インターネットFAXで業務効率化！従来のムダを一掃する仕組みとは？

働き方の多様化や事業所の分散化が進む中、「紙」「機器」「回線」に縛られたFAXは、業務効率を低下させる要因になっています。

しかし、現代においてもFAXを必要とする業務は依然として残っており、取引先や業界によっては標準的な連絡手段として定着しています。廃止をすれば、受注機会の損失や取引関係の悪化につながるリスクがあるため、運用を継続しているのが現状です。

業務上の課題を抱えながらもFAXを廃止できない企業にとって、有効な選択肢となるのが「インターネットFAX」です。

インターネットFAXであれば、FAX機能のクラウド化によって、運用効率とコスト削減を同時に実現できます。

ここでは、FAXをクラウド化する「インターネットFAX」の仕組みと業務に適したサービスの選び方を解説します。

紙もFAX機も不要！インターネットFAXの仕組みとは？

従来のFAXは、紙の書類をFAX機のスキャナーで読み取り、アナログ信号に変換した後に電話回線を通じて送信します。受信側では、そのアナログ信号を再び画像として復元し、FAX機が感熱紙や普通紙に印刷して出力されます。

これに対しインターネットFAXは、FAXの送受信を、紙ではなくデジタルデータで行うサービスです。送信の際は、PDFや画像ファイルといったデータのまま送れるため、紙への出力やFAX機での送信作業は必要ありません。

相手が従来のFAX機を使用している場合でも、送信された信号が自動的に紙として出力されるため、互換性を保ちながらデジタル化を実現できます。

また、FAXの受信時もFAX信号を電子データに変換し、PDFとしてメールやWeb管理画面で確認可能です。

送信データはクラウドで変換されて相手のFAXに届く

インターネットFAXでは、次のような流れでFAXが送信されます。

項目	送信時の流れ
1. 利用者の操作	PDFや画像ファイルをクラウド上にアップロード
2. データ処理	クラウド上でPDFや画像ファイルをFAX送信用データ（TIFF-F形式など）に自動で変換
3. 通信経路	送信先のFAX環境に合わせて自動的に送信経路を切り替えて送信 従来のFAX機：アナログ回線（PSTN） クラウドFAX：インターネット回線（IP通信／T.38）
4. 相手側の動作	従来のFAX機： 受信したアナログ信号をFAX機が画像として復元し、自動的に紙に印刷して出力 クラウドFAX： 受信したデータをサーバー上で電子化（PDFなど）し、メールやWeb管理画面から閲覧
5. 通知・管理	送信結果（成功／失敗・日時・枚数など）はメールや管理画面で確認可能

インターネットFAXでは、送信するファイルをクラウドへアップロードする際にインターネット回線を使用します。その後の送信経路は、相手先のFAX環境に応じて、インターネット回線またはアナログ回線に自動で切り替わるため、利用者側での操作は不要です。

送信結果はクラウド管理画面やメールで通知され、再送や送信エラー対応も確認できます。また、送信データはクラウド上に保管されているため、送信ミスや番号間違いがあった場合でも、履歴から再送信が可能です。

従来のFAXのように、紙の原本を探して送り直すという手間がありません。

IP電話を使う

インターネットFAXでは、FAXの送受信をクラウド経由で行うために、IP電話（インターネット回線を利用した音声・データ通信用回線）を利用することが一般的です。

IP電話が必要な理由は、FAX通信が「音声通話に近いデータ通信方式」であるため、通常のインターネット回線だけでは安定した通信が難しいためです。

FAX信号を正確に伝送できるように最適化されたIP電話回線を使用することで、アナログ通信の品質を保ったままデジタル化されたFAX送受信が可能になります。

そのため、新規でインターネットFAXを導入する場合は、インターネット回線の他にIP電話の新規契約が必要です。一方、従来のFAXを利用している企業では、まず固定電話回線やISDN回線からIP電話への移行が必要になります。

これによって、アナログ通信からデジタル通信へ切り替わり、FAX機能をクラウド化し、場所や回線に縛られないFAX運用が可能になります。

関連記事：IP電話でFAXは使える？3つの選択肢と設定時の注意点

FAXの受信時はクラウド経由で電子データとして届く

インターネットFAXの受信は、以下の流れになります。

項目	受信時の流れ
1. 利用者の操作	相手が従来のFAX機やインターネットFAXから、FAX番号宛に送信
2. 通信経路	クラウド上で受信した信号を解析したのち、電子データ（PDFやTIFFなど）に自動変換
3. データ処理	電子化されたファイルをメールの添付またはWeb管理画面で確認
4. 通知・管理	受信データはクラウド上に保存され、履歴・検索が可能

