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知らない番号の確認は迷惑電話リストで十分？適切な判断方法と対策を解説
知らない番号の確認は迷惑電話リストで十分？適切な判断方法と対策を解説
知らない番号からかかってきた電話が、営業や勧誘の電話で後悔したという経験はありませんか？
企業や社用携帯にかかってくる電話は、取引先や新規問い合わせの可能性もあるので「出ない」という選択は無く「とりあえず出る」という人も多いと思います。
しかし、受けた電話が営業電話や迷惑電話だった場合、結果的に業務を中断することになるので、業務効率が下がります。
電話に出る前に「出るべきか」を見極められれば、不要な業務中断を避けられ、作業効率が向上するでしょう。
この記事では、「迷惑電話の確認方法」や「知らない電話番号はどのような電話の可能性があるのか」について詳しく調べました。
「迷惑電話の対策」や「出たい電話の振り分け方法」についても紹介しますので、迷惑電話に困っている方はぜひご覧ください。
不審な電話番号を調べる方法
登録していない電話番号からの電話は、発信元が分からないので不安に感じるという方もいるでしょう。
着信履歴が残っていた場合、新規問い合わせや取引先からの電話は掛け直したいですが、営業や迷惑電話なら時間を取られるだけなので掛け直したくはないはずです。
掛け直すかの判断に迷った時は、着信履歴の電話番号を調べることで、発信元が判明する場合があるので調べてみましょう。
電話番号の調べ方は下記の3つです。
- 迷惑電話リストで調べる
- 電話番号をインターネット（Google・Yahoo!など）で調べる
- 直接問い合わせる
リスクなく調べられる方法は「迷惑電話リストで調べる」か「電話番号をインターネットで調べる」です。
迷惑電話リストはインターネットを使って調べられるので、手軽な方法といえます。
迷惑電話リストとは
迷惑電話リストとは、電話番号から発信元の情報やクチコミをまとめたものです。
インターネットサイトやアプリでも迷惑電話リストを確認できます。
迷惑電話リストには営業・勧誘・詐欺などの電話番号から、公共機関や企業の電話番号まであらゆる電話番号が登録されています。
病院や市役所、大企業から中小企業などの電話番号が登録してあるので、迷惑電話かそうでないか見分けることができます。
知らない番号からの電話は、迷惑電話リストを活用して事前に調べてから掛け直すかどうかの判断をすると良いでしょう。
誰でも簡単に利用できる、迷惑電話リストの特徴や使い方を紹介します。
会社名や電話の内容まで把握できる
迷惑電話リストを利用して電話番号を検索することで、電話をかけてきた企業の名称や住所まで把握できることがあります。
サイト内で電話番号が検索された数を表示しているものもあり、どれだけの人が検索しているのか確認することも可能です。
また、ユーザーがクチコミを書き込める欄に、実際に電話に出た人の通話内容が記載されている場合もあります。
他の人のクチコミから、自分にかかってきた電話の要件がどのようなものか推測することもできるでしょう。
信頼性が高い情報とはいえない
有名な企業の名称や住所などは信頼性が高い情報も多いですが、迷惑電話であることを隠そうとしていたり、クチコミが適当だったりという場合もあります。
迷惑電話リストに載っているクチコミは、ほとんどが一般のユーザーが書き込んだものです。
クチコミは主観で書かれることが多く、人によって印象や感じ方は違うので実際に電話に出た時の印象は違う可能性もあります。
会話内容などは参考にしてもよいですが、いたずらや適当に書かれている可能性があることも念頭に置いておきましょう。
特にクチコミの件数が極端に少ない場合は、他のクチコミと比べようが無いので、全てを鵜呑みにしないようにしてください。
迷惑電話リストに記載されているとは限らない
迷惑電話リストには数えきれないほどの電話番号が載っていますが、電話番号は増えたり変わったりすることがあるので、必ずしも情報が載っているとは限りません。
迷惑電話は頻繁に電話番号を変えてかけてくる傾向があるので、迷惑電話リストに登録される前に電話がかかってくる可能性もあります。
迷惑電話リストに載っていないからといって、迷惑電話では無いと断定はできないので注意しましょう。
