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クラウドPBXの内線は何ができる？業務効率を上げる使い方を紹介
クラウドPBXの内線は何ができる？業務効率を上げる使い方を紹介
電話業務の効率化やコスト削減を目的に、多くの企業で導入が進んでいるのがクラウドPBXです。クラウドPBXを導入することで、オフィス外でも会社の固定電話番号を使った通話ができます。また、電話帳の共有や録音機能など、豊富な機能が搭載されており、固定電話の利便性を向上させられます。
クラウドPBXの機能の中でも、内線通話は特に業務効率化の向上が期待できます。クラウドPBXの内線通話は、ビジネスフォンの内線通話と比較して、社内コミュニケーションの活性化と業務効率の向上が実現できるでしょう。
この記事では、クラウドPBXの内線通話の特徴やメリット、利用する上での注意点などを詳しく解説します。
クラウドPBXで内線通話を利用する方法
クラウドPBXは、クラウド上に設置されたPBX（Private Branch Exchange）を介して固定電話を利用するサービスです。PBXをクラウド上で運用するため、自社での物理的な設備投資や設置工事が不要になります。
また、PC、スマートフォン、タブレット、SIP電話などの端末を固定電話として利用でき、クラウドPBXと端末はインターネットで接続します。そのため、電話回線の引き込み工事や配線にかかる手間やコストを削減できます。
機能面については、ビジネスフォンからクラウドPBXに切り替えても、違いはほとんどありません。外線通話、保留、転送、そして内線通話といったビジネスでよく使われる機能は引き続き利用可能です。
クラウドPBXに設定した端末同士で内線をする
クラウドPBXの内線通話は、従来のビジネスフォンと同じように、発信先の内線番号を指定して呼び出すだけです。端末の設定や内線番号の割り当ては、専用の管理画面から簡単にでき、設定が終わればすぐに内線通話が使えます。
従来のビジネスフォンで内線通話を利用する場合、PBXの複雑な設定が必要でした。この設定は有資格者が行う必要があり、内線通話を利用するまでにコストと時間がかかるという課題がありました。
しかし、クラウドPBXでは、内線通話に必要な設定が企業内で完結できるように提供されているサービスが多く、手間やコストを大幅に削減できます。従業員の人数が増えた場合や、組織編成をした際も、端末さえあればすぐに内線通話の設定ができるので柔軟な対応が可能です。
IP電話と組み合わせて利用する
クラウドPBXで固定電話を利用するには、IP電話の契約がおすすめです。
IP電話とは、インターネット回線を利用して音声通話を行うサービスのことをいいます。インターネットでは、音声通話をそのままやり取りできません。そのため、クラウドPBXでは端末とクラウドPBXをインターネットでつなぎ、IP電話で音声のやり取りをすることで、固定電話の機能を実現しているのです。
クラウドPBXで内線を利用する仕組みは、以下の通りです。
- 1.端末からIP電話を使い内線通話を発信する
- 2.発信された内線通話がクラウドPBXに届く
- 3.クラウドPBXが処理をして着信先の内線番号を判断する
- 4.着信先の端末にIP電話を通じて内線通話を着信させる
このように、クラウドPBXで内線通話が行われる際は、インターネット回線とIP電話を組み合わせて、発信から着信までの一連の流れを処理します。
クラウドPBXで内線通話を利用するメリット
クラウドPBXで内線通話を利用するメリットは以下のとおりです。
- 設定できる端末の種類が多い
- 端末同士の距離に関係なく内線通話ができる
- 通話料がかからない
クラウドPBXの内線通話は、従来のビジネスフォンと比べて使い勝手が良く、生産性の向上とコスト削減に役立ちます。
設定できる端末の種類が多い
従来のビジネスフォンでは、PBXと互換性のある電話機が必要でした。互換性の基準は厳しく、メーカーや型番が異なると利用できないことがほとんどです。同一のメーカーであっても型番が違うと互換性がなくなることも珍しくありません。
そのため、電話機の増設や交換の際には互換性のある電話機を探すのに苦労することがありました。
クラウドPBXでは、端末のOSとスペックに条件がありますが、メーカーの指定はありません。端末の増設や入れ替えが簡単にできるため、企業は初期コストを大幅に抑えられます。従来のビジネスフォンでは、PBXの導入費用に加えて電話機の購入費用もかかっていましたが、クラウドPBXではこれらの費用を削減できるのです。
端末同士の距離に関係なく内線通話ができる
