クラウドPBXとは？仕組みからメリット・デメリットまで徹底解説

クラウドPBXはオフィスの電話環境を整えてくれるシステムです。

電話環境を良くすることで、業務の効率化やリモートワークが取り入れやすくなるので、導入を検討している企業様も多いはずです。

この記事では「クラウドPBXの仕組み」「メリット・デメリット」「導入手順」などを分かりやすく解説します。

クラウドPBXが気になっている方や、導入を検討中の企業様はぜひご覧ください。　　

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXとは、クラウド上にPBXを構築し、インターネット回線を利用して電話機能の制御を行うシステムです。

クラウド上に設置するので、物理的な機器は必要ありません。

インターネット回線を通じて、外線の発着信や内線を繋ぐ役割をしており、オフィスで使う電話機能の「主装置」ともいえます。

「PBX」とは？

「PBX」は「Private Branch eXchange」の略で、構内交換機とも呼ばれています。

昔のビジネスフォンは、物理的な機器の「PBX」を利用して内線や外線の制御を行い、ビジネスフォンを構築していました。

クラウドPBXの登場により、物理的な機器を必要とするPBXは「レガシーPBX」「従来のPBX」などと呼ばれるようになりました。

従来のPBXとクラウドPBXの違い

電話機能を制御するPBXには種類があるので、「従来のPBX」「IP-PBX」「クラウドPBX」の3つに分けて解説します。

	クラウドPBX	IP-PBX	従来のPBX
PBX機器	クラウドに構築	オフィスに設置 (ハードウェア型)	オフィスに設置
システムの形態	クラウド	オンプレミス	オンプレミス
初期費用	安い	高い	高い
接続できる機器	豊富(電話機・スマホ・PCなど)	豊富(電話機・スマホ・PCなど)	電話機
複数拠点	クラウドに設置すればOK	1ヵ所に設置すればOK	各拠点にPBXが必要

従来のビジネスフォンには、オフィスに置く物理的なPBX機器が必要です。

物理的なPBXは精密機器なので価格が高く、設置作業が必要なので初期費用が高くなります。また、定期的にメンテナンス費用も必要です。

IP-PBXはクラウドPBXが登場する前に開発されたもので、オフィスに機器を設置する必要はありますが、スマホ・パソコンなども内線として接続できます。

クラウドPBXは、システム利用料が月額でかかりますが、初期費用がとにかく安く抑えられ、接続できる機器も豊富です。

従来のPBXは有線の電話回線と繋ぐしか方法が無かったので物理的な機器が必要でした。

IP電話が企業の電話として普及してきている現代では、物理的な機器が無くてもクラウドで制御できる、相性の良いクラウドPBXを選ぶ企業が増えてきています。

IP電話と組み合わせて利用する

IP電話はインターネット回線を利用して音声のやりとりを行う電話です。

取得できる電話番号は「市外局番から始まる番号(0ABJ番号)」「050番号」「番号不要型」などがあります。0120や0800から始まる着信課金番号も取得できます。

クラウドPBXは、IP電話と併せて利用することで利便性がUPします。

IP電話を単体で利用する場合とクラウドPBXと併用する場合を比較しました。

	IP電話とクラウドPBXの併用	IP電話のみ
特徴	インターネット回線を利用し、受電・架電を制御した電話	インターネット回線を利用した電話
内線通話	できる	できない
外線の転送	できる	転送機能を利用すればできる (通話の転送料が発生する)

オフィスで利用するビジネスフォンとしては、内線や外線を制御するクラウドPBXとの併用が必要です。

クラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXは、従来のPBXと比べて使える機能が増えました。

企業がクラウドPBXを導入するメリットを7つにまとめたのでご覧ください。

スマホやパソコンを使って通話ができる

クラウドPBXは、物理的な配線が繋がっていないスマホでも、会社の電話として登録すれば内線通話が可能となります。

同じくパソコンも設定を行えば、会社の電話として内線通話ができます。

スマホやパソコンの内線通話が可能になると、下記のような無料通話や業務の改善が行えます。

	クラウドPBX	従来のPBX
社内の内線	できる	できる
スマホ同士の通話	内線(無料)	外線(有料)
社内→個人スマホ (個人スマホ→社内)	内線(無料)	外線(有料)
社外にいる従業員への外線取り次ぎ	内線を使ってそのまま取り次げる	一度電話を切って、社外にいる従業員に連絡する
会社で受電する外線	社内・スマホ・パソコンなど、設定した機器で受電	社内で受電
スマホから外線通話	会社の電話番号が相手に表示される	スマホの個人番号が相手に表示される

