テレワークを実現する「クラウドPBX」とは?

2020/08/18

テレワーク

テレワークで脚光を浴びる「クラウドPBX」について解説します

テレワーク導入が注目されるようになってから耳にすることが多くなったクラウドPBX。多くの方が会社で触れることになる電話環境を刷新し。テレワーク推進を大きく支援するツールなのですが、これまであまり馴染みがなかったワードでもあります。業務効率化を支援するITツールに明るい方でも「クラウド」は理解できても、「PBXは初めて聞いた」という方も中には多いのではないでしょうか。ここでは、テレワークにとっても役に立つクラウドPBXについて、順を追って解説します。

 

PBXとは?

クラウドPBXを紐解く際に、まず「PBX」というワードを理解する必要があります。

PBXとはPrivate Branch eXchangeの略で、そのままピービーエックスと読み、日本語では「構内交換機」と訳します。構内とは建物の中、つまりオフィスや事務所のことを指します。交換機はこれまた聞き慣れない言葉ですが、電話機による通話を交換する機器です。すると、構内交換機はオフィスの中の通話を交換する機器にということになります。

通話を交換、といってもピンとこないかもしれません。これはそもそも多くの人がお手元の固定電話機が電話線を通じてどこにつながっているかを目にする機会がないからです。ずばりですが、それらは構内交換機といわれる箱につながっており、みなさまがかけた(もしくはかかってきた)電話や内線をあちこちにつなぐ働き、つまり通話を交換をしているのです。その箱は小さいものなら小さめのスーツケースぐらい、大きいものなら電話ボックスぐらいの大きさで、みなさまがお勤めのオフィスのどこかに存在しています。

 

クラウドPBXとは?

これまでのPBXが構内に設置されるのに対し、クラウドPBXはクラウドの上に交換機機能を設置するものです。オフィス内ではなくオフィス外にこの交換機機能があるので、各々の電話機からインターネット回線を通じてそれに繋ぎ、あちこちへの通話を実現しています。この交換機機能がクラウド上にあることから、これまでに存在し得なかったメリットが生まれ、そのことがテレワーク実現の大きな後押しとなっています。

余談ですが、構内に設置されていないのにPBXという名称をつけるのはおかしい、というツッコミがあったりしますが、システムが場所そのものではなく、通話の制御範囲を一つの構内とみなしている、という意や分かりやすさを優先にこのような表現が通用しているものと思われます。

 

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXのメリットはたくさんあります。その中でわかりやすく、テレワーク実現に直結する代表的なものを紹介します。

場所を選ばず、電話環境を構築できる

会社の代表番号は市外局番付きであることが多いのですが、これまでのPBXが構内に設置されている以上、外部からこの番号をつかった発信ができませんでした。しかし、インターネット環境下にあるパソコン、スマホ、IP電話機があればその番号で受発信が可能になります。つまり、場所を選ばずいつでも会社の電話環境を再現し通話できます。電話環境がもう、テレワークできない理由にはならなくなります。

場所をとらず、特殊な工事の必要がない

これまでのPBXは先述の通り、比較的大きな機器の設置が必要で、それには国家資格を持つ技術者が行う特殊な工事が必要で、時間も大変かかります。しかしクラウドPBXは、クラウド上に設置するので、特別な工事が必要ありませんし、時間が掛からずあっという間に構築できてしまいます。また配線ですが、スマホなら回線契約、パソコンやIP電話なら普段社内で利用するようなLANケーブルが敷設されたインターネット環境であれば十分なので、導入に際しあらためて大掛かりな敷設工事は必須ではありません。

場所を選ばず、設定変更・メンテナンスが可能

通常のPBXの場合、電話番号の振り分けや内線など、設定変更のほとんどを構内から行う必要がありました。また変更内容によってはわざわざ専門のサービスマンを呼ぶ必要があります。しかしクラウドPBXならWebブラウザから簡単に各種設定変更できます。

