotion（感情分析）	声から⼈間の感情を解析することが可能なAI技術を利⽤した機能です。「喜び」「平常」「怒り」「悲しみ」「元気度」の5段階でレベル表⽰できます。
Speech Posting（留守電メッセージのテキスト通知）	AI技術により、留守電などの⾳声メッセージをテキスト化し、メールやチャットに転送するサービスです。
パークグループ	パーク保留のグループ設定ができる機能です。パーク保留を拠点や部署等で分けることができ、パーク保留を共有したくない場合に有効です。

標準・オプション機能についてもっと詳しく知りたい方は「INNOVERAの機能」もご覧ください。

INNOVERAは今後もニーズを見据えて新しい機能を開発・追加していく予定です。

便利な機能のアップデートを続けるINNOVERAで、業務を効率化しましょう。

INNOVERA（イノベラ）の導入効果

INNOVERAは1500以上の企業が導入しており、年々問合せが増えている状況です。

一般社団法人日本テレワーク協会発行の「テレワーク関連ツール一覧(第7.0s版)」に掲載されるなど、INNOVERAは多様な働き方を推進していく上で最適なシステムです。

INNOVERAを導入することで、今までのビジネスフォンには出来なかった機能が加わり、業務の改善や効率化が図れます。

具体的にどのような効果があるのかを、例を挙げてご紹介していきます。

電話対応にかかるコストと時間の削減

株式会社NTTマーケティングアクトProCX様がINNOVERAを導入したときの事例を挙げます。

《株式会社NTTマーケティングアクトProCX様の導入事例》

事業内容	コールセンター事業
事業規模	101〜500人
導入目的	・コンタクトセンタースタッフと業務管理者が連絡を取るための電話設備を独立して準備したい ・コンタクトセンターを2拠点化したい
導入前の課題	・ランニングコストの負荷 ・2拠点化したいが、代表電話番号をどちらか1拠点に絞れない ・代表番号へ外線電話がかかってきた場合、別拠点担当者への取り次ぎをどうするのか
導入後の効果	・あらかじめ設置する予定だったネットワーク網に乗りあう形で設置することで、回線使用料と通話料のコスト削減が実現 ・INNOVERA PBXの機能により、代表番号を1本化することが出来た ・代表番号で別拠点への内線転送が可能になった。

2拠点化するということで、電話設備をもっと拡充させるためにINNOVERAを導入し、結果的に通話料のコスト削減や電話の取り次ぎ問題が解決した事例です。

コスト・時間を削減することは、会社・社員ともにメリットが多いので、積極的に取り組むべき課題です。

INNOVERAを導入することで、複数の問題が同時に解決できました。

株式会社NTTマーケティングアクトProCX様の導入事例について詳しくはこちらもご覧ください。

INNOVERA導入事例の詳細はこちら

通話記録を活かした業務改善や効率化

オフィスナビ株式会社様がINNOVERAを導入したときの事例を挙げます。

《オフィスナビ株式会社様の導入事例》

事業内容	オフィス検索・オフィス仲介サービス
事業規模	50〜100人
導入目的	・老朽化していたビジネスフォン設備の見直し ・人員、拠点数の増加 ・お客様との電話回数や時間数を効率的に把握できる方法を探していた
導入後の効果	・人員の移動や増設に伴う作業が簡略化できた ・お客様からの入電では、担当者が外出していても「内線をかける感覚」で転送できるようになった ・通話記録・音声データを営業活動の分析や研修に活用できる ・INNOVERAの細やかな設定や活用方法に対して対応が親切

INNOVERAを導入し電話の取り次ぎが簡略化され、お客様からの電話が効率的に把握できるようになった事例です。

INNOVERAは、6ヶ月間分の全通話を録音するシステムを標準機能として搭載しています。

通話記録は営業活動や研修の他に、以下のような業務にも活用できます。

• 聞き漏らし対策
• 電話対応業務の改善
• トラブル対応
• コンプライアンスの強化

オプション機能ですが、通話内容をテキスト化して保存することも可能です。

テキスト化すると、会話のキーワード検索が可能になるので、顧客管理や業務の効率化に役立ちます。

実際にINNOVERAを導入したオフィスナビ株式会社様の事例が詳しく載っていますので、こちらもご覧ください。

INNOVERA導入事例の詳細はこちら

まとめ

「スマホを内線化したい」という需要は、テレワークやフリーアドレスのように「働く場所を固定しない」という働き方にマッチしています。

場所を固定しない働き方が増えた現在、電話のあり方もアップデートしていく必要があるでしょう。スマホの内線化を検討しているなら、クラウドPBXの導入がおすすめです。

クラウドPBXは、初期の配線工事が必要なく、オフィスの固定電話を廃止することもできます。導入後はメンテナンスフリーで、各種設定はインターネットから簡単に行えます。操作に専門知識は必要ありません。

他ツールとの連携も得意なので、今後も新しい機能や連携が必要になると考えている方に、クラウドPBXは最適です。

クラウドPBXの導入を考えている方や検討中の方、INNOVERAの機能についてもっと知りたい方は、お気軽に株式会社プロディライトにお問い合わせください。