「電話に出れずすみません」はビジネスではNG？言い換え例と対応策

「電話に出れずすみません」は、相手からの着信に対応できず、自ら折り返す際や、後ほど相手から折り返しの電話を受けた場面で、よく使う言い回しの一つです。

一見すると違和感がないように思えますが、ビジネスシーンでは、相手に良くない印象を与える可能性があります。

特に取引先や顧客とのやり取りでは、「丁寧さに欠ける」「言い訳のように聞こえる」と受け取られて、会社や担当者の印象を下げてしまうリスクがあります。

では、電話に出られなかったときは、どのように伝えるのが適切なのでしょうか。

ビジネスシーンにおける扱われ方と、電話・メールで返信する場合の具体的な言い換え方を確認していきましょう。

ビジネスで「電話に出れずすみません」は誤解を招きやすい

ビジネスシーンでは、受け取り方が「人」や「状況」によって分かれる言葉は、できるだけ使用を避けるのが無難です。

例えば、「大丈夫」や「結構」といった表現は、相手に肯定・否定のどちらとも受け取られる可能性があるため、意図とは異なる解釈を招くことがあります。

「電話に出れずすみません」という表現も、電話に出られなかったことは伝わる一方で、相手への配慮が言葉として不足しがちです。

そのため、こちらは丁寧に謝っているつもりでも、相手にはその意図が十分に伝わらず、想定していた反応とは異なる受け取られ方をされてしまう場合があります。

相手への配慮が十分でない印象を与える

新規の取引先や関係構築の初期段階では、相手は言葉づかいから、自分への配慮がどの程度あるかを判断する傾向があります。

そのため、「電話に出られなかった」という説明だけで終わってしまうと、相手の立場を考えていないという印象につながりやすく、結果として「配慮が足りない」「対応が雑だ」と受け取られてしまう可能性があります。

だからこそ、ビジネスシーンでは「電話に出れずすみません」という一言で終わらせるのではなく、相手を待たせてしまったことへの配慮や、連絡をもらったことへの感謝を言葉として補うことが必要になります。

電話に出られなかった場合の例文

ここでは、着信に対応できなかった際に、実際の業務ですぐに使える「電話に出れずすみません」の言い換え例を電話の折り返し・メールの返信に分けて紹介します。

なお、いずれの表現も共通しているのは、「電話に出られなかった」という事実だけで終わらせず、相手への配慮やその後の対応を添えている点です。こうした一言を加えるだけで、謝罪の伝わり方や相手の安心感は大きく変わります。

電話での伝え方

折り返しの電話や先方からの再連絡の際に、電話に出られなかったことをどのように伝えるか、状況別に整理して紹介します。

■ 基本的で汎用性の高い表現

・「先ほどはお電話に対応できず、失礼いたしました。」
・「お電話をいただいたにもかかわらず、対応できず申し訳ございませんでした。」
・「先ほどお電話を頂戴しておりましたが、出られず失礼いたしました。折り返しご連絡いたしました。」

■ 相手を待たせてしまったことへの配慮を強めたい場合

・「お電話をいただいていたにもかかわらず、折り返しが遅くなり申し訳ございません。」
・「ご連絡をいただいておりましたのに、すぐに対応できず失礼いたしました。」
・「折り返しのご連絡が遅くなり、申し訳ございませんでした。」

■ やや柔らかく、丁寧さを出したい場合

・「先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。対応できず失礼いたしました。」
・「お電話に気づくのが遅くなり、失礼いたしました。」
・「ご連絡をいただいておりましたが、対応が遅れてしまい申し訳ありません。」

■ 理由を補足したい場合

・「折り返しが遅くなり申し訳ございません。先ほどは席を外しておりました。」
・「対応できず失礼いたしました。会議中だったため、折り返しご連絡いたしました。」
・「ご連絡が遅くなり申し訳ございません。先ほどは電話に出られない状況でした。」

メールでの伝え方

メールは電話のように相手の温度感が直接伝わらないため、言葉の選び方や書き出しにはより注意が必要です。書き方によって相手に与える印象は大きく変わるため、状況別に紹介するので確認しておきましょう。

■ 基本的で汎用性の高い表現

・「先ほどはお電話をいただいておりましたが、対応できず失礼いたしました。本メールにてご連絡いたします。」

・「お電話を頂戴しておりましたが、出られず申し訳ございません。メールにて失礼いたします。」

・「先ほどはお電話ありがとうございました。取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。」

■ 相手を待たせてしまったことへの配慮を強めたい場合

・「お電話をいただいていたにもかかわらず、ご連絡が遅くなり申し訳ございません。メールにて失礼いたします。」

・「ご連絡をいただいておりましたのに、折り返しが遅くなり失礼いたしました。まずはメールにてご連絡申し上げます。」

・「お電話を頂戴しておりましたが、すぐに対応できず申し訳ございません。取り急ぎメールにて失礼いたします。」

■ やや柔らかく、丁寧さを出したい場合

・「先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。出られず失礼いたしました。メールにて失礼いたします。」