クラウドPBXに設定された端末は、場所に関係なく内線通話を利用できます。クラウドPBX上で内線番号が一元管理されており、どこから接続しても端末が認識されるためです。
たとえば、東京の本社と大阪の支店、名古屋の支店と福岡の支店といった、物理的に離れた拠点間であっても、クラウドPBXであれば内線通話が可能です。さらに、リモートワーク中の従業員同士も、同じオフィスで働いている感覚で内線通話を利用できます。
従来のビジネスフォンは、建物内のPBXに直接つながった電話機同士でしか内線通話ができません。内線番号はPBXごとに管理されており、建物が違えばPBXも変わるため、オフィス外への内線通話を実現するのはコスト面を含め容易ではありませんでした。
しかし、クラウドPBXでは、インターネットが電話回線の役割を果たすので、どこにいても端末とつながっている状態です。そのため、場所を問わずに内線通話ができるのです。
通話料がかからない
クラウドPBXの内線通話を利用するメリットの一つに、通話料の削減があります。クラウドPBXに設定された端末同士であれば、距離や通話時間に関係なく通話料なしで利用できるためです。
たとえば、オフィスにいる従業員の端末から「外回り中の営業担当者の端末」「リモートワーク中の従業員の端末」「別拠点の従業員の端末」に内線通話をしても、通話料はかかりません。
従来のビジネスフォンでは、内線通話は建物の中だけに限定されていたため、建物の外にいる相手と通話をするには外線通話しかなく、通話のたびに通話料が発生していました。しかし、クラウドPBXの内線通話では制限がないため、拠点間の連絡が多い企業や、リモートワークを積極的に取り入れている企業では通話料を大幅に削減できる可能性があります。
オフィスにいない従業員に外線を取り次げる
クラウドPBXの内線通話を使えば、オフィス外にいる従業員に外線通話を取り次ぐ際の時間と通話料を、ビジネスフォンよりも大幅に節約できます。
オフィスの固定電話に、外出中の担当者あての電話がかかってきた場合、その電話を担当者に取り次ぐまでの手順を比較してみましょう。
ビジネスフォンでは、次のような手順が必要です。
- 1.電話相手の情報（会社名・氏名・用件など）を確認する
- 2.いったん電話を切る
- 3.担当者に連絡をして用件を伝える
- 4.担当者が折り返しの連絡をする
ビジネスフォンの場合、1本の電話に対応するのに多くの時間がかかり、担当者への連絡と折り返しの2回分の通話料が発生してしまいます。
一方、クラウドPBXの場合は、次のような簡単な手順になります。
- 1.外線通話を保留にする
- 2.担当者に内線通話をかけて電話を受けられるか確認する
- 3.担当者が外線通話を受ける
クラウドPBXの内線通話を利用できれば、担当者が外出中であっても外線通話を切らずに取り次げます。内線通話だけで対応が終わるため、通話料は一切かかりません。
クラウドPBXで内線通話を利用するデメリット
以下は、クラウドPBXの内線通話を利用する際に注意すべき点です。
- 通話品質がインターネットの通信環境に影響する
- セキュリティ対策が必要
- クラウドPBXの導入時に電話番号が変わる場合がある
上記の注意点は、適切な対策をすることで防げます。それぞれについて確認しておきましょう。
通話品質がインターネットの通信環境に影響する
クラウドPBXはインターネット回線を介して通話を行うため、回線の安定性や速度が通話品質に直結します。通信環境が悪化したまま内線通話を利用すると、通話の途切れや遅延が発生して、重要な情報を聞き漏らすリスクがあるので注意しましょう。
通信環境が低下する原因には、インターネット回線の混雑、通信障害、通信状態が不安定での利用などがあります。
そのため、クラウドPBXの内線通話をする際は、通信環境が安定したインターネット回線を利用することや、スマートフォンの場合は電波が安定している場所に移動するなどの対策が必要です。
関連記事：スマホを内線化する方法をわかりやすく解説！おすすめのサービスは？
セキュリティ対策が必要
クラウドPBXの内線通話を利用する場合、セキュリティ面でのリスクを考慮する必要があります。クラウドPBXはインターネット回線を利用しているため、不正アクセスや情報漏洩などのリスクがあるためです。
たとえば、クラウドPBXのアカウント情報が漏れた場合、第三者がログインできてしまいます。クラウドPBXには顧客情報や録音された通話内容が記録されているため、機密情報の漏洩につながるおそれがあるのです。
クラウドPBXのセキュリティを高めるには、以下の対策が有効です。
- 二要素認証などを用いて不正アクセスを防止する
- 通話内容や送受信データを暗号化する
- システムのメンテナンスやアップデートで脆弱性を定期的にチェックする
- 従業員のセキュリティ意識を高め、適切な利用方法を徹底する