内線通話の最大のメリットは、通話料が無料になることです。

従業員のスマホに頻繁に電話していた場合は、通話料が大幅に削減できます。

また、パソコンでの通話ができることで、リモートワークにも対応しやすくなります。

電話システムにかかるコストを削減できる

オフィスの固定電話にかかる主なコストは「PBX」「工事費」「電話機」「通話料」の4つです。

クラウドPBXはコストの面で従来のPBXと比べて非常に安く抑えられます。

下記の表でコストを比較したのでご覧ください。

	クラウドPBX	従来のPBX
PBXの費用	クラウドに設置するので初期費用が安い。 メンテナンス費は別途必要なし。 設置後は月額費が必要。	PBX機器は高い。 6年程度で買い替えが推奨されている。 専門員によるメンテナンスは別途費用が必要。
工事費	必要な場合は簡単な機器(VoiPなど)を設置する。	物理的な回線が必要な為、専門員による設置工事が必要。
電話機	IP電話に対応した固定電話機 スマホ、パソコン、タブレット等	内線と外線が使い分けができる固定電話機(複数の外線も可能な電話機)
通話料	固定電話あて通話料が安い 従業員のスマホを内線化すればスマホへの通話料が無料	IP電話より通話料が高い スマホへの通話は外線なので有料

クラウドPBXは安く導入でき、追加のメンテナンス費も必要ありません。

従来は専門員が行っていたメンテナンスや機能の追加作業などがクラウドで行えるようになり、コストの削減になっています。

また、通話料も従来の電話回線よりもIP電話の方が安く、スマホの内線化を行えば従業員のスマホへの通話料が無料になります。

オフィス外からも固定電話番号を使用した通話ができる

スマホやパソコンを会社のビジネスフォンとすることで、オフィス外からの通話も固定電話番号が利用できます。

例えば、下記のような通話が企業の固定電話番号で行えます。

	クラウドPBXのビジネスフォン	従来のビジネスフォン
スマホから取引先に電話	会社の電話番号が相手に表示される	スマホの個人番号が相手に表示される
テレワーク中の従業員がパソコンから電話	会社の電話番号が相手に表示される	できない
スマホからオフィスへの電話	内線通話なので無料	外線通話なので有料
スマホで会社の外線を受電	できる	できない

