テレワークにおける代表電話の取次問題を解決します

2020/08/14

テレワーク

テレワーク時の代表電話の応対・取次問題を解決するINNOVERA(イノベラ)

テレワーク導入にあたり、何よりもまず「会社の電話番どうしよう、、、」「従業員への取次は?」といった電話の応対や取次の問題にぶつかります。これは市外局番を持つ電話番号が各地域エリアに紐づいたものであり、簡単に動かせる類のものではないからです。しかしこの問題は、クラウド技術を使ったテレワークに最適な電話システム INNOVERA (イノベラ) なら解決できます。

 

テレワークに電話転送。何がダメ?

テレワーク時に電話番を出社させないようにするには、転送機能を使えばいいのでは?と思いがち。確かにかかってきた電話を受けることだけはできるかもしれません。しかし、これには大きな罠が3つあります。

まず、広く知られるキャリアが提供する転送機能は転送できる番号数に制限があることです。例えばよく知られるボイスワープ機能だと、同時転送できる番号は「1つ」です。そのため、会社にかかってきた電話を一人で受けることしかできません。複数の従業員がテレワークを行う場合に、大変不便で、現実的な運用ではありません。

2つ目は、転送機能は電話を受けることはできても、その番号でかけることはできません。転送先から架電者に電話をかけるには、スマホなど、他の番号でかけることになります。最近ではいたずら電話や迷惑電話、セールス電話を極力取らない様に運用されている企業が多く、見慣れない、知らない番号からの電話では業務に支障が出る可能性が大きくなります。

最後は、あまり知られていない事実でもあるのですが、転送機能による着信は、そのまま転送先の電話機に着信しているのではなく、転送元から再度電話かけて着信している状態であるということです。そのため、架電側(かけてきた人)にだけでなく、着信側(かかってきた人)にも通話料の負担が発生します。スポットでの短期間利用ならともかく、これから定着させていくことが要請されるテレワーク環境においては多大なコストがかかることが予想されます。

またこれ以外にも、電話機や電話主装置(PBX)そのものについている転送機能を使うことも考えられますが、その場合は上記の問題に加え、転送先には架電者側(かけてきた人)の電話番号が通知されず、誰からかかってきたものかが判断できません。

これらの事実が示す通り、テレワークにて電話の転送機能を使うことは現実的ではないのです。

 

電話環境にクラウドという選択肢

テレワークを実現をするためにはクラウド技術が欠かせませんし、もはやそれに異論を唱える人はいないと思われます。例えばアマゾンでのネットショッピングはインターネット環境と端末・インターネットブラウザがあればどこでも利用することができます。メールもGmailなどは、特的の場所にある端末からでなくても、外からブラウザを使い利用できます。仕事のツールとしてもワードやエクセルなど、Officeツールもブラウザで使える時代になり、働く場所を問わず仕事ができるようになりました。

このような状況の中、これまで長らく電話だけは別枠として扱われることが多く、「個人はスマホ、会社は据え置きビジネスフォン」という固定観念がありました。しかし、その電話も、アマゾン、Google、Microsoftが提供する各種クラウドサービスと同様に進化し、テレワーク実現を推進するコミュニケーションツールとして確立しつつあります。

 

場所を選ばずどこでも会社の電話応対ができる、テレワークのスタンダード

INNOVERA(イノベラ)は、市外局番をはじめとする代表番号にかかってきた電話をそのままスマホ、PC、電話機に「直接」着信させることはもちろん、会社の番号から電話をかけることができる、つまり場所を選ばずどこでも電話・ビジネスフォンと同じ環境を再現できます。仕組みとしては、直接それぞれの電話機に着信させており転送ではないので通話料負担は不要、また一つの番号に一つの電話機ではなく、自分が着信させたい機器を選ぶことで同時着信を可能にします。よく電話・ビジネスフォンで使う保留(パーク保留)や、内線どうしの通話ももちろん可能なので、働く場所を選ばないテレワークにぴったりの電話システムです。

特別な機器・設備は不要。すぐにテレワークに最適な電話環境が整えられます

INNOVERA(イノベラ)は、インターネット環境下にあるスマホ、パソコンがあれば利用できます。スマホはiOSとAndroid OSそれぞれに専用アプリを用意し、PCは専用ソフトをインストールしてお使いいただけます。電話機は専用のIP電話を利用します。この電話機は旧来の電話線と異なり、パソコンと同様LANケーブルでネットワークに接続して使うので特別な設備は不要です。(※1)

※1利用できるスマホ、パソコン、ネットワーク環境の詳細は弊社までお問い合わせください

 

電話番号はそのままでテレワークに移行できます

テレワークでは新しいツールや機器を導入しなければ、と思われがちで、新しいツールを導入すると運用がスムーズにいくまで従業員に対してトレーニングなどが必要ですが、INNOVERA(イノベラ)は誰もが使ったことのある電話で、今までの運用を大きく崩さず導入できることも大きな特徴です。

電話番号もそのまま使えます。主要都市の市外局番については弊社が持つ独自回線『IP-Line(アイピーライン)』に番号ポータビリティしていただくことにより、今お使いの番号は変わらず、テレワーク環境が準備できます。(※2)。市外局番つきはもちろん、0120、0800、050などの新規番号の追加も可能です。なおIP-Lineは、クラウドに直接電話回線を収容することができるので電話線が全く不要。業界においても同様のサービスを提供しているところはほとんどなく、数あるテレワークツールの中で弊社が強みとしているところです。。現在、ひかり電話をお使いの場合は、この番号ポータビリティ他、専用機器にて実現できます。

※2 一部ポータビリティできない番号がございますので詳しくは弊社までお問い合わせください

 

テレワーク時代の新しいスタンダード

昨今コロナ感染症対策が叫ばれ、テレワーク導入が要請される中、「何から手をつけたらいいかわからない」という声もよく聞きますが、メールやチャットよりも即時的で意思疎通がはかりやすく、ビデオ会議システムより馴染み深くフレンドリーで、そして何より対外的なコミュニケーションツールとして信頼性が極めて高い電話環境の見直しをテレワーク導入の切り口としてご検討してみてください。

 

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