迷惑電話リスト以外の確認方法
迷惑電話リストを活用しなくても、知らない電話番号を確認する方法があります。
いちいち迷惑電話リストを開くのが面倒という方や、かかってきた電話を細かく知る必要は無いと考える方におすすめです。
電話番号をインターネットで検索する
かかってきた電話番号をインターネットで検索すると、電話してきた企業が判明する場合があります。
迷惑電話リストのように詳しい内容は表示されないかも知れませんが、企業からの電話であれば、企業のWebサイトが表示されることもあるので検索してみましょう。
インターネット検索で電話をかけてきた企業が分かれば、営業の電話なのか、取引先の電話なのかの判断材料にもなります。
携帯の電話番号などは検索では分からないかも知れませんが、迷惑電話の可能性があることの確認には役立ちます。
直接問い合わせる
かかってきた電話番号に折り返し電話をして、着信元を知る方法もあります。
折り返した電話が自動ガイダンスに繋がれば、企業名が確認できるので電話の内容をある程度予測できるかもしれません。
直接問い合わせる場合は、とにかく早く折り返して要件を確認したいなら有効ですが、相手がどのような用件で電話を掛けてきたのか全く見当がつかないので、多少リスクがあることを覚悟しましょう。
電話を折り返した際に、高額な通話料を取られる可能性も考えられます。
特に、海外からの電話は通話料が高額なので、本当に折り返す必要があるのか慎重に見極めてください。
市外局番から発信地を予測する
電話の発信元がどこにも載っていない場合、上6桁の電話番号からある程度の発信地を特定することができます。
地域が判明するだけでも、心当たりのある電話かどうかの判断材料になります。
| 例 | 045-671-XXXX（神奈川県 横浜市） 099-224-XXXX（鹿児島県 鹿児島市、日置市） |
ちなみに、海外からの電話は「＋国番号」から始まる電話番号です。
海外からの電話を不用意に折り返してしまうと、高額な通話料が取られる可能性もあるので注意しましょう。
| 例 | +86 XX-XXX-XXXX（中国の国番号） +1 XX-XXX-XXXX（アメリカの国番号） |
知らない番号からかかってくるケースとは
知らない番号が全て迷惑電話とは限りません。
全ての知らない番号には出ないという対応を取ると、ビジネスの機会損失となってしまうこともあるので気を付けましょう。
ここでは知らない番号からかかってくる電話の事例を紹介します。
メディアや調査会社からの取材依頼
企業にはメディアや調査会社からの取材依頼がくることがあります。
メディアの取材依頼などは、企業の知名度の向上やビジネスのチャンスに繋がりますので、対応したいと考える企業も多いでしょう。
取材や調査は、企業としては突然の依頼になるので知らない番号からの電話となる可能性が高いです。
取材依頼の中には、帝国データバンクや東京商工リサーチなどの調査会社からの取材の可能性もあります。
調査は必ずしも対応しなければならない訳ではありませんが、ビジネスの信用度を高めるためにも協力するのかきちんと検討してみましょう。
行政機関からの連絡
税務署や市役所などの行政機関からの連絡の可能性も考えられます。
そもそも行政機関からの連絡は滅多に無いので、もしも連絡があった場合は重要な事柄の可能性があり、迷惑電話だと判断しないように気を付けましょう。
行政機関の電話番号は比較的周知されており、迷惑電話リストにも載っていることが多いので、検索してみると良いかもしれません。
契約中のサービス・商品の提供元からの連絡
企業が契約している商品やサービスがある場合、相手は企業の電話番号を知っているので連絡がくることがあります。
商品の使い心地やサービス利用時のアンケートなど、気軽に答えられる内容のものから、リコールなど大切な連絡の可能性も考えられます。
リコールなどの連絡を逃してしまうと企業の損失にもつながるので一応確認しましょう。
名刺を見た人からの問い合わせ
従業員が渡した名刺から問い合わせの電話がくる可能性があります。
名刺を見た人は、企業の電話番号にかけてくることが多いですが、名刺を渡した本人が電話に出るとは限りません。
問い合わせは個人の携帯番号の場合と企業の電話番号のどちらの可能性もあります。