・「ご連絡いただいておりましたのに、すぐに対応できず申し訳ありません。まずはメールでご連絡いたします。」

・「お電話をいただきありがとうございました。確認が遅くなり恐縮ですが、メールにてご連絡申し上げます。」

■ 理由を簡潔に補足したい場合

・「お電話をいただいておりましたが、会議中のため出られず失礼いたしました。メールにてご連絡いたします。」

・「先ほどは外出中のため対応できず申し訳ございません。取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。」

・「お電話に気づくのが遅くなり失礼いたしました。まずはメールにてご連絡いたします。」

丁寧すぎる謝罪は逆効果になるケースもある

電話に出られなかったことに対して、丁寧に伝えようとするあまり、必要以上に長い謝罪になってしまうケースがあります。

しかしビジネスでは、過度な謝罪がかえって相手に気を遣わせたり、対応が遅れている印象を与えたりすることがあります。

例えば、「大変申し訳ございませんでした。深くお詫び申し上げます。以後このようなことがないよう十分注意いたします」など、重大なトラブル時に使うような表現を日常的な不在連絡で使うと、かえって大げさに受け取られてしまいます。

電話に出られなかった場面では、「お電話に対応できず失礼いたしました」「申し訳ございませんでした」など、適度な丁寧さで十分です。そのうえで、折り返し連絡や今後の対応を簡潔に伝える方が、実務的で信頼につながります。

電話に出られない状況を減らす対策

電話に出られなかった際の謝罪表現を整えることは重要ですが、伝え方が適切であっても同じことが何度も続けば、相手からの信用を損ねてしまう可能性があります。

だからこそ、「そもそも着信に対応できない状況を減らす」という視点を持つことが欠かせません。

業務時間であれば、会議、外出、来客対応など、電話に出られない場面は日常的に発生します。

こうした状況を個人の努力だけで補うのではなく、複数人での対応や受電環境の見直し、応対の自動化など、体制や仕組みで取りこぼしを防ぐことが重要になります。

ここでは、電話の取りこぼしを減らすための具体的な考え方と方法を紹介します。

複数人で電話応対を分担できる体制づくり

電話の取りこぼしを減らすためには、特定の担当者だけに受電を任せるのではなく、複数人で対応できる体制を整えることが重要です。

一人が外出中や別の業務に集中しているときでも、ほかのメンバーが代わりに対応できれば、機会損失や相手の不満を防ぐことにつながります。

電話対応は個人のスキルだけでなく、組織としての仕組みづくりが大きく影響します。分担できる体制を整えておくことで、対応の安定性が高まり、顧客や取引先からの信頼維持にもつながります。

外出先でも会社番号で受電できる環境の整備

営業活動や打ち合わせなどで外出が多い場合、オフィスにいる前提の電話体制では取りこぼしが発生しやすくなります。担当者が不在の時間が長いほど、折り返し対応が増え、相手の待ち時間や機会損失につながる可能性も高まります。

こうした課題を減らすには、外出先でも会社番号で受電できる環境を整えることが有効です。スマートフォンへの転送や、PC・アプリから会社番号で発着信できる仕組みを導入することで、場所に縛られない電話対応が可能になります。

昨今ではクラウドPBXを導入する企業も増えています。

クラウドPBXは、インターネット回線を利用して電話機能をクラウド上で管理する仕組みのことで、スマートフォンやPCから会社番号で発着信することが可能です。

オフィスにいなくても会社番号のまま応対できるため、個人の携帯番号を知らせる必要がなく、対応履歴の管理や社内共有もしやすくなります。

働き方が多様化する中では、「オフィスにいないと電話に出られない」状態を見直し、どこでも対応できる環境を整えておくことも検討しましょう。

関連記事：オフィスの電話対応を減らすには？5つの具体的な解決策を紹介

不在時の一次対応をIVRで自動化

すべての電話に人が直接対応する体制には限界があります。

会議中や来客対応中、営業時間外など、どうしても電話に出られない時間は発生します。その際に何も対応できない状態が続くと、相手に不安や不満を与え、機会損失にもつながりかねません。

こうした取りこぼしを防ぐ方法として有効なのが、IVR（自動音声応答）による一次応対の自動化です。

音声ガイダンスで用件の選択やメッセージの録音を案内することで、担当者が不在でも最低限の対応を行うことができます。

例えば、「折り返し連絡をご希望の方は1を押してください」「お問い合わせ内容を録音してください」といった仕組みを用意しておくことで、相手の用件を確実に受け取り、後から適切な対応につなげることが可能になります。