オフィス外で固定電話番号が利用できるメリットは、プライベートな個人電話番号を守れることです。

また、個人のスマホ番号より会社の電話番号の方が、相手も安心して電話に出ることができます。

オフィス外で固定電話番号が使えることは、現代の働き方の多様化に合っています。

スマホで固定電話番号を利用したいためにクラウドPBXを取り入れる企業も存在するほど大きなメリットです。

関連記事：固定電話の番号がスマホで使えるサービスとは？特徴と機能を解説！

PBX機器の購入や管理が不要

従来のPBX機器は高価ですが、数年おきに買い替える必要があります。

PBXを買い替えると、電話機などが適合しなくなる場合があり、まだ使える機器まで買い直す必要がでてきます。

また、PBXは精密機器ですので、専門知識がある人に定期的にメンテナンスを行ってもらう必要があります。

クラウドPBXであれば、物理的な機器が必要ないので、購入費や設置工事が必要ありません。

クラウドにシステムを構築するので、メンテナンスもクラウドで随時行う事ができ、追加のメンテナンス費も不要です。

既存の電話システムから移行しやすい

クラウドPBXは、従来のPBX機器の設置と比べて大掛かりな工事などは必要ありません。

工事などが必要ないので、導入は最短5日程度で可能な場合もあります。

現在、物理的なPBX機器を利用している企業様がクラウドPBXに移行する方法は次の2つです。

• 物理的なPBX機器とクラウドPBXを併用する
• 完全にクラウドPBXに移行する

PBX機器をどうしても残したい場合はクラウドPBXと併用することも可能です。

2つの方法についてさらに詳しく解説します。

物理的なPBX機器とクラウドPBXを併用する

VoIPゲートウェイという機器を設置することで、クラウドPBXとの併用が可能になります。

専門業者による設置作業とVoIPゲートウェイの機器代金が必要です。

物理的なPBXとクラウドPBXを併用することで、どちらのシステム料金も払い続けることになるので、完全にクラウドPBXに移行するよりも費用がかかります。

しかし、2つを併用することで、徐々にクラウドPBXの使い方に慣れることができ、電話環境が一気に変わって業務が混乱する可能性を防げます。

完全にクラウドPBXに移行する

電話がアナログ回線だった場合は、IP電話に切り替えクラウドPBXに移行します。

クラウドPBXへの移行に大掛かりな工事は必要ありませんが、今まで契約していた電話回線やPBX機器をレンタルしていた場合は解約手続きが必要です。

不要になったPBX機器は買い取りに出せる場合もあるので、引き取ってくれる業者があれば資金に変えることも可能です。

ちなみに、電話回線をNTT加入電話からIP電話に移行しても、ナンバーポータビリティーがあるので電話番号を変更する必要はありません。

電話番号の移行内容はクラウドPBXを提供するベンダーによっても変わります。

一部対応外の場合や移行ができない番号もあるので、契約前に確認しましょう。

関連記事：固定電話番号を番号ポータビリティで引き継ぐ方法とは？

機能の追加と変更が柔軟にできる

従来のPBXで機能を追加したい場合は、PBXの専門員がオフィスに追加機能を搭載した機器を設置する必要がありました。

しかし、クラウドPBXの場合は、追加の機能はインターネットを通じて申し込めば完了します。

PBX機能の追加に、余計な人件費やオフィスに専門員を呼ぶやりとりの時間が削減できます。

変更の申し出もインターネットを通じて行えます。

簡単・気軽に機能の追加や変更ができるので、新しい機能を試してみるハードルも下がり、使いやすい電話環境が叶うでしょう。

BCP対策に利用できる

BCP対策とは、自然災害や人的災害が起きた時のリスクマネジメントの一種です。

予期せぬ事態が起きても、業務の被害を最小限に抑え、早期に復興できるように対策を講じておきます。

電話環境のBCP対策とは、電話回線が断線し通話ができない時の対策を考えておくことです。

例えば、クラウドPBXはインターネット回線で通話を制御するので、電話回線が途切れてもインターネット回線で通話ができます。

また、スマホやパソコンを内線化しておくことで、オフィスに出社できなくても電話業務が行えるので業務が完全に停止してしまう事態が防げます。

クラウドPBXのデメリット

メリットが多いクラウドPBXですが、デメリットもあるので確認してみましょう。

デメリットは4つの項目にまとめました。

通話品質がインターネット環境に依存する

クラウドPBXは、インタ―ネット回線を通じて受電・架電を制御するので、インターネット環境が大切です。

インターネット回線が混み合うと通話品質が低下する恐れがあります。

また、電波が悪い場所での通話は、音声や通話が途切れる可能性などが考えられます。

オフィス同士の通話は、比較的インターネット環境が安定しているので不具合は起こりにくいですが、スマホなど外部との通話はインターネット環境が悪い場合もあります。

建物の地下やエレベーター、トンネル内などはなるべく避けて電波が受信しやすい場所に移動してから利用することをおすすめします。

