会社の電話をスマホアプリで内線化！仕組みと導入時の注意点を解説

リモートワークやフレックスタイム制の普及により、働く場所や時間を柔軟に選べる環境が一般的になってきました。

一方で、多様な働き方によりオフィスに人がいない時間帯が増えたことで、代表電話の応対や取り次ぎがスムーズに行えないといった課題が生じています。

このような課題に対する解決策の一つが、スマートフォンの内線化です。

スマートフォンの内線化では、専用アプリを使うことで、場所に関係なくオフィスの電話機と同じような機能を使えます。そのため、働く場所が分散していても、電話対応の体制を崩さずに運用することが可能です。

ただし、スマートフォンの内線化には注意点もあります。導入後のトラブルを避けるためにも、仕組みとあわせて確認しておきましょう。

スマホを内線化するアプリの3つの特徴

スマートフォンの内線化は、PBXと連携させることで、電話システムの端末として使えるようにする仕組みです。

内線化は、一般的に専用アプリを利用します。アプリを介してPBXに接続することで、従来のビジネスフォンで使われていた以下のような機能を利用できるようになります。

• 代表番号を使った発着信
• スマホ同士の内線通話・内線転送
• 通話履歴や録音の一元管理

また、スマートフォンは固定電話回線を使えないため、発着信はインターネット回線を使います。物理的な電話回線を必要としないため、従来のビジネスフォンよりも柔軟で使いやすい電話環境を構築できる点が大きなメリットです。

代表番号を使った発着信

従来のビジネスフォンでは、代表番号への着信はオフィスに設置された電話機で受けるのが前提で、出社している人しか応対できませんでした。

一方、スマートフォンを内線化すると、オフィス外であってもインターネットにつながっていれば、電話システムの端末として機能します。

誰がどこにいても同じ番号で対応できるため、電話対応の属人化を防ぎやすく、顧客から見た窓口も一貫したまま運用できます。

また、番号非通知や個人番号の露出を防げるため、プライバシー面やセキュリティ面でも安心です。部署ごとの振り分けや営業時間外の自動応答（IVR）など、着信制御との相性も良く、代表電話の運用を柔軟に設計できるようになります。

スマホ同士の内線通話・内線転送

スマートフォンの内線化では、専用アプリをインストールしたスマートフォン同士で内線通話が可能になります。通話はインターネット回線を通じてPBXと接続されるため、在宅勤務や外出先からでも内線番号で通話や転送が可能です。

このときの内線通話は従来のビジネスフォン同様、電話システム内で完結するので通話料は発生しません。そのため、社内連絡をスマートフォンで行ってもコストが増えにくく、通話回数が多い場合でも安心して利用できます。

また、電話の取次ぎや担当者への直送、不在時の別担当への転送といった、これまでオフィスの電話機で行っていた運用をそのままスマートフォンに移せます。

また、電話対応のために席に戻る、担当者を探すといった手間が減り、業務を中断せずに連絡や取次ぎが行えるようになります。場所に縛られずに社内連携が取れるため、対応スピードが上がり、日常的な電話業務の効率化にもつながります。

関連記事：スマホを内線化する方法をわかりやすく解説！おすすめのサービスは？

通話履歴や録音の一元管理

内線化したスマートフォンの通話履歴や録音データは、個人の端末ではなく一元管理されます。

誰が・いつ・どこに電話したかを把握しやすくなるため、電話対応の属人化を防ぐことにつながります。

情報の一元管理は、クレーム対応時の事実確認や応対品質の改善、監査対応、担当者変更時の引き継ぎなどで効果を発揮します。あわせて、閲覧権限の設定や保存期間の管理を行うことで、運用ルールに沿った管理が可能です。

一方で、通話内容には個人情報が含まれるため、アクセス制御や保存ポリシーの明確化が欠かせません。個人情報保護の観点を踏まえたうえで、適切な管理体制を整えることが重要になります。

アプリを通してスマホを内線化する仕組み

スマートフォンを内線化する方法は、主に以下の2種類があります。

• クラウドPBXとスマホアプリを連携
• IP-PBXとスマホアプリを連携

クラウドPBXとIP-PBXの違いは以下のとおりです。

項目	クラウドPBX	IP-PBX
PBXの設置場所	クラウド上	社内（オンプレミス）
スマホとの接続方法	インターネット回線を介して接続（サービス側で認証・通信制御）	VPNやSBCで社内ネットワークに接続
物理的な機器の設置	不要	必要
拡張性	拠点追加・在宅対応がしやすい	構成変更時は設計・設定が必要
既存設備の活用	新規構築が前提	既存PBXを活かせる
ネットワーク・運用管理	事業者側が担う部分が多い	自社で設計・管理が必要
向いているケース	柔軟な働き方・拠点分散	既存設備の活用、セキュリティの重視