既存システムとの連携の可能性を持つ

クラウドPBXはIPベースで開発されていますので、同じIPベースのンターネットサービスや社内システムと相性が良く、それらと連携できる可能性を持っています。一般にCRMと呼ばれる顧客管理システムとの連携などがよく知られる例で、それらに電話機能を持たせることにより、これまで管理対象から外れがちであった顧客との通話内容などを管理データとして蓄積し、資産として今後にいかすなど、もっと効率的な業務実現の一助となります(※1)

※1 各種システムとの連携は提供ベンダーによっては別途、個別開発が必要な場合があります。

 

将来性と拡張性が高いクラウドPBX

これまでのPBXは数年におよぶ多額のリース契約の上で運用することが通例で、ハードウェアであることから時代に即した機能追加やアップデートに多大なコストがかかりました。一方で、クラウドPBXは月額費用を支払い利用するサブスクリプションタイプの契約が多く、例えば最初は5台で1番号、2年後は10台で、3年後は2台で、、と必要に応じて利用したい分だけ使う形をとりますので、固定費が調整しやすくリーズナブルです。さらに機能追加やアップデートは常にシステム管理側で行っているので、いつでも最新の状態で電話環境を利用でき、老朽化の心配はなく、リースの再契約などが必要なくなります。

 

クラウドPBX導入に必要なもの

インターネット環境

スマホなら各キャリア回線契約、社内なら光回線などのインターネット回線、使う通信機器によってはLANケーブルなど配線の敷設が必要です。

通信端末

スマートフォン、パソコン、SIP電話機(シップでんわき)です。SIP電話機とは一般にIP電話と呼ばれる端末の一種で国内外のメーカーから発売されていますが、どの端末でも好きに使えるわけではなく、クラウドPBXの提供ベンダによって指定されることがほとんどです。

通信アプリ

スマートフォンなら専用のアプリ、パソコンならソフトフォンをインストールする必要があります。

電話回線(電話番号)

クラウドに直接収容するタイプと電話が引かれている現地で物理線から収容するタイプに大別されます。前者の場合は特に収容作業は必要ないが、後者は一般にVoIP(ヴォイプ)ゲートウェイと呼ばれる通信機器を現地に設置する必要があります。

 

テレワークでのクラウドPBXの活用例

場所を選ばず会社の電話が使えるので、在宅勤務、テレワークに最適です。新型コロナ感染症によるテレワーク要請が高まる中、お取引先とやりとりをするメールで「テレワーク中のため会社番号は繋がりません」という一文を見かけたことはないでしょうか。社外とのやりとりの場合、メールででは時間がかかりはかどらず、ビデオ会議はプラットフォームの違いに煩わしさを感じることが多々あり、初見の問い合わせなど即応性に乏しいです。そこで社内外統一されたコミュニケーションツールであり何より慣れ親しまれている電話がそのまま使えるとなればかなり円滑に業務を進めることができると思います。この場合、お手持ちのスマホかPCがあればそのまま電話が使えますし、SIP電話機もPCと同様、家のネット環境のLANケーブルに差し込めば使えます(※2)。もちろん通常のビジネスフォン同様、保留や内線間通話、振り分けなどもできます。

また新型コロナ感染症はコールセンターの運営についても大きく影響を与えました。大勢のオペレーターが集まり3密状態で会話を駆使するため飛沫感染の可能性が極めて高い環境下であるにもかかわらず、通販や病院の問い合わせなどコールセンターの仕事が増えていたところ、クラウドPBXの特徴を生かし、オペレーターを在宅勤務に切替えることにより、業務を安全に遂行した例もございます。

※2 各インターネット環境のセキュリティ設定により、ネットワーク設定の変更が必要になる場合があります

まとめ

テレワークの推進と実現に、クラウドPBXをおすすめします。テレワークの導入にあたり、代表番号の電話応対など真っ先に障壁になるところをスピーディーに解決するだけでなく、慣れ親しまれた電話番号を活用することから、社外からの大きな信用を獲得できます。実際の運用においても、使いなれたビジネスツールである電話環境をそのまま崩さないので、社内からの賛同も得られやすいと思います。小規模から始められますので、是非ご検討ください。

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