クラウドPBXのセキュリティ対策は、ベンダー側が担っているケースが少なくありません。そのため、社内の対策だけでなく、サービスを選ぶ際はセキュリティの高さを比較することも忘れずに行いましょう。
関連記事：【2024年最新版】クラウドPBX15選を徹底比較！
クラウドPBXの導入時に電話番号が変わる場合がある
既存の固定電話番号がある場合、LNP（Local Number Portability）を利用すれば、電話番号を変えずにクラウドPBXに移行できます。
ただし、クラウドPBXはサービスによって対応する市外局番に違いがあるため注意が必要です。既存の市外局番に対応していないクラウドPBXを導入すると、電話番号を引き継げない場合があります。
固定電話番号が変わると、取引先や顧客への周知が必要になり、手間がかかるだけでなく、周知漏れが発生するリスクもあります。重要な取引先や顧客に新しい電話番号が伝わっていなかった場合、売上や信頼性の低下につながりかねません。
そのため、クラウドPBXを選ぶ際は、既存の電話番号が市外局番に対応しているかどうかを必ず確認しておくことが重要です。
関連記事：固定電話番号を番号ポータビリティで引き継ぐ方法とは？
クラウドPBXの内線通話を利用したほうがいいケース
クラウドPBXの内線通話は、特に以下に該当する企業で利用すると大きな効果が期待できます。
- リモートワークを実施している
- オフィスから外出中の従業員への架電件数が多い
- 海外拠点と通話をする機会が多い
それぞれのケースについて確認しておきましょう。
リモートワークを実施している
リモートワーク導入の課題の一つが、オフィスに出社している従業員に電話業務が集中することです。リモートワークをする従業員が増えると、オフィスにいる人数が減少するため、一人あたりの電話対応の本数が増加し、業務に支障をきたすおそれがあります。
しかし、クラウドPBXの内線通話を活用すれば、外線通話を切ることなく、そのままリモートワークの従業員に取り次げます。クラウドPBXでは、外線通話も設定された端末で受けられるため、電話業務の負担軽減につながるでしょう。
オフィスから外出中の従業員への架電件数が多い
営業担当者の割合が多い企業では、クラウドPBXの内線通話を導入したほうがよいでしょう。オフィスにかかってくる電話の多くが顧客から担当者につなぐ内容であれば、取り次ぎ作業の頻度が高くなるためです。
クラウドPBXの内線通話を利用すれば、電話を切らずに営業担当者に取り次げるため、通話料をかけずに円滑な対応が可能です。
また、クラウドPBXのサービスには、内線通話を自動録音する機能が付いているものもあります。騒音の多い場所でオフィスからの内線通話に対応した場合も、後から聞き直せるため、重要な情報を聞き逃すリスクを減らせます。
クラウドPBXの内線通話は、営業担当者が多い企業にとって業務効率の向上とコスト削減に大きく貢献できるでしょう。
関連記事：固定電話を録音して業務を効率化する便利なサービスとは？
海外拠点と通話をする機会が多い
海外に電話をする際に発生する国際電話料金は、国内通話料と比較すると高額です。海外に拠点を持ち、国内の拠点と頻繁に電話をする必要がある企業にとって大きな負担になります。
しかし、クラウドPBXの内線通話を活用すれば、発信先が海外であっても通話料がかかりません。また、海外出張中の従業員も、内線通話を利用して無料で通話ができるため、出張コストを抑えられます。
海外の拠点や従業員の海外出張が多い企業にとって、クラウドPBXの内線通話は、コスト削減と業務効率の向上に役立つでしょう。
INNOVERAとINNOVERA callで内線通話を快適に利用する
クラウドPBXの内線通話を導入するなら、株式会社プロディライトが提供する「INNOVERA」と「INNOVERA Call」がおすすめです。
INNOVERAは、現場の声を反映して開発されたクラウドPBXです。「わかりやすさ」を追求して設計されているため、操作に慣れていない人も簡単に設定ができます。初めてクラウドPBXを導入する企業様も安心してご利用になれます。
また、INNOVERA callは、安全性と高音質を兼ね備えたソフトフォンです。端末にインストールするだけで、簡単にIP電話の発信・応答が可能です。さらに、INNOVERAの機能を端末でも使えるようになります。
INNOVERAとINNOVERA callを組み合わせることで、難しい設定をしなくてもクラウドPBXの内線通話を快適に利用できます。
スマホ・タブレット端末で利用できる
INNOVERA callは、Android、iosの両方に対応しています。そのため、iPhoneやAndroid端末など幅広いスマートフォンやタブレットにインストール可能です。