インターネットFAXの送受信では、クラウド上でデータ形式が自動で変換されるため、相手の環境を問わず導入できます。

受信データはクラウドに一元管理されることで、いつでも確認できるため、紙の紛失や破損といったリスクを軽減できます。

従来FAXとインターネットFAXは何が違う？

従来のFAXとインターネットFAXでは、以下の違いがあります。

比較項目	従来のFAX	インターネットFAX
通信回線	アナログ回線／ISDN回線	インターネット回線（光回線・Wi-Fi・モバイル通信など）
必要機器	FAX機・電話機・紙・トナーなど	PC・スマホ・タブレット
送受信方法	紙をスキャンしアナログ信号で送受信	PDF・画像などをクラウド上で送受信
利用場所	オフィスなどFAX機の設置場所に限定	インターネット環境があれば場所に関係なく利用可能
同時送受信	FAX機1台につき1件のみ	複数件を同時に送受信可能
データ保管	紙で保管、紛失・劣化のリスクあり	クラウド上で保管、検索・共有・再送が容易
導入・維持コスト	機器代・保守費・紙・トナー代・回線費が必要	初期費用・月額利用料のみ、運用コストを削減可能
セキュリティ	紙の誤配・放置リスクあり	通信の暗号化・アクセス制御で情報漏えいリスクを低減
送受信の確認	通常は印字レポートのみ	管理画面でリアルタイム確認・履歴管理が可能

また、インターネットFAXは、業務の効率化だけでなく、BCP（事業継続計画）対策にも有効です。

従来のFAXは、オフィスの機器や固定回線に依存しているため、機器の故障や停電、災害時の出社制限などが発生すると、FAXが届いても内容の確認ができません。火災や水害などの際には、紙のFAXが焼けたり濡れたりして、内容を確認できなくなるケースもあります。

一方でインターネットFAXなら、クラウド上で送受信データを管理できるため、自宅やサテライトオフィス、モバイル環境からでもFAX業務を継続できます。

オフィスが使えない状況でも、FAXでのやり取りを止めることなく対応でき、災害時や緊急時の業務停止を防ぐことにつながります。

スマートフォン・PCだけでFAXが送れる

インターネットFAXは、有線のインターネット回線だけでなく、Wi-Fiやモバイル回線などの無線接続でも利用できます。そのため、パソコンやスマートフォンを使って、メール感覚でFAXの送受信が可能です。

場所に関係なくFAXを送受信できるので、営業担当者が外出先から見積書を送る、リモートワーク中に契約書を返信するといった柔軟な対応も実現できます。

同時に複数の送受信が可能

従来のFAXは、FAX機そのものが送信端末となるため、誰かがFAXを使用している間は、他の人が送信操作を行うことができません。

また、送信件数も1件ずつ順番に処理される仕組みのため、複数の宛先へ送ろうとすると、送信要求がスタンバイ状態で積み重なります。

特に、営業部門や受注センターなどFAX利用が集中する時間帯では、送信完了までの待機時間が業務のボトルネックになりやすいのが実情です。

一方、インターネットFAXでは、1台の機器や1回線に依存せず、複数の担当者が同時に送受信を実行できます。

例えば、10人の担当者がそれぞれのスマートフォンやPCで同時に送信操作を行っても、クラウド上で自動的に処理が振り分けられるため、順番待ちが発生しません。

この仕組みにより、大量のFAXを一斉配信する部署や複数拠点での同時利用でも処理遅延を最小限に抑えられます。

結果として、送信時間の短縮と業務の平準化が実現し、ピーク時でも安定したFAX運用が可能になります。

オフィス外でもFAXが送受信できる場所

従来のFAXは、FAX機が固定回線に接続されているため、社外や在宅勤務中はFAXの内容を確認することも送信することもできません。

その結果、担当者が外出中の場合は、FAXの到着を確認するまで業務が止まってしまったり、帰社後にまとめて処理する必要が生じたりします。

こうした場所的な制約が、意思決定や取引対応のスピードを遅らせる要因になっていました。

一方、インターネットFAXは、FAX機や固定回線に依存せず、PC・スマートフォンなどの端末から、場所を問わずFAXの送受信が可能です。

例えば、営業担当者が外出先で受信した見積依頼をすぐに確認し、上司の承認を得てその場で返信するといった対応もできます。

テレワークや複数拠点を持つ企業でも、全員が同じクラウド環境上でFAXデータを共有できるため、移動や出社を待たずに業務を進められ、顧客対応スピードが大幅に向上します。