名刺交換をした場合はすみやかに電話番号登録をしておくことで、「不審な電話と間違えて出なかった」といった事態が避けられます。
求職者からの問い合わせ
求人を出している場合は、問い合わせの電話が来ることも想定内でしょう。
他にも、中途採用の募集など、求人を出していなくても企業で働きたい人から連絡がくる可能性が考えられます。
個人からの電話であれば090・080などの携帯電話番号からくることが多いでしょう。
携帯電話の電話番号は、迷惑電話とも間違えやすいので注意しましょう。
迷惑電話や詐欺電話
非通知からの電話は、迷惑電話や詐欺電話の可能性が高く、かかってきても出ないことをおすすめします。
非通知の電話は、電話番号が存在するかどうかの確認のために電話している可能性もあります。
また、知らない電話番号からの電話に出ることで、知らない番号でも電話に出てくれることを証明してしまうリスクがあることを覚えておきましょう。
国際電話（「＋国番号」から始まる電話番号）も迷惑電話や詐欺電話の可能性が高く、海外からの着信に心当たりが無い場合は警戒してください。
迷惑電話の対策
迷惑電話が多く困っている場合は、対策を講じてみることがおすすめです。
現在、全ての電話に出ている場合は、迷惑電話と思われる電話対応の件数を減らす工夫をしてみましょう。
企業ができる迷惑電話への対策は下記の4つです。
- 着信拒否に登録する
- 留守番電話を設定する
- IVRを導入する
- 迷惑電話防止サービスを導入する
すぐに対策できるものや、迷惑電話を強力にブロックできる対策まで方法は様々です。
4つの迷惑電話の対策を詳しく紹介します。
着信拒否に登録する
着信拒否はすぐにできる迷惑電話防止の対策です。
特定の電話番号を着信拒否設定にすることで、着信があってもコール音も鳴らなくなります。
着信拒否すると「おかけになった電話番号への通話は、おつなぎできません。」といったメッセージが流れるので、相手にも拒否されていることが伝わります。
デメリットは、着信拒否には登録リストに制限があることや、相手にも拒否されたことが伝わるので電話番号を変えられてしまうことです。
電話番号を変えて繰り返し電話してくる可能性もあるので、着信拒否をしてもきりがない場合もあります。
留守番電話を設定する
常に留守番電話を設定して迷惑電話を防止する方法もあります。
迷惑電話をかけてくる人は、自分の音声が残ることを嫌がる傾向にあるので、留守電メッセージに声を残すことはあまりありません。
デメリットは、大事な相手からの着信も留守電を聞いて折り返さなければいけないので、手間がかかります。
電話をかけてきた相手が急いでいる場合は、すぐに繋がらないのでイライラするといった事態も考えられます。
また、着信に対して毎回かけ直すので、通話料も増えることが想定されます。
IVRを導入する
IVRとは、「○○の方は1番、○○の方は2番」というような自動音声応答機能のことです。
迷惑電話の場合は自動音声が流れた時点で電話を切る場合もあります。
取引先からの電話など、直接通話に繋げて欲しい場合も、かけ直す必要なくそのまま繋がるので対応がスピーディーになります。
ただし、営業電話なども直接通話を希望する場合が多く、完全には拒否できません。
また、IVRの導入はコストの増加や設置するまでに多少手間がかかります。
関連記事：営業電話の上手な断り方を解説！心構えと素早く切り上げるコツ
迷惑電話防止サービスを導入する
迷惑電話防止サービスは着信拒否と同じく電話に出たくない番号を登録して拒否することができます。
迷惑電話防止サービスには、電話帳に登録した番号以外は着信しない設定や、非通知からの通話には番号を通知するように案内をした上で拒否する機能など、細かい設定が可能です。
着信拒否では、迷惑電話からの着信履歴は残らない場合が多いですが、迷惑電話防止サービスは着信履歴のみ確認できるサービスもあります。
デメリットは、着信拒否と同じく登録できる電話番号に限りがあることや、電話番号を変えて電話がかかってくると拒否ができないことです。
「Telful」なら出たい電話だけ受けられる
株式会社プロディライトが提供している迷惑電話防止サービスのTelful(テルフル)は、出たい番号からの電話だけを取り、知らない番号や出たくない番号からの電話は自動ガイダンスで応答するという業務効率化を実現する電話システムです。
