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電話の音声を文字起こしできるサービス5選！活用事例や選ぶ基準も解説
電話の音声を文字起こしできるサービス5選！活用事例や選ぶ基準も解説
電話の音声を簡単に文字起こしできたら「業務をもっと効率よくできる」と感じたことはありませんか？
- 電話しながらメモをとるのが大変
- 電話引継ぎのミスが多い
上記のような意見はどこの会社でもよくあり、時にちょっとしたミスが大きな損失に繋がることもあります。
通話内容を文字起こしできる機能を活用することで、聞き洩らしや初歩的な伝達ミスを減らすことが可能です。
また、電話の内容を文字起こし・テキスト化することで「会話を基に顧客分析」や「電話の内容を瞬時に会社内で共有」などメリットが多数あります。
この記事では、電話音声の文字起こし・テキスト化のメリットや活用事例について詳しく解説します。
電話の内容を文字起こしする方法
電話の内容を文字起こしする方法は簡単です。
- 電話の音声を録音する
- 文字起こしのアプリやツールを利用する
文字起こしは、スマホの機能やパソコンのツールを使用して個人で行うこともできますが、注意する点があります。
- 音声の録音ボタンを毎回忘れずに押す
- 各デバイスごとに録音する必要がある
- デバイスによって文字起こしツールが異なる
- 音声はデバイス内に保存される
「毎回録音ボタンを押す」は、押し忘れると録音ができていないので、文字起こしも不可能になります。
スマホの音声を録音した場合は、音声を一度デバイスに保存してスマホ・パソコンで編集することになるので、録音した音声をきちんと管理する必要があります。
文字起こししたい会話や電話の台数が多い場合、個人で編集・テキスト化しようとすると時間や手間がかかり大変かもしれません。
ビジネスフォンの会話を文字起こししたいなら、一元管理できるクラウドPBXがおすすめです。
関連記事：固定電話を録音して業務を効率化する便利なサービスとは？
ビジネスフォンの文字起こしはクラウドPBXが便利
クラウドPBXとは、クラウド上で通話(外線・内線)の受信・発信を制御するシステムです。
従来型のビジネスフォンは、会社内にPBX(電話交換機)を設置し、通話(外線・内線)の受信・発信を制御しています。クラウドPBXは、インターネット回線を使いクラウド上でPBXの役割をするので、物理的な機器や電話回線を繋ぐ必要はありません。
必要なのは、インターネット回線です。
クラウドPBXを使用した文字起こしの方法や、よくある疑問を表にまとめました。
| 文字起こしの手順は？ | テキスト化したい会話を画面上で選択してクリックするだけ |
| 文字起こしできるデバイスは？ | 固定電話・パソコン・スマホ・その他クラウドPBXと繋いでいるデバイスは全て可能 |
| 通話の保存期間は？ | 全通話6ヶ月程度は無料で保存※「〇GB〇円」というデータ容量に対しての価格設定が多い |
| 通話記録を遡って文字起こしできる？ | 通話の音声が残っている期間は遡ってテキスト化可能 テキスト化したい通話を画面上で選択してクリックするだけ |
| 文字起こしの費用は？ | 「〇時間〇円」という時間に対しての価格設定が多い 時間が固定されているプランや、文字起こししたい時間分だけ料金が発生する従量制プランなどがある |
通話をクラウドで管理・保存することにより、文字起こしの作業は「会話を選んでクリック」という簡単な作業で済むようになりました。AI技術の発展で高い精度の音声認識から文字起こしが可能になっており、多少の編集作業は必要ですが、効率よく文字起こしができます。
電話の音声を文字起こしするならクラウドPBXの導入がおすすめです。
通話内容を文字起こしするメリット
クラウドPBXを導入することで、通話の文字起こしが容易になります。
文字起こしで得られるメリットを知ってから、導入を検討してみましょう。
文字起こしでできることは、大きく分けて2つあります。
- さまざまなデバイスの通話をテキスト化
- テキスト化したデータを一元管理できる
上記の2つが出来るようになると、業務上でメリットを感じる場面が増えます。