いずれの方法も、スマートフォンに専用アプリをインストールし、インターネット回線を介してPBXと接続する点は共通しています。

ただし、PBXがクラウド上にあるか、社内に設置されているかによって、導入のしやすさや管理方法、ネットワーク設計の考え方が異なります。

そのため、自社のIT体制や電話運用の規模に応じて、自社の運用負荷を考慮し、最適な方式を選択することが重要です。

クラウドPBXとスマホアプリを連携

クラウドPBXとスマートフォンを連携する場合、まずWeb上の管理画面などで、ユーザーアカウントを作成し、内線番号を設定します。

次に、スマートフォンにPBX専用のアプリをインストールし、アカウント情報を登録することで利用できます。

この仕組みにより、場所を選ばず内線通話や代表番号での発着信が可能になります。オフィスに電話機を設置しなくても運用できるため、追加工事が少なく、拠点追加や在宅勤務への対応もしやすくなります。

なお、業務でスマートフォンを使う場合、端末管理（MDM）や認証方法、権限設定といった運用面の設計が重要になります。

関連記事：クラウドPBXのアプリでスマホが固定電話に早変わり！導入効果と選び方

IP-PBXとスマホアプリを連携

IP-PBXを使ってスマートフォンを内線化する場合も、オフィス内に設置されているオンプレミス型PBXに、スマートフォンを内線端末として設定します。

設定はクラウドPBXと同様に基本的にはアプリを介して行います。

ただし、スマートフォンはオフィス外で利用されることが多く、社内LANに常時接続されているわけではありません。

そのため、PBXをインターネット上に直接公開すると、不正アクセスやなりすまし発信などのセキュリティリスクが高まります。このリスクを避けるため、VPNやSBCなどを用いて通信を制御し、安全に社内ネットワークへ接続する仕組みが必要になります。

スマホアプリで内線化する際の注意点

スマホアプリの内線化は、電話の利便性を大きく向上させますが、導入方法を誤るとトラブルにつながるリスクもあります。

特に、次の点には注意が必要です。

• 音声の遅延や音質の悪化
• 盗難や紛失による情報漏えい
• スマホの動作確認

それぞれの注意点について解説します。

音声の遅延や音質の悪化

スマートフォンの内線化では、音声の遅延や音質の悪化が起こることがあります。

スマートフォンで通話を行う場合、契約している通信キャリアのモバイル回線やWi-Fiを利用しますが、これらは有線と比べて通信が不安定になりやすいためです。

例えば、以下のようなシーンで利用すると、音声が途切れたり、遅延が発生することがあります。

• 来客用Wi-Fiと業務用Wi-Fiを共用しているオフィス
• 昼休みや会議前後など、通信が集中しやすい時間帯
• 建物の奥まった場所や地下など、電波が弱い環境
• 移動中や電車内など、モバイル回線が不安定になりやすい場面
• 通信制限がかかっているモバイル回線を利用している場合

こうした問題への対策としては、業務用に設計されたWi-Fi環境の整備や、十分な通信帯域の確保が有効です。

また、音声通信を優先させる設定や、導入前後の通話テスト、使用環境を想定した利用ルールの整備を行うことで、安定した通話品質を保ちやすくなります。

盗難や紛失による情報漏えい

スマホアプリで内線化する場合、端末の盗難や紛失による情報漏えいには特に注意が必要です。

通話履歴や録音データに業務情報や個人情報が含まれるため、端末管理を前提とした運用設計が欠かせません。

基本的な対策としては、端末ロックの強制、リモートワイプ、複数要素認証（MFA）などを組み合わせて利用します。

また、通話録音や履歴を端末に保存させず、持ち出しを制御できる仕組みを選ぶことも重要です。

さらに、誰がいつデータにアクセスしたかを確認できる監査ログや、役割に応じた権限設計を行うことで、情報管理の透明性と安全性を高めることができます。

スマホの動作確認

スマホアプリで内線化を進める際は、スマートフォンの動作確認を事前に行うことが重要です。

OSのバージョンやメモリ、CPUなどのスペックを満たしているから安心ではなく、実際の通話品質や着信通知の挙動、Bluetooth機器との接続なども確認しておく必要があります。

特に、スリープ中でも着信が正常に表示されるか、ヘッドセット利用時に音声が正しく切り替わるかといった点は、業務利用では見落とされがちです。仕様上は対応していても、端末やOSの組み合わせによって挙動が異なるケースがあります。

そのため、全員一斉に導入する前に、まずは少人数でパイロット導入を行い、問題点を洗い出したうえで段階的に展開するのが安全です。

INNOVERA（イノベラ）なら専用アプリでスマホを簡単に内線化

INNOVERA（イノベラ）は、当社（株式会社プロディライト）が開発・運営する国産のクラウドPBXです。電話事業者認証機構（ETOC）から「優良電話事業者」として認証を受けており、2025年11月時点で契約社数2,000社、アカウント数50,000を突破するなど、多くの企業に導入されています。