セキュリティ面でのリスクが比較的高い

クラウドPBXは、インターネット回線に通じているシステムなので、外部からアクセスされる可能性がゼロとは言えません。

クラウドに保存している内容はセキュリティで守られていますが、そもそもインターネット回線に通じていないオンプレミス型と比べると、リスクが高いとも言えます。

オンプレミス型はサーバーやシステムを自社に設置し、大事な情報は自社で構築した環境で管理・運用を行います。

システムは「クラウドPBX」「IP-PBX」「従来のPBX」の3種類のPBXを比較したので、下記の表をご覧ください。

	クラウドPBX	IP-PBX	従来のPBX
システムの形態	クラウド	オンプレミス	オンプレミス
PBX機器	クラウドに構築	自社で構築 (オフィスなどに設置)	自社で構築 (オフィスなどに設置)
セキュリティ	インターネットに通じているので低い	自社サーバーなら比較的高い	インターネットに通じていないので高い
導入までの日数	最短5日程度	構築に時間がかかるので1ヶ月程度	構築に時間がかかるので1ヶ月程度
PBXの費用	安い	高い	高い

オンプレミス型は、セキュリティの面ではクラウド型より安心ですが、費用面が高額になるというデメリットがあります。

自社に合ったシステムやセキュリティを一から構築するので、どうしても費用が高額になり導入までに日数がかかります。

システム構築の自由度が低い

クラウドPBXは「自社で独自システムを開発して使う」ということは基本的にはできません。

既存のシステムを連携させ、独自の組み合わせを構築して使います。

クラウドPBXを提供するベンダーによっては、欲しいシステムが対応していない可能性があるので注意が必要です。

クラウドPBXで人気のあるシステムや機能をピックアップしました。

全通話自動録音	全ての通話を自動で録音します。
自動応答	設定した曜日や時間帯の着信に対し、自動音声で対応します。
無条件転送	設定した曜日や時間帯の着信を予め指定した番号へ転送します。
留守電	自動音声で対応しメッセージを録音します。
パークグループ	パーク保留を拠点や部署などで分けることができます。
クラウドFAX	ブラウザ（Google Chrome等）からFAX電話番号とファイルを指定し、FAXの送受信ができる機能です。
モニタリング	リアルタイムで通話を監視。通話中に電話応対のヘルプやアドバイスができます。
IVR	「〇〇の⽅は1番、△△の⽅は2番…」というように⾳声ガイダンスで番号⼊⼒を促し、⼊⼒番号ごとに様々な着信設定ができます。
キューイング	着信に対し「順番にお繋ぎしますのでお待ちください」など、任意の⾳声ガイダンスや⾳楽を流して、順番に対応ができる機能です。 ⼀時的な通話量の増加にも対応できます。
テキスト化	通話の内容をテキスト化する機能です。
感情分析	AI技術で声から⼈間の感情を解析することが可能な機能です。
留守電のテキスト通知	留守電などの⾳声メッセージをテキスト化し、メールやチャットに転送するサービスです。

クラウドPBXは機能の追加や連携が得意です。

契約後に追加するかもしれない機能も考慮して、クラウドPBXを提供するベンダーを選びましょう。

長期的にはオンプレミス型よりもコストがかかることもある

オンプレミス型は、自社に合ったシステムを構築するオーダーメイドのシステムなので、費用が高額です。

クラウドPBXは、既に出来上がったシステムを利用するので初期費用が安く抑えられますが、月額費用がかかるというデメリットがあります。

クラウドPBXの月額費用は、契約するライセンス数によって増加する傾向があり、大規模組織などは人数が多いので、契約ライセンス数が多すぎるとコストが高くなる場合があります。

総合的にみると、メンテナンスや機器の交換など突発的なコストが発生しにくい点では、中小企業やスタートアップ企業は、クラウドPBXの方が安く利用できるでしょう。

大規模組織などはオンプレミス型の方が安く済む場合もあるので、よく検討して試算が必要です。

クラウドPBXの導入手順

クラウドPBXの導入は難しくありません。

導入で失敗しないためのポイントを2つ紹介します。

ワンストップで導入できるサービスを選べば手間を省ける

PBX機能(システム)・端末・回線の提供者が同じベンダーの場合は、ワンストップ導入

と呼んでいます。

ワンストップは、クラウドPBXに必要な各方面にいちいち問合せや見積もりをする必要が無くなるので、時間や手間が省けます。

また、導入費用の見積もりも全部まとめた金額になるので、分かりやすく明確です。

導入作業は、下記の4ステップで完了します。

1.見積もり・ヒアリング	現在の電話環境や、電話に使用したい機器の端末数などを問い合わせる。
2.クラウドPBXのベンダーを決める	見積もりをとり、必要であれば他社とも比較する。使いやすさやアフターフォローの手厚さなども確認する。
3.導入作業	最短なら5日程度でも導入が可能です。導入前に現地調査する場合があります。
4.使用開始	開通処理を行い、使用を開始します。