文字起こし・テキスト化によるメリットについて詳しくご紹介します。
さまざまなデバイスの通話をテキスト化
クラウドPBXは、外線・内線どちらの通話も文字起こし・テキスト化が可能です。
テキスト化した通話内容は、下記のような分析や書類の作成に役立ちます。
- 実際の音声を素材に従業員育成のマニュアル作成
- 電話の内容を後から分析できる
- 電話対応の履歴や報告書の作成が時短になる
- コンプライアンス対策
メモを取りながら通話をしていた場合、通話終了後に会話内容をまとめていた作業時間が、文字起こしにより短縮できます。
また、手作業の編集には作業者の主観や偏りが発生する場合がありますが、話した内容をそのまま文字起こしすることにより、実際に話した内容をそのまま伝えられることもメリットです。
コンプライアンス対策や従業員の育成マニュアルについては、「文字起こしの活用事例」で詳しくご紹介します。
テキスト化したデータを一元管理できる
クラウドPBXは、インターネット回線を使用してクラウド上でシステムを構築・管理します。
クラウドで固定電話・パソコン・スマホなどの端末も管理するので、通話記録や内容をクラウドで一元管理することが容易です。
一元管理することで得られるメリットは下記の内容です。
- 管理がラクになる
- 情報の共有が簡単になる
- 休み・退職した従業員の会話も遡って確認できる
クラウドで一元管理することで、従業員で共有したい電話の内容を、文字起こし・テキスト化してすぐに展開することができます。
また、従業員の休みや退職で本人に直接聞けない通話内容も、過去のやりとりをテキスト化することにより、通話内容を聴き直すよりも早く的確に把握できるようになります。
文字起こしの活用事例
電話の音声を文字起こし・テキスト化することにより、業務に活用できる事例をいくつかご紹介します。
通話内容の全体像が把握しやすい
実際の通話では、相手側が原因で聞き洩らしが発生しても相手が怒ることを警戒し聞き返せないことや、話の流れで聞き返す必要があるのか迷う場面があります。
また、通話が長くなり相手の要望や意見が多いと、全て覚えられないこともあります。
テキスト化して会話の全体を見ることで、「相手の言いたいことや要望」がより明確に見えてくるので、的確に回答する手助けになります。
通話内容の見える化で属人化を防げる
通話内容をテキスト化して保存しておくことで、関わっていない人にも過去の経緯がひと目で分かるようになります。
過去の通話や対応を目で見て確認できるので、通話しながらでも利用できますし、特定の担当者でなくても対応が可能になるでしょう。
担当者の不在や退職などで業務を引き継ぐ場合でも、過去の通話履歴や内容を基に引き継ぎ資料が作れるので、時短になり作業効率も上がります。
コンプライアンスチェック
コンプライアンスの管理は、分かっていても意外と難しいものです。
通話内容の把握を周知することで、外線・内線での「パワハラ」「セクハラ」等が発生していないか抑制・監視できます。
通話をテキスト化してコンプライアンス違反が疑われる単語をキーワード検索する方法なら、効率的に「パワハラ」「セクハラ」等をチェック可能になります。
従業員の教材として活用できる
新人は電話対応業務が苦手な傾向にあり、離職原因の1つになっていると言われています。
電話対応が苦手な従業員には、電話対応が上手い従業員の電話対応をテキスト化して共有することで、電話に出ることへの不安解消や育成に繋がります。
実際の電話対応例から、今後の電話対応時のマニュアルを見直すきっかけにも利用できます。
クレームの対応スピードが上がる
電話の対応問題で多いのが「言った」「言わない」で双方の認識が異なり、トラブルに発展することです。
通話の音声をテキスト保存することで「言った」「言わない」のやりとりは、全ての音声を聞き返さずに、重要な部分を目で見てすぐに確認が可能になります。
テキスト化することで瞬時にキーワード検索もできるので、トラブルの早期解決に繋がります。
書類の作成業務を効率化できる
通話内容を基に顧客情報を整理・保存したい場合、音声を聞き返して書き出すよりも文字起こし・テキスト化した内容を編集した方が効率的です。