自動ガイダンスに従って録音された伝言メッセージは、テキストメッセージですぐに受け取ることが可能なので、電話応対品質を下げることなく電話業務の負担を減らすことができます。
Telfulは、新規問い合わせの取りこぼしや、度重なる営業電話で業務に集中できないといった悩みを解決に導きます。
Telfulのメリットをさらに詳しくご紹介します。
受けたい電話以外の着信は自動ガイダンスで応対する
着信に対し自動ガイダンスが対応することで、電話業務の負担を減らすことができます。
新規問い合わせと営業電話が混在する電話業務では、問い合わせには確実に出たいけれど、営業電話には出たくないというニーズがあります。
受けたい電話かどうか判断が難しい場合は、自動ガイダンスが対応することで不要な通話時間や電話番の人件費も削減できます。
また、受けたい電話はホワイトリストに登録することで、相手から着信があった時にそのまま出ることも可能です。
ホワイトリストに登録した電話番号は、通話前に音声で「株式会社○○」など登録名を読み上げてくれるので、通話前に誰からの着信か知ることができます。
知らない番号からの着信も用件をあとから確認できる
自動ガイダンスで対応した場合、相手には要件を伝言メッセージで残すように案内を行います。
吹き込んでもらった伝言メッセージは、内容と電話番号をテキストメッセージに変換しメールなどで受け取ることが可能です。
打合せ中や接客中でも自動ガイダンスで対応できるので、大切な電話を取り逃すことを防ぐことができ、着信があった時に目で見て確認ができます。
新規問い合わせ等の取りこぼしを防ぐと同時に、テキストメッセージには電話番号も記載されるので、必要な要件の電話にはすぐに折り返しの電話を行うことができます。
24時間365日対応で機会ロスを防げる
自動ガイダンスは、企業の営業時間外にかかってきた電話にも伝言メッセージを残すように案内対応ができるので、大切な電話を逃しません。
電話代行サービスなどでは、土日祝日や深夜は対応していない場合も多く、電話を取りこぼす可能性が増えてしまいます。
さらに、従量課金料金制だと着信が多いほど料金もかかります。
Telfulなら24時間365日かかってきた電話に対して音声ガイダンスで対応ができるので、新規問い合わせなどビジネスの機会ロスが防げます。
ホワイトリストが簡単に設定できる
ホワイトリストとは、電話がかかってきた時に出たい企業の電話番号リストです。
対応したい電話番号を登録しておくと、電話がかかってきた時に自動ガイダンスには繋がらず、そのまま通話できます。
自動ガイダンスを通さずに通話したい取引先や企業の電話番号を登録しておくと便利です。
他社では、ホワイトリストの登録が不可なところもありますが、Telfulはホワイトリストの登録も可能です。
設定手順も簡単な3ステップです。
| 1.初期設定 | Telfulの管理画面から出たい電話番号、着信先電話番号、テキストメッセージの送付先をあらかじめ設定。（ホワイトリストの設定） |
| 2.転送設定 | 現在契約中しているNTT等の通信キャリアに、プロディライトが指定する電話番号へ転送設定。（ボイスワープ設定） |
| 3.利用開始 | 出たい電話はそのまま受電。その他の営業電話などは自動ガイダンスが対応。 |
Telfulは機器の追加や電話機の購入等は不要で、簡単に設定できます。
出たい電話だけが取れるようになるので、不要な電話のために業務を中断することがなく業務に集中できます。
Telfulの詳細は下記のリンクからもご覧いただけます。
まとめ
迷惑電話は何度も同じ番号からかかってくることは少なく、番号を変えてかけてくることが多いので、着信拒否のみでは対応が追いつかないこともあるでしょう。
企業にはたくさんの電話がくるので、迷惑電話に全て出ていると業務効率がどうしても下がってしまいます。
Telfulなら出たい電話はそのまま通話でき、判断が難しい電話は電話ガイダンスに対応してもらう方法なので、不要な電話に出る手間が減ります。
電話ガイダンスの伝言メッセージ内容から、必要な電話には折り返し電話ができるので、新規の問い合わせの機会損失を防ぐ効果もあります。
迷惑電話や電話業務の効率化について悩んでいる企業様は、株式会社プロディライトのTelfulを検討してみてはいかがでしょうか。
お気軽に問い合わせフォームからご相談ください。