手厚いサポートを提供するサービスを選ぶと安心

クラウドPBXは2010年代から本格的に始まったサービスです。

比較的新しいサービスなので新規で参入するベンダーも多く、サービス内容が似ていてどれが良いか悩んだときは、サポート体制で選ぶこともおすすめです。

IP電話回線やクラウドPBXに不具合が生じた場合、経験の浅いベンダーよりも経験値があるベンダーの方が、原因究明に長けており早期解決に繋がりやすくなります。

サポート体制は、「ベンダーの経験値」「問い合わせ方法の種類」「営業時間」などを見て総合的に判断しましょう。

クラウドPBX「INNOVERA」で業務の効率化を実現

株式会社プロディライトのクラウドPBX「INNOVERA」は、操作が分かりやすく機械が苦手な方も快適にお使いいただけます。

INNOVERAが便利で安心して利用できる理由を3つ紹介します。

導入からサポートまでワンストップで完結できる

株式会社プロディライトでは、PBX機能(システム)・端末・回線をワンストップで導入できます。

相談や見積もりもまとめて行えるので、別々に契約する場合と比べて相談回数の削減や現在のコストとの比較が簡単にできます。

ワンストップ導入のメリット

• 見積もりがまとめてできる
• すぐに開通できる(最短5日程度)
• 不測の事態の問合せも一ヵ所でOK
• 各機能の相談がまとめてできる

ワンストップでの導入は全てまとめた費用になるので、料金形態が分かりやすく安心です。

株式会社プロディライトのクラウドPBX「INNOVERA」はこちら

外部システムとの柔軟な連携ができる

INNOVERAは、現在の電話環境が良くなるだけでなく、多様なニーズに合わせてシステムをアップデートさせることが可能です。

API連携を活用すれば、導入後にも機能の追加が簡単にできます。

INNOVERAは、CRM(顧客管理)やSFA(営業支援)など、下記サービスとの連携実績があります。

• kintone (業務統合ツール)
• カイクラ (顧客管理システム)
• 楽テル (顧客管理システム)
• セールスフォース (顧客管理システム)
• ネクストSFA (営業管理システム)
• ファイルメーカー (データベース管理システム)

企業ごとに合うものを選んで連携が可能なので、「どのようなシステムを導入したいのか」「どんな機能が欲しいのか」など、株式会社プロディライトにご相談ください。

上場企業ならではの信頼性と安定性

日本には約360万の企業がありますが、上場企業は約4,000社です。(2023年度統計)

株式会社プロディライトは東京証券取引所グロース（証券コード：5580）に上場しています。

会社は2008年に設立し、電話のDX化に関する知識や経験が豊富です。

クラウドPBX「INNOVERA」は、自社開発した電話システムで、日本におけるリモートワークの推進にも貢献しています。

株式会社プロディライトは社会のニーズを的確に捉え、日常のあらゆるコミュニケーションがスムーズで便利になるよう、革新的なシステム開発に日々挑戦している企業と言えるでしょう。

まとめ

クラウドPBXは、中小企業やスタートアップ企業にはメリットが多いシステムです。

スマホの内線化や、オフィス外での固定電話番号の利用ができれば、リモートワークなど柔軟な働き方も可能になります。

デメリットは、オンプレミス型と比べてセキュリティが劣ることやインターネット環境に依存することを挙げました。

メリット・デメリットを総合的に判断してクラウドPBXの導入を検討してみましょう。

株式会社プロディライトは、クラウドPBX「INNOVERA」やIP電話「IP-line」など固定電話のDX化に長けた企業です。

サービスの導入を検討中の方はお気軽に「お問い合わせフォーム」からご連絡ください。