書類作成業務の時間を削減できるので、ストレスの軽減やコストカットに繋がる可能性もあります。
会話のテキスト化には料金が発生するので、なるべく価格を抑えたい場合はテキスト化したい内容のみ支払う従量制のプランがある会社を選ぶと良いでしょう。
クラウドPBXで電話の文字起こしをするときの注意点
クラウドPBXでの文字起こしは、簡単な操作で瞬時にテキスト化できるのが便利ですが、音声の質に左右されるという注意点があります。
音声の質を下げる環境を2つご紹介します。
周囲の音声をひろってしまう
音声識別の精度がAI技術により上昇し、テキスト化が容易となりました。
しかし、音声をテキスト化するので、周囲の音には気をつけなくてはいけません。雑多な場所での通話や、通話している人以外の声が入り込むと精度が下がる可能性があります。テキスト化したい通話は、静かな場所で行うことを心掛けると、テキスト化した時の精度が保てます。
通信状態が不安定だと精度が下がりやすい
インターネット回線を使用して電話をするので、通信状態が不安定になると通話が途切れることがあります。
通信状態が不安定になりやすい場所は以下のとおりです。
- エレベーター内
- 建物の地下
- 山間部
通信状態が悪いと、通話が途切れなくてもテキスト化した時の精度が下がる可能性があります。
テキスト化したい通話は通信状態が安定した場所で行いましょう。
電話の文字起こしサービスを選ぶ基準
文字起こしサービスは種類が様々なので、どれが良いか迷うかもしれません。
使いやすい文字起こしサービスを選ぶ基準をご紹介します。
音声の認識精度
認識精度が90%以上であれば、編集作業も苦にならずに短時間で行えるでしょう。
時代の変化と共に新しい単語は増えていくので、新しい単語はAIに学習させる必要があります。
AIによるチューニング機能を導入していると、AIが音声や新しい単語を学習してくれるので、テキスト化した時の精度が上がります。
認識精度が良くても、通話や通信環境によって精度が変わることも覚えておきましょう。
外部システムとの連携
システムは日々進化していくので、新しい機能を加えたい時には外部システムとの連携が必要になります。
連携の幅を広げておくことで、新しいシステムも手間なく追加できるため、迅速で効率的な運用が可能です。
クラウドPBXは、他サービスとの連携が得意なので、将来を見据えたシステムの構築が可能です。
セキュリティ体制
クラウドで情報を管理するため、セキュリティ対策は必須です。
クラウドPBXで情報を管理する場合、セキュリティの不安は下記の4つが挙げられます。
- ログイン情報の流出
- 顧客情報の流出
- 不正アクセス
- デバイスのマルウェア感染
これらの事態が発生しないように、クラウドPBXには頑丈なセキュリティ対策が実施されています。
- クラウドPBXの提供会社がセキュリティ対策を実施
- ソフトウェアのアップデートを頻繁に行う
- 新しい脅威にも対応
- データをクラウドで一元管理
- データセンターと呼ばれる場所で情報を常時監視・対策
上記のセキュリティ対策を行っているかを確認して、信頼できるクラウドPBXの提供会社を選びましょう。
株式会社プロディライトの「INNOVERA（イノベラ）」は、日本国内のデータセンターで提供している安心のクラウド基盤をプラットフォームに採用しているのでおすすめです。
導入実績
導入実績がある会社は、既に円滑に運営できているという証拠でもあるので、実績を参考に選ぶのも良いでしょう。
電話の文字起こしサービスの他にも導入実績でチェックするポイントを挙げてみました。
- 導入することで、どのような問題が解決したのか？
- 操作性は良いか？
- 拡張性はあるのか？
- アフターフォローは充実しているか？
上記のようなポイントを確認して導入する会社を検討しましょう。
電話の文字起こしができるクラウドPBXを5つ紹介
文字起こしが出来るクラウドPBXはいくつかあるので、各会社のテキスト化の機能をピックアップしてご紹介します。
INNOVERA（イノベラ）
INNOVERAは、市外局番の電話番号でもスマホやパソコンで発着信が行えるクラウドPBXを提供しています。