INNOVERAでは、専用アプリ「INNOVERA Call」を提供しており、スマートフォンにインストールすることで、クラウドPBXの端末としてすぐに利用開始できます。

INNOVERA Callをインストールしたスマートフォンは、代表番号の発着信や内線通話だけでなく、以下のような機能も利用可能です。

• 全通話の自動録音
• 通話履歴の確認
• Web電話帳（共有電話帳）

また、INNOVERA CallはiOS・Androidの両方に対応しており、社給端末・BYODを問わず導入しやすくなっています。

動作環境（INNOVERA Call）

• 対象OS：iOS／Android
  
• 動作保証範囲：各OSとも最新バージョンを含む4世代まで

【iOS】iOS 16以降
【Android】Android OS 13以降

※端末の機種やスペックによっては、動作保証の対象外となる場合があります。

なお、動作保証範囲外のOSや、アプリの旧バージョンを利用している場合は、挙動不良時の調査など保守サポートの対象外となります。

安定して利用するためにも、スマートフォンのOSは常に最新バージョンへアップデートしておくことが推奨されます。

90秒課金×専用アプリで通話コストを最適化

INNOVERAでは、IP電話「IP-Line」と組み合わせることで、通話コストの最適化が可能です。

IP-Lineは、90秒課金を採用しており、一般的な3分課金と比べて無駄な通話料金が発生しにくくなっているためです。日常的に発着信が多い企業でもコストを抑えやすくなります。

通話コストを抑えつつ、スマホ内線化と代表番号運用を両立したい企業にとって、INNOVERA×INNOVERA Call×IP-Lineの組み合わせは、運用面・コスト面の両方でメリットのある構成といえます。

プロディライトオリジナルのIP電話回線

管理画面で通話ログ・録音・ユーザー管理を一元化

INNOVERAでは、管理画面から通話ログ・録音データ・ユーザー情報を一元管理できます。

スマホや電話機ごとに個別管理する必要がないため、応対内容の振り返りやトラブル発生時の事実確認もスムーズに行えます。

ユーザーの追加・削除や内線番号の割り当て、権限変更もWeb上の管理画面で完結するため、人員の増減や組織変更があっても、電話設定を止めずに柔軟に運用できます。

INNOVERAの導入事例

株式会社ジオコードは、Webマーケティングや営業支援ツールの提供を通じて、企業の集客から受注までを支援する事業を展開している企業です。

INNOVERAの導入目的

• ビジホンの老朽化のため、それに代わるもの（クラウドPBX）を探していた。
• テレワークの導入によって社外であっても受電できる状態が求められるようになった。
• 連絡手段がチャットやWeb会議など選択肢が限られており不便だった。

同社では、既存のビジネスフォンの老朽化に伴い、電話システムの見直しが急務となっていました。また、テレワーク中の社員に内線で連絡する手段がなく、チャットやWeb会議など限られた方法に頼らざるを得ない状況でした。

その結果、電話での即時対応やスムーズな取り次ぎが難しく、コミュニケーション面で不便さを感じていたといいます。

さらに、従来のビジネスフォンはオフィス常駐を前提とした仕組みのため、社外から代表電話を受電できない点も課題となっていました。

こうした背景から、老朽化したビジネスフォンに代わり、テレワーク環境でも柔軟に電話対応ができる仕組みとして、INNOVERAの導入を決定しました。

INNOVERA導入後の効果

• 適切な部署、社員に対して外線が届くようになった。
• 外線の受電および取次の負担が減り、業務に集中しやすい環境づくりに役立つ。
• 出社している社員とテレワークの社員間のコミュニケーションの選択肢が増えたことで、業務が円滑に。

INNOVERA導入後は、テレワーク中の社員とも内線で直接通話できるようになり、社内連絡の選択肢が大きく広がりました。

その結果、外線の受電や取り次ぎにかかる負担が軽減され、社員が業務に集中しやすい環境づくりにつながっています。

出社している社員とテレワーク中の社員が、同じ電話システム上でコミュニケーションを取れるようになったことで、働く場所に左右されないスムーズな業務連携が実現しました。

INNOVERAの導入事例はこちら

まとめ

スマートフォンの内線化は、場所に縛られない柔軟な電話運用を実現する方法の一つです。

内線通話や代表番号での発着信、通話履歴・録音の一元管理など、従来のビジネスフォンでは制約のあった使い方を大きく広げられます。

一方で、通話品質や端末管理、動作確認といった注意点もあるため、導入前の要件整理や検証は欠かせません。自社の働き方や電話運用に合った仕組みを選ぶことが、スマートフォンの内線化を成功させるポイントです。

INNOVERAなら、スマートフォンを内線端末として簡単に活用できるだけでなく、管理画面での一元管理や通話コストの最適化まで実現できます。

スマートフォンを活用した新しい電話環境を検討している企業様は、ぜひこの機会にINNOVERAの導入をご検討ください。