データの保管場所

従来のFAXは、紙で管理する必要があり、書類が増えるほどファイルキャビネットや倉庫のスペースを圧迫しやすくなります。また、過去のFAXを探す際に、検索や共有にも時間を要するだけでなく、紛失・誤廃棄・漏えいといったリスクも高まります。

紙の保管を避けるためにスキャンしてPDF化する方法もありますが、スキャン作業そのものに手間がかかるうえ、担当者によってはスキャンを忘れてしまう場合もあります。

一方、インターネットFAXでは、送受信データが自動でクラウド上に保存されるため、紙での保管やスキャン作業が不要です。キーワード検索や日付指定で目的のFAXを呼び出せるため、監査対応や情報管理規程に基づく運用もスムーズです。

運用にかかるコスト

従来のFAXは、紙代やトナー代だけでなく、FAX機本体のリース代（購入費）・保守費・電話回線の基本料金など、固定的なコストが継続的に発生します。

また、FAXを運用するための専用回線を維持する必要があるため、利用頻度が減っても毎月の回線費用がかかります。

一方、インターネットFAXは、初期費用と月額利用料のみで運用できます。既存のインターネット回線を活用するため、固定回線の維持費もかかりません。

また、従量課金プランやID単位の契約など、利用状況に応じた柔軟なコスト設計が可能です。

紙・トナー・保守・回線といった目に見えないランニングコストを削減できるうえ、機器管理の手間やトラブル対応の負担もなくなり、結果としてFAX業務のコスト削減につながります。

業務効率化につながるインターネットFAXの選び方

インターネットFAXは、提供する事業者やサービスによって搭載機能や料金体系が大きく異なります。

送信方法ひとつをとっても、メール連携型・Web管理画面型・専用アプリ型など、提供形態は多岐にわたります。

そのため、自社の運用スタイルに合わないサービスを選ぶと、かえって業務効率の低下につながりかねません。導入後のトラブルや混乱を避けるためにも、実際の業務手順や利用環境に適しているかを確認しておきましょう。

既存のFAX番号をそのまま引き継げる

従来のFAXからインターネットFAXへの移行には、基本的に固定電話やISDN回線からIP電話への移行が必要です。

この切り替えによって通常は、FAX番号が変わってしまいます。FAX番号を変更すると、取引先や顧客への通知作業が発生し、周知漏れによるトラブルや業務停滞のリスクもあります。

しかし、LNP（番号ポータビリティ）に対応したIP電話を利用すれば、既存番号を維持したままインターネットFAXに移行できる可能性が高くなります。取引先との連絡体制を維持できるので、導入時の影響を最小限に抑えつつ、FAX業務を止めずに切り替え可能です。

特に、代表番号や複数の取引先で共有しているFAX番号を扱う部署では、この番号引き継ぎ機能が必須条件といえます。

関連記事：【2025年1月】双方向番号ポータビリティで固定電話番号の扱いはどう変わる？

リアルタイムの送信履歴・配信状況を可視化できる

インターネットFAXは、すべての送受信データがクラウド上で管理され、送信状況・成功／失敗・送信時刻・枚数などをリアルタイムで確認できます。

ただし、この可視化だけでは「誰が・いつ・どの操作をしたかの追跡（監査）」「閲覧範囲の制御（内部統制）」「機密文書の保護（暗号化）」が不十分になりがちで、誤送信原因の特定や監査対応、法規制対応に抜け漏れが生じる場合があります。

このようなリスクを避けるには、以下の機能を備えたインターネットFAXを選ぶようにしましょう。

• ①監査ログ（操作履歴の確認）
• ②役割別アクセス権限
• ③通信・保存の暗号化
• ④大量配信のステータス管理と一括再送
• ⑤通知・エクスポートAPI（SIEM等連携）