全国の市外局番が使えないクラウドPBXも多い中、全国41主要都市の市外局番に対応しているので、電話番号はそのままで固定電話回線からIP回線に移行することができます。
※取得可能市外局番はINNOVERA IP-Lineでご確認ください。
APIでCRMをはじめとする外部アプリケーションとの連携も可能なので、将来的なサービス拡張にも貢献します。
| 文字起こし機能 | 【INNOVERA Text（イノベラ テキスト）】 過去6ヶ月間分の通話録音内容をテキスト化可能。 操作はブラウザ上の管理画面からテキスト化したい通話録音内容を選びボタンをクリックするだけ。 費用は基本料金に3時間分が含まれておりリーズナブル。 テキスト化したい内容が3時間以上の場合は、超えた分だけ支払う従量制。 |
| オプション機能 (文字起こし関連) | 【Speech Posting（スピーチ ポスティング）】 固定電話で受電した音声メッセージをテキスト化。 メール・チャットなどのテキストコミュニケーションツールに転送するサービス。 他にも、オプション機能多数あり。 |
MOT/TEL（モッテル）
MOT/TEL（モッテル）は、利用するアプリ・ソフトやGateway・データセンターのPBXなどを全て自社開発しているのが特徴です。
日本全国にエリア専用データセンターを設置し、安定した通話を提供しています。
メール管理システム・販売管理システムなどとも連携が可能なクラウドPBXです。
| 文字起こし機能 | 【全通話の自動文字起こし】 AIによる自動解析で通話録音した内容を自動でテキスト化。 【通話を選んでテキスト化】 必要な通話だけを選んでテキスト化。 |
| オプション機能 (文字起こし関連) | 文字起こし以外にも、オプション機能多数あり。 |
トビラフォン Cloud
トビラフォンは独自の迷惑電話防止技術で、まだかかってきていない迷惑電話をブロックできます。
「トビラフォン Cloud」の他にも、「トビラフォンBiz」や「固定電話用迷惑電話フィルタ製品」を提供しており、ブランドユーザーが1500万人※を突破しています。
※2022年8月時点のトビラフォンブランド利用者数
| 文字起こし機能 | 【音声テキスト化（有料）】 オフィスでの通話内容をテキスト化する機能。 通話内容を自動で文字起こしできる。 |
| オプション機能 (文字起こし関連) | 【留守番電話通知機能】 留守番電話の着信があった場合にメールで通知する機能。 音声テキスト化サービスを契約している場合、メール本文にテキスト化した音声内容が表示されるため、留守番電話の内容をテキストで把握することができる。 その他、オプション機能多数あり。 |
BIZTEL（ビズテル）
BIZTEL（ビズテル）は2006年にクラウドPBXのサービスを開始し、進化を続けている会社です。
独自開発・独自運用・独自の構築サービスで、ユーザーの声を反映しながら高いサービスレベルを維持しています。
小〜大規模会社まで幅広い導入実績があることも特徴です。
| 文字起こし機能 | 【音声認識連携】 リアルタイムでテキスト化した通話内容を、BIZTEL管理画面から確認できるサービス。 【外部サービス連携】 外部の音声認識サービスとBIZTELを連携して文字起こしするサービス。 |
| オプション機能 (文字起こし関連) | 文字起こし以外にも、オプション機能多数あり。 |
MiiTel（ミーテル）
MiiTel（ミーテル）は、独自の音声解析システムにより、話し方解析（話速・声の抑揚・ラリー回数等）や通話内容の文字起こしを行います。
架電および受電時の通話内容を自動的に録音・文章化し、通話内容を分析します。
| 文字起こし機能 | 【自動全文文字起こし】 通話内容は全て自動で文字起こし。 【文字起こし要約機能】 文字起こしした内容を自動で要約。 |
| オプション機能 (文字起こし関連) | 文字起こし以外にも、オプション機能多数あり。 |
クラウドPBX「INNOVERA（イノベラ）」の特徴
電話の文字起こしは、他にはない機能や特徴がある「INNOVERA」がおすすめです。
- 場所・端末に縛られずにビジネスフォンが使えます。
- スマホ、PC、固定端末など、様々なデバイスから利用可能です。