従業員にスマートフォンやタブレットを支給していない企業では、端末が同じ機種でない場合もあります。しかし、INNOVERA callであれば機種やメーカーが違ってもインストールすれば利用できます。
豊富な標準機能で電話業務の効率化が図れる
INNOVERA callをインストールした端末は、INNOVERAの機能を使うこともできます。
たとえば、INNOVERA callで使える機能に、全通話自動録音とWeb電話帳があります。
全通話自動録音は、内線通話を含むすべての通話を自動的に録音する機能です。通話内容を後から確認できるため、重要な情報の聞き漏らしを防ぐことや、トラブルが発生した際の証拠としても活用できます。
また、Web電話帳は、社内の連絡先情報をクラウド上で一元管理できる機能です。従業員の内線番号や携帯番号、メールアドレスなどを簡単に検索でき、スムーズな連絡が可能になります。また、変更があった場合も、管理者が一括で更新できるため、メンテナンスの手間を省けます。
電話システムの構築に必要なサービスを1社でカバーできる
クラウドPBXの導入には、インターネット回線、IP電話、クラウドPBX、専用アプリなど、多くのシステムが必要です。
各システムを異なる会社で組み合わせると、トラブルが発生した際に各社の問い合わせ窓口に連絡しなければならず、手間がかかってしまいます。また、それぞれのシステムの範囲でしか回答が得られないため、原因の特定が難しくなり、解決までに時間がかかることもあるでしょう。
しかし、株式会社プロディライトは、クラウドPBXに必要なシステムをすべて1社で提供しています。電話システムをトータルでサポートできるため、導入の手間やコストを大幅に削減できるだけでなく、問い合わせ窓口の一本化が可能です。トラブルが発生しても、迅速な解決で被害を最小限に抑えられるでしょう。
INNOVERAの導入効果
「INNOVERA」は1,600社以上の導入実績を持ち、多くのお客様にご利用いただいています。そのなかで今回は、株式会社ジオコード様の導入事例を紹介します。
リモートワーク社員との円滑なコミュニケーションを実現
株式会社ジオコード様は、以下の目的からINNOVERAの導入を検討していました。
【導入の目的】
- ビジネスフォンの老朽化のため、代替手段を探していた
- テレワーク導入に伴い、社外で受電できる環境が必要になった
- チャットやWeb会議など連絡手段の選択肢が少なく不便だった
同社が利用していたビジネスフォンは老朽化が進み、代替手段が必要な状況でした。さらに、テレワークの導入により、社外でも受電できる環境が求められるようになりました。
INNOVERAの導入前は、テレワークの社員に内線をかける手段がなく、チャットやWeb会議など連絡手段の選択肢が限られていたため、不便さを感じていたそうです。そこで、代替手段としてクラウドPBXを検討し、その中でもINNOVERAの導入を決めました。
INNOVERAを導入した後は、以下のような効果が得られています。
- 適切な部署や従業員が外線電話を受電できるようになった
- 外線通話の受電や取り次ぎの負担が減り、業務に集中できる環境をつくれた
- 出社社員とテレワーク社員との連絡手段が増え、業務効率が向上した
INNOVERA導入後は、適切な部署や従業員が外線通話が受けられるようになったことで、受電および取り次ぎの負担軽減がみられました。また、出社している社員とテレワークの社員間のコミュニケーションについても、内線通話の導入により業務が円滑に進むようになったとのことです。
また、導入にあたっては、途中で担当者の引継ぎがあり、短期間での機能理解や導入に向けての調整が必要でした。しかし、INNOVERAの担当者による丁寧かつ迅速なサポートにより、スムーズに導入できたといった嬉しい意見をいただきました。
まとめ
内線通話は従来、利用できる範囲が建物内に制限されていましたが、クラウドPBXの登場によって大きく形を変えました。クラウドPBXを導入することで、場所に関係なく内線通話を利用できるため、業務効率の向上やコスト削減に大きな効果を発揮するでしょう。
また、声を使ったコミュニケーションには「相手とのつながり」を強化する効果があると言われています。そのため、内線通話によるコミュニケーションが増えることで、帰属意識が低下しやすいリモートワークにおいても組織力の強化が期待できます。
クラウドPBXの導入を検討している企業様は、ぜひ株式会社プロディライトにご相談ください。弊社では、クラウドPBXに必要なシステムをワンストップで導入できるため、煩雑な手続きや管理がありません。さらに、充実したサポート体制を整えていますので、ぜひ一度お問い合わせください。