単に電話に出られない状態を作るのではなく、仕組みで一次応対を補うことが、安定した顧客対応につながります。

関連記事：IVRで電話応対を自動化！仕組みからメリット・デメリットまで徹底解説

電話対応の取りこぼしを防ぐならTelful

ビジネスにおいては、電話に出られなかった際に、相手への配慮を含めた適切な伝え方をすることも重要ですが、「取りこぼしを防ぐ仕組み」を整えることも大切です。

そこで活用されているのが、電話応対の効率化を目的としたサービス「Telful」です。

Telfulは、当社（株式会社プロディライト）が提供する電話対応支援サービスです。

営業電話や不要な着信には自動音声で一次対応を行い、用件を録音・テキスト化して確認できるため、担当者は重要な連絡に集中して対応できます。

また、取引先などの重要な番号は優先的に受電できるよう設定できるほか、IVR（自動音声応答）による用件の振り分けや、メール・チャットへの通知などにも対応しています。これにより、担当者が不在の時間帯でも問い合わせ内容を把握し、後から適切にフォローすることが可能になります。

電話の振り分けシステムなら「Telful」

用件受付機能で必要な着信だけを受けられる  

Telfulは、ホワイトリスト機能を使って、あらかじめ登録した取引先や顧客などの番号からの電話だけを受けられます。

登録されていない番号からの着信には自動音声で案内し、用件を残してもらうことで、担当者は本当に必要な連絡に集中できます。

自動音声で受け付けた内容は録音やテキストで確認できるため、その場で電話に出られなくても、あとから内容を把握して折り返し対応が可能です。すべての着信に追われるのではなく、「必要な電話だけを確実に受ける」運用を実現できます。

IVRによる着信の自動振り分けで電話応対を効率化

TelfulのIVR（自動音声応答）機能を活用することで、問い合わせ内容に応じた振り分けや案内が可能です。担当部署や内容ごとに適切に振り分けることで、対応の無駄や属人化を防ぎます。  

例えば、「ご予約の方は1を、サービスに関するお問い合わせは2を押してください」といった音声ガイダンスを流し、発信者の操作に応じて担当部署へ転送したり、メッセージを受け付けたりできます。IVR機能によって、最初から適切な担当者につながりやすくなり、電話のたらい回しや対応の遅れを防げます。

また、IVRで受け付けた内容はテキスト化してメールやチャットに通知することも可能です。電話に出られない時間帯でも問い合わせ内容を把握できるため、後からの折り返し対応や社内共有がスムーズになります。

営業時間外でも受付ができ、機会損失の防止や顧客満足度の向上にもつながります。

メール・チャット通知による情報共有  

Telfulでは、着信内容や録音データ、テキスト化されたメッセージをメールやチャットツールに自動通知できます。

担当者が電話に出られない場合でも、内容をすぐに確認できるため、社内共有や折り返し対応をスムーズに進められます。

通知先として設定できる主なサービスは、以下のとおりです。

• Chatwork
• Slack
• Microsoft Teams
• メール
• LINE WORKS
• LINE

普段業務で利用しているツールに通知を集約できるため、新たなシステムを使い分ける必要がなく、現場の運用に無理なく組み込めます。これにより、電話対応の属人化を防ぎながら、情報共有のスピードと正確性を高めることができます。

まとめ

「電話に出れずすみません」という表現は、日常的には違和感がなくても、ビジネスシーンでは丁寧さや配慮に欠ける印象を与えてしまう可能性があります。とくに取引先や顧客とのやり取りでは、言葉遣い一つが会社全体の印象につながるため、適切な言い換えや伝え方を意識することが大切です。

ただし、電話に出られない状態が何度も続くと、いくら丁寧に伝えていても「連絡がつきにくい会社」という印象につながり、結果として信用を損なってしまうリスクがあります。

そのため、言い方を整えるだけでなく、そもそも取りこぼしを減らす取り組みも欠かせません。

電話に出られない状況を減らすためには、個人の努力だけでなく、複数人での対応体制や受電環境の整備、IVRなどの仕組みを活用する視点も欠かせません。電話対応を組織として最適化することで、取りこぼしの防止と業務効率の向上を両立できます。

こうした課題への対策として、ホワイトリスト機能やIVR、自動通知などを備えた電話対応支援サービス「Telful」を活用することで、必要な連絡を確実に受けながら業務負担を抑える運用が可能になります。

電話対応の仕組みづくりや運用改善にご関心のある企業様は、ぜひ一度お問い合わせください。