- 常に最新で最高の電話環境を提供出来ます。
- 高価な電話交換機(ハードウェアPBX)は不要。インターネット環境があれば導入できます。
- 電話線を必要としないので、BCP対策にも有効。
- 主要都市の市外局番を利用できます。
他社が利用できる市外局番は基本的に03と06のみですが、INNOVERAではそれを含めた全国41主要都市の市外局番が利用可能です。
- APIでCRMをはじめとする外部アプリケーションとの連携が可能です。
使える機能を多数挙げましたが、INNOVERAは操作が分かりやすく、電話を快適にお使いいただけるサービスです。
電話の文字起こしでも便利な3つの特徴を詳しくご紹介します。
全通話を自動録音
全ての通話を自動で録音・保存します。
データ量による制限はなく、全ての録音データを6ヶ月間保存します。録音データの保存は標準装備なので、追加料金は必要ありません。
録音された会話を文字起こししたい場合、6ヶ月以内の全ての通話の中から目的のものを選んでテキスト化することができます。費用は、オプションの基本料金に3時間分のテキスト化が含まれています。テキスト化したい内容が3時間以上の場合は、超えた分だけ支払う従量制なので、支払いはテキスト化した分だけで良いのでお得です。
テキスト化された内容はキーワード検索が可能です。日時・回線・着信先・発信元など各種情報からも検索できます。通話内容をテキストデータとして蓄積することで共有・検索ができるので、業務の効率化に繋がります。
サービスをワンストップで提供
INNOVERAは、PBX機能(システム)・端末・回線の提供者が同じ「ワンストップ」での提供が可能です。
従来のビジネスフォンでは、PBX機器・端末・電話回線が別会社の場合が多かったので、不具合が発生した場合は各会社（PBX機器・端末・電話回線）に問い合わせる必要がありました。
INNOVERAは、PBX機能(システム)・端末・回線が同じなので、困った時の問い合わせやアフターフォローはINNOVERAを提供している株式会社プロディライトで対応できます。ワンストップで提供しているので、料金形態が分かりやすく、端末や機能の追加・連携など、あらゆる相談を同時にできるので便利です。
CRM・SFAとの連携
CRM(顧客管理)やSFA(営業支援)と連携することで、INNOVERAを使いやすく多機能に強化できます。
| INNOVERA（イノベラ） 連携実績のあるCRM(顧客管理)・SFA(営業支援)サービス | kintone(業務統合ツール) カイクラ(顧客管理システム) 楽テル(顧客管理システム) Salesforce(顧客管理システム) ネクストSFA(営業管理システム) File Maker(データベース管理システム) |
上記のような連携をすることで、パソコン画面でクリックによる架電や着信時のポップアップ表示、各システムのデータベースでの通話履歴管理、通話ログ取得など、便利な機能が使えるようになります。
INNOVERAは、他社のクラウドサービスとの連携も得意なので、理想のシステムを構築後も進化を続けることが可能です。
CRM(顧客管理)・SFA(営業支援)の他にも連携に対応できる場合があるので、詳しくは株式会社プロディライトまでお気軽にお問い合わせください。
まとめ
ビジネスフォンの通話内容を文字起こし・テキスト化したいなら、クラウドPBXの導入を検討しましょう。
クラウドPBXは、クラウド上で通話(外線・内線)の受信・発信を制御するシステムです。従来型のビジネスフォンと異なり、インターネット回線を利用してクラウド上でPBXの役割をしてくれます。
メンテナンスやアップデートがクラウド上で完了するので、メンテナンスのコストカットや常に最新環境で通話ができるというメリットがあります。外部システムとの連携もできるので、文字起こし以外にも今後新しい機能や設備を取り入れたいと考えている場合には、クラウドPBXの導入は有効です。
株式会社プロディライトのINNOVERAは、高価な電話交換機(ハードウェアPBX)などは必要なく、初期費用を抑えて導入できます。
詳しくは、株式会社プロディライトのお問合せフォームからお気軽にご相談・ご質問ください。