上記を満たすサービスなら、日々の運用効率を高めつつ、トラブル時の原因究明とコンプライアンス対応までカバーできます。

INNOVERAで番号を変えずにFAXをクラウド化

クラウドPBX「INNOVERA」は、当社（株式会社プロディライト）が開発・運営する国産のクラウドPBXです。

電話事業者認証機構（ETOC）から「優良電話事業者」として認証登録されており、2025年5月時点で契約社数2,000社、アカウント数46,000を突破するなど、多くの企業から高い信頼を得ています。

特徴として、スマートフォンやPCを使って会社の代表番号で発着信できる「内線化」機能や、拠点や在宅勤務者を含めた全社の通話環境を一元管理できる柔軟な運用性があります。

さらに、電話業務の効率化に役立つ全通話録音や外部システムの連携といった豊富な機能を備えています。

IP-Lineで「番号そのまま」のFAX移行と通信コスト最適化を実現

IP-Lineは、当社が提供する独自のIP電話回線サービスです。

主な特徴は以下のとおりです。

• ①全国34局の市外局番（0AB〜J番号）に対応
• ②番号ポータビリティ対応
• ③「90秒課金」を採用

INNOVERAのIP電話「IP-Line」を採用すれば、既存のFAX番号を維持したままIP回線へ移行しやすく、切替時の周知・業務停止リスクを最小化できます。

また、IP-Lineは90秒ごとに通話料が課金される「90秒課金」を採用しており、短時間の発信が多い企業では、一般的な180秒課金と比べ通話コストの圧縮が期待できます。

プロディライトオリジナルの電話回線「IP-Line」

CLOUD-FAX-WEBとの連携でFAX業務を効率化

「CLOUD-FAX-WEB」は、クラウド上でFAXの送受信を完結できる、法人向けインターネットFAXサービスです。INNOVERAのオプションとして利用できます。

スマートフォンやPCでFAXの送受信ができるので、FAX機を必要とせず、メール送信・Webブラウザ操作のどちらからでも利用可能です。受信したFAXはPDFとして自動保存され、内容の確認・検索・共有が容易に行えます。

アカウントごとの権限設定・履歴管理・送信制限機能を備えており、複数拠点・複数部署での利用にも最適です。

通信は暗号化（SSL/TLS）で保護され、社内LANやVPN経由で安全に運用できるため、機密情報や契約書などを扱う業務にも安心です。

クラウド上でFAXの送受信できる「CLOUD-FAX-WEB」はこちら

INNOVERAの導入事例

実際にINNOVERAを導入した医療法人徳洲会 「TOKUSHUKAI INTERNATIONAL Medical Check-up OSAKA（TIMC OSAKA）」では、INNOVERAによるFAX業務と電話システムのクラウド化によって、院内運用の効率化とペーパーレス化を実現しています。

導入目的

• PBXや電話機のスリム化
• 大量に受信するFAX広告の削減
• スマートフォンの内線化

導入前、同施設では従来型のFAX機を利用しており、検査依頼書や診断結果などのFAXが大量に紙で出力されていました。広告FAXなどの不要出力も多く、紙の仕分けや確認に手間がかかるほか、FAX機周辺のスペース確保にも課題を抱えていました。

課題を解消するために導入したのが、クラウドPBX「INNOVERA」とインターネットFAXサービス「CLOUD-FAX-WEB」です。

導入後の効果

• PBXや電話線の削減
• FAXの不要な出力の減少
• スマートフォンの内線化

導入後は、FAXの受信データをPDFとして自動保存できるようになり、不要な印刷を削減できました。また、電子データ化によって検索や共有も容易になり、紙管理に費やしていた時間を大幅に短縮できています。

クラウド上で履歴や送受信状況を確認できるため、誤送信対応や監査時の確認もスムーズに行えるようになりました。医療情報など機密性の高いデータも、暗号化通信と権限設定による安全な環境で管理され、医療機関でも安心して利用できるインターネットFAX環境を構築しています。

INNOVERAの導入事例はこちら

まとめ

テレワーク・DX時代において、FAXをクラウド化することは避けられない流れです。

インターネットFAXを導入することで、紙・機器・回線に縛られた非効率運用から脱却し、業務スピードと情報管理レベルを大幅に向上できます。

INNOVERAとIP-Line、そして番号移管・履歴管理・権限設定を備えた「CLOUD-FAX-WEB」であれば、取引先への影響を最小化しながら安全に移行できます。FAX運用に課題がある企業こそ、まずは当社にご相談ください。